協(xié)同辦公管理系統(tǒng)需求調(diào)研表

1、信息化系統(tǒng)調(diào)研表1、協(xié)同辦公系統(tǒng)需求：1. 基礎(chǔ)信息1.1 組織機構(gòu)1.2 職務(wù)職別1.2.1 行政線總經(jīng)理副總經(jīng)理總監(jiān)經(jīng)理主管員工1.2.2 審批線員工部門負責人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理1.3 人員及權(quán)限體系部門人員職務(wù)權(quán)限注：模塊權(quán)限：公告發(fā)起權(quán)公文發(fā)起權(quán)普通權(quán)限全部權(quán)限權(quán)限： 系統(tǒng)文檔管理權(quán)（只能授權(quán)給一個用戶）部門文檔管理權(quán)普通權(quán)限2. 工作管理2.1 辦公情況（）辦公事務(wù)：工作安排，審批工作，工作匯報，工作計劃，工作督辦（）現(xiàn)在方式：會議傳達，當面安排，電話安排，聽取匯報2.2 分支機構(gòu)管理現(xiàn)狀（）現(xiàn)有分支機構(gòu)：（）分支機構(gòu)預(yù)測：（）管理現(xiàn)狀：由于沒有管理平臺，管理手段受限，申請等日常事務(wù)需要

2、用郵件或電話進行，不利于管理的規(guī)范和管理行為的記錄。2.3 工作流程調(diào)研說明：調(diào)研目的了解貴部門的常務(wù)事務(wù)處理情況，規(guī)范整個學(xué)校的管理制度和業(yè)務(wù)流程，提供高工作效率。2.3.1 流程結(jié)構(gòu)描述 （藍色字體顯示的內(nèi)容為填寫樣例 紅色字體顯示的內(nèi)容為填寫說明）1、）流程類型：新聞發(fā)布、收發(fā)文處理（日常事務(wù)的名稱）發(fā)起人：行政文員（日常事務(wù)的創(chuàng)建者或者發(fā)起人）審批過程：員工提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批，還需要分管領(lǐng)導(dǎo)審批可能需要分管校長審批，行政部指派專員操作。（具體的流程流轉(zhuǎn)步驟）填寫表單：新聞發(fā)布申請單、發(fā)文記錄單（日常事務(wù)處理所用的表單）重要等級：高（流程處理的頻率）2、）流程類型：辦公用品請購領(lǐng)用保修報廢

3、入庫、公章使用/借用申請、用車申請、機票預(yù)訂、證照使用申請、（日常事務(wù)的名稱）發(fā)起人：所有人（日常事務(wù)的創(chuàng)建者或者發(fā)起人）審批過程：員工提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批，或需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，行政部備案（具體的流程流轉(zhuǎn)步驟）填寫表單：資產(chǎn)流轉(zhuǎn)單，公章使用申請單，用車申請單（日常事務(wù)處理所用的表單）重要等級：高（流程處理的頻率）2.3.2 流程流轉(zhuǎn)結(jié)構(gòu)圖1、 樣例請示報告流程2.3.3 請示、報告處理流程：1 流程圖示：2、流程表單：（樣例）請示報告處理單呈報部門收文時間年 月 日收文編號呈報內(nèi)容擬辦意見領(lǐng)導(dǎo)批示意見承辦部門落實情況3 流程節(jié)點說明：表單名稱：說明(默認字段字段形式及字段名呈報單位瀏覽按鈕（部門）F

4、varchar創(chuàng)建人必填收文時間瀏覽按鈕（時間）date1創(chuàng)建人必填收文編號單行文本框desc1創(chuàng)建人必填呈報內(nèi)容多行文本框textvalue1擬辦意見多行文本框textvalue2領(lǐng)導(dǎo)批示意見多行文本框textvalue3承辦單位落實情況多行文本框textvalue4是否選擇框是否選擇框xuanzekuang1節(jié)點一專用人力資源relatedresouce2請補充以下信息，注意節(jié)點操作者需提供人員姓名或者職位。如“本部門經(jīng)理”，或者“人事管理員（角色-XXX）”編號流程名稱流程節(jié)點經(jīng)辦角色經(jīng)辦部門經(jīng)辦人員填寫字段出口條件節(jié)點監(jiān)控1*處理流程234564 流程備注說明：1、2、3、備注：請按照

