行政部崗位職務(wù)說明書(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上辦公室主任職務(wù)說明書山西波爾2011第 號(hào)崗位名稱辦公室主任崗位編號(hào)所在部門行政部崗位定員1直接上級(jí)總經(jīng)理工資等級(jí)直接下級(jí)行政文員行政秘書司機(jī)薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：負(fù)責(zé)組織公司行政后勤的服務(wù)工作, 負(fù)責(zé)為公司管理層提供決策支持，保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行；進(jìn)行公司形象推廣、公關(guān)和公司企業(yè)文化建設(shè)；負(fù)責(zé)后勤支持工作 。職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)為公司管理層提供支持，并負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)總經(jīng)理和總經(jīng)理辦公會(huì)的決議。  工作任務(wù)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，參于制定公司的各種規(guī)章制度。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，組織制定本部門的規(guī)章制度。負(fù)

2、責(zé)組織和安排管理層會(huì)議，提供會(huì)議紀(jì)錄與整理服務(wù)。 通報(bào)會(huì)議決議，并跟蹤會(huì)議決議的實(shí)施情況。 協(xié)助總經(jīng)理的工作，提供決策支持。職責(zé)二職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)指導(dǎo)前臺(tái)接待工作工作任務(wù)前臺(tái)員工的儀容儀表。前臺(tái)員工的禮貌用語。前臺(tái)員工的待人接物情況。前臺(tái)員工電話接聽，郵件收發(fā),資料、傳真的接收情況。前臺(tái)衛(wèi)生干凈整潔情況.職責(zé)三職責(zé)表述：負(fù)責(zé)指導(dǎo)辦公用品的購(gòu)買、登記、發(fā)放。工作任務(wù)月初公司所有部門辦公用品的預(yù)算登計(jì)情況。（每月5號(hào)之前公司所有部門上報(bào)各部門的辦公用品的預(yù)算使用情況，特殊需要特殊對(duì)待。）嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品的領(lǐng)用、登記和發(fā)放制度，監(jiān)控辦公用品的使用情況，肚絕浪費(fèi)。樹立成本意識(shí)，嚴(yán)格

3、控制采購(gòu)成本，降底營(yíng)運(yùn)成本、人力成本和損耗；監(jiān)督檢查不必要的人為的浪費(fèi)現(xiàn)象。 職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的監(jiān)督管理工作工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司的資產(chǎn)管理，與財(cái)務(wù)銜接，建立固定資產(chǎn)帳目，監(jiān)督管理使用情況。確保資產(chǎn)能合理使用，發(fā)揮最大的作用。建立資材盤點(diǎn)制度和報(bào)損制度，對(duì)廢舊物品提出處置意見，報(bào)總經(jīng)理和財(cái)務(wù)審核后處理，防止公司財(cái)產(chǎn)流失；對(duì)公司設(shè)備進(jìn)行管理維修工作，及時(shí)與物業(yè)聯(lián)系，保證公司能正常運(yùn)作；負(fù)責(zé)公司的安全保障工作，下班時(shí)要負(fù)責(zé)關(guān)好門窗、關(guān)掉所有電源、鎖好門。負(fù)責(zé)公司水、電的合理使用及節(jié)約措施。 負(fù)責(zé)公司內(nèi)的復(fù)印、傳真、打印等工作。負(fù)責(zé)公司的公務(wù)用車管理，進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)度。負(fù)責(zé)公司

4、檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱。負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)電腦、網(wǎng)絡(luò)的管理、維修和升級(jí)。負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查每天的衛(wèi)生值日情況，為公司員工營(yíng)造一個(gè)干凈舒適的辦公環(huán)境。職責(zé)五職責(zé)表述：指導(dǎo)審核公司員工考勤管理工作和工資、電話費(fèi)的編制發(fā)放工作。工作任務(wù)監(jiān)督檢查新員工的指紋錄入情況。監(jiān)督審核公司與各地市項(xiàng)目部每月的考勤上報(bào)及真實(shí)性。（每月5日前公司所屬部門把考勤上報(bào)公司行政部，否則對(duì)部門及各地市項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處以20-50元罰款）每月5日和12日必須把當(dāng)月的電話費(fèi)及工資報(bào)表上報(bào)總經(jīng)理審批，保證15日發(fā)放。當(dāng)月公司員工出差審請(qǐng)單的發(fā)放、登計(jì)和回收的監(jiān)督工作。職責(zé)六職責(zé)表述：負(fù)責(zé)保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行工作任務(wù)負(fù)

