備品備件采購(gòu)和管理方法

1、備品備件采購(gòu)和管理方法目的：規(guī)范采購(gòu)流程，科學(xué)合理地采購(gòu)備件，優(yōu)化庫(kù)存?zhèn)浼?chǔ)存結(jié)構(gòu)，提高備件的有效利用率，降低資金占用率，特制定本制度。備品備件的采購(gòu)方法：1,1,選擇供應(yīng)商1.1,1.1, 在做采購(gòu)計(jì)劃后，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，議價(jià)，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核；1.2,1.2, 凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依需要提出請(qǐng)購(gòu)。2,2,價(jià)格調(diào)查1, ,已核定之物料，供銷部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù)；1本公司各有關(guān)部門(mén)，均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格信息，以利供銷部比價(jià)參考；1已核定之物料采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)附上書(shū)面之原因說(shuō)明；

2、1采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)；1, ,采購(gòu)部應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)的浮動(dòng)數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市場(chǎng)。3,3,詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1,根據(jù)采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、和交付期的不同，采購(gòu)人員應(yīng)選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象；1采購(gòu)人員根據(jù)過(guò)去采購(gòu)的情況，市場(chǎng)變化情況，以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購(gòu)目標(biāo)價(jià)格；1在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商可以提供的物料符合公司實(shí)際的采購(gòu)要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；1, ,供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)

3、之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)，送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)確認(rèn)；1專用材料或用品，供銷部應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)共同詢價(jià)與議價(jià)；1, ,對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致；1對(duì)重大的物資采購(gòu)，無(wú)論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價(jià)格、選型及其他技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩人以上參加口關(guān)價(jià)格、選型及其他技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩人以上參加口4,4,購(gòu)前核決及權(quán)限采購(gòu)經(jīng)辦人員經(jīng)與廠商初步溝通并完成詢價(jià)后，在“請(qǐng)購(gòu)單”上詳填列以下事項(xiàng)，呈報(bào)負(fù)責(zé)供銷上級(jí)核決，核決權(quán)限按照請(qǐng)

4、購(gòu)類別和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理或公司經(jīng)理核決。, ,詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購(gòu)廠商”，“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”；, ,注明與廠商議定的付款條件；, ,需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期合同者，外購(gòu)部門(mén)應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書(shū)。5,5,價(jià)格復(fù)核叮市場(chǎng)行情資料提供, ,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情，并建立廠商資料，作為采購(gòu)及價(jià)格審核的參考。, ,采購(gòu)部門(mén)應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項(xiàng)目，提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考6,6,訂購(gòu), ,采購(gòu)人員接到經(jīng)核決的“請(qǐng)購(gòu)單”之后，對(duì)金額較大的或批量采購(gòu)，“交貨期限”；, ,應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察，在充分了解對(duì)方的資信程

5、度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ教岢雒鞔_訂貨意向。7,7,簽訂采購(gòu)單在采購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購(gòu)人員需填寫(xiě)正式的采購(gòu)單，合同需要列明至少下列條款：a a 供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；b b 采購(gòu)物料的詳細(xì)描述，包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)的的特殊要求需特別注明；c c 訂單所采購(gòu)的數(shù)量/ /重量：?jiǎn)挝话b數(shù)量/ /重量；包裝件數(shù)；d d 價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款；e e 交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量；f f 付款方式；g g 所需的質(zhì)量證明資料（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等）；h h 質(zhì)量保證條款：發(fā)生

6、質(zhì)量問(wèn)題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法；I I 運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。采購(gòu)單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的，有授權(quán)代理人簽字，對(duì)方簽章后生效；采購(gòu)單一式二份，雙方各保存一份。供銷部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同跟蹤和存檔；采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度；發(fā)貨要求供應(yīng)商在送貨單上注明“訂貨編號(hào)”及“包裝方式”以便驗(yàn)收確認(rèn)。貨合同長(zhǎng)期定貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過(guò)簽訂買(mǎi)賣合同的辦法進(jìn)行。應(yīng)與承售商定買(mǎi)賣合同書(shū)一式四份，第一份正本存采購(gòu)單位，第二份正本存承售商，第三份副本存請(qǐng)購(gòu)單位，第四份副本及暫付款申請(qǐng)書(shū)的第二聯(lián)送會(huì)計(jì)單位供整理定金或付款用。9,

