公文及行文格式培訓(xùn)

1、公文與行文格式培訓(xùn)公文與行文格式培訓(xùn)主講：宋智敏主講：宋智敏2014-2-21公文概述公文概述 二、公文的種類二、公文的種類 現(xiàn)行現(xiàn)行國家行政機關(guān)公文處理辦法國家行政機關(guān)公文處理辦法中有中有1313種：種： 命令（令）命令（令）、議案議案、決定、決定、公告公告、通告通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要函、會議紀要 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例中有中有1414種：種： 決議決議、指示指示、決定、意見、通知、通報、決定、意見、通知、通報、公報公報、報告、請示、批復(fù)、報告、請示、批復(fù)、條例條例、規(guī)定規(guī)定、函、會議紀要函、會

2、議紀要目前公司常用的公文種類為目前公司常用的公文種類為10種：種： 決定、公告、通知、通報、報告、決定、公告、通知、通報、報告、請示批復(fù)、意見、函、會議紀要請示批復(fù)、意見、函、會議紀要 不同的文種，反映了不同的行文要不同的文種，反映了不同的行文要求，也反映行文機關(guān)之間的關(guān)系和發(fā)文求，也反映行文機關(guān)之間的關(guān)系和發(fā)文機關(guān)的權(quán)限。機關(guān)的權(quán)限。公司常用的公司常用的10種公文形式：種公文形式：n1 1、決定、決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。排，獎懲有關(guān)單位及人員。n2 2、公告、公告 適用于在一定范圍內(nèi)宣布重要事項或者適用于在一定范圍內(nèi)宣

3、布重要事項或者法定事項。法定事項。n3 3、通知、通知 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下屬單位辦理或者執(zhí)行的事公文，傳達要求下屬單位辦理或者執(zhí)行的事項，任免人員。項，任免人員。公司常用的公司常用的10種公文形式：種公文形式：n4 4、通報、通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。精神或者情況。n5 5、報告、報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。答復(fù)上級機關(guān)的詢問。n6 6、請示、請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。適用于向上級機關(guān)請

4、求指示、批準。n7 7、批復(fù)、批復(fù) 適用于答復(fù)下屬單位的請示事項。適用于答復(fù)下屬單位的請示事項。公司常用的公司常用的10種公文形式：種公文形式：n8 8、意見、意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。n9 9、函、函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。n1010、會議紀要、會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。三、公文的格式：三、公文的格式： 公文都具有一定的格式，公文公文都具有一定的格式，公文的格式要求

5、制發(fā)的公文結(jié)構(gòu)完整、的格式要求制發(fā)的公文結(jié)構(gòu)完整、標志準確、保持一致。同時便于收標志準確、保持一致。同時便于收發(fā)處理，有利于提高工作效率，也發(fā)處理，有利于提高工作效率，也為以后的立卷、歸檔提供了方便條為以后的立卷、歸檔提供了方便條件。件。公文格式有三個方面：公文格式有三個方面： 一是主體結(jié)構(gòu)一是主體結(jié)構(gòu)二是附加標記二是附加標記三是款式規(guī)定三是款式規(guī)定主體結(jié)構(gòu)：是指公文中表達實際內(nèi)容主體結(jié)構(gòu)：是指公文中表達實際內(nèi)容的主要文字成分，包括：公文標題、的主要文字成分，包括：公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文時間、印章、抄送單位。發(fā)文時間、印章、抄送單位。 1

6、、公文標題應(yīng)準確簡要地概括公文、公文標題應(yīng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。在擬制標題時，一要注的主要內(nèi)容。在擬制標題時，一要注意準確選擇文種，二要注意對意準確選擇文種，二要注意對“事由事由”進行概括時，力求做到準確、簡明、進行概括時，力求做到準確、簡明、得體。得體。 2、主送機關(guān)是行為的對象，也就是、主送機關(guān)是行為的對象，也就是負責(zé)承辦的收文單位，單位名稱寫在負責(zé)承辦的收文單位，單位名稱寫在標題之下，正文之前，頂格，字體同標題之下，正文之前，頂格，字體同正文，一般不要將主送機關(guān)寫成領(lǐng)導(dǎo)正文，一般不要將主送機關(guān)寫成領(lǐng)導(dǎo)人的名字。人的名字。 3、正文是公文內(nèi)容的主體，也是公、正文是公文內(nèi)容的主體，也

