ERP中的預(yù)算編制的步驟

1、 . . . ERP中的企業(yè)預(yù)算我們知道，在實(shí)際運(yùn)作中，一個企業(yè)各部分的職能是相互牽連的。銷售，生產(chǎn)，倉儲，采購，它們之間存在著相互的影響和制約。而這些業(yè)務(wù)職能最終會給企業(yè)帶來收入和成本，從而影響整個企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。這種牽連有時會變得非常復(fù)雜。特別是當(dāng)企業(yè)的規(guī)模增大，產(chǎn)品線增加，亦或是企業(yè)的市場變得復(fù)雜時 就更是如此。企業(yè)預(yù)算是對整個企業(yè)的運(yùn)作做一個全盤的計劃，準(zhǔn)確地分析各職能之間的互動關(guān)系，抽絲剝繭，將企業(yè)運(yùn)作的全貌展現(xiàn)在管理者面前。管理理論認(rèn)為管理的三大職能是:計劃（Planning）,控制(Controlling)和決策(Decision-making)。企業(yè)預(yù)算（即計劃）是實(shí)現(xiàn)這三大職

2、能的重中之重。企業(yè)運(yùn)作時，真實(shí)數(shù)據(jù)通過ERP反饋回來（Feed-back），和預(yù)算計劃數(shù)據(jù)做比較可以揭示問題的癥結(jié)，管理者對癥下藥，這就是控制。通過前瞻（Feed-forward）的計劃，預(yù)警危險，管理者與時防，考慮各種對策的可行性，擇其善者而為之，這就是決策。我們希望運(yùn)用ERP的企業(yè)預(yù)算工具能給企業(yè)管理者一幅前瞻性的企業(yè)全貌，同時成為加強(qiáng)企業(yè)控制，考核和決策的科學(xué)依據(jù)。預(yù)算編制的步驟為了使本文的介紹更清晰，我們首先設(shè)計了圖1所示的預(yù)算編制的六個步驟，隨后逐步闡述。需要指出的是ERP系統(tǒng)提供了靈活的工具來編制預(yù)算，本預(yù)算步驟只是運(yùn)用這些工具加以組織的一種可能。在項目實(shí)施中，對預(yù)算編制步驟的設(shè)計

3、將通過深入分析企業(yè)個體的經(jīng)營活動來確定。銷售量計劃銷售量計劃是企業(yè)預(yù)算的基礎(chǔ)，在這個步驟企業(yè)的銷售部門將盡可能準(zhǔn)確地回答這樣一個問題：企業(yè)將在何時,何地，以何種方式向何人銷售多少數(shù)量何物。要使銷售量計劃盡可能準(zhǔn)確必須具備以下基礎(chǔ)：I市場細(xì)分我們在上期ERP中的盈利分析介紹了ERP中市場細(xì)分和盈利分析的概念以與它對于解決企業(yè)經(jīng)營問題的作用。對于一般企業(yè)來說它所面對的一個大市場是由千差萬別的細(xì)分市場構(gòu)成的，當(dāng)我們編制銷售量計劃時出于以下兩點(diǎn)考慮不可能直接做整個市場的計劃：A銷售量的變化規(guī)律存在于各個不同的層次，如產(chǎn)品需求的季節(jié)性變化對于空調(diào)和電視機(jī)是截然不同的，而電視機(jī)需求的增長率，可能和各個省份

4、或地區(qū)有關(guān)。B生產(chǎn)計劃和采購計劃的制定要求將銷售量的計劃按客戶所在地區(qū)等和地理相關(guān)的方式細(xì)分。因此我們將首先把一個大市場（如家電），按各種標(biāo)準(zhǔn)劃分成不同的小市場，即所謂的細(xì)分市場，針對各細(xì)分市場編制出更精確的銷售量計劃，最后匯總出各個層次統(tǒng)一的整體計劃。II. 實(shí)際數(shù)據(jù)接收和處理當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時，ERP系統(tǒng)會記錄下并分析出和該筆業(yè)務(wù)相關(guān)的很多數(shù)據(jù)（參見上期ERP中的盈利分析）, 對企業(yè)集成計劃來說，實(shí)際數(shù)據(jù)具有以下兩個作用：A控制經(jīng)營活動。業(yè)務(wù)經(jīng)營實(shí)際的結(jié)果將分別以財務(wù)會計和管理會計信息的形式反饋給系統(tǒng)。通過和計劃數(shù)據(jù)比較，分析出不同性質(zhì)的量化的差異。根據(jù)這些差異我們可以找到發(fā)生問題的地方并采

