最終用戶供應鏈操作手冊示例

1、XX集團協(xié)同供應鏈系統(tǒng)操作手冊版本號1.0編寫記錄：編寫人編寫時間編寫內(nèi)容目錄1采購流程31.1普通采購業(yè)務3采購合同3采購訂單錄入4錄入到貨單7錄入采購入庫單9采購發(fā)票12付款單14采購費用處理18采購查詢20業(yè)務應付查詢212銷售流程222.1跨公司銷售22銷售訂單22調(diào)撥訂單22調(diào)撥出庫單23銷售發(fā)票24內(nèi)部交易結(jié)算24收款單263庫存管理263.1 轉(zhuǎn)庫（移庫）26其它出庫單28其它入庫單29說明本文檔用于指導公司采購執(zhí)行人員對系統(tǒng)采購管理及庫存管理模塊進行日常操作維護，對系統(tǒng)操作步驟進行圖文說明。1采購流程1.1普通采購業(yè)務 普通采購業(yè)務是指*公司自行與供應商簽訂采購協(xié)議，貨物采購合

2、同、訂單、到貨、入庫以及結(jié)算都在各自帳套中進行操作，各公司根據(jù)實際需求，需要自主采購有采購權(quán)限的貨物時，選擇該流程。采購合同與供應商簽訂完合同后，確定采購，錄入【采購合同】（1）采購合同采購合同功能節(jié)點：供應鏈-合同管理-日常業(yè)務-采購合同（2）增加采購合同根據(jù)合同的性質(zhì)不同，可以【自制】采購合同，也可根據(jù)【請購單】增加采購合同。系統(tǒng)將彈出采購合同的詳細信息的輸入窗口，項目輸入完畢后，單擊【保存】按鈕，將新增內(nèi)容保存，如果沒有保存，返回時系統(tǒng)會提示“數(shù)據(jù)已變動，是否確定退出”。內(nèi)容審核無誤后，進行【審核】1.1.2采購訂單錄入有采購需求，并且和供應商已經(jīng)達成協(xié)議，做采購訂單，訂單需要報給供應商

3、，供應商根據(jù)訂單流向信息發(fā)貨（1）維護采購訂單采購訂單功能節(jié)點：供應鏈-采購管理-采購訂單-訂單處理-維護訂單。（2）增加采購訂單采購訂單錄入可有2種情況：A:在卡片窗口點擊【業(yè)務類型】-【采購流程】，再點擊【增加】-【自制單據(jù)】.B:在卡片窗口點擊【業(yè)務類型】-【采購流程】，再點擊【增加】-【采購合同日常業(yè)務】.系統(tǒng)將彈出采購訂單的詳細信息的輸入窗口，項目輸入完畢后，單擊【保存】按鈕，將新增內(nèi)容保存，如果沒有保存，返回時系統(tǒng)會提示“數(shù)據(jù)已變動，是否確定退出”。內(nèi)容審核無誤后，可進行【審核】錄入內(nèi)容：表頭：手輸單號：即采購訂單號或是合同號，必填項訂單編號：由系統(tǒng)自動生成訂單日期：自動生成業(yè)務流

4、程：自動生成采購組織：選擇項，必填供應商：可選擇系統(tǒng)已錄入的供應商，必填采購部門：可選擇系統(tǒng)已錄入的采購部門，必填采購員：可選擇系統(tǒng)已錄入的采購部門，必填運輸方式：選擇項，必填注意：采購訂單中的“批次號”可不填寫。表體：【存貨信息】存貨編碼：選擇項，必填存貨名稱：選擇存貨編碼后自動帶出批次號：采購訂單時，可填，可不填數(shù)量：按噸單價：以人民幣為基準金額：數(shù)量單價錄入后自動帶出【到貨信息】主要是給供應商報流向。收貨庫存組織，收貨倉庫，流向，收貨地址【采購政策】自動生成【執(zhí)行結(jié)果】此時的執(zhí)行結(jié)果中沒有信息，待到貨、入庫后才會體現(xiàn)。例如：【到貨信息】【采購政策】【執(zhí)行結(jié)果】此時的執(zhí)行結(jié)果中沒有信息，待

5、到貨、入庫后才會體現(xiàn)。（3）審核采購訂單。所有內(nèi)容填寫完畢，審核無誤后，單擊【審核】，完成采購訂單制作。1.1.3錄入到貨單 供應商會報給我們供應商發(fā)貨的車號，數(shù)量等信息，這時做【到貨單】。到貨單打印發(fā)給外租倉庫，外租倉庫根據(jù)到貨單信息進行收貨（1）維護到貨單到貨單功能節(jié)點：供應鏈-采購管理-到貨-維護到貨單（2）增加維護到貨單在卡片窗口點擊【業(yè)務類型】-【采購流程】，再點擊【增加】-【采購訂單】，系統(tǒng)將彈出到貨單的詳細信息的輸入窗口，項目輸入完畢后，單擊【保存】按鈕，將新增內(nèi)容保存，如果沒有保存，返回時系統(tǒng)會提示“數(shù)據(jù)已變動，是否確定退出”。(2)1(2)-2此時系統(tǒng)需要選擇上級取數(shù)，即參照