7、是公文結(jié)構(gòu)的核心部分。正文一般由開頭、文結(jié)構(gòu)的核心部分。正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三個部分組成。開頭有主體、結(jié)尾三個部分組成。開頭有“根據(jù)式根據(jù)式”、“目的式目的式”、“原因式原因式”等。等。 撰寫公文的主體部分，必須注意做到主題撰寫公文的主體部分，必須注意做到主題單一性，一篇公文一個主題，內(nèi)容準確，單一性，一篇公文一個主題，內(nèi)容準確，語言通俗易懂，全篇的結(jié)構(gòu)安排對問題的語言通俗易懂，全篇的結(jié)構(gòu)安排對問題的論證講究邏輯性。結(jié)尾要以簡潔的語言呼論證講究邏輯性。結(jié)尾要以簡潔的語言呼應(yīng)開頭或主體、或提出解決問題的方法、應(yīng)開頭或主體、或提出解決問題的方法、或表明發(fā)文機關(guān)的希望、要求，并注意用或表明發(fā)文

8、機關(guān)的希望、要求，并注意用語得體。語得體。 4、附件是相對正文而言的，是附屬于正文的、附件是相對正文而言的，是附屬于正文的文字材料，是某些公文的重要組成部分。附文字材料，是某些公文的重要組成部分。附件有兩類：一類是補充說明正文主要內(nèi)容的件有兩類：一類是補充說明正文主要內(nèi)容的附件。一類是補充說明正文某一方面內(nèi)容的附件。一類是補充說明正文某一方面內(nèi)容的附件，如圖表、統(tǒng)計數(shù)字以及其他說明正文附件，如圖表、統(tǒng)計數(shù)字以及其他說明正文提及的事件等材料。公文如有附件，應(yīng)在正提及的事件等材料。公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱，正文的后面頂格書寫。文之后注明附件名稱，正文的后面頂格書寫。 5、發(fā)文機關(guān)是公

9、文發(fā)出單位，俗稱、發(fā)文機關(guān)是公文發(fā)出單位，俗稱“落款落款”，發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫全稱。，發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫全稱。 6、發(fā)文時間，亦稱發(fā)文日期。日期表明文件、發(fā)文時間，亦稱發(fā)文日期。日期表明文件發(fā)出和生效的時間，日期應(yīng)用大寫的阿拉伯發(fā)出和生效的時間，日期應(yīng)用大寫的阿拉伯?dāng)?shù)字表示，且不能省略，如數(shù)字表示，且不能省略，如“二二一三年十一三年十二月一日二月一日”，不能寫成，不能寫成“三年十二月一日三年十二月一日”或者是或者是“三、十二、一三、十二、一”。 7、印章：是公文生效的標志，具有法、印章：是公文生效的標志，具有法律依據(jù)，是行文過程中的重要環(huán)節(jié)。印律依據(jù)，是行文過程中的重要環(huán)節(jié)。印章應(yīng)蓋在文末的發(fā)文機關(guān)和發(fā)文

10、時間上，章應(yīng)蓋在文末的發(fā)文機關(guān)和發(fā)文時間上，印章要和落款名稱完全一致。印章要和落款名稱完全一致。 8、抄送單位：是公文涉及的機關(guān)單位，、抄送單位：是公文涉及的機關(guān)單位，或需要協(xié)助承辦、或需要知道，掌握內(nèi)或需要協(xié)助承辦、或需要知道，掌握內(nèi)容的機關(guān)單位。容的機關(guān)單位。 為了規(guī)范源通文案管理，統(tǒng)一公文格為了規(guī)范源通文案管理，統(tǒng)一公文格式，源通于二式，源通于二一二年十一月十九日，一二年十一月十九日，下發(fā)了下發(fā)了“關(guān)于規(guī)范行文格式的通知關(guān)于規(guī)范行文格式的通知”。 常常 用用 公公 文文通通 知知 通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關(guān)的公