5、責(zé)制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項(xiàng)管理制度。負(fù)責(zé)督促管理制度的有效執(zhí)行，負(fù)責(zé)評(píng)估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性職。職責(zé)七職責(zé)表述：部門內(nèi)部管理工作工作任務(wù)制訂、修訂辦公室的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實(shí)施負(fù)責(zé)公司辦公室隊(duì)伍建設(shè)，選拔、配備、評(píng)價(jià)下屬人員。責(zé)控制部門預(yù)算，降低部門管理費(fèi)用。負(fù)責(zé)指導(dǎo)屬下員工制定階段工作計(jì)劃，并督促執(zhí)行。工作任務(wù)職責(zé)表述：標(biāo)書的完成按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的標(biāo)書編寫、排版、打印、裝訂工作。職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司形象推廣、公關(guān)活動(dòng) 及企業(yè)文化建設(shè)工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司形象設(shè)計(jì)和推廣實(shí)施。 負(fù)責(zé)組織公司的來訪接待工作。負(fù)責(zé)組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機(jī)處理。負(fù)責(zé)公

6、司網(wǎng)站的建設(shè)與更新。建立員工與管理層的溝通渠道，吸引員工關(guān)心公司事務(wù)并參與管理。組織公司內(nèi)部信息發(fā)布。負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部員工活動(dòng)。職責(zé)九職責(zé)表述：完成總經(jīng)理交付的其它任務(wù)權(quán)力：對(duì)總經(jīng)理辦公會(huì)議和總經(jīng)理決議執(zhí)行情況的監(jiān)督權(quán)。有權(quán)督促各部門按要求完成公司下達(dá)的任務(wù)。有權(quán)檢查督促對(duì)總經(jīng)理安排貫徹執(zhí)行情況。調(diào)整公司管理制度的建議權(quán)，統(tǒng)籌制定公司規(guī)章制度的建議權(quán)。對(duì)出差事務(wù)的審核權(quán)。有權(quán)向公司各部門索取和詢問必要的資料和情況。有權(quán)催促各部門做好文件的整理歸檔工作。對(duì)各部門的安全保衛(wèi)、防火、衛(wèi)生整潔的檢查監(jiān)督權(quán)權(quán)限內(nèi)的財(cái)務(wù)審批權(quán)。有權(quán)對(duì)辦公用品、用具的使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批、檢查。對(duì)各部門的安全隱患有限期整改權(quán)。

7、對(duì)公司所有設(shè)備和固定資產(chǎn)的管理權(quán)。對(duì)公司員工思想的解惑、勸導(dǎo)權(quán)。有對(duì)直接下級(jí)人員調(diào)配、獎(jiǎng)懲的建議權(quán)，任免的提名權(quán)和考核評(píng)價(jià)權(quán)。對(duì)所屬下級(jí)的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)，所屬下級(jí)的工作爭(zhēng)議有裁決權(quán)。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系總經(jīng)理、公司各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級(jí)部門和兄弟單位、新聞媒體、辦公用品供應(yīng)商、消防部門等考核指標(biāo)：總經(jīng)理交辦任務(wù)完成情況，固定資產(chǎn)狀況、制度建設(shè)完善性、重要任務(wù)完成情況、費(fèi)用控制情況、下屬行為管理、關(guān)鍵人員流失率等。公司環(huán)境衛(wèi)生狀況、公司安全事故發(fā)生次數(shù)。部門合作滿意度及員工滿意度、后勤支持投訴率、領(lǐng)導(dǎo)能力、判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、影響力、計(jì)劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識(shí)及技能辦公室

