文書學(xué)復(fù)習(xí)重要知識點(diǎn)梳理

1、v1.0可編輯可修改文書學(xué)復(fù)習(xí)重要知識點(diǎn)梳理文件、公文、文書的概念及關(guān)系（P4）含義：文件是指社會組織或個人在各項(xiàng)活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄；公文是指社會組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄；文書有兩層含義，一是在清代以前通指文件，二是引申為文書的一種職業(yè)稱謂。關(guān)系：從內(nèi)涵來看，它們在許多情況下通用，具有同一性。文書的主體部分是公務(wù)文書，即公文；公文既包括18種法定公文，也包括機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文，而18種法定公文即通常所指稱的“紅頭文件”。行政機(jī)關(guān)習(xí)慣上將公務(wù)文書稱為“公文”，黨的機(jī)關(guān)則稱“文件”。文件可分為公務(wù)文件（公文）和私人文件兩類。2、公文的特點(diǎn)P7

2、老師的課件：公文作用的策令性；特有的嚴(yán)密程式性；公文撰擬的專任性；嚴(yán)格的時間性；作者與閱者的特定性。書本上要點(diǎn)：由法定的作者制發(fā)；據(jù)有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用；具有規(guī)范的體式和特定的處理程序。3、公文種類（多選題）P9分類目的：對大量的文件進(jìn)行分門別類，以便準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)氖褂妹恳环N文件，把握不同種類文件的撰寫、處理和處置要求，從而提高文件工作的質(zhì)量和效率，加速文件工作規(guī)范和科學(xué)化的進(jìn)程，使其發(fā)揮更大的效益。不同標(biāo)準(zhǔn)的分類方法：從物質(zhì)載體的角度分類1.紙質(zhì)文件2.感光介質(zhì)文件3.磁介質(zhì)文件4.電子文件從內(nèi)容性質(zhì)的角度分類1.規(guī)范類文件2.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文件3.報請類文件4.知照類文件5.契約類文件6.會

3、議文件從涉密程度的角度分類絕密級文件2.機(jī)密級文件3.秘密級文件4.內(nèi)部文件5.限國內(nèi)公開的文件6.對外公開的文件從辦理時限的角度分類1.特急件2.急件3.平件從行文方向的角度分類1.上行文2.平行文3.下行文從機(jī)關(guān)授受公文的角度分類1.發(fā)文2.收文4、文中及其選用規(guī)則P12如何正確選用文種的規(guī)則：據(jù)發(fā)文目的選擇；據(jù)行文關(guān)系選擇；據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限選擇；據(jù)國家有關(guān)規(guī)定而選擇。通用文種及其用途（五類）規(guī)范類文件：條例、規(guī)定、辦法領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文件：命令、決定、批復(fù)報請類文件：議案、報告、請示知照類文件：公告、通稿、通知、通報、公函會議文件：會議紀(jì)要此外，還有如意見等文種上述五類按行文關(guān)系可分為：上行文

4、種：請示、報告、意見、議案下行文種：批復(fù)（批示）、指示、決定、決議、通知、通報、會議紀(jì)要、意見平行文種：函、意見（具平行行文功能）公布類文種：公告、通告、公報5、公文的稿本P16草稿；定稿；正本（還有試行本、暫行本、修訂本三種特殊形式）；副本；不同文字的稿本6、電子文件P17概念：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件的主要種類從信息表現(xiàn)形式和存儲格式的角度來看，對電子文件可作如下劃分：文本文件（Text）、圖形文件（Graphic）、圖像文件（Image）、影像文件（Video）、聲音文

5、件（Audio）、多媒體文件（Multimedia）、超文本文件（Hypertext）、程序文件（Program、數(shù)據(jù)文件（data）等。電子文件的技術(shù)特性編碼形式特性1.非人工識讀性2.對系統(tǒng)的依賴性3.多媒體集成性4.信息的集散性5.信息的易更改性（二）載體特性1.信息的可轉(zhuǎn)載性2.載體的不穩(wěn)定性173v1.0可編輯可修改電子文件的管理目標(biāo)：真實(shí)性、完整性、可讀性、效率提高、方便使用（課件）電子文件的著錄：通過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及結(jié)果。7、文件生命周期理論P(yáng)20文件生命周期是指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或因具有

