集團(tuán)公司公文管理制度

1、文件編號：*001保密等級：內(nèi)部公開生效日期：2010/01/01XXXX集團(tuán)有限公司公文處理管理制度擬制審核批 準(zhǔn)簽名日期為了規(guī)范XXXX集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)公司”）公文處理工作，提高 公文處理的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法及XX省人民政府、X XXX集團(tuán)公司、XX省國資委公文處理的有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合集團(tuán)公司的工作實(shí)際，制 定本辦法。2 適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及下屬單位（即分公司、子公司、辦事處等單位） 。3 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)本制度由總裁辦公室擬定、審核， 集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，集團(tuán)公司發(fā)行。集團(tuán)公 司公文處理工作由（以下簡稱“總裁辦” ）負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下屬單位公

2、文處理 工作。集團(tuán)公司各下屬單位、 總部各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作， 加強(qiáng)對公文 處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查；總部各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文傳送、整理、歸檔工作?？偛棉k公室負(fù)責(zé)本制度的管理督導(dǎo)，本制度修改權(quán)和解釋權(quán)屬總裁辦公室。4 工作內(nèi)容與流程公文種類 集團(tuán)公司常用的公文種類和具體適用范圍如下：4.1.1 決定適用于對重要事項(xiàng)或重大活動作出決策和安排， 獎懲有關(guān)單位和人員， 變更或撤 銷下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。4.1.2 通知適用于傳達(dá)上級指示， 批轉(zhuǎn)下級公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬機(jī)關(guān)和單位的公 文，公布規(guī)范性文件， 傳達(dá)要求下屬單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事 項(xiàng)，任免和聘

3、用干部。4.1.3 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。4.1.4 報(bào)告 適用于向上級機(jī)關(guān)和單位匯報(bào)工作， 反映情況， 提出意見或建議， 答復(fù)上級機(jī)關(guān) 和單位的詢問。4.1.5 請示 適用于向上級機(jī)關(guān)和單位請求指示。4.1.6 批復(fù) 適用于答復(fù)下屬單位請示事項(xiàng)。4.1.7 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。4.1.8 函 適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作， 詢問和答復(fù)問題， 請求批準(zhǔn)和答復(fù)審 批事項(xiàng)。4.1.9 會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。此外，根據(jù)需要還可采用決議 、規(guī)定、辦法、規(guī)則、制度等適用體 式。公文格式4.2.1 公文一般由秘密等級

4、和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、 簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、 抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和印數(shù)等部分組成。a. 秘密等級，按照國家保密局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 密級公文的確定， 由承辦部室提出， 經(jīng)總裁辦核準(zhǔn)。在首頁右上角標(biāo)明“絕密” 、“機(jī)密”、“秘密”，并標(biāo)明份數(shù)序號。秘 密等級和保密期限之間用“”隔開，例如“秘密6個月”、“絕密 5年”。對于不涉及國家秘密的企業(yè)商業(yè)秘密及公司其他非公開資料， 在秘密等級之后用半角括號加 注“企”字，以使文檔區(qū)別于國家秘密，例如“秘密（企） 3年”、“機(jī)密（企） 3個月”。b. 緊急程度，可分為“特

5、急” 、“急件”，在頁右上角秘密等級之上標(biāo)明。緊急程 度的確定由承辦部室提出， 需經(jīng)總裁辦核準(zhǔn)。 自被確定為緊急公文起， 特急件應(yīng)在當(dāng) 天辦結(jié)，急件一般應(yīng)在 2 天內(nèi)辦結(jié)。c. 發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。d. 發(fā)文字號，包括代字、年份、序號，由集團(tuán)公司總裁辦統(tǒng)一編號。e. 上行文應(yīng)在發(fā)文字號的右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。f. 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、 簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。 公文標(biāo)題中 除規(guī)章、規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。g. 主送單位，是公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。h. 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。i. 公文除會議紀(jì)