5、取必要的管理手段。從而強(qiáng)化了對實(shí)際經(jīng)營活動的控制。B支撐預(yù)測。作為已經(jīng)發(fā)生過的歷史數(shù)據(jù)，實(shí)際數(shù)據(jù)里隱藏著市場的規(guī)律，當(dāng)我們需要預(yù)測未來的銷售量時，通過對過去的分析，就可以得到未來的藍(lán)圖。III計劃的結(jié)構(gòu)上文中我們談到將市場作多角度多方位的細(xì)分。這種方法使我們可以按照不同細(xì)分市場的特點(diǎn)和規(guī)律安排我們的計劃了。但是這么多審視的角度，如果不加以組織很容易造成計劃的遺漏和重復(fù)，甚至是一片混亂。譬如，有人認(rèn)為應(yīng)該按產(chǎn)品類別做計劃，也有人說，關(guān)注大客戶，做好大客戶的銷售計劃才是正道。同時即使按客戶做計劃，還可以是按客戶的類別，地區(qū)，規(guī)模等等來做。因此使用市場細(xì)分的概念來安排計劃必然遇到的問題是：如何保證計

6、劃的一致和完整？ERP提供了協(xié)調(diào)計劃的工具-計劃結(jié)構(gòu)。以圖2為例，我們可以選取分公司，銷售組織，分銷渠道，產(chǎn)品類別，產(chǎn)品，客戶類別，客戶規(guī)模，客戶作為我們計劃的基本結(jié)構(gòu)。其他市場細(xì)分的計劃值由系統(tǒng)根據(jù)基本結(jié)構(gòu)的計劃值自動分析推導(dǎo)獲得，如不同產(chǎn)品設(shè)計組（參見上期ERP中的贏利分析）設(shè)計的產(chǎn)品的銷售計劃值可以由產(chǎn)品的銷售量計劃值推導(dǎo)獲得。銷售量計劃的基礎(chǔ)構(gòu)建成功后，我們進(jìn)入計劃編制的操作階段，ERP系統(tǒng)提供了豐富和實(shí)用的工具，實(shí)際操作中，我們可以根據(jù)企業(yè)的需求，靈活運(yùn)用這些工具，確定計劃編制的步驟：銷售量計劃編制的工具I復(fù)制歷史數(shù)據(jù)我們可以將全部或任何一部分市場細(xì)分的歷史數(shù)據(jù)復(fù)制成初步計劃數(shù)據(jù)，以

7、此為基礎(chǔ)，結(jié)合其他的工具，編制最終計劃。II 建立預(yù)測模型,預(yù)測未來計劃在歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，我們對不同的市場建立不同的預(yù)測模型，系統(tǒng)自動預(yù)測出將來的計劃銷售量。如圖3中，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)我們分別按季節(jié)增長模式和直線增長模式預(yù)測空調(diào)市場和洗衣機(jī)市場的銷售量。III 計劃重估在預(yù)測的基礎(chǔ)之上，我們可以根據(jù)實(shí)際情況對某些市場作進(jìn)一步的調(diào)整。比如根據(jù)國家開發(fā)西部地區(qū)的規(guī)劃，我們對西部諸省的銷售數(shù)量在預(yù)測的基礎(chǔ)上統(tǒng)一增加5 % 。系統(tǒng)會自動調(diào)節(jié)西部地區(qū)的銷量計劃。IV 靈活的計劃填制格式ERP系統(tǒng)提供了靈活的可自定義的計劃填制格式，比如我們可以同時將今年實(shí)際數(shù)，明年的預(yù)測數(shù)等等編入計劃填制格式，給計劃編制者

8、作參考比較。同時我們可以在不同的市場中方便地切換，而不必?fù)?dān)心計劃會不一致。V 手工調(diào)整除了上述的自動計劃編制工具外，ERP系統(tǒng)同時提供了在計劃結(jié)構(gòu)的任何層次手工調(diào)整計劃的工具。VI 自上而下的分配當(dāng)手工輸入或調(diào)整某一層次的計劃后，ERP系統(tǒng)可以根據(jù)我們設(shè)立的規(guī)則，將手工輸入或調(diào)整數(shù)分?jǐn)偟皆搶哟沃碌挠媱潓用嫔?。比如圖4所示，如果我們更改銷售部洗衣機(jī)WP830分銷的計劃數(shù)量，系統(tǒng)可以根據(jù)今年這種洗衣機(jī)在各種類型，規(guī)模的經(jīng)銷商那里實(shí)際的銷量，按比例將更改的計劃銷量分配到對這些經(jīng)銷商的計劃上。VII 多個預(yù)算版本我們可以設(shè)立多套預(yù)算，保存在系統(tǒng)的不同預(yù)算版本中，如圖5所示。利用不同的版本我們可以分析

