住房公積金檔案管理辦法

1、住房公積金管理中心檔案管理辦法第一章總則第一條 為了規(guī)范住房公積金管理中心檔案管理，提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，確保檔案的安全、真實、有效，更好地為住房公積金管理工作服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國檔案法、住房公積金管理條例，結(jié)合公積金中心實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案是指住房公積金中心管理機構(gòu)在處理行政公務(wù)和下轄各分中心、管理部在辦理住房公積金業(yè)務(wù)過程中，直接形成的紙質(zhì)材料或通過計算機等電子設(shè)備辦理、傳輸和存儲形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、圖像、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第二章檔案機構(gòu)、人員及其職責(zé)第三條綜合檔案室主要職責(zé)：（一） 宣傳、貫

2、徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，組織落實檔案領(lǐng)導(dǎo)小組制定的檔案工作管理規(guī)章制度，集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案資料；2（二） 負(fù)責(zé)文書檔案的歸檔工作，及時編制必要的檢索工具，方便各有關(guān)部門利用檔案，努力開發(fā)檔案信息資源和負(fù)責(zé)檔案史料（大事記、組織沿革、全宗介紹）的編研工作；（三） 對本單位下級各部門文件材料及業(yè)務(wù)檔案和財務(wù)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行管理、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；（四） 審核各分中心、管理部、機關(guān)各處填制的檔案銷毀清冊，提出銷毀檔案的意見和建議，報檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案銷毀工作；（五） 編制檔案檢索工具，運用計算機等現(xiàn)代化管理手段，建

3、立檔案數(shù)據(jù)庫并積極提供利用；（六） 做好有關(guān)檔案及資料的接收、登記、保管、統(tǒng)計、利用和到期檔案的移交工作。第四條各部門檔案管理人員主要工作職責(zé)：（一） 認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及各項制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（二） 做好本部門檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，熟悉室藏檔案情況，負(fù)責(zé)延期檔案的催收工作；（三） 按照電子檔案管理系統(tǒng)分配的位置做好業(yè)務(wù)檔案的接收、裝盒、上架等3工作；（四）對所保管的檔案經(jīng)常進(jìn)行檢查和清理，妥善保管、有序存放、方便查閱，做好檔案“十防”等工作，確保檔案的齊全、完整和安全；第三章檔案的收集移交第五條 凡是本部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當(dāng)歸檔

4、文件材料，由該部門負(fù)責(zé)收集、整理后，定期移交給 本部門檔案室立卷、歸檔上架。完成收集、整理、立卷工作的歸檔文件材料，不得存放在其他部門或者個人手中第六條 歸檔的各類材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)核對是否齊全、完整和準(zhǔn)確。移交給綜合檔案室時需打印移交清冊一式兩份，經(jīng)雙方清點簽字確認(rèn)后生效，不得在流轉(zhuǎn)中有任何遺失或者損毀。第四章檔案的整理第七條 公積金中心的檔案裝盒，要求案卷內(nèi)的文件應(yīng)當(dāng)排列順序，編號，檔案案卷內(nèi)應(yīng)當(dāng)制作卷內(nèi)文件目錄，并備 有卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，卷內(nèi)備考表放在卷尾第八條 業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)網(wǎng)點收集整理裝訂， 交給本部門檔案室保存。第五章檔案的保管與利用蟲、防鼠、防污染、防高溫、

5、防光、防塵、防潮、防磁等45%60%，并做好溫濕度日觀測記錄。庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持干凈整潔不得堆放雜物。存儲電子檔案的光盤、磁性介質(zhì)應(yīng)放入防磁柜保管，遠(yuǎn)并由各業(yè)務(wù)網(wǎng)點負(fù)責(zé)人按規(guī)定審核后移第九條各部門應(yīng)當(dāng)配置專用的檔案庫房、裝具和必要的檔案保管設(shè)施。檔案庫房要符合“十防”（防火、防盜、防求。庫房內(nèi)溫度應(yīng)當(dāng)保持在14C-24C,相對濕度保持在離酸、堿性氣體和強磁場，并定期進(jìn)行有效性、安全性檢查。第十條建立檔案借閱利用制度。公積金繳存人經(jīng)部門主要負(fù)責(zé)人審批同意后，憑身份證可查閱本人的公積金業(yè)務(wù)檔案。外單位查閱檔案時，應(yīng)當(dāng)持有寫明查閱目的、范圍的介紹信或者其他合法證明， 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。第六章檔案

6、的鑒定與銷毀第一條 公積金中心檔案領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對本單位到期檔案的銷毀進(jìn)行鑒定、審 批。第十二條 鑒定小組對到期的各類檔案應(yīng)當(dāng)逐份進(jìn)行鑒定，并提出是否銷毀的具體意見。對經(jīng)過鑒定確認(rèn)無須繼續(xù)保存的檔案，檔案室要逐份編造銷毀清單及清冊，列明擬銷毀檔案的案卷名稱、冊數(shù)、頁數(shù)、年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，報本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，在指定地點由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。未經(jīng)鑒定，任何人不得擅自銷毀檔案。第十三條 對一些保管期限定為永久的檔案，隨著時間和工作關(guān)系需求的變化，在管理工作中確定不再需要永久保存的檔案，可以按照檔案銷毀流程進(jìn)行銷毀。第七章文書類檔案管理第十四條文書檔案的主要歸檔范圍（一） 上級各有關(guān)

7、部門、管委會下發(fā)的涉及住房公積金管理方面的政策、法規(guī)文件；（二） 公積金中心黨、政、工、團(tuán)、在工作中形成的文件材料；（三） 非隸屬部門下發(fā)的與公積金中心業(yè)務(wù)無關(guān)但需參照執(zhí)行的文件材料；（四） 分中心、管理部上報的各類報告、請示文件材料；第十五條 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱（不能簡寫為本單位或本中心）。將歸檔文件按本檔案室編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、全宗號、年度、分類問題、保管期限、起止件號、盒號等必備項，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為2cm 3cm 4cm

8、等。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。第八章歸集檔案管理制度第十六條基本原則（一）歸集檔案是指公積金中心在受理住房公積金繳存單位的賬戶設(shè)立、繳存基數(shù)和繳存比例變更、賬戶注銷等歸集業(yè)務(wù)時留存或系統(tǒng)產(chǎn)生的紙質(zhì)資料。（二） 按照統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算的要求，住房公積金歸集業(yè)務(wù)類檔案納入財務(wù)檔案統(tǒng)一管理；（三） 歸集審批類檔案和其它類檔案由各分中心、管理部按時間先后順序整理裝訂成冊保管；第九章提取檔案管理制度第十七條提取資料檔案作為記載與查詢職工提取住房公積金的憑證， 按照不同的提取類型收取各類提取檔案。提取檔案材料，由各分中心、管理部提取業(yè)務(wù)承辦部門收集立卷，按照提取電子資料檔案以及紙質(zhì)資料檔案分類歸檔。第十章貸款檔案管理制度第十八條 貸款委托人應(yīng)落實部門（崗位），負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)資料的收存和移交，根據(jù)“-戶一檔”原則收存?zhèn)€人住房公積金貸款業(yè)務(wù)資料。第十一章會計檔案管理辦法第十九條財務(wù)會計電子檔案管理辦法財務(wù)電子檔案管理原則1.統(tǒng)一管理原則，即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一， 并分門別類按會計業(yè)務(wù)交易時間順序編制電子檔案號。2.監(jiān)督檢查原則，中心按要求對會計電子檔案