如何正確有效的學(xué)習(xí)office軟件

1、如何正確有效的學(xué)習(xí) office 軟件Word學(xué)習(xí)方法首先了解每個軟件的“個性”。首先來講講 Word學(xué)習(xí)Word- 定是承上啟下，一口氣搞定。什么意思?技巧和技巧是環(huán)環(huán)相扣的，前面操作有問題，就會影響后面的操作。下圖的金字塔結(jié)果來看，越頂端也“高端”!大部分人的水平都在頁面設(shè)置階段甚至偏下，更多人可能就是用來打字存儲文字內(nèi)容的，通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)可以達(dá)到“排版自動化進(jìn)階”水平，也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調(diào)用就好了，這已經(jīng)極大的提高了文案排版的效率。至于更多高端的“綜合應(yīng)用進(jìn)階”，只需要掌握“郵件合并”即可。不過說起來容易，郵件合并的強(qiáng)大功能可以讓你學(xué)好幾天，掌握“信函”和“標(biāo)簽

2、”就夠你用了，當(dāng)然如果能輸出到 outlook 里 面自動生成郵件發(fā)出去，那就完美了。（Word 有專門的郵件面板，足以說明這個功能的強(qiáng)大）所以一定把 Word的學(xué)習(xí)當(dāng)成一個“整體”去學(xué)習(xí)，而且一定是 系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)所謂的分散的 Word小技巧，提整體的 Word辦公 提升效果并不明顯。Excel 學(xué)習(xí)方法Excel 這個軟件的個性就是多面手，他的各個層面可以各成“體系”，從下圖可以很容易看懂，每個“體系”可以解決一種層面的問題，也就說如果工作中用 Excel 缺哪兒不會就補(bǔ)哪兒，如果全都缺，就全部補(bǔ)，每個都了解一點(diǎn)點(diǎn)也行，不用玩得特別深，就可以足以應(yīng)付工作。比如 Excel 一點(diǎn)都不會，那

3、就學(xué)表格整理操作技巧。如果數(shù)據(jù)分析玩不轉(zhuǎn)，就學(xué)數(shù)據(jù)分析部分。如果老板對圖表有要求，那就把圖表制作做好。當(dāng)然如果先把 Excel 做成模板，那函數(shù)必不可少，當(dāng)然掌握幾個常用函數(shù)也會讓工作效率翻倍。如果會玩點(diǎn)VBA你就是“超級大神牛人”。在秦老師的 Office 企業(yè)培訓(xùn)中， Excel 的定制課程也是非常多的，有專門的函數(shù)課，專門的圖表課，專門的數(shù)據(jù)分析的課。當(dāng)然還有就是全面體系講解的，但由于時間的問題，所以需要講每個體系中抓取工作中最容易碰到的問題變成授課的內(nèi)容，讓企業(yè)員工們都知道有這樣的功能，工作時候搞不好會碰到，至少做到有了“眼界”，不然連Excel 問題出現(xiàn)，百度都不知道該怎么用關(guān)鍵詞。

4、也許這就是秦老師培訓(xùn)課程的受到大家歡迎之處，因?yàn)槭攴e累知道了大家平時工作的“痛點(diǎn)”在哪里! 幫助大家減少學(xué)習(xí) Office 的彎路?？偨Y(jié)一下， Excel 是個多面手，缺哪兒補(bǔ)哪兒，“體系”比較平等，技巧之間的聯(lián)動性相對Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個函數(shù)和某個函數(shù)搭配可以解決某類問題等等，甚至能夠放入某個工作場景里，否則大家會有一問題?我干嘛要學(xué)這個技巧 ?這個技巧和我有關(guān)系嗎?最后要說明一下的是，Excel 這個軟件目前向著大數(shù)據(jù)對接的思路在進(jìn)行發(fā)展，比如可以與SQL數(shù)據(jù)庫直接進(jìn)行數(shù)據(jù)加載讀取，比如集成 PowerBI 這樣的強(qiáng)大數(shù)據(jù)商務(wù)智能分析，這些都算是專業(yè)領(lǐng)域的