7、9,緊急貨采購(gòu)部門(mén)接到各部門(mén)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)案件，應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，接到請(qǐng)購(gòu)單后，按采購(gòu)程序明確專人迅速辦理。1010，進(jìn)，度捽制及事務(wù)聯(lián)系1 1 采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)過(guò)程分為請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、訂貨、交貨四個(gè)階段來(lái)控制采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度；2 2 采購(gòu)人員為能按照進(jìn)度完成作業(yè)是，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，依請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)擬定對(duì)策處理。11,11,采購(gòu)作業(yè)方式除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，供銷部門(mén)可依材料使用及采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：a a 集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利者，可核定材料項(xiàng)、目，通知各請(qǐng)

8、購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)定期集中辦理采購(gòu)；b b 長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常使用且使用較大宗的材料，采購(gòu)部應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依需要提出請(qǐng)購(gòu)。12,12,退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)，應(yīng)開(kāi)立“材料交運(yùn)單”并檢附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出廠。13,13,驗(yàn)收與付款貨物進(jìn)廠驗(yàn)收：貨物進(jìn)廠供應(yīng)商交貨時(shí)供銷部通知倉(cāng)庫(kù)，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重，對(duì)貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)行驗(yàn)證，經(jīng)與采購(gòu)清單或采購(gòu)合同內(nèi)容核對(duì)相符合后簽收。倉(cāng)庫(kù)出具收貨單并有庫(kù)管員簽章入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知采購(gòu)部會(huì)同處理；對(duì)有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資，通知質(zhì)檢部派質(zhì)檢員驗(yàn)收。驗(yàn)收合

9、格后由倉(cāng)庫(kù)出具收貨單并有庫(kù)管員簽字口, ,采購(gòu)款項(xiàng)須按采購(gòu)合同規(guī)定或采購(gòu)購(gòu)單所約定的時(shí)間由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一支付；，付款申請(qǐng)由采購(gòu)人員或被委托采購(gòu)人員提出。申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急。必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入庫(kù)單據(jù)和對(duì)方發(fā)票。申請(qǐng)付款單位應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款。經(jīng)相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽字之后，方可辦理付款手續(xù)。15,15,進(jìn)度控制及異常處理，供銷汕而特別注意“采購(gòu)單”注明的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)氐, ,采購(gòu)人員于供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨廠商聯(lián)系催交，對(duì)異常原因及處理對(duì)策，及時(shí)上報(bào)并按照批復(fù)意見(jiàn)處理。16,16,.質(zhì)量評(píng)價(jià)使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量

10、予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對(duì)材料質(zhì)量提出評(píng)價(jià)，以利于進(jìn)一步工作。17,17,產(chǎn)成品庫(kù)存量應(yīng)根據(jù)企業(yè)銷售渠道的特點(diǎn)，以一個(gè)季度銷售量的一倍庫(kù)存量為宜。各項(xiàng)物資的庫(kù)存量要依據(jù)庫(kù)存變動(dòng)的情況和對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。18,18,紀(jì)律, ,參與采購(gòu)過(guò)程的各相關(guān)部門(mén)，既要明確分工明確，又要相互配合，還要發(fā)揮相互監(jiān)督的作用，確保企業(yè)利益不受損害；, ,參加采購(gòu)的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺(jué)抵制不正之風(fēng)；采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)需要，制定采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行采購(gòu)，在采購(gòu)過(guò)程中，要貨比三家，擇優(yōu)選購(gòu)；購(gòu)部門(mén)在制定采購(gòu)計(jì)劃單時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，核定進(jìn)貨數(shù)量以及品種，避免出現(xiàn)長(zhǎng)期庫(kù)存積壓情況；所有采購(gòu)的物