6、長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。一、文件生命周期理論基本內(nèi)容關(guān)于文件生命階段的劃分：較權(quán)威的是現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三階段式劃分法；建立文件周期理論的依據(jù)：主要依據(jù)是文件價值形態(tài)及其有規(guī)律的轉(zhuǎn)化；核心內(nèi)容可歸納為三要點(diǎn)：文件從形成到最后處置是一個完整的運(yùn)動過程；價值形態(tài)的變化使這一過程可劃分為若干階段；不同階段的文件和各要素之間存在著內(nèi)在對應(yīng)關(guān)系。二、文件連續(xù)體理論形成背景：信息技術(shù)革命的影響，電子文件對紙質(zhì)文件的沖擊，引起了人們對電子文件的生命周期的概念、階段劃分、各階段對應(yīng)關(guān)系的重新理解與思考。主要內(nèi)容：四個坐標(biāo)軸：保管形式軸；價值表現(xiàn)軸；業(yè)務(wù)活動軸；形成者軸。（多選）文件連續(xù)

7、體實(shí)質(zhì)：是對文件生命周期理論的修正和補(bǔ)充，而非變革和突破。（詳見P30）三、對文件管理的啟示文件生命周期理論表明，從文件階段到檔案階段是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動過程，必須把從文件到檔案的管理看作一個系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來控制各有特點(diǎn)但卻始終相互關(guān)聯(lián)和前后銜接的整體過程。電子文件的產(chǎn)生和連續(xù)體理論的出現(xiàn)又提出了前端控制、全程控制等思想體系和方法。8、文件工作的涵義和任務(wù)P43一般而言，文件工作是指應(yīng)機(jī)構(gòu)開展各類業(yè)務(wù)活動的需要，醞釀生成文件直至辦理完畢可以有效管理的全部活動，包括文件的撰制、傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理編目、檢索查閱、歸檔保存等項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。文件工作的任務(wù)，即文件工作所應(yīng)

8、擔(dān)負(fù)的職責(zé)和使命，它是文件工作的性質(zhì)和作用的具體33v1.0可編輯可修改體現(xiàn)。具體表現(xiàn)為發(fā)文處理；收文處理；文件處理過程中的管理活動；辦畢公文的處置；文件的保管、借閱工作；文件的組織和有效控制等。9、古代文件工作制度要點(diǎn)（術(shù)語解釋）P35用印制度。始于春秋后期，到戰(zhàn)國時期已形成一種制度，要求各國相互往來的文件均要用印，一是表示權(quán)威，二是作為憑證。貼黃制度。貼黃，也稱押黃，是唐代首創(chuàng)的公文改錯制度。唐代的效書用黃紙書寫，當(dāng)公文有錯誤需要改正時，使用同樣的黃紙，覆蓋住有錯誤的地方。引黃制度。宋朝規(guī)定百官上報的奏章要將其內(nèi)容要點(diǎn)、日期、理由書于封面或者文首，這一制度稱為引黃制度。引黃制度的實(shí)行，極大

9、地提高了文件處理的效率。票擬制度。亦稱條旨制度，始于明代。即在向皇帝呈送公文時，必須在公文上面簽押紙條，寫出處理意見，以供皇帝審批。后來有所變化，凡呈皇帝的奏章，都由專職官員用紅筆批出，然后呈皇帝閱讀?？焙现贫?。文件加蓋印信，分為兩半，當(dāng)事者各執(zhí)一半，查驗(yàn)騎縫半印，作為憑證。10、文件工作的發(fā)展趨勢P41、P241發(fā)展趨勢可歸納為三點(diǎn)：標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化以及文檔一體化管理一、標(biāo)準(zhǔn)化。文件工作的標(biāo)準(zhǔn)化是指對文件工作中反復(fù)使用的概念、循環(huán)往復(fù)的處理程序及其它規(guī)律性的管理活動，通過制定、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)獲得文件工作的最佳效能的活動過程。動因：文件工作標(biāo)準(zhǔn)化是文件工作現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)；是實(shí)現(xiàn)文件工作科學(xué)管理的重