11、文，發(fā)布規(guī)章，要求下級機關(guān)辦理，需發(fā)布規(guī)章，要求下級機關(guān)辦理，需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部時使用的公文。聘用干部時使用的公文。 通知一般可分為：指示性通知、通知一般可分為：指示性通知、事項性通知、批示性通知、會議通事項性通知、批示性通知、會議通知。知。 通知的基本格式與寫法：通知的基本格式與寫法： 1、標題應(yīng)寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種、標題應(yīng)寫明發(fā)文機關(guān)、事由和文種 特殊的通知，還應(yīng)標明是特殊的通知，還應(yīng)標明是“緊急通知緊急通知”、“聯(lián)合通知聯(lián)合通知”、“重要通知重要通知”、“補充通知補充通知”等。等。凡不屬正式公文處理的一般性通知，可直接用凡不屬正式公

12、文處理的一般性通知，可直接用“通知通知”兩字作標題。兩字作標題。 2、正文開頭簡要寫明發(fā)文目的、意圖、緣由、正文開頭簡要寫明發(fā)文目的、意圖、緣由 主體寫清通知的事項、執(zhí)行要求兩方面。主體寫清通知的事項、執(zhí)行要求兩方面。 通知的寫法：通知的寫法：1、指示性通知、指示性通知 一般在上級機關(guān)對下級機關(guān)某項工作需要闡述政策、一般在上級機關(guān)對下級機關(guān)某項工作需要闡述政策、布置工作、提出要求，而根據(jù)公文內(nèi)容又不宜用布置工作、提出要求，而根據(jù)公文內(nèi)容又不宜用“命令命令（令）（令）”或或“指示指示”時，可用這種通知行文。如時，可用這種通知行文。如中共中共中央國務(wù)院關(guān)于嚴格控制成立全國性組織的通知中央國務(wù)院關(guān)于

13、嚴格控制成立全國性組織的通知。這。這類通知帶有指示性和指導(dǎo)性，要求下級機關(guān)貫徹執(zhí)行，類通知帶有指示性和指導(dǎo)性，要求下級機關(guān)貫徹執(zhí)行，因此，要寫得切實可行，文字要達意、精煉，使下級機因此，要寫得切實可行，文字要達意、精煉，使下級機關(guān)一看就知道要求他們解決什么問題，解決這些問題的關(guān)一看就知道要求他們解決什么問題，解決這些問題的方法、步驟及要求。方法、步驟及要求。 2、事項性通知、事項性通知 這類通知主要是向有關(guān)方面知照某一事項或者交這類通知主要是向有關(guān)方面知照某一事項或者交流某些信息，可以在上下級之間使用，也可以在平流某些信息，可以在上下級之間使用，也可以在平行機關(guān)之間使用，其主要目的是要對方了解

14、某件事行機關(guān)之間使用，其主要目的是要對方了解某件事情或某些情況，一般不要執(zhí)行和辦理。象慶祝某節(jié)情或某些情況，一般不要執(zhí)行和辦理。象慶祝某節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某機構(gòu)，任用干部，日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某機構(gòu)，任用干部，啟用公章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材啟用公章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料，都可使用這類通知。料，都可使用這類通知。 這類通知的正文比較簡明單一，要求開宗明義直這類通知的正文比較簡明單一，要求開宗明義直敘其事，寫得具體清楚實在。敘其事，寫得具體清楚實在。 3、會議通知、會議通知 上級機關(guān)或發(fā)起單位召開重要會議時，發(fā)給與會上級機關(guān)或發(fā)起單位召開重要會議時，發(fā)