5、使用。如果對前面的技能比較熟練的基礎(chǔ)上可以在對此部分進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，讓Excel 成為你工作的 IB(installB) 利器。PPT學(xué)習(xí)方法PPT這個軟件有點(diǎn)“深藏不露”白個性。這個軟件是三大Ofice辦公套件中，面板上按鈕個數(shù)最少的軟件之一，僅次于 Outlook, 但 這個軟件是職場中必用的一個軟件，做工作匯報必用。要求高一點(diǎn)銷售對外銷售的時候演示使用，要求更高市場部做產(chǎn)品發(fā)布等，需要用到設(shè)計更加專業(yè)的PPT要求，設(shè)置有些需求已經(jīng)超過了PPT本身的需求。PPT的這個軟件的優(yōu)勢在于，用比較簡單的操作實(shí)現(xiàn)比較專業(yè)的 演示表達(dá)。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟件，導(dǎo)致為了達(dá)到 一個效果，而浪

6、費(fèi)大量的工作時間。秦老師培訓(xùn)教程的優(yōu)勢在于，利用良好的“性價比”，利用 PPT 的常規(guī)操作就可以將PPT制作得比較專業(yè)，滿足職場的中等演示需 求。這里秦老師給大家的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)是，在沒有掌握PPT美圖設(shè)計繪制之前，重點(diǎn)放在PPT的文案邏輯表達(dá)梳理和PPT這個軟件是實(shí)用操 作上，也就是下圖的開始兩個階段。有時候我們會很多看到很多PP傲文，告訴你很多的設(shè)計思路和技巧，但會發(fā)現(xiàn)你還是不會操作，為什么 ?軟件的操作技巧不熟練，怎么能快速達(dá)到軟文所能展示的效果 ?所那種軟文通常適合能搞定前兩階段的職場人士。A循序漸進(jìn)我們把 Excel 用戶大致分為新手、初級用戶、中級用戶、高級用 戶和專家五個層次。對于 E

7、xcel 的新手，我們建議先從掃盲做起。首先需要買一本Excel 的入門教程，或者參加一下正規(guī)的電腦學(xué)校的初級班。在這個過程里面，學(xué)習(xí)者需要大致了解到 Excel 的基本操作方法和常用功能，諸如輸入數(shù)據(jù)，查找替換，設(shè)置單元格格式，排序、匯總、篩選和保存工作簿。如果學(xué)習(xí)者有其他的應(yīng)用軟件使用經(jīng)驗(yàn)，特別是其他 Office 組件的使用經(jīng)驗(yàn)，這個過程會很快。但是要注意，現(xiàn)在的任務(wù)只是掃盲，不要期望過高。千萬不要以為知道了 Excel 的全部功能菜單就是精通Excel 了。別說在每項(xiàng)菜單命令后都隱藏著無數(shù)的玄機(jī)，光是 Excel的精髓一一函數(shù)，學(xué)習(xí)者還沒有深入接觸到。當(dāng)然，經(jīng)過這個階段的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)者應(yīng)

8、該可以開始在工作中運(yùn)用 Excel 了，比如建立一個簡單的表格，甚至畫一張簡單的圖表。這就是人們常說的初級用戶水平。接下來，要向中級用戶進(jìn)軍。成為中級用戶有三個標(biāo)志：一是理解并熟練使用各個Excel 菜單命令，二是熟練使用數(shù)據(jù)透視表，三是至少掌握20 個常用函數(shù)以及函數(shù)的嵌套運(yùn)用，必須掌握的函數(shù)有SUM®數(shù)、IF 函數(shù)、VLOOKUP數(shù)、INDEX函數(shù)、MATCH數(shù)、OFFSE百數(shù)、TEXT函數(shù)等等。當(dāng)然，還有些中級用戶會使用簡單的 宏一一這個看起來很了不起的功能，即使如此，我們還是認(rèn)為他應(yīng) 該只是一名中級用戶。我們接觸過很多按上述的標(biāo)準(zhǔn)評定的“中級用戶”，他們在自己的部門甚至公司里

