(完整版)會議工作指南與準(zhǔn)備檢查清單

1、會議工作指南與準(zhǔn)備檢查清單1. 出席預(yù)期出席會議總?cè)藬?shù)2. 日期（ 1 ）大多數(shù)會議出席者到店日期（ 2 ）大多數(shù)會議出席者離店日期（ 3 ）未使用客房可銷售日期3. 住宿（ 1 ）大約所需客房數(shù)，按標(biāo)間、大床房、套房分類（ 2 ）會議出席者房價（ 3 ）預(yù)訂確認(rèn)：會議代表、會議負(fù)責(zé)人或協(xié)會秘書長（ 4 ） 預(yù)訂復(fù)印件地送給4. VIP 室（ 1 ）數(shù)量 價格（ 2）服務(wù)時間、小吃、茶水（ 3）服務(wù)人員稱呼、聯(lián)系方式（ 4）是否有小費/服務(wù)費產(chǎn)生5. 客人（ 1 ）是否邀請當(dāng)?shù)孛耍?2）是否提供入場券（ 3）重要嘉賓的交通安排（ 4）關(guān)于發(fā)言的提前溝通（ 5）是否安排歡迎/接待6. 設(shè)施設(shè)備

2、（ 1 ）專門通知是否放在了貴賓席或包廂里（ 2）會議資料是否齊全，分裝好了？（ 3）簽到臺、VIP 休息室、會議出席者、歡迎條幅等指示標(biāo)識（ 4）燈光燈光師、聚光燈、追光燈等（ 5）舞臺大小、規(guī)模、是否需要一次性地毯（ 6）黑板、磁性板、法蘭絨板（ 7）圖表架、黑板/白板、板架（ 8）有照明的講臺、小臺架、演講辭提示器、會議主席用的小木槌、座位劃區(qū)（ 9）會議參加者所需座位是否足夠了（ 10 ）冷 / 熱空調(diào)是否正常（ 11 ）擴音系統(tǒng)是否正常（ 12 ）錄音設(shè)備工作是否正常（ 13 ）麥克風(fēng)的配備數(shù)量和類型是否符合預(yù)訂要求（ 14 ）講壇是否到位？照明燈亮否？（ 15 ）是否有會議主席用的

3、小木槌？席位劃區(qū)否？（ 16 ）講壇上水杯是否到位？（ 17 ）會議出席者所需水杯是否擺放到位（ 18 ）入場處警衛(wèi)是否到位（ 19 ）是否放置煙灰缸和火柴（ 20）是否有投影機、屏幕、架子、現(xiàn)場放映員（ 21 ）演講詞提、示器工作是否正常（ 22）鉛筆、拍紙簿、紙是否到位（ 23）圖表架、黑/白板、板架（ 24）鋼琴、風(fēng)琴是否按要求放置（ 25）告示牌、旗幟是否到位（ 26）燈光設(shè)備是否符合預(yù)訂要求（ 27）花卉植物是否符合預(yù)訂要求（ 28）其他特殊設(shè)備是否按要求到位（ 29）會議廳如果難找的話，樓層是否需放置方向告示牌（ 30）如果會議室更改，是否在明顯之處張貼告示7. 會議A. 1 ）會

4、議召開前的檢查內(nèi)容B. 提供場所樓面布置圖C. 每次分會的正確日期和時間D. 每次分會的分配廳、租金E. 組委會辦公室F. 每次分會的席位數(shù)、席位圖、演講者臺子G. 錯開安排會議、以保人流暢通、電梯不擁擠H. 需要舞臺規(guī)模、大小I. 每個分會所需設(shè)備對照設(shè)備清單檢查J. 其他特殊要求K. 速記是否在場L. 2）臨開會前的檢查內(nèi)容：M. 會議室門是否打開，服務(wù)人員是否到位N. 席位是否按照預(yù)定要求排好O. 電費P. 貨運箱包的儲存保管Q. 場地分隔、背景R. 警衛(wèi)服務(wù)S. 3 ） 會議結(jié)束清場工作T. 撤走會展主辦單位用品U. 檢查是否有遺忘物品8. 展覽信息（如穿插展覽）（ 1 ）展品數(shù)量和樓

5、面布置圖（ 2 ）展出時間（ 3 ）布展時間（ 4 ）撤展日期（ 5 ）展示用場地（ 6 ）各展位參展公司名稱（ 7 ）每日租金（ 8 ）方向告示牌（ 9 ）勞務(wù)費用（ 10 ）電工、木工及美工服務(wù)（ 11 ）電力、蒸汽、煤氣、水、廢水管道（ 12 ）特殊節(jié)慶錄音或現(xiàn)場演奏（ 13 ）演出錄音或現(xiàn)場演奏（ 14）演員或管弦樂隊排練（ 15 ）樂隊或者管弦樂隊是否提供樂譜架（ 16 ）擴音系統(tǒng)、話筒類型、數(shù)量（ 17 ）錄音設(shè)備、操作人員（ 18 ）投影放映設(shè)備、燈光控制操作人員（ 19 ）特定花草植物（ 20 ）鋼琴、風(fēng)琴（ 21 ）留聲機唱片、錄音機和磁帶（ 22 ）印刷服務(wù)（ 23 ）演員

6、化妝間（ 24 ）停車場、修車問題（ 25 ）裝飾布置應(yīng)與消防規(guī)定核對（ 26 ）特殊設(shè)備（ 27 ）關(guān)于額外服務(wù)和總價的協(xié)議（ 28 ）電話（ 29 ）攝影師（ 30 ）速記員（ 31 ）旗幟、國旗、其他國家國旗（ 32 ）無線電廣播和電視播放（ 33 ）閉路電視（ 34 ）實況播送與工程費用9. 簽到（ 1 ）簽到天數(shù)（ 2 ）簽到表、內(nèi)容、數(shù)量（ 3 ） 簽到桌、數(shù)量和尺寸（ 4 ） 填寫表格所需桌子、數(shù)量及尺寸（ 5 ） 椅子（ 6 ） 煙灰缸（ 7 ） 打字機、數(shù)量、類型（ 8 ） 電腦、數(shù)量、類型（ 9 ） 人員展出單位人員或展會工作人員（ 10 ） 水罐、杯子（ 11 ） 照明（

7、 12 ） 布告欄、數(shù)量、大小（ 13 ） 指示牌（ 14） 便條紙、鋼筆、鉛筆、雜物（ 15 ） 現(xiàn)金抽屜、數(shù)量、大?。?16 ） 擴音系統(tǒng)、話筒類型、數(shù)量（ 17 ） 保險箱、數(shù)量、大?。?18 ） 開始簽到前要檢查：A. 簽到工作人員以及對簽到程序的了解B. 文件箱、數(shù)量、大小C. 保險箱D. 接受支票的規(guī)定E. 退款的規(guī)定F. 需要填入簽到卡的信息G. 胸卡信息H. 入場券價格及有關(guān)規(guī)定I. 貴賓與名流的接待J. 個人票的銷售K. 接待臺口廢紙簍L. 應(yīng)急遮蓋物（ 19 ） 在簽到期內(nèi)應(yīng)有人：在簽到臺停止接待后，安排與會者的簽到和住宿執(zhí)行有關(guān)決策在停止接待簽到時，檢查收取錢款是否有誤10. 音樂招待會用錄音或現(xiàn)場演奏宴會用錄音或現(xiàn)場演奏11. 雜項（ 1 ）是否為男士、女士和兒童策劃了有趣的文藝節(jié)目（ 2）嬰兒照看人員（ 3）安排觀光游覽