10、要手段；是提高文件工作質(zhì)量及效率的內(nèi)在要求。體現(xiàn)：簡化原理：種類的簡化、格式的簡化、工作環(huán)節(jié)的簡化、發(fā)文數(shù)量的簡化；統(tǒng)一原理：概念的統(tǒng)一、格式的統(tǒng)一、管理制度的統(tǒng)一、載體和設(shè)備用具的統(tǒng)一；協(xié)調(diào)原理:標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部要素的協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)、文件工作和文獻(xiàn)工作等相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)；優(yōu)化原理：確定目標(biāo)、明確限制條件、分析和決策。二、現(xiàn)代化。文件工作現(xiàn)代化是指將處于領(lǐng)先地位的科學(xué)管理方法和技術(shù)手段運(yùn)用于文件工作，使文件工作達(dá)到先進(jìn)的科學(xué)管理水平。動因：外在動力一信息技術(shù)革命；內(nèi)在需求一提高文件工作效能；是文檔一體化的必要條件。體現(xiàn)：管理機(jī)制現(xiàn)代化；技術(shù)設(shè)備現(xiàn)代化；人員素質(zhì)現(xiàn)代化。三、文檔一體化。文件、

11、檔案一體化管理，常簡稱為“文檔一體化”。動因：文件工作與檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系要求實(shí)行文檔一體化有效管理電子文件的前提是實(shí)現(xiàn)文檔一體化表現(xiàn)：文件、檔案生成控制一體化；文件、檔案管理流程一體化；文件、檔案信息利用一體化。國外重要思想：前端控制一指對電子文件的管理應(yīng)在文件形成之前便對文件的形成直至檔案管理的整個過程予以通盤規(guī)劃，把預(yù)先可能設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。全程管理一是根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存的整個生命周期進(jìn)行全程的管理。11、文件工作組織形式P47是指在社會組織內(nèi)部圍繞文件工作的活動程序，確定各部門之間的分工、組

12、合的形式。其實(shí)質(zhì)是文件工作機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)問題，對整個文件工作的管理與控制具有重要影響。文件工作組織形式的類別（選擇或判定，詳見P48）集中型分散型（集中、分散）復(fù)合型分級型文件工作的組織機(jī)構(gòu)與作用機(jī)制文件工作的組織機(jī)構(gòu)，由主體機(jī)構(gòu)（發(fā)文、收文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子）和有關(guān)輔佐班子構(gòu)成。文件工作組織形式的變化傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，文件信息的最終形態(tài)主要表現(xiàn)為紙介質(zhì)，信息載體和信息內(nèi)容是個不可分割的復(fù)合體，同一份文件在同一時間往往只能單向線性地運(yùn)行，難以實(shí)現(xiàn)信息共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文件工作形式的出現(xiàn)，使得其組織形式向下列方式轉(zhuǎn)變：雙向互動式；多點(diǎn)分布式；數(shù)據(jù)庫方式；網(wǎng)絡(luò)發(fā)布方式。（詳見P51）12、文件工作的規(guī)則P71-7

13、4文件工作具有全程管理、全員參與的特點(diǎn)，對標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求很高，必須遵從相應(yīng)規(guī)則，才能保證各方面協(xié)同工作。文件工作規(guī)則具有層次性，包括適用于全部文件工作的基本原則，以及針對某些文件處理環(huán)節(jié)的具體規(guī)則（如行文規(guī)則）。精簡原則、基本原則準(zhǔn)確原則（質(zhì)量原則）及時原則（效能原則）安全原則二、行文規(guī)則（案例分析題目）遵守行文規(guī)則的必要性，做到遵守行為規(guī)則，方可做到：有效控制行文方向，保證文件傳遞的準(zhǔn)確、快捷；有效的控制行文方式，維護(hù)正常的工作秩序和運(yùn)作效率；有效控制行文數(shù)量，合理精簡文件、簡化手續(xù)，反對文牘主義。行文規(guī)則的主要內(nèi)容：（含義的理解）根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系確立行文方向；選擇適宜的行文方式，

14、一般不得越級行文；正確選擇主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)；堅(jiān)持黨政分開的原則；聯(lián)合行文時作者應(yīng)是同級機(jī)關(guān)，并在行文前就有關(guān)問題協(xié)商一致；嚴(yán)格控制文件數(shù)量，簡化行文手續(xù)。13、公文處理程序的特點(diǎn)P238規(guī)范性有序性“雙軌制”非線性“雙軌制”：是指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。即在文件進(jìn)入運(yùn)行程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，文件人員等要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理，“雙軌制”也導(dǎo)致了“雙套制”歸檔。14、公文處理流程重組P244公文處理流程重組是指以文件、檔案一體化管理理念為先導(dǎo)，打破文件工作、檔案工作互相分家的局面，對原有的文件管理流程和檔案管理流程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，重新設(shè)置合理的

