辦公室管理小抄(已排版)

1、單選： A辦公室布置要注意（ D ）。D各種溝通、保密 辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A有共同利益的話題 C傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 不適宜的？（ B ）。 A善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A ）。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（ C ）。C處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 Y以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（ A ）。A. 按通訊者特征立卷以下餐巾的使

2、用方法是正確的（ C ）。C用來擦嘴唇嘴角早、午、晚舉行均可以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B ）。B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B ）。B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品B隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。 D感謝信 D當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D ）。查證消息的可靠性 H會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（ D ）。D征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機 J將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成

3、，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。 A. 騎邊章接受忠告的正確反應(yīng)是（ D ）D切勿感情用事 S上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（ A ）。 A通知上司家人把衣服送達 上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做法不正確？（ D ）。D不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（ A ）。 A只在便箋上寫好會議名稱社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。B以右為尊 W文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 A歸檔時間文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 文員按照“優(yōu)先順序”

4、處理工作，以下哪一項是不適宜的？（ D ）。D可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力15以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D ）。D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印備的？（ A ）。 A審查功能順序應(yīng)該是（ C ）。C姓名、部門、地址、國以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜名的？（ D ）。

5、D穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 做法是錯誤的？（ D ）。D如果上司出差，可以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？以在他回來的當(dāng)天安排約會（ A ）。 A錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”文員進行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是位置（ D ）。D文秘人員必須配合會議議程，詳細以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？檢查各項工作（ D ）。D各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）。 的A在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項并把信重

6、新封好并退回去是不適宜的？（ A ）。 A以電話方式?jīng)Q定面文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。 D有談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認(rèn) 無休息室以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？（ B ）。 文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是B由過程先說（ A ）。A下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下（ D ）。D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能 哪一項是不適宜的？（ B ）。B代替上司制定約以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？會計劃（D）。吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍文員遇到對方遞送的名片上有較

7、罕見的字，應(yīng)稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去（ D ）。 D請教對方“可否請問一下，這以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）C雙個字怎么念？”方有很多人時，可以交叉握手文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）。A拿以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開（ D ）。D不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的他書面形式的證明情況是以下哪一種？（ A ） A初次寫信，或以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？有過激言行的（ C ）。C應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）。B在大劇院等

8、進行聯(lián)系電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？（ B ）。立即記錄下來B決策性文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜以下哪個接打電話的行為是不正確的？（ A ）。的？ C ）。C較大的物品放在稍高于眼光平行的A受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 4以下關(guān)于以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（ C ）。C按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀（ B ）。B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？整齊，東西可放得滿一些（ B ）。B制造文員制作日程安排計劃表

9、時，以下哪一種情況應(yīng)避以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會免？（ D ）。D日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)議？（ C ）。 A. 口字型使用一年以上，可以廢棄以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ C ）。的？（ C ）。 C工作餐是非正式宴請形式，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。C標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 C. 未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) D文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯，碰杯時應(yīng)目視對方以示敬意以下文員應(yīng)遵守

10、的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D ）。 A時間 B便利 C經(jīng)濟 D愛好郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（ D ）。D應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（ B ）。 B發(fā)表意見 Z在辦公室里，（ D ）的位置是上座。D靠近窗戶 在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?？（C ）。C作會議記錄時離開會議室接聽電話在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得

11、上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。B說話的技巧 在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？?A ）。 A接通電源可立即復(fù)印操作 照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。D應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（ A ）。A簽發(fā)文件 判斷： A按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（× ） B拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ）辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ × ）辦公室環(huán)境

12、布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（ × ）不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ） D代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。（ ）當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ）當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ）檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ）對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封

13、上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ × ） F凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ × ） H合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ × ）會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ × ） J雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ × ）即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（ × ）即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ）

14、假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ）假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ×）監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電（ × ）話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但直接與對方通話。（ ）無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（ ） 如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹方便的時間，查看上司的

15、時間表，如果這一時間有新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。空，就可答應(yīng)下來。（ × ）（ ） 如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)K系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，生不必要的困擾。（V ） 對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客S說話，就可通俗。（ × ） 善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同L事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ × ） 列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和突，解

16、決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。解密。（ ） （ × ）M受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。一致則是典型的工作。（ ）（ 面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就T要采取臨時應(yīng)急措施。（ × ） 同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。N（ ） 男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。W（ × ）為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排女性文員坐下后，臀部在椅子上只