15、給與會單位和人員的書面通知，就是會議通知。這類通知單位和人員的書面通知，就是會議通知。這類通知一般格式有標題、發(fā)文字號、主送單位、正文、落一般格式有標題、發(fā)文字號、主送單位、正文、落款和發(fā)文時間等?？詈桶l(fā)文時間等。 標題標題 。要寫明什么單位召開的什么會議的通知。要寫明什么單位召開的什么會議的通知。 正文主體寫開會的原因、目的、日期、地點、與正文主體寫開會的原因、目的、日期、地點、與會人員、會議內(nèi)容等。如需匯報、發(fā)言帶論文或材會人員、會議內(nèi)容等。如需匯報、發(fā)言帶論文或材料的，以及開會多久、何時報到，帶何證件和交通料的，以及開會多久、何時報到，帶何證件和交通食宿等問題，都在正文或附件中寫明。食宿

16、等問題，都在正文或附件中寫明。 報報 告告 報告是下級向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、報告是下級向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出意見或者是建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問等陳述提出意見或者是建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問等陳述性的上行公文文種。性的上行公文文種。 按執(zhí)行內(nèi)容，分為工作報告、情況報告、答復(fù)按執(zhí)行內(nèi)容，分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送報告等。報告、報送報告等。 按報告性質(zhì)與寫作特點，分為專題報告與綜合報按報告性質(zhì)與寫作特點，分為專題報告與綜合報告。告。 報告的基本結(jié)構(gòu)與寫法報告的基本結(jié)構(gòu)與寫法 報告的正文一般由三個部分組成。一是開頭，報告的正文一般由三個部分組成。一是開頭，說明報告的目的，

17、為什么要寫這個報告。二是主體，說明報告的目的，為什么要寫這個報告。二是主體，寫報告內(nèi)容，或稱報告事項，一般要從四方面入手，寫報告內(nèi)容，或稱報告事項，一般要從四方面入手，寫清情況、經(jīng)驗、問題和今后打算。三是結(jié)尾，寫寫清情況、經(jīng)驗、問題和今后打算。三是結(jié)尾，寫結(jié)束語。習(xí)慣用語如結(jié)束語。習(xí)慣用語如“特此報告特此報告”、“以上報告，以上報告，請閱示請閱示”、“以上報告，如無不妥請批轉(zhuǎn)各地參照以上報告，如無不妥請批轉(zhuǎn)各地參照執(zhí)行執(zhí)行”等。等。 批批 復(fù)復(fù)請請 示示 請示，是請求主管機關(guān)就某項工作或問題作出指示、請示，是請求主管機關(guān)就某項工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準時所使用的公文文種。下級機關(guān)遇

18、給予答復(fù)、審核批準時所使用的公文文種。下級機關(guān)遇到在自己職權(quán)范圍內(nèi)無法解決的問題、困難，需要上級到在自己職權(quán)范圍內(nèi)無法解決的問題、困難，需要上級給予答復(fù)、解決、幫助、審核、批準的，可用請示。給予答復(fù)、解決、幫助、審核、批準的，可用請示。 請示的基本寫法，請示的格式和報告相同，有標題、請示的基本寫法，請示的格式和報告相同，有標題、主送單位、正文、落款和發(fā)文時間。主送單位、正文、落款和發(fā)文時間。 標題構(gòu)成應(yīng)為標題構(gòu)成應(yīng)為“發(fā)文單位發(fā)文單位+ +事由事由+ +文種文種”。 主送單位只能是一個。主送單位只能是一個。 正文是較為規(guī)范的三分式結(jié)構(gòu)，即由請示緣由、請示正文是較為規(guī)范的三分式結(jié)構(gòu)，即由請示緣由

19、、請示事項、請示結(jié)語三部分組成。事項、請示結(jié)語三部分組成。 批復(fù)，是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項所用的公文批復(fù)，是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項所用的公文文種。文種。 批復(fù)的寫作格式比較固定，由標題、主送機關(guān)、發(fā)文批復(fù)的寫作格式比較固定，由標題、主送機關(guān)、發(fā)文字號、正文、落款、發(fā)文時間等構(gòu)成。標題形式為字號、正文、落款、發(fā)文時間等構(gòu)成。標題形式為“發(fā)發(fā)文機關(guān)文機關(guān)+ +事由事由+ +文種文種”。批復(fù)的正文包括引語、批復(fù)內(nèi)容。批復(fù)的正文包括引語、批復(fù)內(nèi)容和結(jié)尾三個部分。和結(jié)尾三個部分。 1 1、引語，通常引用兩個方面的內(nèi)容：一是引用下級、引語，通常引用兩個方面的內(nèi)容：一是引用下級機關(guān)來文的日期、公