15、工作流程，旨在簡化重復(fù)環(huán)節(jié)、提高效率、滿足電子文件的全程管理需求。一、流程重組的必要性公文處理程序缺乏規(guī)劃或設(shè)計不當(dāng)，已經(jīng)成為電子文件難以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中正常運(yùn)轉(zhuǎn)的瓶頸，電子系統(tǒng)中的文件、檔案一體化管理也就無從實(shí)現(xiàn)。因此，必須加強(qiáng)對公文處理程序的科學(xué)規(guī)劃和有效控制，在完善紙質(zhì)公文處理程序的基礎(chǔ)上充分考慮電子文件的形成規(guī)律和運(yùn)轉(zhuǎn)特點(diǎn)，重新考慮電子公文處理程序的重組問題，優(yōu)化處理流程，以便和電子文件管理系統(tǒng)有效銜接。二、流程重組的方式環(huán)節(jié)前置：提前并實(shí)時歸檔；提前鑒定、并與鑒別同步；提前著錄。環(huán)節(jié)后延：歸檔、鑒定、著錄等在提前時也需延后。環(huán)節(jié)疊交：各環(huán)節(jié)可能同時進(jìn)行，如鑒定、著錄、歸檔可同時在文件形成

16、之際進(jìn)行。三、流程重組在系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)文件生命周期理論啟示人們在軟件設(shè)計上應(yīng)充分體現(xiàn)全程管理和一體化管理的理念，文檔一體化是電子時代文件管理工作的必然發(fā)展趨勢，文件管理軟件的設(shè)計不應(yīng)僅僅局限于文件的現(xiàn)行處理階段，而是應(yīng)基于文件生命周期，全面考慮從文件管理到檔案管理的系統(tǒng)功能需求。表現(xiàn)在：一、在電子文件管理平臺上，一體化與全程管理的理念應(yīng)體現(xiàn)的更加徹底；二、管理軟件應(yīng)突破輔助管理的地位。15、收文處理程序P250接收、登記一、接收接收是收取并對外機(jī)關(guān)發(fā)送來的文件從內(nèi)容到形式進(jìn)行全面的檢查和核對，確保接收的信息是對開展本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)和管理活動有用的文件信息。（一）接收工作的步驟與方法在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的接收

17、過程中，通常分兩次完成文件的接收工作，即外收發(fā)和內(nèi)收發(fā)。（二）接收工作的主要內(nèi)容及作用（作用：信息、辦事、辦文）1.對來文進(jìn)行安全性檢查2.篩選、鑒別信息3.確認(rèn)收文情況二、登記收文登記，指收到來文后，文件工作人員對文件進(jìn)行分門別類的登錄活動。審核、分發(fā)一、審核收文審核，指按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范對收文進(jìn)行檢查核實(shí)的活動。通過審核，剔出無效和無用文件，保證內(nèi)容和格式符合要求的文件進(jìn)入收文辦理流程，提高收文辦理的時效性和有效性。審核內(nèi)容包括：上級、平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)來文，要檢查其是否屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)應(yīng)辦理的文件；對下級機(jī)關(guān)來文除了審核是否屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)內(nèi)的文件外，還要審核其行文規(guī)則、是否符合國家法

18、律法規(guī)及其他規(guī)定、涉及其它部門等事項(xiàng)是否業(yè)經(jīng)會商和會簽、文種格式及文種是否規(guī)范。二、分發(fā)即按照機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)分工和來文的內(nèi)容和要求，將其分送到各主管部門予以辦理的活動。分發(fā)工作的目的在于根據(jù)職能分工，實(shí)現(xiàn)文件的分工處理，實(shí)現(xiàn)行文目的。金發(fā)要求：分門別類處理;預(yù)先建立文件分發(fā)系統(tǒng)。分發(fā)原則：領(lǐng)導(dǎo)親收文件應(yīng)有文件工作人員按照收文處理程序有序運(yùn)轉(zhuǎn)；業(yè)務(wù)性文件按業(yè)務(wù)分工徑送各業(yè)務(wù)部門；綜合性文件徑送綜合辦公部門；只需閱知的文件直接組織傳閱；對需要辦理而無明確辦理部門、辦法、措施的文件，應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)人或綜合部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行擬辦或擬辦后，再行分發(fā)。辦理、傳閱根據(jù)處理文件的不同方式，可以將一個機(jī)構(gòu)的U文分為兩大

