國家檔案局會計檔案管理辦法

1、精品資料附件 1會計檔案管理辦法（征求意見稿）第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據(jù)中華人民共和國會計法 中華人民共和國檔案法等有關法律、行政法規(guī)，制定本辦法。第二條國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位） ，應當依照本辦法管理會計檔案。第三條國務院財政部門和國家檔案行政管理部門主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。縣級以上人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。第四條 各單位應當加強會計檔案管理工作，設立檔案機構或配備檔案工作人員

2、，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。第五條 本辦法所稱會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。以下會計資料應納入歸檔范圍：（一）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。（二）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，其他輔助性賬簿。（三）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會 計報告。（四）其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單， 會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊， 會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有

3、保存價值的會計資料。第六條 單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等現(xiàn)代信息技術 手段管理會計檔案。第七條 單位內(nèi)部形成的電子會計資料，同時滿足下列條 件的，可僅以電子形式歸檔保存：（一）電子會計資料來源真實有效，由相應的信息系統(tǒng)生 成和傳輸。（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和 讀取電子會計資料數(shù)據(jù)；能夠輸由符合歸檔格式的會計憑證、 賬簿、報表等會計資料；設定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必 要的電子簽證程序。（三）使用的檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案數(shù)據(jù)，符合電子數(shù)據(jù)長期保管要求，并建立了電子 會計檔案與相應紙質(zhì)會計檔案的索引關系。（四）采取有效措施，防止電子會計檔案數(shù)據(jù)

4、被篡改。（五）建立電子會計檔案備份制度， 能夠有效防范自然災 害、意外事故和人為破壞的影響。（六）不屬于永久保存的會計檔案。第八條 單位從外部接收的原始憑證，附有符合中華人 民共和國電子簽名法規(guī)定的第三方認證的電子簽名，且同時 滿足第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存。第九條 單位會計機構按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定 期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。第十條 屬于當年歸檔范圍的會計資料，一般應當在會計 年度終了后半年內(nèi)，由單位會計機構向檔案機構或檔案工作人 員進行移交。因工作需要確需推遲移交、由會計機構臨時保管的，應當經(jīng) 檔案機構或檔案工作人員所屬機構同意，且最多不超

5、過三年。臨時保管期間，會計資料的保管應當符合國家有關規(guī)定， 且由納人員不得兼管會計檔案。第十一條 單位會計機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按國家有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。移交的會計檔案為紙質(zhì)會計檔案的，應當保持原卷的封 裝；移交的會計檔案為電子會計檔案的，應當將電子會計檔案 及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家有關規(guī)定。特 殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。第十二條 各單位應當嚴格按照有關制度利用會計檔案。利用會計檔案的過程中，嚴禁篡改和損壞會計檔案。單位保存的會計檔案一般不得對外借由。 確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)

6、。第十三條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為5年、 10 年、 15 年、 25 年四類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第十四條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。第十五條 各單位應當成立檔案鑒定委員會 （或小組） ， 定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以進行銷毀。第十六條 單位

7、確定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序進行銷毀：（一） 單位檔案機構編制會計檔案銷毀清冊， 列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負責人、檔案機構負責人、會計機構負責人、檔案機構經(jīng)辦人、會計機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三） 單位檔案機構、 會計機構、 審計機構共同負責組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統(tǒng)管理機構派員監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前， 應當按照會計檔案銷毀 清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計 檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的鑒定銷毀應當符

8、合國家有關規(guī)定。第十七條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉 及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨 抽由立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結時為 止。單獨抽由立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清 冊和會計檔案保管清冊中列明。第十八條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的， 在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當按照國 家有關規(guī)定處置。第十九條 單位分立后原單位存續(xù)的， 具會計檔案應當由 分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關 的會計檔案；單位分立后原單位解散的，具會計檔案應當經(jīng)各 方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家有關規(guī)定處置，各

9、方可查 閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計 事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽由由業(yè)務相關方保存，并 按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨 抽由由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方 解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。 單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位 保管。第二十一條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案， 應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的

10、接受單位，并按規(guī)定 辦理交接手續(xù)。第二十二條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦 理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊， 列明 應移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、 應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所 列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)交。 交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清 冊上簽名或蓋章。電子會計檔案應當與元數(shù)據(jù)、相關軟件一起移交，電子會計檔案有相應紙質(zhì)載體的，應在相應的元數(shù)據(jù)中著錄相關信 息，建立關聯(lián)關系。檔案接受單位應對保存電子會計檔案的載 體及其技術環(huán)境

11、進行檢驗，確保所接受電子會計檔案的完整、 可讀。第二十三條 關系國家安全的會計檔案， 未經(jīng)有關業(yè)務主管部門及國家保密主管部門批準，不得以任何形式將其攜帶、寄運或傳輸至境外。第二十四條預算、計劃、制度、審計等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。第二十五條各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，國務院各業(yè)務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。第二十六條單位委托中介機構代理記賬的， 應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應責任。第二十七條駐外機構和境內(nèi)單位在境外設立企業(yè)的會計檔案應當按照本辦法和國家有關規(guī)定進行管理。第二十八

12、條本辦法由財政部負責解釋， 自 年 月 日起執(zhí)行。 1998 年 8 月 21 日財政部、國家檔案局發(fā)布的會計檔案管理辦法自本辦法執(zhí)行之日起廢止?？删庉嬓薷母奖?企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年二會計賬簿3總賬15年4明細賬15年5日記賬15年6固定資產(chǎn)明細賬（卡片）固定資產(chǎn)報廢清理后保管 5年7其他輔助性賬簿15年三財務會計報告8月度、季度、半年度財務會計報告5年9年度財務會計報告永久四其他會計資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年11銀行對賬單5年12稅務申報表5年13會計檔案移交清冊永久14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊

13、永久16會計檔案銷毀鑒定意見書永久附表2財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管限期備注財政 總預算行政單位事業(yè)單位稅收 會計一會計憑證1國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫 憑證10年10年2各收入機關編送的報表10年3行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證15年包括：原始憑證、記賬憑證和傳 票匯總表4各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年5財政總預算撥款憑證和其他會計憑證15年包括：撥款憑證和其他會計憑證一會計賬簿6日記賬15年15年7總賬15年15年15年8稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出 納賬25年9明細分類、分戶賬或登記簿15年15年15年10行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細賬 （卡片）固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年二財務會計報告11財政總預算永久12政府綜合財務報告永久13部門財務報告永久14部門決算10年永久15稅收年報（決算）10年永久16國家金庫年報（決算）10年17基本建設撥、貸款年報（決算）10年18財政總預算會計旬報5年所屬單位報送的保管2年19財政總預算會計月、季度報表5年r所屬單位