9、已經(jīng)是 Excel 水平最高的人。高手是寂寞的，所以他們都認(rèn)為 Excel 也不過如此了。一個Excel 的中級用戶，應(yīng)該已經(jīng)有能力解決絕大多數(shù)工作中遇到的問題，但是，這并不意味著Excel 無法提供出更優(yōu)的解決方案。成為一個高級用戶，需要完成兩項(xiàng)知識的升級，一是熟練運(yùn)用數(shù)組公式，也就是那種用花括號包圍起來的，必須用<Ctrl+Shift+Enter> 組合鍵才能完成錄入的公式 ; 二是能夠利用 VBA 編寫不是特別復(fù)雜的自定義函數(shù)或過程。一旦進(jìn)入了這兩個領(lǐng)域， 學(xué)習(xí)者會發(fā)現(xiàn)另一片天空，以前許多看似無法解決的問題，現(xiàn)在都 是多么的容易。那么，哪種人可以被稱作是Excel 專家呢?很

10、難用指標(biāo)來評價。如果把 Excel 的功能細(xì)分來看，精通全部的人想必寥寥無幾。 Excel 是應(yīng)用性太強(qiáng)的軟件，這意味著一個沒有任何工作經(jīng)驗(yàn)的普通學(xué)生是很難成為 Excel 專家的。從某種意義上來說， Excel 專家也必定是某個或多個行業(yè)的專家，他們都擁有豐富的行業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)。高超的 Excel 技術(shù)配合行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來共同應(yīng)用，才有可能把Excel 發(fā)揮到極致。同樣的 Excel 功能，不同的人去運(yùn)用，效果將是完全不同的。能夠在某個領(lǐng)域不斷開發(fā)出新的 Excel 的用法，這種人，可以被稱作是專家。在ExcelHome 網(wǎng)站上，那些受人尊敬的、可以被稱為Excel 專家的版主與高級會員，無一不是各

11、自行業(yè)中的出類拔萃者。所以，如果希望成為 Excel 專家，就不能只單單學(xué)習(xí) Excel 了。B、善用資源，學(xué)以致用除了少部分Excel 發(fā)燒友 （ 別懷疑，這種人的確存在） 以外，大部分人學(xué)習(xí) Excel 的目的是為了解決自己工作中的問題和提升工作效率的。問題，常常是促使人學(xué)習(xí)的一大動機(jī)。如果您還達(dá)不到初級用戶的水平，建議按前文中所講先掃盲 ; 如果您已經(jīng)具有初級用戶的水平，帶著問題學(xué)習(xí)，不但進(jìn)步快，而且很容易對Excel 產(chǎn)生更多的興趣，從而獲得持續(xù)的成長。遇到問題的時候，如果知道應(yīng)該使用什么功能，但是對這個功能不太會用，此時最好的辦法是用 F1 調(diào)出 Excel 的聯(lián)機(jī)幫助，集中精力學(xué)習(xí)

12、這個需要掌握的功能。這一招在學(xué)習(xí) Excel 函數(shù)的時候特別適用，因?yàn)?Excel 有幾百個函數(shù)，想用人腦記住全部函數(shù)的參數(shù)與用法幾乎是不可能的事情。如果對所遇問題不知從何下手，甚至不能確定Excel 能否提供解決方法，可以求助于他人。此時，如果身邊有一位 Excel 高手，或者能馬上聯(lián)系到一位高手，那將是件非常幸運(yùn)的事情。如果沒有這樣的受助機(jī)會，也不用擔(dān)心，還可以上網(wǎng)搜索解決方法，或者到某些 Excel 網(wǎng)站上去尋求幫助。當(dāng)利用各種資源解決了自己的問題時，一定很有成就感，此時千萬不要停止探索的腳步，爭取把解決方法理解得更透徹，能做到舉一反三。Excel 實(shí)在是博大精深，在學(xué)習(xí)的過程中如果遇到