6、要以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。j. 公文的成文日期以集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。k. 公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)） ，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。l. 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞， 由總裁辦在審稿時擬定。 上行文按照上級單位的主題詞 表標(biāo)注主題詞。m. 公文的抄送單位，指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員和單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。4.2.2 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn) 執(zhí)行。423公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mmK 297mm左側(cè)裝訂。張貼的公文用 紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。行文規(guī)則4.3.1 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍決定，一般不得越級請示和報(bào)告

7、。4.3.2公文處理工作要貫徹黨政分開的原則。集團(tuán)公司黨的工作以中共XXXX 集團(tuán)有限公司委員會、中共XXXX集團(tuán)有限公司紀(jì)律檢查委員會或XXXX集團(tuán)有 限公司黨委辦名義行文；行政業(yè)務(wù)工作以XXXX集團(tuán)有限公司或XXXX集團(tuán)有限 公司總裁辦名義行文。4.3.3 請示類公文應(yīng)一事一文，一般主送一個機(jī)關(guān)或單位。需報(bào)送其他機(jī)關(guān)或單 位的，可用抄送形式，但不得同時抄送其下屬單位，4.3.4 報(bào)告中不應(yīng)夾帶請示事項(xiàng)。4.3.5 集團(tuán)公司內(nèi)部請示（報(bào)告）原則上只報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)，由主管領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)其他 領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)部請示（報(bào)告）由本單位（部門）總經(jīng)理（主任、部長）簽報(bào)，總經(jīng)理（主 任、部長）不在時，由臨時主持工作的負(fù)

8、責(zé)人簽報(bào)，并注明“代”字。4.3.6 向上級行文，一般不寫給領(lǐng)導(dǎo)個人。領(lǐng)導(dǎo)交辦或領(lǐng)導(dǎo)指示上報(bào)的請示性公文，應(yīng)附另頁說明。除領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作外，應(yīng)通過上級機(jī)關(guān)或單位的辦公室轉(zhuǎn)報(bào)。4.3.7公文制作堅(jiān)持“誰承辦，誰負(fù)責(zé)”的原則。發(fā)文辦理4.4.1 發(fā)文辦理一般包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、繕印、用印、分發(fā) 等程序。4.4.2 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：a. 符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。b. 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范， 標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。c. 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、 發(fā)文的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)或單位的行文關(guān)系確 定。d. 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)

9、緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。e. 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用 外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。f. 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1. ”第四層 為“（1）”。g. 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。h. 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱， 應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。 使用國際組織外文名稱或 其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。i. 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略 語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼字。4.4.3 審核公

10、文擬定后， 擬稿人須按要求填寫發(fā)文稿紙， 經(jīng)承辦部室負(fù)責(zé)人核稿后必須送總 裁辦審稿。審核與核稿的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文 規(guī)則，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、密級規(guī)定、格式是否符合公文擬制的有關(guān)規(guī)4.4.4 簽發(fā) 以集團(tuán)公司名義發(fā)出的上行文以及涉及集團(tuán)公司全面工作、 重大事項(xiàng)的公文， 由 董事長、黨委書記、 總裁簽發(fā)。屬于單項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的公文， 由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（根 據(jù)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)分工確定請簽領(lǐng)導(dǎo)） 。4.4.5 登記 由總裁辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號登記。4.4.6 繕印與用印用印時，加蓋公章的公文份數(shù)按照國家行政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)定進(jìn)行公文繕印 要與核準(zhǔn)的一致，多余的不

11、蓋。收文處理收文辦理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦。各部分環(huán)節(jié) 的工作要求是：4.5.1 登記 總裁辦機(jī)要室負(fù)責(zé)對收到的公文、資料、傳真和信函進(jìn)行清點(diǎn)、簽收。按規(guī)定進(jìn) 行分類、編號、登記，對總裁辦主任實(shí)行一日一報(bào)制。4.5.2 擬辦收文登記后， 總裁辦公主任根據(jù)來文的內(nèi)容和部室職能分工， 從有利于準(zhǔn)確、 及 時、保密地處理公文的原則來擬辦文件。 應(yīng)對來文及時提出擬辦意見送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo) 批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。4.5.3 批辦 由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)對呈送文件作出批示。 對有具體請示事項(xiàng)的， 主批人應(yīng)當(dāng)明確簽 署意見、姓名和審批日期。4.5.4 承辦 各有關(guān)