6、具體某個采購訂單的數(shù)據(jù)生成到貨單，打勾后選擇【確定】(2)3 將維據(jù)到貨單的內(nèi)容填寫完整，特別是錄入“車號”等信息。完成后，點擊【審核】錄入采購入庫單 采購入庫單是和到貨單同時錄入，到貨單做完后，做采購入庫單。入庫單會改變現(xiàn)有庫存接存量和可用量。這時外租倉庫一般都還未入庫。（1）采購入庫單采購入庫單功能節(jié)點：供應鏈-庫存管理-入庫業(yè)務-采購入庫（2）增加采購入庫單在卡片窗口點擊【業(yè)務類型】-【采購流程】，再點擊【增加】-【采購到貨】，系統(tǒng)將彈出到貨單的詳細信息的輸入窗口，項目輸入完畢后，單擊【保存】按鈕，將新增內(nèi)容保存，如果沒有保存，返回時系統(tǒng)會提示“數(shù)據(jù)已變動，是否確定退出”（2）-1到貨生

7、成入庫，選擇自定義條件，進行查詢。(2)-2此時系統(tǒng)需要選擇上級取數(shù)，即參照具體某個采購到貨的數(shù)據(jù)生成入庫單，打勾后選擇【確定】注意：此時只能選擇其中一個倉庫的數(shù)據(jù)。（2）-3 此時填寫實際到貨數(shù)量，原則與“到貨單”數(shù)量一致?？梢渣c【自動取數(shù)】自動取數(shù)，也可手動填寫實收數(shù)量。此時“批次號”必須填寫，注意“倉庫”是否正確。（2）-4 所有數(shù)據(jù)確認無誤后，點擊【保存】（2）-5 【保存】后的數(shù)據(jù)，經(jīng)審核后點擊【簽字】采購發(fā)票等收到供應商開的采購發(fā)票后，在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票。（1）采購發(fā)票采購發(fā)票功能節(jié)點：供應鏈-采購管理-采購發(fā)票-維護發(fā)票（2）增加維護發(fā)票在卡片窗口點擊【業(yè)務類型】-【采購流程】

8、，再點擊【增加】-【庫存采購入庫】，系統(tǒng)將彈出到貨單的詳細信息的輸入窗口，項目輸入完畢后，單擊【保存】按鈕，將新增內(nèi)容保存，如果沒有保存，返回時系統(tǒng)會提示“數(shù)據(jù)已變動，是否確定退出”(2)-1(2)-2此時系統(tǒng)需要選擇上級取數(shù)，即參照具體某個采購到貨的數(shù)據(jù)生成入庫單，打勾后選擇【確定】(2)3 手動錄入發(fā)票號，或是由系統(tǒng)自動生成，數(shù)據(jù)無誤后單擊【保存】(2)4 【保存】后，經(jīng)審核無誤后單擊【審核】付款單實際付款后，在系統(tǒng)中錄入【付款單】（1）付款單功能節(jié)點：財務會計-應付管理-日常業(yè)務-單據(jù)處理-單據(jù)管理。（2）雙擊單據(jù)管理，再單擊【查詢】，選擇查詢條件選擇“已保存”狀態(tài)的對應“采購應付單”（

9、3）對于選中的【采購應付單】進行【審核】（4）采購應付單錄入后，進行付款錄入?！靖犊钿浫搿抗δ芄?jié)點：財務會計-應付管理-日常業(yè)務-單據(jù)處理-付款錄入。(5)第一種情況，根據(jù)采購應付單進行付款錄入操作。（付款時供應商的采購發(fā)票已經(jīng)收到，系統(tǒng)中已經(jīng)結(jié)算產(chǎn)生財務應收【采購應付單】）進行條件查詢對符合查詢條件的進行打勾，并確定對選中的【采購應付單】自動產(chǎn)生的【付款錄入】進行【保存】(6)第二種情況，通常的業(yè)務操作中，是先進行付款，后到發(fā)票。系統(tǒng)還未生成財務的采購的應付單，不能參照應付單生成付款單，所以要先進行付款錄入。自制單據(jù)-收付通用流程，主要錄入的內(nèi)容：客商、付款金額，填制完畢后進行保存。采購費用