9、未來的多種可能，如樂觀的和悲觀的，通過對這些不同情況的模擬，可以支持我們的決策。我們可以在保留歷史預(yù)算的基礎(chǔ)上編制滾動預(yù)算。我們還可以將實(shí)際數(shù)據(jù)或預(yù)測的數(shù)據(jù)保存在不同的預(yù)算版本中作為比較數(shù)據(jù)，幫助我們邊對比邊做計劃。數(shù)據(jù)可以在不同預(yù)算版本之間進(jìn)行拷貝。綜上所述，ERP 系統(tǒng)提供了豐富的計劃工具。利用這些工具可以幫助我們編制值得信賴的銷售量計劃。價格預(yù)測完成了銷售量計劃，下一步是制定價格預(yù)測。價格預(yù)測不光包括產(chǎn)品售價的預(yù)測，還包括類似產(chǎn)品銷售稅金與附加，產(chǎn)品銷售折扣和折讓，傭金，手續(xù)費(fèi)等等和銷售直接相關(guān)的費(fèi)率預(yù)測。影響價格預(yù)測的因素有很多，其中包括：<1> 政府部門對產(chǎn)品的限價，&l

10、t;2> 公司定價策略，<3> 產(chǎn)品歷史價格，<4> 未來市場預(yù)期 等等。價格預(yù)測包含的軟性因素太多，因此不是能由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的。在ERP中主要提供了一些支持價格預(yù)測的工具：I銷售和分銷模塊定價數(shù)據(jù)。銷售和分銷模塊在日常工作和流程控制中，會設(shè)定定價策略（Pricing procedure）。比如各種產(chǎn)品對各類客戶基本售價是多少，銷售員有多大的折扣權(quán)限等等，計劃部門可以通過執(zhí)行定價報表采集這些現(xiàn)行和歷史的定價數(shù)據(jù)支持價格預(yù)測。II管理會計模塊計算的實(shí)際價格。上文中提到實(shí)際數(shù)據(jù)的接收和處理是銷售量計劃的重要基礎(chǔ)，同樣的道理也適用價格預(yù)測。運(yùn)用管理會計中的盈利分析，我們

11、可以計算出各細(xì)分市場的歷史價格（參見ERP中的盈利分析），據(jù)此預(yù)測未來價格。III多版本預(yù)測。事實(shí)上雖然我們將銷售量計劃和價格預(yù)測作為前后兩個步驟，但是眾所周知，價格是影響銷量的重大因素。同時銷售量又會影響到產(chǎn)品成本，我們將在下文介紹產(chǎn)品成本的計劃。因此這些步驟是互動的。我們可以運(yùn)用系統(tǒng)中多個預(yù)算版本的概念，制定幾種定價策略或幾種價格預(yù)測保存在不同的預(yù)算版本中，隨后分別進(jìn)行預(yù)算，模擬出不同的結(jié)果，從而支持產(chǎn)品定價這個重要的決策。IV細(xì)分市場定價。這主要有兩方面的含義。第一，不同的細(xì)分市場可以區(qū)別定價，比如同樣型號的電視機(jī)，在市場和市場的價格不同，對于不同的經(jīng)銷商折扣也不同。第二，定價可以在不同

12、的細(xì)分層次上，比如對于經(jīng)銷商折扣率，可以在三個層次上設(shè)定，A 電視機(jī) B 電視機(jī)CL4500 C 電視機(jī)CL4500對國美。就細(xì)分層次來說A最粗，C最細(xì)，如果價格預(yù)測都在C 這個層次進(jìn)行，工作量上是不能負(fù)荷的，所以可以是對某些重要或特殊的經(jīng)銷商才會在C層上預(yù)測，而對其他的經(jīng)銷商的折扣的預(yù)測，可以在B上統(tǒng)一設(shè)定。同樣的道理，如果公司的產(chǎn)品線非常復(fù)雜，那對于折扣率的預(yù)測更可以設(shè)定在產(chǎn)品類上而不必區(qū)別每種產(chǎn)品，即設(shè)定在A 層上。設(shè)計定價戰(zhàn)略與方案是企業(yè)營銷管理的重要課題，限于篇幅本文不再贅述。總之，在本步驟中，計劃部門需要就產(chǎn)品售價，稅金比例，折扣率，傭金率，手續(xù)費(fèi)比例等容作出預(yù)測，并按不同的市場細(xì)

13、分輸入系統(tǒng)。系統(tǒng)可以自動對相應(yīng)的細(xì)分市場銷售量進(jìn)行估價，從而得出銷售收入和上述銷售相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算。產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本計算完成了銷售收入和相關(guān)銷售費(fèi)用的預(yù)算后，接下來我們將關(guān)注產(chǎn)品銷售成本的預(yù)算。在圖6中我們看到，上文中的銷售量計劃是在ERP的管理會計-盈利分析模塊中實(shí)現(xiàn)的，此時這些銷售量計劃根據(jù)產(chǎn)品和工廠被傳輸?shù)缴a(chǎn)計劃和控制模塊。如圖6所示，產(chǎn)品的整個生產(chǎn)過程其實(shí)也正是產(chǎn)品成本累積的過程。我國會計制度傳統(tǒng)上將產(chǎn)品生產(chǎn)成本分成三大類：生產(chǎn)成本-原材料，生產(chǎn)成本-人工和制造費(fèi)用，在ERP實(shí)施過程中，我們可以據(jù)此設(shè)計科目和分析成本構(gòu)成。在預(yù)算階段，我們將根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)工藝在計劃的生產(chǎn)量下分析并計算出產(chǎn)品