17、坐三分之二，后是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ） 少人數(shù)即可。（ × ）如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ × ） 與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才（ × ）能讓客人進入。（ × ）文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步人卷內(nèi)，即為年終

18、歸卷工作。（ × ）伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ）文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客以出具空白介紹信。（ × ）室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（ ） 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以限。（ × ）消除緊張的氣氛。（ ）文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ × ）和每一次見面的情況

19、，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，文員代替上司傳達不利消息時，因為當(dāng)這個信差很準(zhǔn)備交往提示文件。（ ）困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)（ × ）問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可了某件工作等。 （ ）以再做一遍。（ × ）如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ） 紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊

20、架上如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊供大家閱讀。（ ）文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ × ）文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ × ）文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（ ）文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（ ）文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（ × ）文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ）文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ × ）文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線

21、以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ × ） 無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ） Y宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ × ）宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ × ）要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ × ）用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ × ） Z在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使

22、用投影機，效果不受影響。（ ×值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ × ）注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ） 簡答：按照2000年國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告 ;通告；(4)通知 、通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復(fù) :意見；(9)函；(1 0)會議紀(jì)要。12公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。P255256(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)

23、簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機關(guān),成文日期,機關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。按照2000院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；）（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237238 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方

24、的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。辦公用易耗品主要有：1信封、紙張；2軟盤、光盤等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；

25、事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同：1都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。異：1打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。2打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。從下列文員工作方法中，任意選

26、擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。1請示方法和報告方法；2計劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達方法；5進言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。單位印章主要有哪些？p244245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245247(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代程中應(yīng)注意的事項：用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄表申請,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻清意圖、及時實施。制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公

27、章,是哪一級的公章,須卷？p265267(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問題特稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項詳細登記；征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩都必須加蓋單位公章方能有效。個或兩個以上的特征組合每一個案卷。簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。1按照收件

28、人的姓首先說明文員工作的步驟是什么？以及三者關(guān)系？名分揀；2按照郵件的重要性分揀；3按照收件文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。1計部門的名稱分揀。劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本考以什么方法進行效率會最佳。2實施的步驟，要要求是什么？(1)受理的范圍是:國家機關(guān),主管部門注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進行；或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機關(guān),單位上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；領(lǐng)導(dǎo)的信件. (2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計劃和其他書寫內(nèi)容的地方.對急

29、信,要信,或有過激言語和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后在后,要一并裝訂. (3)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,檢查結(jié)果，圍繞“計劃實施檢查”這樣一也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點,或在信紙的空個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實導(dǎo)復(fù)信所需要的資料. (2

30、分)(4)逐項登記.用鋼筆將寫施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,主計劃有所幫助和啟示。要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲立卷存檔號等詳細記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦.)(5)認(rèn)解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級負(fù)責(zé),歸口辦理"的注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以原則,進行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(2分)(6)及時復(fù)信.復(fù)信提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）是取信于職工群眾的有效措施,增加

31、職工群眾對組織如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機位)復(fù)信兩種方式進行. (2分)地貫徹實施。2結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意錄的重要性。的地方。1基本用途：“電視會議”主要用途是使受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹毕喔糨^遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途

32、部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與室。2兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見局限性。3各自的優(yōu)劣：“電視會議”優(yōu)：通和看法等）。達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：提高會議效率可以有哪些做法？p156159遵循法技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h”優(yōu)：方律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密減少會議的數(shù)量；縮

33、小會議規(guī)模；簡化會議程序；功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 技術(shù)含量高。文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。P259263(1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過人對初稿的審查和核實(3)簽發(fā).指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清,復(fù)印或排版印制.(6)校對,

34、指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件:進行分裝和發(fā)送.文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么? (1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用； (3)補缺作用(4)增進關(guān)系作用； (5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6)適時?？紤]時機； (7)適地。看場合； (8)適度。要注意掌握分寸。文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178181（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)(2分)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置

35、日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,文員3.應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)4.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表(1分)5.,固定活動日期一覽表(1分),6.使用提示性備忘錄(1分),準(zhǔn)備約會表(1分),準(zhǔn)備特殊提示卡(<1分),準(zhǔn)備交往提示文件(1分) 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p17017(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；(4)約定好以后

36、，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求? (1)不要失去報告的適當(dāng)時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。 (2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；

37、(3)報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！?(4)一定要簡短、扼要、流暢； (5)如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏； (6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？p137（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以