8、文員崗位說明書崗位名稱文員崗位編號(hào)所在部門辦公室崗位定員2直接上級(jí)辦公室主任工資等級(jí)直接下級(jí)薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：負(fù)責(zé)文印工作，文印、傳真設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，辦理電函、郵件收發(fā)、傳遞等事項(xiàng)，辦理報(bào)刊收發(fā)，接待來訪賓客等工作。職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：協(xié)助制定部門工作規(guī)劃及相關(guān)工作工作任務(wù)協(xié)助辦公室主任制定本部門的工作規(guī)劃財(cái)務(wù)狀況，負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的控制及辦公區(qū)衛(wèi)生的檢查工作，負(fù)責(zé)公司的出車記錄及出差審請(qǐng)單的監(jiān)督填寫、發(fā)放和回收工作。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生清潔工作。職責(zé)二職責(zé)表述：做好來賓接待、登記；來電接聽、登記。工作任務(wù)做好來賓、來訪登記，及時(shí)向來賓要訪問的部門和人員通報(bào)情況，

9、做好接待準(zhǔn)備。禮貌接待未預(yù)約的來賓、來訪人員，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解來訪人員的基本情況和來訪目的，聯(lián)系有關(guān)人員接待；重要客人來訪要迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。熱情轉(zhuǎn)接電話，接聽電話語言文明禮貌，語氣溫和，回答問題清楚；電話記錄要整潔有序，便于查詢；及時(shí)將信息向有關(guān)人員傳達(dá)，接到重要電話立即匯報(bào)；對(duì)不清楚的事情、不該回答的問題不作隨意性答復(fù)，如有疑問及時(shí)匯報(bào)，自覺維護(hù)公司聲譽(yù)。完成本職工作月度、季度工作計(jì)劃和工作小結(jié)，年度工作總結(jié)。職責(zé)三職責(zé)表述：辦公用品的購(gòu)買、登記、發(fā)放工作任務(wù)月初公司所有部門辦公用品的預(yù)算登計(jì)情況。（每月5號(hào)之前公司所有部門上報(bào)各部門的辦公用品的預(yù)算使用情況，特殊需要特殊對(duì)待

10、。嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品的領(lǐng)用、登記和發(fā)放制度，監(jiān)控辦公用品的使用情況，肚絕浪費(fèi)。樹立成本意識(shí)，監(jiān)督檢查不必要的人為的浪費(fèi)現(xiàn)象。職責(zé)四職責(zé)表述：公司員工考勤管理工作工作任務(wù)每月5日前要把公司員工的考勤記錄上報(bào)人力資源部，并督促各地市項(xiàng)目部5日前上報(bào)考勤記錄。監(jiān)督管理公司的考勤制度及員工的考勤情況，對(duì)弄虛作假者以處罰。職責(zé)五職責(zé)表述：辦理公司傳真件、信件、郵件的收發(fā)、登記、送達(dá)、郵寄、清退事宜。辦理公司傳真件、信件、郵件的收發(fā)、登記、送達(dá)、郵寄、清退事宜。職責(zé)六職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱及公司固定資產(chǎn)的管理工作任務(wù)嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度。公司所有的合同（包括施工合同、框架合

11、同、采購(gòu)合同、銷售合同），必須交由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記；已簽訂的合同必須及時(shí)交辦公室統(tǒng)一管理。固定資產(chǎn)的清查盤點(diǎn)每季度進(jìn)行一次。負(fù)責(zé)出具盤點(diǎn)方法及盤點(diǎn)表。負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)和清查等工作。負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)，統(tǒng)一貼標(biāo)簽，注明編號(hào)、使用部門、使用人/管理人、購(gòu)置日期等。職責(zé)七職責(zé)表述：標(biāo)書的完成工作任務(wù)按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的標(biāo)書編寫、排版、打印、裝訂工作。職責(zé)八職責(zé)表述：完成總經(jīng)理及辦公室交付的其他工作任務(wù)權(quán)力：對(duì)不符合公司制度的行為有檢查批評(píng)的權(quán)力。對(duì)各部門上報(bào)的“辦公用品審請(qǐng)單”有審核的權(quán)力。公司衛(wèi)生的檢查權(quán)。外部來訪人員的接待權(quán)。公司檔案和資料的使用監(jiān)督權(quán)。員工考勤管理工作監(jiān)督權(quán)。公司考勤機(jī)、