19、類：辦理件（辦件）和閱知件（閱件）。辦理件，指需要由具體的業(yè)務(wù)部門或人員通過一定方式貫徹實(shí)施信息內(nèi)容的文件；閱知件，指需要機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)人員閱讀了解信息內(nèi)容的文件。一、擬辦指由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員對需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀性活動。（一）擬辦的作用：領(lǐng)導(dǎo)人角度（參考價值）；擬辦人角度（職責(zé)、服務(wù)）。（二）擬辦的范圍（三）擬辦的要求：擬辦人員素質(zhì)要求；擬辦活動的要求；擬辦意見撰寫要求。二、批辦是指由機(jī)構(gòu)或部門領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出最終處理意見的決策性活動。（一）作用：行使職權(quán)、履行職責(zé)的重要手段；了解相關(guān)情況的途徑；提高辦文質(zhì)量。（二）范圍（三）要

20、求：堅(jiān)持集中與分散相統(tǒng)一的批辦原則；靈活處理批辦順序；規(guī)范撰寫批辦意見；三、承辦是指通過對公文的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦理（或回復(fù)），而使公文內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題得以處理和解決的活動。（一）作用1 .承辦是收文辦理工作的重要環(huán)節(jié)2.承辦工作是檢驗(yàn)批辦意見是否正確的惟一途徑（二）范圍通常需承辦的公文有：上級機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)的指示，有的需向下傳達(dá)貫徹，有的在本機(jī)關(guān)內(nèi)部執(zhí)行；上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文；來自下級機(jī)關(guān)的請示以及重要的報告；平行機(jī)關(guān)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)要求協(xié)作的函電、合同等；人大代表的議案、建議和政協(xié)委員的提案。（三）要求1.確認(rèn)承辦責(zé)任2.處理好承辦原則性和靈活性的關(guān)系3.維護(hù)文件的時效

21、性四、組織傳閱閱知類文件通常是由一個機(jī)構(gòu)的綜合辦公機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)處理。（一）組織傳閱的作用1 .為領(lǐng)導(dǎo)決策和有關(guān)管理人員執(zhí)行決策提供重要的信息支持2 .有效控制機(jī)構(gòu)中文件信息的流動方向和速度（二）組織傳閱的方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件信息的可轉(zhuǎn)載性、共享性等特點(diǎn)為高效地組織傳閱提供了紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)勢。（三）傳閱的要求1.準(zhǔn)確篩選閱件2.合理安排閱文順序3.保證閱件的安全4.科學(xué)組織文件傳閱16、發(fā)文處理程序P271醞釀、草擬醞釀和草擬是發(fā)文流程中的基礎(chǔ)或起始性工作。醞釀文稿又是草擬文稿的基礎(chǔ)，醞釀充分、成熟，是草擬出邏輯嚴(yán)密、語言流暢的文稿的前提。由于醞釀和草擬各自的原則與內(nèi)容有所不同，在

22、處理方法上也會呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。一、醞釀指文稿撰寫者根據(jù)寫作目標(biāo)和意圖，廣泛收集、閱讀、選擇材料，設(shè)計表達(dá)文稿主旨的一系列思維活動的過程。一般步驟：首先，準(zhǔn)確解讀領(lǐng)導(dǎo)交辦寫作任務(wù)的意圖；其次，在收集閱讀材料的過程中醞釀結(jié)構(gòu)；第三，采用各種思維方法設(shè)計文稿框架。二、草擬是按照構(gòu)思或者寫作提綱撰寫文件草稿的活動。如果說醞釀還是一個思維活動過程的話，那么，草擬文稿就是寫作活動的第一個具體行動環(huán)節(jié)。（一）草擬文稿的要求1 .撰寫者應(yīng)站在發(fā)文機(jī)關(guān)的立場，從法定作者的角度起草文稿2 .按照構(gòu)思或?qū)懽魈峋V撰擬文稿（二）草擬文稿的注意事項(xiàng)1.體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，依法制文2.反映現(xiàn)實(shí)工作需要和實(shí)際情況3.符合文件寫作

