信息化辦公項(xiàng)目_11制作成績單及打印信

1、項(xiàng)目11:制作成績單及打印信封 在日常辦公文檔制作中，某些文檔樣式及大部分內(nèi)容相同，只是有幾處內(nèi)容不同。如某公司給眾多客戶發(fā)送邀請函，不同客戶邀請函的樣式及基本內(nèi)容相同，只是客戶信息不同。只要把客戶信息建立一張數(shù)據(jù)表，使用郵件合并功能就可以自動填寫各客戶信息。大大提高制作效率。 學(xué)生成績單及打印信封也具有上述特點(diǎn)。采用郵件合并功能進(jìn)行制作十分方便有效。 項(xiàng)目分析1成績單及信封打印分析每位學(xué)生都需要打印一份成績單及信封，且學(xué)生信息各不相同，因此若要為每位學(xué)生單獨(dú)制作會十分繁瑣，尤其在學(xué)生人數(shù)多時(shí)更是不可能現(xiàn)實(shí)。Word中提供的郵件合并功能可使該問題迎刃而解。只要事先建立學(xué)生信息數(shù)據(jù)源，使用該功能

2、就能輕松完成任務(wù)。使用郵件合并功能可使用的數(shù)據(jù)源類型廣泛，可以用專門的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（如SQL Sever）來創(chuàng)建，也可用Excel創(chuàng)建，甚至可用Word表格來創(chuàng)建。這里學(xué)生信息已記錄在Excel工作表中，因此采用Excel來創(chuàng)建更為方便。項(xiàng)目分析Excel中學(xué)生基本信息與課程成績各自存放在一個(gè)工作表中，如圖11.1和圖11.2 所示。圖11.2 “課程成績”工作表圖11.1 “學(xué)生基本信息”工作表1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（1） 打開Excel文件“學(xué)生基本信息及課程成績”，插入一個(gè)工作表，并重命名為“基本信息及課程成績”。 將“學(xué)生基本信息”和“課程成績”工作表中的內(nèi)容均按學(xué)號升序排序。

3、 將“學(xué)生基本信息”工作表第一行（標(biāo)題）復(fù)制到“基本信息及課程成績”工作表中的第一行。 將“課程成績”工作表的“學(xué)號”列復(fù)制到“基本信息及課程成績”工作表中的第一列。1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（2）在“基本信息及課程成績”工作表的B2單元格中輸入函數(shù)LOOKUP（$A2,學(xué)生基本信息!$A$2:$A$14,學(xué)生基本信息!B$2:B$14）：單擊B2單元格，插入函數(shù)LOOKUP，出現(xiàn)如圖11.3所示的“選定參數(shù)”對話框，選擇第一項(xiàng)，單擊“確定”按鈕；圖11.3 “選定參數(shù)”對話框1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（3）出現(xiàn)如圖11.4所示的“函數(shù)參數(shù)”對話框，單擊Lookup_value文本框右側(cè)的

4、按鈕 ，然后單擊A2單元格，在“A”前加“$”符號，再按回車鍵；單擊Lookup_vector文本框右側(cè)的按鈕 ，然后切換到“學(xué)生基本信息”工作表，框選A2:A14單元格區(qū)域，在各坐標(biāo)前加“$”符號，按回車鍵；單擊Result_vector文本框右側(cè)的按鈕 ，然后切換到“學(xué)生基本信息”工作表，框選B2:B14單元格區(qū)域，在“2”和“14”前加“$”符號，單擊“確定”按鈕。拖動B2單元格右下角的填充柄向B2:G13單元格區(qū)域填充。圖11.4 “函數(shù)參數(shù)”對話框1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（4）復(fù)制“課程成績”工作表中各成績（B1:G13單元格區(qū)域）到“基本信息及課程成績”工作表中的H1:R12單