14、的標(biāo)準(zhǔn)成本。由于產(chǎn)品成本（Product costing）是ERP中一個較完整也較復(fù)雜的模塊，限于篇幅本文不做詳細(xì)介紹，我們將在單獨(dú)的專題中介紹這些容，它涉與生產(chǎn)計劃模塊和管理會計模塊中的諸多概念，比如物料單（Bill of material）,工作中心（Work center）,工藝路線（Routing）,作業(yè)（Activity type）等等。完成產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本的計算，結(jié)合銷售量計劃，我們就得到了產(chǎn)品銷售成本的預(yù)算。間接費(fèi)用預(yù)算到目前為止，我們完成了銷售收入，成本和直接費(fèi)用的預(yù)算。對于企業(yè)來說，管理，財務(wù)，營銷等等部門是企業(yè)不可或缺的職能部門，對于這些部門的費(fèi)用也需要一個嚴(yán)格的預(yù)算體系加以控

15、制。通常會計上的三大期間費(fèi)用，即管理費(fèi)用，銷售費(fèi)用和財務(wù)費(fèi)用大都屬于間接費(fèi)用，但是如果在上文價格預(yù)測中已經(jīng)包括的和銷售直接相關(guān)的費(fèi)用則不再包括在。圖7中我們看到，對于某些費(fèi)用，如折舊，工資，在ERP中由于有專門的固定資產(chǎn)和人力資源模塊，所以可以通過系統(tǒng)集成自動計算這些費(fèi)用的金額。而對于交際應(yīng)酬費(fèi)，差旅費(fèi)，交通費(fèi)，通訊費(fèi)等等間接費(fèi)用在ERP實(shí)施中可以定義相關(guān)的預(yù)算格式，在編制預(yù)算時由相關(guān)人員直接輸入。和我們上期ERP中的盈利分析類似，間接費(fèi)用預(yù)算和實(shí)際發(fā)生的間接費(fèi)用一樣，也可以分?jǐn)偟礁魇袌黾?xì)分上。差距分析和預(yù)算調(diào)整前文提到了預(yù)算版本的概念。事實(shí)上預(yù)算版本還有一個重要的應(yīng)用就是差距分析和預(yù)算調(diào)整。

16、通常預(yù)算可以分為自上而下和自下而上的兩種。企業(yè)管理層設(shè)定目標(biāo)，根據(jù)歷史和當(dāng)前情況，輔以統(tǒng)計預(yù)測和人為修正，得到公司整體預(yù)算，隨后運(yùn)用上文中的自上而下分配的工具，將預(yù)算分配到各部組織和市場細(xì)分上，這個過程稱為自上而下的預(yù)算。反之，公司部各部門，甚至各人，制定本部門與各市場細(xì)分的預(yù)算，系統(tǒng)自動層層匯總，最終得到整個公司的預(yù)算，這就是自下而上的預(yù)算。本文前面的容基本是圍繞自下而上的預(yù)算展開的，對于自上而下的預(yù)算，雖然思路不同，但應(yīng)用的工具已經(jīng)涵蓋在上文中了，比如預(yù)測，自上而下的分配等等。我們一般將兩套預(yù)算保存在不同的版本中，當(dāng)兩者都完成后，運(yùn)用“穿透報表”（Drill-down report）工具我們可以分析公司上下層對于預(yù)算的差距，分析分歧的來源，通過適當(dāng)?shù)臏贤?，達(dá)成共識，進(jìn)一步地調(diào)整預(yù)算。預(yù)算通過并凍結(jié)修改經(jīng)過上述五個步驟，特別是差距分析和預(yù)算調(diào)整，最終企業(yè)上下對于預(yù)算達(dá)成了一致的意見，正式預(yù)算獲得通過。正式預(yù)算版本將被執(zhí)行，同時對它的修改將不被允許。實(shí)際上預(yù)算的修正仍然是可以的，但是為了維護(hù)預(yù)算的嚴(yán)肅性和控制考評功能，只有在特殊情況下具有特殊權(quán)限的人員才能對預(yù)算解凍并修改。而從管理的角度出發(fā)，預(yù)算修正應(yīng)當(dāng)有明確的流程并被嚴(yán)格執(zhí)行。結(jié)語預(yù)算