38、下三個步驟進行：1將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。2對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。怎樣處理上司不在時的郵件？1.文秘人員把需要上司處理的信件先保存下來,并通知發(fā)件人信已收到,告訴對方何時可能得到答復(fù).2.上司指明在他不在的時候把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個部門或人員處理.文秘人員應(yīng)制作簽收單,要求收到人員

39、簽名,并注明時間.3.上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件.文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理.在回信上簽上自己的職稱,發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目,如果是回電或面談,應(yīng)在收到的郵件上寫明回電,面談的時間和內(nèi)容,以備后查.4.如果郵件很多,文秘人員還可以制作郵件摘要表.表上列出何時收到郵件,怎要處理的,做了哪些事,采取了哪些措施等,有些內(nèi)容需要上司回來決定5.如果上司習(xí)慣每天給辦公室打個電話,文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下,這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報6.如果上司在臨走的時候留下通訊地址和電話,文秘人員在處理郵件時遇到棘手的事情,應(yīng)及時向上司請示.如果有可能

40、,可以把那些難辦理又急需要回復(fù)的郵件用傳真,快件,電子郵件等形式發(fā)給上司,請上司定奪.7.把你寄給上司的郵包連續(xù)編號,如4-1,4-2,4-3.這樣就會知道你寄的郵包是否全部到齊.如果上司經(jīng)常換地方,在郵包上編號尤為重要.8.文秘人員也可以把積壓的信件分別裝入紙袋,標(biāo)上”需要簽字的信件”需要您處理的信件”需要讀的信件”報告”一般閱讀材料”怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？1上司正在開會時；讓您久等,抱歉,他正在開緊急會議,無法離開,可不可以讓代理人與您先談?2上司繁忙時；真對不起,某某先生(上司)現(xiàn)在正忙,放不下手邊的事.您看這樣好不好,改日再與您聯(lián)系,實在麻煩您,很抱歉3上司即將外出時

41、；對不起,某某先生(上司)已經(jīng)安排好有事外出,現(xiàn)在正忙著,沒法和您見面,我們上司說讓您白跑一趟,真是不好意思,能否由我轉(zhuǎn)麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，達留言.我叫*,是他的秘書.”然后將留言記錄下以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，來.4遠道來訪或有重要事情的來訪時。先告訴來訪對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開者,他(上司)即將外出(理由).再去通報上司.若上司好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必須是新指示代理人,便向來訪者傳達”抱歉,讓您久等,某某急產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨立思考,有主見又著外出,但他請代理人與您見面.請往這邊走使對敢于發(fā)表

42、意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,方充分了解情況 八人為宜；<3)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配設(shè)計：合；<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同<6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短；(7)會場應(yīng)生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8準(zhǔn)備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接了。公

43、司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次計劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？（1）<7)安排會談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代小結(jié)。為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有留話時，切記務(wù)必傳達；（4）檢查會場有無物品有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15遺漏；（5）要為參加會議的人

44、員送行；（6）文秘人日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶些問題？(P123)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖（10）通知會場的管理單名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的位，會議已經(jīng)結(jié)束。預(yù)定時刻)；(4)地點:(具體在幾

45、樓幾號會議室)；（5)某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)(1)客人等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要的選擇.確定名單,再請上司核定.(2)確定時間.如果是時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停涉外宴請,宴請時間應(yīng)該按照國際慣例,征詢客人的車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日.(3)會場的選擇.科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)要考慮宴會的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費用等,考理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正慮宴會

46、的形式與氣氛等。副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？1）客人的選員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一擇。確定名單，再請上司核定。（2）確定時間。如個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以(P161)(1)會議成本=2&

47、#215;3(G+S)×Tn+后勤開支及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否=6(G+S)T·n+后勤開支 (2)G-參加會議人員的方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場（4）每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、(2400÷30÷8) (3)S參加會議人員每小時人均其宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜他收入數(shù)；其他收入為25元。(600÷30÷8) (4)T單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n請柬上應(yīng)寫明邀

48、請人姓名，被邀請人姓名、宴請的參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支等于目的、方式、時間、地點，以及著裝要求、要求回支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。800(200+100+10×50) (7)會議成本一6×(10+25)（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來×5×50+800 =18750一-800 =19550(元)安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人

49、中間坐，以便同客人接觸交談。某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等,求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物,較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備

50、。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P103)接受任務(wù)；了解來賓；制定計劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