11、質(zhì)原則上應(yīng)當(dāng)日內(nèi)必須辦理入庫(kù)手續(xù)，如車輛在工地或行進(jìn)途中發(fā)生故障，而就近購(gòu)買(mǎi)材料維修（急需、急用），采購(gòu)人員必須憑使用人員，維修人員，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字證明，方可辦理出、入庫(kù)手續(xù)；材料入庫(kù)，倉(cāng)管人員必須依照相關(guān)單據(jù)、訂單、隨貨同引聯(lián)，對(duì)進(jìn)貨商品名、等級(jí)、數(shù)量、規(guī)格、金額、單價(jià)、效期進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)準(zhǔn)確后方可辦理入庫(kù)手續(xù)，若單據(jù)與商品實(shí)物不相符，應(yīng)及時(shí)上報(bào)采購(gòu)部門(mén)，若進(jìn)貨商品未經(jīng)核對(duì)入庫(kù)，造成貨單不符，由該收貨人承擔(dān)因此造成的損失；領(lǐng)用人員應(yīng)由所屬部門(mén)開(kāi)具出庫(kù)單（配件流向表），并由所屬部門(mén)及維修人員簽字確認(rèn)后，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可辦理出庫(kù)手續(xù)，單據(jù)上應(yīng)注明產(chǎn)地、規(guī)格、數(shù)量等；所有領(lǐng)料單必須有相對(duì)應(yīng)配件

12、流向一覽表，兩張單據(jù)所等級(jí)的配件必須一致，且一車一用，不得出現(xiàn)任何一單多車現(xiàn)象；倉(cāng)管人員應(yīng)賬目清楚，財(cái)物相符，對(duì)短缺或滯用物品及時(shí)上報(bào)，避免供不應(yīng)求或積壓浪費(fèi)，做到合理庫(kù)存和采購(gòu)；對(duì)于原材料的采購(gòu)，應(yīng)先通過(guò)檢測(cè)，實(shí)驗(yàn)，方可使用。對(duì)質(zhì)量不合格，達(dá)不到要求，應(yīng)拒收、停收。同時(shí)還要根據(jù)生產(chǎn)消耗報(bào)表、生產(chǎn)情況，合理收購(gòu)儲(chǔ)備，確保生產(chǎn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)；, ,國(guó)外備件或技術(shù)要求高的備品備件采購(gòu)需技術(shù)部門(mén)會(huì)同采購(gòu)；, ,備品備件采購(gòu)?fù)瓿桑瑧?yīng)及時(shí)按照財(cái)務(wù)規(guī)定索要發(fā)票辦理入庫(kù)手續(xù)。及時(shí)到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算及掛，帳手續(xù)。備品備件的管理方法：1,1,貨到后及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行先入庫(kù)后出庫(kù)的流程進(jìn)行辦理，對(duì)于系統(tǒng)有訂單，且貨

13、到庫(kù)房的，不得以任何非質(zhì)量原因的理由拒絕辦理入庫(kù)手續(xù)，當(dāng)天內(nèi)未及時(shí)入庫(kù)的備件每次考核備件庫(kù)管員 5050 元。2,2,督促采購(gòu)員對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)未下訂單的及時(shí)下訂單，以備完成入庫(kù)手續(xù)3,3,嚴(yán)格按照出庫(kù)類別（生產(chǎn)用、退貨）分發(fā)至各帳戶別名中。4,4,貨到入庫(kù)后如需出庫(kù)，應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，沒(méi)有出庫(kù)單綜合庫(kù)有權(quán)拒絕將實(shí)物出庫(kù)。對(duì)于暫時(shí)未下訂單需緊急出庫(kù)的可先行出庫(kù)（給庫(kù)房開(kāi)具證明后），待下了訂單后及時(shí)補(bǔ)辦出庫(kù)，以平衡賬物。5,5,如需領(lǐng)用其他部門(mén)所報(bào)計(jì)劃庫(kù)存有的備件，需與相應(yīng)部門(mén)溝通，征得對(duì)方同意后方可出庫(kù)。并及時(shí)在本部門(mén)下月計(jì)劃中報(bào)相應(yīng)備件。6,6,綜合庫(kù)負(fù)責(zé)備件領(lǐng)用的監(jiān)督管理，對(duì)于質(zhì)保期較短的備件，嚴(yán)格控制采購(gòu)量，避免庫(kù)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而使備件喪失價(jià)值。相同備件采用先進(jìn)先出的原則，先采購(gòu)的備件出庫(kù)完畢方可允許各車間出庫(kù)后采購(gòu)的備件。7,7,備件庫(kù)存額度規(guī)定, ,根據(jù)各車間固定資產(chǎn)額度以及設(shè)備運(yùn)行狀況，為保證生產(chǎn)的連續(xù)運(yùn)行，規(guī)定綜合庫(kù)備件庫(kù)存