20、文名稱或發(fā)文字號，如機關(guān)來文的日期、公文名稱或發(fā)文字號，如“你廠你廠X X年年X X號文已收悉號文已收悉”；二是簡要引述來文所請示的事項，如；二是簡要引述來文所請示的事項，如“你們關(guān)于你們關(guān)于XXXXXX問題的請示已收悉問題的請示已收悉”。 2 2、批復(fù)內(nèi)容，批復(fù)內(nèi)容有兩點，一是告知情況，二、批復(fù)內(nèi)容，批復(fù)內(nèi)容有兩點，一是告知情況，二是表明態(tài)度。是表明態(tài)度。 3 3、結(jié)尾，批復(fù)的結(jié)尾，一般只寫、結(jié)尾，批復(fù)的結(jié)尾，一般只寫“此復(fù)此復(fù)”、“特此特此批復(fù)批復(fù)”等用語。等用語。 要要紀紀議議會會 會議紀要是適用于記載和傳達會議情況和議會議紀要是適用于記載和傳達會議情況和議定事項的公文。根據(jù)會議性質(zhì)的不

21、同，會議紀定事項的公文。根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其他會議紀要兩大要可以分為辦公會議紀要和其他會議紀要兩大類。類。 辦公會議紀要用以傳達機關(guān)、單位召開的例辦公會議紀要用以傳達機關(guān)、單位召開的例行辦公會議所研究的工作、議定的事項和布置行辦公會議所研究的工作、議定的事項和布置的任務(wù)等，要求與會單位和有關(guān)方面、有關(guān)人的任務(wù)等，要求與會單位和有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。員共同遵守、執(zhí)行。 其他會議紀要指專項工作會議、經(jīng)驗交流會、其他會議紀要指專項工作會議、經(jīng)驗交流會、專題討論會、座談會、學(xué)術(shù)研究會等會議形成專題討論會、座談會、學(xué)術(shù)研究會等會議形成的紀要。的紀要。 會議紀要

22、的格式與寫法會議紀要的格式與寫法 會議紀要通常是由標題、正文、文尾構(gòu)成。會議紀要通常是由標題、正文、文尾構(gòu)成。 1 1、標題，一種是新聞式標題，另一種是公文式標、標題，一種是新聞式標題，另一種是公文式標題。題。 2 2、正文，會議紀要的正文一般由會議基本情況、正文，會議紀要的正文一般由會議基本情況、會議主要內(nèi)容、結(jié)束語三部分構(gòu)成。會議主要內(nèi)容、結(jié)束語三部分構(gòu)成。 開頭部分寫會議基本情況。通常是先扼要介紹開頭部分寫會議基本情況。通常是先扼要介紹會議的一般情況，包括召開會議的機關(guān)，會議進行會議的一般情況，包括召開會議的機關(guān)，會議進行的時間、地點、與會人員情況、會議主持人，會議的時間、地點、與會人員

23、情況、會議主持人，會議的主要議題以及對會議成果的總體評價等。的主要議題以及對會議成果的總體評價等。 主體部分是寫會議主要內(nèi)容，它包括會議議定主體部分是寫會議主要內(nèi)容，它包括會議議定的事項和會議的主要精神，這是紀要的中心部分。的事項和會議的主要精神，這是紀要的中心部分。 辦公會議紀要，可以寫會議作出的決定、辦公會議紀要，可以寫會議作出的決定、決議、布置的工作任務(wù)，安排步驟，采取措決議、布置的工作任務(wù)，安排步驟，采取措施等。通常采用決議式會議紀要的寫法，分施等。通常采用決議式會議紀要的寫法，分條或列小標題來組織材料。條或列小標題來組織材料。 專項的工作會議紀要，著重寫會議最后專項的工作會議紀要，著重寫會議最后取得的一致性意見、決定性事項和觀點。常取得的一致性意見、決定性