行政采購管理制度

1、行政采購管理制度為規(guī)范公司行政采購行為 , 加強(qiáng)對采購過程的管理和監(jiān)控 , 本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，在公司辦公用品管理制度的基礎(chǔ)上，細(xì)化如下行政采購管理制度。一、行政采購的負(fù)責(zé)部門為行政部，本制度所界定的行政采購均采用集中采購原則。二、行政采購的范圍：1 、固定資產(chǎn)：各類價(jià)值較高的辦公設(shè)備，如：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌、椅、文件柜等。2 、辦公用品：消耗品，如鉛筆、刀片、膠水、膠帶、別針、橡皮筋、打印紙、便簽、信紙、橡皮擦、文件夾、原子筆、訂書釘?shù)龋? 、管理消耗品，如剪刀、熒光筆、激光筆、美工刀、釘書機(jī)、記事本、打碼機(jī)、日期章、計(jì)算器、印泥、電池、

2、尺子等；4 、價(jià)值在 200 元以上，但價(jià)值未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品。5 、其他物資：6 、廣告類，如宣傳單頁、宣傳冊等；7 、禮品、購物禮券等；8 、其他。三、本制度對以下采購流程進(jìn)行規(guī)范：采購計(jì)劃、詢價(jià)和甄選、合同簽訂、驗(yàn)收和付款、質(zhì)量保證、監(jiān)督管理、領(lǐng)用管理。四、采購程序（一）采購計(jì)劃管理：1. 定期采購：對辦公用品等需要定期采購的物品，行政部要根據(jù)各部門每月的領(lǐng)用情況，于每月 25 日統(tǒng)計(jì)各部門下月的需求填寫請購單。請購單由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，行政部根據(jù)適量庫存分發(fā)，不足部分交由采購員進(jìn)行統(tǒng)一采購。2. 臨時采購：需要臨時采購的物品，須請購人填寫請購單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字、

3、行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，由采購人員進(jìn)行采購，價(jià)格高于5000 元的需由董事長審核簽字。（二）詢價(jià)和甄選管理1. 采購人員接到批準(zhǔn)后的“請購單”后，優(yōu)先到公司指定的供應(yīng)商處購買，如指定供應(yīng)商無供應(yīng)時，必須進(jìn)行多方比價(jià)，并做好市場詢價(jià)記錄（附市場詢價(jià)記錄表） ，擇優(yōu)擇廉購買。2.辦公用品等消耗品在甄選時，優(yōu)先到或大型對公超市進(jìn)行采購，特殊用品至少要選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行比對； 固定資產(chǎn)和其他價(jià)格較高的物資在比價(jià)甄選時， 至少要選擇五家供應(yīng)商進(jìn)行比對， 必要時可以采用邀請招標(biāo)的方式由使用部門， 相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)一并參與綜合考評確定。3. 保管好市場詢價(jià)記錄表 ，以供以后參考和審核，保管期限為一年。4.

4、采購員不得擅自依據(jù)各部未經(jīng)總經(jīng)理或行政部批準(zhǔn)的請購單采購物品，否則一律不予報(bào)銷。（三）采購合同簽訂和管理1. 采購物品選定后，采購商品價(jià)格在單筆 3000 元以上或者有經(jīng)常供貨行為的（一年內(nèi)有三次以上）必須與供貨商簽訂采購合同。2. 采購合同原件由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人保管，合同原件保管期限為三年。3. 簽訂采購合同時需有采購人員， 行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部指派人員三人在場， 以保證采購行為的規(guī)范。（四）驗(yàn)收和付款的管理1.采購物品到貨后，由行政部相關(guān)人員、財(cái)務(wù)部指派人員共同驗(yàn)收，（采購人員負(fù)責(zé)采購物品的質(zhì)量關(guān)把控，為第一負(fù)責(zé)人；采購物品到貨后，由行政部相關(guān)人員驗(yàn)收配置或入庫，把控?cái)?shù)量關(guān)和質(zhì)量關(guān)，固

5、定資產(chǎn)、其他物資單項(xiàng)在 3000 元以上的由財(cái)務(wù)部指派一人和采購人員一同進(jìn)行市場詢價(jià)，把控價(jià)格關(guān) ）配置使用或入庫，并填好采購物品配置單或入庫單。2. 采購物品驗(yàn)收合格后，方能辦理付款手續(xù)：（1）單次單項(xiàng)物品在 1000 元以下的實(shí)行現(xiàn)金支付，采購人員選定供應(yīng)商后，做出采購預(yù)算，根據(jù)預(yù)算先從財(cái)務(wù)預(yù)支采購款項(xiàng) （借條須有行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字才有效） 并進(jìn)行付款。（2）單次單項(xiàng)物品在 1000 以上的，實(shí)行轉(zhuǎn)賬支付。3報(bào)銷管理：采購人員憑票填寫報(bào)銷單，實(shí)行轉(zhuǎn)賬的需在報(bào)銷單上注明“轉(zhuǎn)賬”字樣和對方的帳戶，按費(fèi)用報(bào)銷程序辦理撤條及轉(zhuǎn)賬。（五）質(zhì)量保證管理對于需要售后服務(wù)的采購物資， 在購買或簽訂合