23、規(guī)范4.樹立時間觀念，及時成文審核、簽發(fā)草擬而成的文稿仍然是草稿，還不是一份具有法定效用的正式文件。文稿是否符合行文的目的和要求，是否真正體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是否滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要，還必須經(jīng)過有關(guān)部門或人員的審核和簽發(fā)，以確認(rèn)文件的規(guī)范性和合法性，保證行文目的的順利實(shí)現(xiàn)。一、審核又稱核稿，指由機(jī)構(gòu)綜合辦公部門對文稿質(zhì)量進(jìn)行全面系統(tǒng)地檢查、修正的活動。通常由機(jī)構(gòu)綜合辦公部門的負(fù)責(zé)人或?qū)Ｂ毢烁迦私y(tǒng)籌組織或負(fù)責(zé)公文的審核工作。（一）審核的主要內(nèi)容1.明確是否有發(fā)文的必要2.確定文稿內(nèi)容是否符合要求3.核查文稿文面是否符合規(guī)范4.檢查文稿是否符合行文規(guī)則（二）審核文稿的方法一般情況下，除綜合辦公部門的秘

24、書負(fù)責(zé)綜合性文稿的撰寫工作外，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自行擬稿，之后轉(zhuǎn)送部門負(fù)責(zé)人核稿。P278二、簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行核查并簽注意見的活動。簽發(fā)工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)、履行職責(zé)的重要手段，是對核查無誤的文稿賦予法定效用的必要環(huán)節(jié)。簽發(fā)的作用1.再次全面核查文稿2.正式賦予文件法定效用3.為印制正式文本提供依據(jù)（二）簽發(fā)的種類1.正簽2.代簽3.核簽4.會簽（三）簽發(fā)的原則第一，以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的文件，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中內(nèi)容重要或涉及面廣的文件由正職領(lǐng)導(dǎo)人或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，部分文件也可由機(jī)關(guān)辦公廳（室）秘書長或主任根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)代簽。第二，以機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文

25、時由部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，重要文件也可由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核簽。第三，會議討論通過的決議、會議紀(jì)要等，由會議主持人簽發(fā)。第四，聯(lián)合行文時應(yīng)先由主辦單位簽發(fā)，后由各協(xié)辦單位簽發(fā)，并實(shí)行“對等”簽發(fā)，即主辦單位由哪一級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他協(xié)辦單位也由相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)會簽。（四）簽發(fā)的要求1.正確選用簽發(fā)類型，明確簽發(fā)責(zé)任2.堅(jiān)持先核稿后簽發(fā)，有助于經(jīng)濟(jì)、高效地制發(fā)公文3.保證簽發(fā)的有效性與合法性4.規(guī)范簽發(fā)意見的位置復(fù)核、校對國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：發(fā)文審核應(yīng)分兩次進(jìn)行，目的在于確保發(fā)文質(zhì)量。經(jīng)過復(fù)核、校對確認(rèn)無誤后，方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)。一、復(fù)核指由文秘部門對制作文件正本之前對文件定稿及其生成過程再次進(jìn)行核查。是對文

26、件質(zhì)量全程控制的重要環(huán)節(jié)，可以避免文件在印制中或印制后，甚至發(fā)出后出現(xiàn)問題。內(nèi)容1.檢查審核簽發(fā)手續(xù)是否完備；2.檢查文件管理信息是否正確；3.檢查附件材料是否齊全；4.檢查格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。二、校對校對，指以定稿和規(guī)范格式為基準(zhǔn)，對排版后的印版校樣所做的全面核對檢查，旨在發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保文件質(zhì)量的活動。內(nèi)容1.校正與定稿不符的各種字符2.校正與定稿不符的語句、行段3.校正標(biāo)點(diǎn)符號、公式、圖表方面的錯漏4.糾正排版格式方面的差錯方法1.對校法2.折校法3.讀校法用印、登記印章，代表一個機(jī)關(guān)的權(quán)力，是文件生效的標(biāo)志。用?。ɑ蚝炇穑┑哪康氖琴x予文件法律效力，保障文件的真實(shí)性和憑證性。用印