10、處理1.1.7.1費用發(fā)票當收到采購環(huán)節(jié)中的費用票時，這時候把這些發(fā)票錄入在系統(tǒng)中，方便以后采購成本計算。（1）費用發(fā)票功能節(jié)點：供應鏈-采購管理-采購發(fā)票-維護發(fā)票。（2）在卡片窗口點擊【業(yè)務流程】-【費用發(fā)票】，再點擊【增加】（3）填制【維護發(fā)票】，填入發(fā)票號，供應商，存貨名稱，金額。特別注意：存貨名稱應該選擇【存貨檔案】中的【費用】.2費用結(jié)算費用發(fā)票錄入完成審核之后，需要和采購的入庫單進行結(jié)算，才會分攤到采購成本中去。采購結(jié)算方法如下：（1）費用結(jié)算：供應鏈-采購結(jié)算-結(jié)算-費用結(jié)算。（2）查找對應的【發(fā)票】與【入庫單】進行勾對。單擊【入庫單】進行分攤。1.1.8采購查詢【業(yè)務應付】查

11、詢可通過：供應鏈-采購管理-采購查詢業(yè)務應付查詢【業(yè)務應付】查詢可通過：財務會計-應付管理-帳表查詢-余額表 OR 明細表。2銷售流程2.1跨公司銷售跨公司銷售是指銷售公司本身沒有該商品的庫存，而是從其他公司發(fā)貨給客戶，銷售開票則由銷售公司開出，客戶與銷售公司付款結(jié)算，而銷售公司與發(fā)貨公司內(nèi)部結(jié)算。2.1.1銷售訂單跨公司銷售的銷售訂單是由需求方發(fā)起。流程和賒銷流程相同，在【業(yè)務流程】>【跨公司銷售】>【增加】表頭填寫與其它流程相同，在表體的【收發(fā)貨信息】選擇【發(fā)貨公司】>【發(fā)貨庫存組織】>【發(fā)貨倉庫】，以上三項必填，若不填寫完整發(fā)貨方 將不能看到此單。調(diào)撥訂單調(diào)撥訂單

12、則是由發(fā)貨方根據(jù)對方的請購單來處理業(yè)務【供應鏈】>【內(nèi)部交易】>【調(diào)撥單據(jù)】>【調(diào)撥訂單】>【查詢】獲取所需單據(jù)再來進行處理調(diào)撥出庫單調(diào)撥訂單審核成功后，即可出庫【供應鏈】>【庫存管理】>【出庫業(yè)務】>【調(diào)撥出庫】>【保存】>【簽字】銷售發(fā)票內(nèi)部交易結(jié)算由調(diào)出方操作：【供應鏈】>【內(nèi)部交易】>【內(nèi)部交易結(jié)算】>【內(nèi)部結(jié)算清單】點擊上方【結(jié)算】>【調(diào)出方與調(diào)入方】【調(diào)出方與調(diào)入方結(jié)算】選擇所需單據(jù)，填寫單價（必填）后再確定單據(jù)下方【結(jié)算】按鍵進入清單后直接【審核】再【轉(zhuǎn)財務】 調(diào)出方聯(lián)查結(jié)果：調(diào)入方查詢結(jié)果：收款單3庫

13、存管理3.1 轉(zhuǎn)庫（移庫）*公司所屬貨物從某倉庫轉(zhuǎn)運到另一倉庫，貨物所屬權(quán)未發(fā)生變化，此時選擇轉(zhuǎn)庫（移庫）處理。轉(zhuǎn)庫單（1）轉(zhuǎn)庫單轉(zhuǎn)庫單功能節(jié)點：供應鏈-庫存管理-庫存調(diào)整-轉(zhuǎn)庫。（2）增加轉(zhuǎn)庫單（2）-1點擊【單據(jù)維護】-【增加】，系統(tǒng)將彈出轉(zhuǎn)庫單的詳細信息的輸入窗口，項目輸入完畢后，單擊【保存】按鈕。備注：此時不知道庫存量，可以到【庫存存量查詢】中的【現(xiàn)存量】進行查詢。（2）-2請?zhí)钊搿俺鰩靷}庫”“入庫倉庫”“名稱”“批次號”“數(shù)量”，填制完成后，進行【保存】（2）-3單據(jù)【保存】后，單擊【轉(zhuǎn)出】，跳出窗口如下，單擊【保存&簽字】（2）-3單擊【轉(zhuǎn)入】，跳出窗口如下，單擊【保存&簽字】（2）-4 另一種方法為，直接轉(zhuǎn)出，即出庫、入庫同時生成。其它出庫單需要報損時，制作【其它出庫單】（1）其它出庫單轉(zhuǎn)庫單功能節(jié)點：供應鏈-庫存管理-出庫業(yè)務-其它出庫。（2）增加出庫單（2）-1點擊【增加】-【參照入庫單】，系統(tǒng)將彈其它出庫單的詳