5、以上示范補充表單內(nèi)容。如果不能提供表單，請關(guān)聯(lián)附件文件2.4 管理情況及解決方式表格工作類型目前工作方式出現(xiàn)問題解決方式特點1. 工作安排2. 督辦工作3. 審批工作4. 工作匯報5、上下溝通7、制度的執(zhí)行情況8、遠程辦公9、工作計劃2.5 協(xié)同系統(tǒng)模版和格式根據(jù)各業(yè)務(wù)部門報送的需要跨部門協(xié)作的流程表單，系統(tǒng)管理員預(yù)制進入系統(tǒng)模版，并對使用人員進行授權(quán)。部分部門內(nèi)部或個人使用的流程，個人可設(shè)定為個人模版或個人流程。3. 公文管理3.1 收文管理（1） 收文登記表：現(xiàn)為表格，登記來文的簡要信息。（2） 公文處理單：現(xiàn)為公文傳閱結(jié)果記錄單，印刷品，人工填寫。（3） 流轉(zhuǎn)：來文在各部門流轉(zhuǎn)。（4）

6、辦理：公文的復(fù)印件交付給辦理部門。（5） 歸檔：公文原件一律由辦公室統(tǒng)一管理。3.2 OA公文管理之收文解決方案（1） 由公文管理模塊輔助解決接收公文流轉(zhuǎn)。具體如下（2） 總部文檔管理員_負責收文，單位收文后，使用掃描儀將公文轉(zhuǎn)換為電子版（3） _將電子版公文通過OA系統(tǒng)公文管理模塊，以附件形式發(fā)送給 。（4） _接收公文后，依公文內(nèi)容，酌情發(fā)送給各位老總或相關(guān)人員。（5） _接收后發(fā)送方式有兩種，可以重新發(fā)起，也可在原公文流程上以知會形式傳閱各部門。（6） _可將公文歸檔在固定文件夾，方便大家調(diào)閱。（7） OA流轉(zhuǎn)公文優(yōu)點如下：a 內(nèi)容完整；流程可視；跟蹤及時；b 辦理及時，歸檔后查閱方便c

7、 節(jié)約辦公費用3.3 發(fā)文管理（1） 發(fā)文申請表：（2） 發(fā)文審批單：記錄公文信息及審批信息。（3） 歸檔：公文原件一律_統(tǒng)一管理。3.4 OA公文管理之發(fā)文解決方案（1） 系統(tǒng)預(yù)制_公司公文格式，包括紅頭文件和非紅頭文件（2） 公文的發(fā)放分三類，行政公文，體系文件，技術(shù)作業(yè)文件；具體如下（3） 行政公文，由_發(fā)放備案；（4） 體系文件，由_通過OA發(fā)布，并負責歸檔到專用文件夾；（5） 技術(shù)作業(yè)文件，各業(yè)務(wù)部門通過OA發(fā)送到分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)_編號備案（歸檔到專用文件夾），然后各業(yè)務(wù)部門發(fā)布。流程如圖：各業(yè)務(wù)部門（撰寫）分管領(lǐng)導(dǎo)（審批）現(xiàn)代辦（編號，歸檔）各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門（發(fā)布）相關(guān)部門（接

8、收）4. 會議管理4.1 原會議通知和會議室管理4.1.1 會議室資源情況七棟共_間會議室，分布在_ _；八棟共_間會議室，分布在_ _；4.1.2 管理現(xiàn)狀管理部門：_現(xiàn)狀：電話通知+書面通知管理表格：電話預(yù)約會議室管理問題：（1） 缺乏反饋機制：會議室申請部門使用后的滿意度、意見和建議。（2） 申請要求不清晰：申請要求有時用電話提出，缺乏記錄。（3） 缺乏監(jiān)督規(guī)范：申請部門提出通知后不放心，會經(jīng)常去看會場，相當于在要求時間之間檢查會場布置工作，造成工作上的被動。（4） 會場布置時間太緊張：申請要求后馬上就得處理，不利于整體工作安排。4.2 OA會議通知管理改進方式：利用OA會議通知模塊,各部門定期查閱OA會議通知，并進行簽到管理。4.2.1 OA會議管理主要管理步驟（1） 按會議要求進行會議通知管理和會議設(shè)備占用狀態(tài)管理。（2） 會議通知按會議要求，在OA上發(fā)布會議通知（3） 會議OA通知中，