文件控制管理制度

1、文件控制管理辦法1、 目的：有效管理公司內(nèi)部文件幾記錄表單等文件編號(hào)具有唯一性、統(tǒng)一性、識(shí)別性、控制性，達(dá)到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2、 適用范圍：適用于公司所有的內(nèi)部管理文件幾外部文件。3、 一級(jí)文件：M質(zhì)量手冊(cè)二級(jí)文件：P程序文件，HHaccp規(guī)范文件三級(jí)文件：W一部門管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程、技術(shù)文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、技術(shù)圖紙等四級(jí)文件：R記錄單、表單其他文件：通知、公告、合同4、 管理職責(zé)：1) 一級(jí)文件和二級(jí)文件的制訂/修改/廢止由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦，行政人事部存檔。2) 三級(jí)文件和四級(jí)文件的制訂/修改/廢止由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦，其中部門管理制度

2、歸行政人事部管控。3) 通知公告類的制訂/修改/廢止由行政人事部負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸行政人事部。4) 合同類文件的制訂/修改/廢止由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，管控權(quán)限歸總經(jīng)辦。5、 文件編碼：1） 新文件的編碼：所有編寫單位需要根據(jù)文件編碼規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)；必須準(zhǔn)確描述文件的內(nèi)容；文件必須有統(tǒng)一、唯一的編碼。2） 一級(jí)和二級(jí)文件的文件編碼：RT/*版本(版本號(hào)無(wú)需在文件名中體現(xiàn))年份如2018流水號(hào)(填寫01/02/03)M/P/H瑞騰公司簡(jiǎn)稱3） 三級(jí)文件的文件編碼：RT/W*版本(版本號(hào)無(wú)需在文件名中體現(xiàn))'年份如2018部門縮寫代號(hào)+流水號(hào)舉例：公司行政人事部2018年編寫的人事管理制度第A/

3、0版本：即RT/W-XZ01-2018部門縮寫，填寫如下:部門采購(gòu)品質(zhì)生產(chǎn)技術(shù)財(cái)務(wù)銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ4）四級(jí)文件的文件編碼：RT/R*一*版本（版本號(hào)無(wú)需在文件名中體現(xiàn)）部門縮寫代號(hào)+流水號(hào)舉例：公司行政人事部的一張員工入職簡(jiǎn)歷表第第A/0版本：即RT/RXZ01部門縮寫，填寫如下:部門采購(gòu)品質(zhì)生產(chǎn)技術(shù)財(cái)務(wù)銷售行政縮寫CGPZSCJSCWXSXZ5） 文件的版本號(hào)：文件的版本號(hào)無(wú)需在問(wèn)題中體現(xiàn)，版本變更以數(shù)字0、1、2順序排列，版本A/0表示第一版，當(dāng)版本變更3次后，若再做版本變更，則原文件編號(hào)為B/0開(kāi)始。6） 頁(yè)數(shù)：以數(shù)字1、2、3順序排列，統(tǒng)一放在頁(yè)面的右下角。7）

4、 文件格式：文件每一頁(yè)必須包括文件名稱、文件編號(hào)、生效日期、版本號(hào)、頁(yè)數(shù)，文件首頁(yè)還必須包括編制、審核、核準(zhǔn)及公司統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。6、 文件編寫、修訂、廢止1） 文件編寫：視實(shí)際需要由公司指定人員或部門負(fù)責(zé)人，以各類文件的標(biāo)準(zhǔn)格式依要求編寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，依職責(zé)規(guī)定上交總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)行及控制（三級(jí)文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）。2） 文件修訂：文件若不適合于現(xiàn)狀，需修改增訂，由提議部門填寫文件修訂、廢止申請(qǐng)表經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后進(jìn)行修改，修改后的文件，依職責(zé)規(guī)定上交總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦發(fā)行及控制（三級(jí)文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）。3） 文件廢止：由提議部門填寫文件

5、修訂、廢止申請(qǐng)表依職責(zé)規(guī)定上報(bào)總經(jīng)辦核準(zhǔn)后，回收各相關(guān)文件交由總經(jīng)辦廢止（三級(jí)文件中部門管理制度交由行政部發(fā)行及控制）；需做保留的，經(jīng)職責(zé)規(guī)定核準(zhǔn)后，在存檔文件上加蓋“保留”章方可保留。7、 文件的發(fā)放回收和標(biāo)識(shí)：1)文件的發(fā)放要求：由相應(yīng)文件管控部門人員依需要填寫文件發(fā)放記錄表，經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，按發(fā)放范圍發(fā)放，文件發(fā)放人和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，文件發(fā)放記錄表標(biāo)明文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、對(duì)象、數(shù)量。發(fā)放修訂版本文件時(shí)應(yīng)將作廢版本回收并記錄在文件發(fā)放記錄表上。2) 文件的標(biāo)識(shí)：發(fā)放文件前必須對(duì)文件狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)包括：文件發(fā)放正版、副本、文件保留、外來(lái)文件發(fā)行。以藍(lán)色標(biāo)識(shí)控制章為有效。8、 文件的存檔管理1) 現(xiàn)場(chǎng)使用的文件必須置于作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，非現(xiàn)場(chǎng)使用的文件及資料由各文件管控部指定專人集中保管，不得放入私人的文件柜內(nèi)。2) 文件的使用部門當(dāng)使用的文件破損、缺頁(yè)、字跡模糊嚴(yán)重影響使用時(shí)，應(yīng)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單，依職責(zé)規(guī)定核準(zhǔn)到管控部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，重新領(lǐng)發(fā)新文件，保管員將破損文件銷毀。9、 與質(zhì)量有關(guān)的文件1) 凡是國(guó)家發(fā)布的與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件及上級(jí)主管部門行業(yè)來(lái)文，有關(guān)政策、法令、法規(guī)，收到后統(tǒng)一移交到總經(jīng)辦。2) 總經(jīng)辦對(duì)收集到的文件進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別其應(yīng)實(shí)施的部門、范圍、保存期限。3) 總經(jīng)辦對(duì)收集到的文件，應(yīng)按文件檔案管理的要求，并分發(fā)各部門。10