13、某些知識點(diǎn)暫時用不著，不必深究，但一定要了解，而不是簡單的忽略。說不定哪天就需要用到的某個功能， Excel 里面明明有，可是您卻不知道，以至于影響到尋找答案的速度。在學(xué)習(xí) Excel 函數(shù)的過程中，這一點(diǎn)也是要特別注意的。比如，作為一名財會工作者，可能沒有必要花很多精力去學(xué)習(xí) Excel 的工程函數(shù)，而只需要了解到， Excel 提供了很多的工程函數(shù)，就在函數(shù)列表里面。當(dāng)有一天需要用到它們時，可以在函數(shù)列表里面查找適合的函數(shù)，并配合查看幫助文件來快速掌握需要的函數(shù)。C多閱讀多實(shí)踐學(xué)習(xí) Excel ，閱讀與實(shí)踐必須并重。閱讀來的東西，只有親自在電腦上實(shí)踐幾次，才能把別人的知識真正轉(zhuǎn)化為自己的知

14、識。通過 實(shí)踐，還能夠舉一反三，即圍繞一個知識點(diǎn)，做各種假設(shè)來測試，以驗(yàn)證自己的理解是否正確和完整。我們所見過的很多高手，實(shí)踐的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于閱讀的時間，因?yàn)镋xcel 的基本功能是有限的，不需要太多文字去介紹。而真正的成長來源于如何把這些有限的功能不斷排列組合以創(chuàng)新用法。偉人說“實(shí)踐出真知”，在Excel 里，不但實(shí)踐出真知，而且實(shí)踐出技巧，比如本書中的大部分技巧，都是大家“玩”出來的。一件非常有意思的事情是，當(dāng)微軟公司 Excel 產(chǎn)品組的人見到由用戶發(fā)現(xiàn)的某些絕妙的技巧時，也會感覺非常新奇。設(shè)計者自己也無法預(yù)料他的程序會被人衍生出多少奇思妙想的用法，由此可見Excel 是多么的值得去探索啊

15、!1、快速改變行距在編輯Word文檔時，如果要想快速改變文本段落的行距，可以首先選中需要設(shè)置的文本段落，然后：按Ctrl+1 快捷鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距;按Ctrl+2 快捷鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距;按 Ctrl+5 快捷鍵，即可將段落設(shè)置成1.5 倍行距。2、返回上一次編輯位置在編輯校對長文檔時，如果想要查看上一次修改的位置，很可能需要花費(fèi)很長時間才能找到。而實(shí)際上，這個需求可以通過快捷鍵 Shift+F5 來實(shí)現(xiàn)。這個快捷鍵的功能就是在最后三次編輯位置以及當(dāng)前光標(biāo)位置之間切換。也就是說，當(dāng)按下 Shift 鍵的同時，按下F5'鍵，光標(biāo)就會切換至最后一次編輯的位置；如果再按

16、一次,就會切至最后第二次編輯的位置 ; 再然后是最后第三次編輯的位置;再然后就又回到一開始光標(biāo)的位置。這樣就可以快速找到之前在哪里修改過文檔了。3、快速縮放顯示比例使用Word進(jìn)行文檔編輯時，經(jīng)常會調(diào)整顯示比例來觀察文檔整體的布局，但如果每次都要去點(diǎn)擊底部狀態(tài)欄中縮放按鈕的話，實(shí)在是有點(diǎn)麻煩。其實(shí)，只要按住 Ctrl 鍵并且向上或向下滾動鼠標(biāo)中間的滾輪，就可以放大或縮小顯示的比例。4、快速查找內(nèi)容首次查找可以使用 Ctrl+F 快捷鍵打開查找導(dǎo)航欄，然后輸入要查找的內(nèi)容即可。當(dāng)返回編輯區(qū)或者關(guān)閉查找導(dǎo)航欄之后，還可以通過快捷鍵 Shift+F4 來完成重復(fù)查找的工作。利用此快捷鍵繼續(xù)查找時，Word不再顯示查找導(dǎo)航欄，而是按照上次查找的內(nèi)容來搜索，并反白顯示搜到的文本。5、重復(fù)使用格式刷我們都知道使用格式刷可以把一段文字的字體段落格式應(yīng)用到你選中的另一段文字上，但是如果你想把它應(yīng)用到多段不相連的文字上時 （ 比如多個小標(biāo)題） ，就需要每刷一次再點(diǎn)一下格式刷按鈕，這就顯得很繁瑣。而實(shí)際上，遇到這種情況時，可以雙擊格式刷按鈕，這