第十章特殊載體檔案管理

1、第十章 特殊載體檔案管理第一節(jié) 音像檔案管理一、音像檔案與音像檔案工作（一）音像檔案及其特點(diǎn)音像檔案是以音響、圖像等方式記錄信息并輔以文字說明的特殊載體。特點(diǎn)：1.直感性強(qiáng)2.形意結(jié)合3.易復(fù)制性二、照片檔案管理（一）照片檔案的構(gòu)成和種類照片檔案主要有底片、照片及文字說明三部分構(gòu)成。照片檔案從體裁角度可分為：1.新聞?wù)掌瑱n案2.科技照片檔案3.藝術(shù)照片檔案（二）照片檔案的收集1.照片檔案收集工作的內(nèi)容（1）本單位照片檔案的收集（2）撤銷機(jī)關(guān)照片檔案的收集（3）零散的具有保存價(jià)值的照片檔案的收集2.照片檔案的歸檔范圍（1）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。 A.領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本

2、單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。B.本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。C.記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。(2)本單位組織的各種重要會(huì)議（代表會(huì)、工作會(huì)、專題會(huì)、研討會(huì)、董事會(huì)、洽談會(huì)、簽訂合同協(xié)議會(huì)等）的照片。 (3)反映本單位重點(diǎn)工程項(xiàng)目（原貌的奠基儀式、竣工典禮、建筑物外觀以及內(nèi)部的設(shè)施環(huán)境等）和重點(diǎn)科研項(xiàng)目的照片。 (4)反映本地區(qū)人文特色照片。 A.本地區(qū)、人口概貌（舊的街巷、四合院）的照片。 B.城市建設(shè)（改造前后）的照片。 C.名勝古跡和自然風(fēng)光的照片。 D.民間風(fēng)俗的照片。 E.歷史著名人物的照片。 （5）本單位生產(chǎn)的各種

3、名、特、優(yōu)、新產(chǎn)品和老字號(hào)門店特色的照片。 （6）本單位或本系統(tǒng)的勞模、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的照片。 （7）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的照片。（8）本單位榮獲的市級(jí)以上各種榮譽(yù)性實(shí)物，如獎(jiǎng)狀、錦旗、證書等的照片。 （9）其他具有保存價(jià)值的照片 。3.照片檔案的收集七個(gè)“結(jié)合”。（三）照片檔案的整理1.分類底片可以按照制成材料、內(nèi)容、尺寸和年度分類，照片一般按照所反映的專題或內(nèi)容進(jìn)行分類。2.文字說明六要素：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。3.立卷與編目一般按內(nèi)容立卷，每卷不宜超過30個(gè)芯頁。立卷之后應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及案卷目錄。（四）照片檔案的考證與價(jià)值鑒定照片檔案的保管期限，一般

4、劃為長期或永久保存為宜。照片檔案的價(jià)值判定可以考慮如下因素：照片形成年代、反映內(nèi)容、制成材料、技術(shù)質(zhì)量等。（五）照片檔案的保護(hù)1.庫房要求晝夜溫度變化在3，濕度變化在5%。其他還有防火、防塵、防光、防污染等要求。2.裝具要求底片與照片應(yīng)該分開存放。選用標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案冊(cè)和照片底片冊(cè)。（六）照片檔案的提供利用1.借閱與復(fù)制2.舉辦展覽3.咨詢和宣傳4.編輯出版三、錄音、錄像檔案的管理（一）唱片檔案及其管理唱片的維護(hù)方法：1.清洗2.防塵3.防潮4.防熱（二）磁帶錄音、錄像檔案及其管理1.歸檔2.驗(yàn)收3.分類4.編目5.鑒定6.保護(hù)（1）保持適宜的溫濕度（2）磁帶應(yīng)卷繞平整（3）磁帶應(yīng)定期復(fù)制與轉(zhuǎn)繞