12、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的管理維護(hù)權(quán)。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司其他部門考核指標(biāo)：重要任務(wù)完成情況，公司各類文件的收發(fā)、傳遞、登記、整理、歸檔，外來人員的接待工作；會(huì)議記錄和文字材料的整理；辦公用品的計(jì)劃、購(gòu)買、發(fā)放、管理；公司車輛的管理；公司辦公區(qū)固定資產(chǎn)的管理工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)?？记?、服從安排、遵守制度判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識(shí)技能備注辦公室秘書崗位說明書崗位名稱文秘崗位編號(hào)所在部門辦公室崗位定員1直接上級(jí)辦公室主任工資等級(jí)直接下級(jí)薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：協(xié)助總經(jīng)理完成日常性的工作職責(zé)與工作任務(wù)：協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作職責(zé)一職責(zé)表述：協(xié)

13、助領(lǐng)導(dǎo)合理安全每天的日常安排及每天的工作計(jì)劃工作任務(wù)負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草及打印公司相關(guān)文件或函電。負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排各類會(huì)議、準(zhǔn)備資料、做會(huì)議記錄以及做好會(huì)議接待等工作。負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)日常接待及函電文件的處理。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室文件資料和檔案的整理、歸檔和管理工作。負(fù)責(zé)監(jiān)督企業(yè)內(nèi)各部門落實(shí)各項(xiàng)制度或決議的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄；協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作；協(xié)助辦公文員完成交給的標(biāo)書的編寫、排版、打印、裝訂工作。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生清潔工作。職責(zé)二職責(zé)表述：完成總經(jīng)理和辦公室交給的其它任務(wù)。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司其他部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系總經(jīng)理工作交叉的相關(guān)

14、部門個(gè)人素質(zhì)良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力；工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，條理性強(qiáng)；責(zé)任心強(qiáng)，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作；具有開拓精神和團(tuán)隊(duì)精神?？己酥笜?biāo)：工作細(xì)致認(rèn)真程度，寫作能力，組織勾通能力，責(zé)任心及心理承受能力。備注辦公室司機(jī)說明書崗位名稱司機(jī)崗位編號(hào)所在部門辦公室崗位定員2直接上級(jí)辦公室主任工資等級(jí)直接下級(jí)薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：在辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，完成本職工作。職責(zé)與工作任務(wù)：服從辦公室調(diào)動(dòng)，做好出車過程中的服務(wù)。職責(zé)一職責(zé)表述：做好出車前的準(zhǔn)備工作，出車中的安全工作及出車后的保養(yǎng)工作工作任務(wù)自覺遵守國(guó)家的交通法規(guī)和公司的車輛管理規(guī)定。杜絕無證開車、酒后開車、開快車、亂闖紅燈以及隨意停放車輛等違

15、章行為。保證行車安全和車輛安全。 熟悉道路交通情況，做到既快捷又節(jié)約地完成各項(xiàng)交通任務(wù)。服從領(lǐng)導(dǎo)安排，憑派車單執(zhí)行任務(wù)，緊急情況可先出車后補(bǔ)單。用車完畢后，請(qǐng)相關(guān)使用人及時(shí)在車輛行駛記錄表中確認(rèn)。 開車時(shí)集中精神，確保人身和車輛安全。開文明車，文明服務(wù)。 愛護(hù)車輛，保持車容整潔，性能完好；堅(jiān)持每天保持車輛的清潔，每周清洗，每月檢修一次，確保車輛具有良好的運(yùn)行狀態(tài)。 除外勤及休息外，不做與工作臺(tái)無關(guān)的事，隨時(shí)接受出車任務(wù)。 做好車載證件、物品、工具及車輛的防盜工作。 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不擅自外借、濫用和公車私用。 車輛必須停在指定的車場(chǎng)，如亂停亂放，造成車輛劃傷、損壞、被盜責(zé)任由司機(jī)承擔(dān)。 及時(shí)辦理車輛養(yǎng)路費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、營(yíng)運(yùn)費(fèi)的交繳和年審、辦證、換證工作。 堅(jiān)持安全教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高駕駛和維修保養(yǎng)技能。 車輛故障及進(jìn)送至指定維修單位維修，及時(shí)取車，把好修理驗(yàn)收關(guān)，努力節(jié)約上班時(shí)，如不出車，應(yīng)在辦公室待命。職責(zé)二職責(zé)表述：完成總經(jīng)理及辦公室交付的其他工作任務(wù)權(quán)力： 對(duì)用車員工要求其出示派車單的權(quán)力，對(duì)因緊急用車要求使用人在事后補(bǔ)辦手續(xù)。對(duì)用車員工