12、部室接到交辦的公文后， 應(yīng)簽字并標(biāo)注時間， 按照集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意 見和來文時限要求，抓緊辦理，及時答復(fù)辦理結(jié)果。做到急事急辦、特事特辦，不積 壓、不拖欠。4.5.5 督辦 由集團(tuán)公司總裁辦督辦室根據(jù)相關(guān)督辦制度督辦。公文傳送4.6.1 公文分發(fā)、送閱的一般原則：a. 公文中明確規(guī)定發(fā)送范圍的按規(guī)定的發(fā)送范圍分發(fā)、送閱。b. “機(jī)密”級以上公文及“密傳電報(bào)”報(bào)請集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)，按批示要求傳閱、承 辦。c. “閱件”送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和工作有密切關(guān)系的有關(guān)部室。d. 一般性的“辦件”送分管領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)的部室，重要的“辦件”送集團(tuán)公司主要 領(lǐng)導(dǎo)，然后按主要領(lǐng)導(dǎo)批示，分送分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室。e. 上級領(lǐng)導(dǎo)

13、的批件和“傳批件”，除直接批給集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)個人的外，凡批給單 位的一般性的公文送集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室， 重要的送集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)， 然 后按主要領(lǐng)導(dǎo)批示，分送集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室。f. 會議通知、請柬由總裁辦分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部室。4.6.2 公文的傳批、傳閱，原則上按照集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的排序依次傳送（如領(lǐng)導(dǎo)外 出可待其返回后再送） ?！伴喖庇汕跋蚝笏烷啠?“內(nèi)部請示（報(bào)告） ”由后向前送批?！稗k件”按擬辦要求送批，由多個部室承辦的“辦件” 、“傳批件”按集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的 批示，原件送主辦部室，復(fù)印件送各相關(guān)部室。傳閱文件在個人手中盡量不要過天， 當(dāng)日返還，不要橫傳。傳閱文件應(yīng)在 15 天

14、內(nèi)傳閱辦理完。4.6.3“機(jī)密”級以上公文和電報(bào)統(tǒng)一由機(jī)要室傳送，一般不在領(lǐng)導(dǎo)、部室之間橫 傳，下午下班前由機(jī)要室收回。4.6.4 總部相關(guān)部室工作人員可根據(jù)需要經(jīng)批準(zhǔn)后到機(jī)要室借閱公文或經(jīng)過批準(zhǔn) 在機(jī)要室閱讀標(biāo)有密級的公文。公文歸檔4.7.1 公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)中華人民共和國檔案法以及國家、省檔案局 的有關(guān)規(guī)定，及時整理、歸檔。4.7.2 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進(jìn)行整理， 保證歸檔公文的齊全、完整。a. 集團(tuán)公司各部室負(fù)責(zé)起草的公文及呈辦公文處理任務(wù)完成后， 應(yīng)及時將領(lǐng)導(dǎo)批 示、原件及正稿歸檔。b. 集團(tuán)公司及各部室工作制度、計(jì)劃、總結(jié)、會議材料均要?dú)w檔。

15、c. 總部各部室同志外出參加各種會議所帶回的會議文件資料，應(yīng)及時歸檔。d. 各部室或領(lǐng)導(dǎo)個人工作中形成的其他有保存價值的檔案資料， 應(yīng)收集齊全， 分 類整理，于本年度 12 月底送交檔案室歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。e. 公文歸檔的職能部門為總裁辦機(jī)要室。4.7.3擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。4.7.4 機(jī)要室檔案人員應(yīng)搞好文書檔案的日常收集，及時分類整理、完成歸檔工 作。并確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。公文管理4.8.1 公文由總裁辦統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀?？偛棉k要建立健全公 文處理、公文保密、公文借閱等方面制度。4.8.2“絕密”、“機(jī)密” 級公文禁止借閱和翻印， 除“