5、（4）磁帶要豎放（5）避開磁場(chǎng)第二節(jié) 電子檔案管理一、電子文件與電子檔案隨著信息傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字庫技術(shù)、語音識(shí)別技術(shù)等的迅速發(fā)展，己經(jīng)出現(xiàn)并形成了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化的大趨勢(shì)，檔案館擁有信息資源的形式，己不再只是“紙質(zhì)文獻(xiàn)”，而是更利于采集、儲(chǔ)存、保管、檢索和開發(fā)利用交流的數(shù)字化、虛擬化的電子文獻(xiàn)。所謂電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞的文件。而電子檔案是指經(jīng)過鑒定具有保存價(jià)值的歸檔電子文件。目前電子文件與檔案所采用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。（二）種類1.文本文件2.命令文件3.圖

6、像文件4.數(shù)據(jù)文件（三）特點(diǎn)1. 信息形態(tài)的數(shù)字化、與非人工識(shí)讀性信息形態(tài)的數(shù)字化、與非人工識(shí)讀性2.對(duì)設(shè)備的依賴性對(duì)設(shè)備的依賴性3.信息與載體的可分離性信息與載體的可分離性 4.信息的可變性信息的可變性5.信息存儲(chǔ)的高密度性信息存儲(chǔ)的高密度性6.多種信息媒體的集成性多種信息媒體的集成性 7.載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性8.對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性9.電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性10.電子文件的信息共享性及不安全性電子文件的信息共享性及不安全性二、電子檔案的收集（一）電子檔案的收集方式1.歸檔與接收2.磁盤

7、歸檔與網(wǎng)絡(luò)歸檔（二）歸檔要求1.完整齊全。2.真實(shí)有效。3.整理、編輯、劃分保管期限。4.統(tǒng)一規(guī)定載體形式、質(zhì)量要求。5.防病毒。6.編制說明。7.電子文件與紙質(zhì)文件雙套歸檔。三、電子檔案的整理（一）電子檔案的整理原則1.有機(jī)聯(lián)系原則。2.簡(jiǎn)單性原則。（二）機(jī)關(guān)電子文件的分類步驟：1.將電子文件分為一般文件、科技文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四部分。2.編制分類方案。3.為目錄和文件命名。4.編寫文件目錄系統(tǒng)說明。（三）電子檔案的保管單位實(shí)體形態(tài)保管單位：磁盤和光盤以“盤”為單位；磁帶以“卷”為單位。邏輯形態(tài)保管單位：文件庫中的一個(gè)文件集合。（四）電子檔案文件清單和保管單位清單的編制1.電子檔案文件

8、清單（P189）2.電子檔案保管清單（P190）四、電子檔案鑒定1.內(nèi)容鑒定。2.技術(shù)鑒定：1.可讀性2.介質(zhì)狀況3.無病毒鑒定五、電子檔案的保管1.實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸檔，分庫保管。2.電子檔案一套封存，一套供用。3.按保管單位順序號(hào)排放，標(biāo)簽明確，以便存取。4.禁止來歷不明的非法軟件，以防病毒。5.建立健全電子檔案庫房管理制度。6.日常管理注意操作方法。7.注意溫濕度調(diào)控。8.定期清洗磁帶，保持設(shè)備清潔。9.磁帶要定期倒帶。10.定期檢查，對(duì)受損磁帶及時(shí)修復(fù)。11.正常保存的載體，10年復(fù)制一次。12.建立電子檔案的檢測(cè)及保養(yǎng)卡。六、電子檔案的檢索1.應(yīng)用WINDOWS的資源管理器功能 。2.應(yīng)用EXCEL查詢電子文件 。七、電子檔案的提供利用（一）電子檔案利用的特點(diǎn) 1.具有良好的復(fù)用性。 2.服務(wù)形式多樣化。 3.便于傳輸。 4.依賴性強(qiáng)。（二）注意事項(xiàng)1.電子檔案的封存載體不得外借。2.利用時(shí)使用拷貝件。3.利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。4.未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自復(fù)制電子檔案。5.