5、元格區(qū)域，最終結(jié)果如圖11.5所示。圖11.5 “基本信息及課程成績”工作表1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（5）在“基本信息及課程成績”工作表中，給課程有不及格的學(xué)生填寫補(bǔ)考通知（使用高級篩選）：將標(biāo)題行（第一行）的所有課程名稱（共11門）復(fù)制一份粘貼到空白單元格處（如從H15單元格開始），按照如圖11.6所示在對應(yīng)的單元格中填寫“60”（填寫一個(gè)，其他的使用復(fù)制），注意不能填寫在同一行上（同一行上篩選時(shí)表示“邏輯與”），要依次下移一行（這樣篩選時(shí)表示“邏輯或”）。圖11.6 高級篩選條件填寫1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（6）單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“排序與篩選”功能區(qū)中，單擊“高級”篩選，出現(xiàn)如圖

6、 11.8所示的“高級篩選”對話框，列表區(qū)域選擇有內(nèi)容的區(qū)域，條件區(qū)域選擇上述填寫的條件，即H15:R26單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕；在S1單元格中輸入“補(bǔ)考通知”，然后在S3單元格中填寫補(bǔ)考通知內(nèi)容“請你于2008年3月8（星期六）參加補(bǔ)考，考試地點(diǎn)另行通知”，拖動S3單元格右下角的填充柄向篩選出來的其他區(qū)域填充補(bǔ)考通知內(nèi)容；在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“排序與篩選”組中，單擊“清除”，即可去掉當(dāng)前篩選；然后刪除上述填寫的條件，即H15:R26單元格區(qū)域內(nèi)容。圖 11.8 “高級篩選”對話框1.使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（7）1.創(chuàng)建一個(gè)文件夾，命名為自己的“學(xué)號+姓名”，將“學(xué)生基本信息及課程成績.

7、xls”文件復(fù)制到該文件夾中。2. 按要求使用“學(xué)生基本信息及課程成績.xls”文件創(chuàng)建數(shù)據(jù)源（ “基本信息及課程成績”工作表），并存盤上交。2生成信封和信紙（1）新建一個(gè)空白Word文檔，保存并命名為“成績單及信封打印”。在下面制作中注意隨時(shí)進(jìn)行保存操作（按快捷鍵Ctrl+S）。在如圖 11.9所示的“郵件”選項(xiàng)卡的“創(chuàng)建”功能區(qū)中，單擊“信封”，出現(xiàn)如圖 11.10所示的“信封和標(biāo)簽”對話框，在“收信人地址”文本框中隨便填寫內(nèi)容（以后還要更改的），單擊“添加到文檔”按鈕，這時(shí)文檔中出現(xiàn)兩頁大小不一的紙張，第一頁是信封，第二頁是信紙。將第二頁的紙張大小設(shè)置為“32開”，并設(shè)置頁邊距上、下均為

8、2厘米，左、右均為1.5厘米，結(jié)果如圖 11.11所示。圖 11.9 “郵件”選項(xiàng)卡圖 11.10 “信封和標(biāo)簽”對話框2生成信封和信紙（1）結(jié)果如圖11.11所示。圖 11.11 創(chuàng)建的信封與信紙3制作信封套打的內(nèi)容并調(diào)整其位置 將第一頁（信封）的“收信人地址”圖文框（創(chuàng)建信封時(shí)自動生成的）復(fù)制一份到本頁，將其中文本改為“郵編”，用來打印郵政編碼。由于信封采用套打（即將郵編、收信人地址打印在現(xiàn)成的信封上），所以打印的內(nèi)容一定要準(zhǔn)確定位。一般要通過試打印，移動“郵編”或“收信人地址”圖文框位置，設(shè)置郵編的字符間距，使得收信人地址打印在合適位置，郵編各數(shù)字能準(zhǔn)確打印在信封的郵編格子中。4制作成績

