GRP時(shí)間管理教材

1、時(shí) 間 管 理 II *Page 3 of 62如果您的余生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題Page 4 of 62時(shí)間管理不是什么? 時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在于時(shí)間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間Page 5 of 62時(shí)間管理是什么? 時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃Page 6 of 62人, 為何安于現(xiàn)狀? 為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安于現(xiàn)狀1.無(wú)

2、奈2.不確定改變之后會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開(kāi)始不滿于現(xiàn)狀時(shí), 表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì) “新的思考方式”P(pán)age 7 of 62請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水Page 8 of 62有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cmPage 9 of 62你可知道為何會(huì)畫(huà)不出來(lái)? 因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣 但是假設(shè)你畫(huà)了出來(lái). 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題. 改變時(shí)間管理的第一步, 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始Page 10 of 62Page 11 of 62緊迫的事不緊迫的事重要

3、的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí)?ABCDPage 12 of 62緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優(yōu)先級(jí)Page 13 of 62緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)托有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷Page 14 of 62陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì) Reaction消極回應(yīng) vs. Fracti

4、on 積極掌握 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī) 規(guī)劃重于做事 最好的控制是預(yù)防 預(yù)防勝于處理Page 15 of 62不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%Page 16 of 62明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”P(pán)age 17 of 62陷阱二: 拖延 除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來(lái)都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 thPage 18 of 62克

5、服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好處 . . . . . .Page 19 of 62克服2.思維習(xí)慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般Page 20 of 62陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經(jīng) 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 后來(lái)過(guò)勞而死. 為何事必親躬? 因?yàn)榕虏繉偃〈?不放心部屬, 不信任部屬 要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高Page 21 of 62陷阱四: 有求必應(yīng) 會(huì)花太多

6、時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧牲第二項(xiàng) 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請(qǐng)托的原因 接納請(qǐng)托比拒絕請(qǐng)托容易 擔(dān)心觸怒請(qǐng)托者 想要做廣受愛(ài)戴之好人 不知如何拒絕他人之請(qǐng)托 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.Page 22 of 621.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page 24 of 62如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保

7、持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好Page 25 of 621.工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: Email2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.花 1

8、 小時(shí)寫(xiě)作Page 26 of 622.每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛, 沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放松, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型項(xiàng)目丟球2.組內(nèi)項(xiàng)目丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什么? 意義何在?2.有沒(méi)有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃Page 27 of 62Page 28 of 62先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題1.你一天花多少時(shí)間在看 Email?2.你進(jìn) Email 會(huì)不會(huì)看小品?3.你看

9、Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的?4.你的Email 有沒(méi)有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類后集中回信?6.你進(jìn) Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?Page 29 of 62如何提高 Email 的處理效率 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然后做分類的動(dòng)作 養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email 除了急件以外, 集中時(shí)段回信Page 30 of 62看Email 的時(shí)段分配時(shí)段信箱回信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VPage 31 of 62Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務(wù) Follo

10、w Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進(jìn)度 有空再看Page 32 of 62Page 33 of 621.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時(shí)間管理來(lái)自于計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Page 34 of 62PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間Page 35 of 628.80/20法則1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作里

11、, 80%的成果,來(lái)自于20%的時(shí)間=也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的Page 36 of 6280/20原理意示圖80% 時(shí)間20%時(shí)間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物Page 37 of 62目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)Page 38 of 62如何列管重要計(jì)劃 將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái), 并算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁(yè)所示) 在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)項(xiàng)目(項(xiàng)目件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊) 有項(xiàng)目結(jié)束之后下一個(gè)項(xiàng)目就可以往左遞補(bǔ)Page 39 of 62每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分 先將所有計(jì)劃列出來(lái)

12、, 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義) 分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃Page 40 of 62范例: 項(xiàng)目評(píng)分的范例Page 41 of 62以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類 執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講) 自我成長(zhǎng): Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 生活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃Page 42 of 62Page 43 of 62備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List

13、備忘錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)Page 44 of 62范例: 備忘錄的范例Page 45 of 62范例: 周計(jì)劃的范例Page 46 of 62善用 Notes BookMark 的功能 連結(jié)書(shū)簽 (BookMark) 的建立可以用來(lái)建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié) 在Notes里頭, 點(diǎn)一以下黃色書(shū)簽即可把該計(jì)劃給打開(kāi), 并 Update按Ctrl+V之后就會(huì)出現(xiàn)黃色書(shū)簽Page 47 of 62善用Notes 顏色管

14、理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為 Routine SchedulePage 48 of 62良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)Page 49 of 62“執(zhí)行”的寫(xiě)照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如圣旨 行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷Page 50 of

15、 62執(zhí)行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫發(fā)的 平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果Page 51 of 62執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴) 時(shí)機(jī)稍縱即逝 將變量降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來(lái)不及了) 自廢武功型 (成績(jī)已經(jīng)貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢(shì)如破竹. Page 52 of 62兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī) 并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q #1 是項(xiàng)目的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之后方能動(dòng)作 (丟球) #2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只占全部項(xiàng)目時(shí)間的 20%. #3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì). 有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性僅限于某段時(shí)間, 甚至短到幾分鐘而已.Page 53 of 62Hand Carry ! 讓程序進(jìn)行最迅速的方法 當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn) 見(jiàn)面三分情 親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對(duì)面溝通Page 54 of 62執(zhí)行的技巧: Key Success Factor 靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體 由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來(lái) 做