公司電子文檔管理規(guī)定(共7頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上電子文檔管理規(guī)定第一章 總 則 第一條 為適應(yīng)公司信息化建設(shè)的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。 第二條 本制度所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。 第三條 本制度所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、使用和統(tǒng)計(jì)的過(guò)程。 第四條 本辦法適用于本公司范圍內(nèi)的所有部門。第二章 電子文

2、件管理體系 第一條 經(jīng)理部建立與各部門檔案人員、數(shù)據(jù)管理人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，保證及時(shí)溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。 第二條 為保證電子文件的安全性，防止因?yàn)?zāi)難、病毒、意外等可能帶來(lái)的數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于電子文件正式文本實(shí)行雙套保存（電腦保存和移動(dòng)載體保存）有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件，同步歸檔保存。第三條 一般電子文件的分類： 1文字型電子文件；2圖像電子文件；3音頻電子文件；4影像及多媒體音像數(shù)據(jù)；第三章 電子文件的收集與保存第一條 電子文件在形成、接收時(shí)就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過(guò)信息變化的，都必須制作備份，并在文件內(nèi)

3、容中注明：初稿、修訂稿、定稿。如需多次修改的文件還需標(biāo)注：修改1稿、修改2稿、以此類推并注明修改人姓名和修改時(shí)間。第二條 對(duì)已經(jīng)定稿完畢的電子文件及時(shí)交由經(jīng)理部進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)發(fā)布，無(wú)論有沒(méi)有歸檔，都要定期制作備份。 第三條 電子文件登記表（附表）應(yīng)當(dāng)與電子文件同時(shí)保存。第四條 電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件；第五條 文件來(lái)源分類是收文單位對(duì)所收到的文件按其來(lái)源進(jìn)行的分類。歸檔分類可以分兩類；就是內(nèi)部和外部文件。外部文件劃分成可以是“機(jī)構(gòu)+日期”模式。內(nèi)部進(jìn)行的分類，部門的需用部門名稱、項(xiàng)目需使用項(xiàng)目名稱+日期以文件夾或壓縮文件打包。第六條 成文日期是文形成的

4、日期其基本格式并一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，表示日歷年內(nèi)日歷月的順序數(shù)，表示日歷月中日歷日的順序數(shù)。時(shí)間不詳時(shí)用數(shù)字“0”表示。例1：，即：表示年度為2011年，月、日不詳。（指現(xiàn)有公司沒(méi)有編號(hào)的電子文件，可以全部統(tǒng)一編號(hào)）    例2：，即：表示年度為2011年3月14日。第七條、密級(jí)在計(jì)算機(jī)內(nèi)以“漢語(yǔ)拼音代碼”存儲(chǔ)，以“漢字代碼”顯示。 漢語(yǔ)拼音代碼 漢字代碼名稱序號(hào)代碼保密級(jí)別12345GK公開(kāi)NB內(nèi)部MM秘密JM機(jī)密UM絕密公開(kāi)級(jí)內(nèi)部級(jí)秘密級(jí)機(jī)密級(jí)絕密級(jí)以上3-5項(xiàng)需在文件格式上設(shè)置密碼第八條 各部門在電子文件審核傳閱過(guò)程中必須按以上要求進(jìn)行標(biāo)注否則每出錯(cuò)一

5、次處罰責(zé)任人50元一次，對(duì)于對(duì)公司所造成惡劣影響和損失的由責(zé)任人全部承擔(dān)。第四章 電子文件的歸檔 第一條 發(fā)至經(jīng)理部備案的電子文件由公司經(jīng)理部集中、分類歸檔，文件辦理的部門也應(yīng)將自己部門所屬文件即時(shí)整理歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)定期把應(yīng)歸檔的電子文件向經(jīng)理部移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的移動(dòng)磁盤(pán)。 第二條 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號(hào)、檔號(hào)、密級(jí)、存入日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止操作的狀態(tài)。 第三條 特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。第四條 相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說(shuō)明等

6、應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔， 第五條 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年，經(jīng)理部進(jìn)行永久保存。第五章 歸檔電子文件的移交 第一條 對(duì)歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后如期移交至保管部門，進(jìn)行集中保管。聯(lián)網(wǎng)情況下，在履行相應(yīng)的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。第二條 接收部門應(yīng)對(duì)載體進(jìn)行檢查，查看載體有無(wú)劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。第三條 檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交部門、接收單位填

7、入歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 第四條 檔案保管部門應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。移交的電子文件檢驗(yàn)不合格的，退回形成部門重新制作。第五條 檔案保管部門驗(yàn)收合格，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表的填寫(xiě)、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存，并將電子文件的檔號(hào)返登入電子文件登記表 第六章 電子的郵件管理第一條、 電子郵件賬號(hào)必須由申請(qǐng)人本人使用，禁止將電子郵件賬號(hào)轉(zhuǎn)借給他人使用。第二條、 電子郵件是按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱標(biāo)題用漢字表示。文種項(xiàng)依實(shí)際情況著錄，如命令、決議、指示、通知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、說(shuō)明書(shū)、協(xié)

8、議書(shū)、鑒定書(shū)、任務(wù)書(shū)、計(jì)劃書(shū)等。第三條、 發(fā)送保密資料郵件，按保密級(jí)別不同分別對(duì)待：1 公開(kāi)級(jí)：內(nèi)部級(jí)電子文件按公司制度要求發(fā)送。 2 秘密級(jí)：需由部門主管同意，加密發(fā)送，由部門主管對(duì)資料的安全性負(fù)責(zé)。 3 機(jī)密級(jí)：由部門主管簽字同意，將發(fā)送資料交。行政部審核、存檔，并由行政部負(fù)責(zé)發(fā)送 4 絕密級(jí)：禁止在網(wǎng)上發(fā)送。5 任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重，處以降薪或辭退的處理，造成惡劣影響或嚴(yán)重?fù)p失的，公司還將依法追究。第七章 電子文件保管 1 歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 2 單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。 3 存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，

9、并與有害氣體隔離。 歸檔電子文件在形成部門的保管，也應(yīng)當(dāng)參照上述條件進(jìn)行。 第八章 電子文件的使用第一條 使用電子文檔需填寫(xiě)電子文檔申請(qǐng)單經(jīng)上級(jí)主管及副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后行政部方可拷貝。第二條 歸檔電子文件的封存載體未經(jīng)審批同意不外借，任何單位或者個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件，借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、不得損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。 第三條 使用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件，具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。第四條 使用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定范圍。 第九章 歸檔電子文件的鑒定銷毀 第一條 對(duì)過(guò)期歸檔電子文件的鑒定銷毀，應(yīng)當(dāng)在行政部辦理審批手續(xù)后經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。 第