9、單 在第二頁上制作如圖 11.12所示的成績單。專業(yè)、班級等后面的劃線使用空格加下劃線，成績記錄在表格中，各課程名稱可以從Excel文件“學(xué)生基本信息及課程成績”中復(fù)制。圖 11.12 學(xué)生成績單6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績單1）獲取數(shù)據(jù)源：在“郵件”選項(xiàng)卡的“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”中的“使用現(xiàn)有列表”（見圖 11.13），出現(xiàn)如圖 11.14所示的“選取數(shù)據(jù)源”對話框，指定數(shù)據(jù)源文件所在的文件夾，在文件列表中選擇“學(xué)生基本信息及課程成績”Excel文件，然后單擊“打開”按鈕。再在彈出的如圖 11.15所示的“選擇表格”對話框中選取表

10、格“基本信息及課程成績$”，勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕。圖 11.13 使用現(xiàn)有列表圖 11.14 “選取數(shù)據(jù)源”對話框圖 11.15 “選擇表格”對話框6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績單 2）插入所需的數(shù)據(jù)域 把插入點(diǎn)定位在第一頁的“郵編”處，刪除原內(nèi)容；然后在“郵件”選項(xiàng)卡中，單擊“插入合并域”，出現(xiàn)如圖 11.16所示的“域”列表，在“域”列表中選擇“郵編”域。使用同樣的方法在“收信人地址”處插入“通訊地址”域和“姓名”域。圖 11.16 插入合并域6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績

11、單 在第二頁上插入“專業(yè)”、“班級”、“學(xué)號”、“姓名”、各課程成績及“補(bǔ)考通知”（在“注”位置）域，如圖 11.17所示。圖 11.17 插入數(shù)據(jù)域的學(xué)生成績單6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績單3）查看合并數(shù)據(jù)為了查看合并后的數(shù)據(jù)格式是否符合要求，可以在“郵件”選項(xiàng)卡的“預(yù)覽結(jié)果”功能區(qū)中，單擊“預(yù)覽結(jié)果”。還可以使用 上各箭頭按鈕查看各記錄數(shù)據(jù)，如圖 11.18所示。若顯示的內(nèi)容不符合要求，則需要對其進(jìn)行重新編排。再次單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，就可以返回原狀態(tài)，即顯示各數(shù)據(jù)的域名。圖 11.18 查看合并數(shù)據(jù)（第二條記錄）7合并到新文檔合并到新文檔 在“

12、郵件”選項(xiàng)卡中，在如圖 11.19所示的“完成并合并”中，單擊“編輯單個(gè)文檔”，打開如圖 11.20所示的“合并到新文檔”對話框，在“合并記錄”選項(xiàng)區(qū)域中選中“全部”，然后單擊“確定”，即可在新文檔中看到每位學(xué)生的信封和成績單。圖 11.19 完成并合并圖 11.20 “合并到新文檔”對話框7合并到新文檔合并到新文檔 全部記錄合并后的整體打印預(yù)覽效果如圖 11.21所示。圖 11.21 全部記錄合并后的整體打印預(yù)覽效果總結(jié)本項(xiàng)目是對Excel和Word中功能的綜合應(yīng)用。Excel中主要使用函數(shù)、高級篩選等功能，在Word中主要使用“信函與郵件”中的“郵件合并”和“信封和標(biāo)簽”功能?！靶藕c郵件”中的各功能主要用來制作信函、信封和標(biāo)簽等。對于同一個(gè)單位，它們（信函、信封和標(biāo)簽）的樣式和基本內(nèi)容是相同的，只是客戶的通訊地址、姓名等有所不同，而客戶量往往較大，單個(gè)制作不僅繁瑣，甚至不太可能。為此，應(yīng)用這些功能將是最佳選擇。當(dāng)然這些功能不只是局限于制作信函、信封和標(biāo)簽等，還可以應(yīng)用于其他類似的場合?？偨Y(jié)對于本項(xiàng)目中的“郵件合并”功能，Word 2010提供了人性化的操作向?qū)В?/p>