6、同時要明確服務(wù)約定。 采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的，由行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系；對于在使用過程中出現(xiàn)的問題，由行政部在規(guī)定時間內(nèi)同供貨商協(xié)調(diào)解決。（六）領(lǐng)用管理領(lǐng)用管理按照辦公用品管理制度執(zhí)行。四、審批程序（一）固定資產(chǎn)采購審批（含報(bào)價(jià)審批）需求人部門負(fù)責(zé)人行政部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理（二）辦公用品采購審批需求人部門負(fù)責(zé)人行政部負(fù)責(zé)人（三）其他物資需求人部門負(fù)責(zé)人行政部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理（價(jià)格在5000 元含以下的為止）注：以上物品單筆采購價(jià)格在5000 元以上的，必須報(bào)董事長審批。附： 1、辦公用品請購單2 、采購物品配置單3、固定資產(chǎn)（其他類）采購計(jì)劃表（用途、到位時間、行政部審批意見等等）4、市場詢價(jià)記錄

7、表5、報(bào)價(jià)審批表（行政部審批意見等、財(cái)務(wù)部建議等）6、合同審查表附：表一：部門月辦公用品請購單請購部門：年 月日請購物品要求單位數(shù)量備注請購人簽字：部門領(lǐng)導(dǎo)意見：行政部意見：表二市場詢價(jià)記錄表采購物品明細(xì)詢價(jià)情況備注單位：報(bào)價(jià)：詢價(jià)方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍簡挝唬簣?bào)價(jià)：詢價(jià)方式：問詢?nèi)耍罕粏栐內(nèi)耍鹤ⅲ涸儍r(jià)記錄需后附對方出具的報(bào)價(jià)單。表三：采購物品配置單采購物品型號單位數(shù)量申請到貨驗(yàn)收物品流向使用人日期日期人簽字固定資產(chǎn)申購單申購部門使用人擬購置時間申購物品名稱型號擬購置價(jià)格部門

8、負(fù)責(zé)人意見行政部意見財(cái)務(wù)部意見總經(jīng)理意見董事長意見（5000元以上）備 注采購部簽字：購置時間注：此申購單一式兩份，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫，一份報(bào)銷時附報(bào)銷單后，一份留行政部備案。固定資產(chǎn)申購單申購部門申購物品名稱使用人型號擬購置時間擬購置價(jià)格部門負(fù)責(zé)人意見行政部意見財(cái)務(wù)部意見總經(jīng)理意見董事長意見（5000元以上）備 注采購部簽字：購置時間注：此申購單一式兩份，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫，一份報(bào)銷時附報(bào)銷單后，一份留行政部備案。苗木供應(yīng)合同書甲方：乙方：周至縣啞柏鎮(zhèn)綠星苗圃經(jīng)甲乙雙方協(xié)商同意，（以下簡稱甲方）從周至縣啞柏鎮(zhèn)綠星苗圃（以下簡稱乙方）購買銀杏苗木，（用于渭政辦發(fā)2010205號文件，渭南市

9、區(qū)綠化），并就相關(guān)事宜達(dá)成以下協(xié)議：一、苗木數(shù)量：二、苗木規(guī)格：胸徑 15cm 以上，主干通直，樹頭完整，枝條勻稱、豐滿，無病蟲害，樹形美觀。三、苗木價(jià)格：每株計(jì)人民幣四、該價(jià)格包括：苗木費(fèi)、挖掘費(fèi)、包裝費(fèi)、裝車費(fèi)、拉運(yùn)費(fèi)五項(xiàng)。合計(jì)人民幣（）五、付款方式：任務(wù)完成后，10 日內(nèi)一次付清。六、有關(guān)事項(xiàng)：1、土球規(guī)格：苗木所帶土球直徑1.2 米以上，厚度60cm 以上，卸車前完整不破裂。2、包裝規(guī)格：土球包裝腰帶無間隙寬度12cm 以上，縱扎草繩間隙在2cm 以下。繩桿高度 40cm ，纏冠高度 2 米。3、所有苗木必須是播種培育，均為本苗圃苗木，嚴(yán)禁從外省、外地調(diào)動，由此產(chǎn)生的不良后果，由乙方負(fù)責(zé)。4、乙方必須按照甲方時間、地點(diǎn)、數(shù)量要求按時送苗。（送苗地點(diǎn)，渭南市城區(qū)）并保證我縣任務(wù)完成居全市前三名。