27、或簽署后，文件不能直接發(fā)出，還需履行登記手續(xù)等。一、用印用印，指為了表明對文件承擔(dān)法律責(zé)任和對文件法律效力的認(rèn)可，由發(fā)文機(jī)關(guān)在文件上加蓋機(jī)關(guān)印章的活動。（一）用印的原則為了順利實(shí)現(xiàn)發(fā)文的目的、保障文件的效用，用印時，應(yīng)遵循分層、分職用印的原則，以保證用印的規(guī)范性和有效性。（二）用印的方法根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的情況不同，印章應(yīng)加蓋在文件的不同位置。以國家行政機(jī)關(guān)為例，一般文件的用印位置在正文后的落款處，聯(lián)合下行文每個機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章，聯(lián)合上行文，只需加蓋主辦單位的印章即可。（三）用印的要求1.指定專人保管2.監(jiān)管用印過程3.印跡必須端正、清晰、完整二、登記發(fā)文登記，指將擬發(fā)出的文件正本中的信息和發(fā)送對象

28、、發(fā)送范圍等情況登錄在案的活動。發(fā)出、公布為了有效傳遞信息，文件的正本通常要借助于一定的傳遞方式發(fā)送到收文機(jī)關(guān)，或者通過一定的渠道向一定范圍公布，這是文件真正發(fā)揮現(xiàn)行執(zhí)行效用的重要途徑。一、發(fā)出發(fā)出，指通過一定的方式將文件信息傳遞給受文者的活動。文件發(fā)送的方式要保證文件信息能夠經(jīng)濟(jì)、高效的傳送。二、公布在OA平臺上的文件公布子系統(tǒng)一般都應(yīng)該具有如下功能：系統(tǒng)將自動發(fā)送郵件通知有關(guān)人員并將本文件相關(guān)工作執(zhí)行情況反饋回來；文件發(fā)布與查閱的每一項(xiàng)操作，系統(tǒng)在工作日志管理中均有詳細(xì)的記錄，在文件發(fā)布系統(tǒng)中，針對非公布性文件，應(yīng)嚴(yán)格控制文件的閱讀權(quán)限，除單位規(guī)定的特權(quán)用戶和允許的人員外，其他人不能閱讀文

29、件內(nèi)容。17、辦畢公文的處置P294辦畢公文的去與留辦畢公文處置的目的是將真正有保存價值的公文留存下來，使之最大限度地滿足人們的利用需要。一、辦畢公文去與留的依據(jù)在一個特定的機(jī)構(gòu)中，判斷一份公文去留主要取決于公文的保存價值。公文是否具有保存價值是通過公文的內(nèi)容、形式、形成者、公文對本機(jī)關(guān)的憑證價值和對社會長遠(yuǎn)的參考價值等多方面因素決定的。二、辦畢公文的處置方法按照有關(guān)公文處置的要求以及公文自身的保存價值，對一個機(jī)構(gòu)的公文來說，通?？梢圆扇∷姆N不同的處置方法：整理歸檔、銷毀、清退和暫存。（一）整理歸檔公文整理，指文件人員將已經(jīng)辦理完畢、具有查考利用價值的公文材料，按照一定的原則和方法組成有機(jī)聯(lián)系

30、的組合體的過程。（二）銷毀公文的銷毀，是指經(jīng)鑒定確認(rèn)已不具備留存價值的公文材料，采取妥善的方法予以刪除信息或毀滅記載公文信息的載體。（三）清退公文的清退，指按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦結(jié)公文退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或指定機(jī)關(guān)。（四）暫存公文的暫存，指對既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫時不宜銷毀的公文，暫時留存一定時間以備查用、再作處置。歸檔文件的整理方法在OA環(huán)境下，歸檔文件整理立卷是指借助于計算機(jī)，通過人機(jī)合作將公文進(jìn)行有序化整理的過程，旨在方便公文的保管和利用。、分類方法分年度；分組織機(jī)構(gòu)；分問題；分保管期限二、分類方案在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述分類方法，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要職能、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分布、文件形成的數(shù)量等情

31、況，編制本單位的全部文件的分類方案。分類方案作為預(yù)先編制的立卷?xiàng)l目，是保持一個機(jī)關(guān)內(nèi)文件整理立卷的連續(xù)性、穩(wěn)定性和客觀性的重要指南。三、整理程序根據(jù)上述分類方法或分類方案，將整個機(jī)關(guān)文件或者立卷部門的文件劃分到適宜數(shù)量的屬類、小類，然后在分類層次的最低一層小類文件中找出這一小類文件在作者、內(nèi)容、時間、地區(qū)、通訊者、文種等方面具有的共同特點(diǎn)，將具有共同特點(diǎn)的文件集合成案卷。（一）預(yù)立案卷（二）登錄卷內(nèi)文件（三）定卷與修改立卷改革隨著各類機(jī)構(gòu)辦公自動化程度的提高，如何改革文書立卷歸檔工作，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代無紙化的辦公要求，各地都在進(jìn)行著各種形式的改革，主要目的是要適應(yīng)文檔一體化的需要，從根本上減輕整

32、理人員的勞動強(qiáng)度，提高工作效率。一、歸檔文件整理規(guī)則（一）裝訂（二）分類（三）排列（四）編號（五）編目六）裝盒二、計算機(jī)輔助立卷法計算機(jī)輔助立卷，可以實(shí)行公文條目或全文式管理，并能自動生成歸檔文件目錄、分類目錄及專題目錄等，更便于通過多種途經(jīng)、多種方式對文件、檔案進(jìn)行全方位檢索。三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法“三位一體立卷法”是在對收文進(jìn)行登記時，提前進(jìn)行立卷和著錄工作，并將三個環(huán)節(jié)合并成一個程序，實(shí)現(xiàn)登記、立卷、著錄三個獨(dú)立的環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，使過去公文登記、立卷、著錄三項(xiàng)工作中繁瑣、重復(fù)的環(huán)節(jié)和項(xiàng)目得以簡化，減少工作量，提高工作效率。18、公文格式改錯：主題詞、標(biāo)題擬法、主送抄送機(jī)關(guān)、印章

33、管理、發(fā)文字號等（課件）附件部分：一、課后習(xí)題1 .什么是文件2 .文件、文書、公文的區(qū)別與聯(lián)系是什么。3 .公文具有哪些不同于其他信息形式的特點(diǎn)與功能4 .文件分類的目的與主要類別。5 .正確選用文種的依據(jù)是什么7 .公文有哪些稿本形式不同稿本有何聯(lián)系與區(qū)別8 .什么是電子文件電子文件有哪些不同于紙質(zhì)文件的技術(shù)特性9 .電子文件的主要種類包括哪些10 .如何理解文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論11 .文件生命周期理論對文件管理有哪些啟示12 .如何運(yùn)用文件生命周期理論指導(dǎo)文件工作如何理解文件工作的涵義和任務(wù)2 .文件工作具有哪些性質(zhì)和特點(diǎn)3 .文件工作包括哪些內(nèi)容4 .如何做好文件工作的組織

34、工作5 .如何做好文件工作的協(xié)調(diào)工作6 .如何制定文件工作制度7 .如何理解行文規(guī)則下面的做法是否符合行文規(guī)則，請闡述理由并說明正確做法：（1）某縣政府?dāng)M發(fā)一份重要文件，恰逢縣長外出開會，縣政府辦公室主任考慮到這份發(fā)文的重要性與緊迫性，于是請縣委書記代簽。（2）某單位為節(jié)省人力、物力和財力，提高工作效率，規(guī)定凡當(dāng)天發(fā)往同一機(jī)關(guān)的所有公文均應(yīng)合并裝封，一并發(fā)出。（3）為做好軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部的安置工作，某市人民政府與該市人事局共同制發(fā)通知。8 .文件工作機(jī)構(gòu)在現(xiàn)代辦公環(huán)境下有哪些突出的變化9 .現(xiàn)代辦公環(huán)境下文件工作的組織形式有哪些變化10 .現(xiàn)代辦公環(huán)境中文件工作機(jī)構(gòu)設(shè)置的變化11 .現(xiàn)代辦公環(huán)境對文件工作人員提出了怎樣的素質(zhì)要求1 .什么是公文處理程序2 .公文處理程序包括哪些工作內(nèi)容3 .公文處理程序具有哪些特點(diǎn)4 .如何理解OA環(huán)境中的“雙軌制”5 .如何理解OA環(huán)境中的文件、檔案一體化管理6 .如何理解文件、檔案一體化管理理念對傳統(tǒng)公文處理程序的沖擊7 .為何以及如何實(shí)現(xiàn)公文處理流程的重組1. OA環(huán)境下在接收文件的過程中應(yīng)注意哪些問題2 .如何保證收文辦理中領(lǐng)導(dǎo)批示意見的真實(shí)性3 .在OA系統(tǒng)中怎樣做好公文的流轉(zhuǎn)工作4 .如何做好公文的傳閱工作5 .催辦和注辦的目的是什么1 .草擬公文應(yīng)注意哪些問題2 .為了保證公文的準(zhǔn)確性和有效性，應(yīng)從哪些方