醫(yī)療儀器設備檔案的建立與管理機制的探討

1、1引言現(xiàn)代化的醫(yī)院離不開先進的醫(yī)療儀器設備,現(xiàn)代化醫(yī)療儀器設備是醫(yī)院重要組成部分,是高、精、新、尖技術(微電子技術、微型裝置技術、電磁核物理及超聲技由表2中可以地看出,年平均費用最低的是67.36萬元,故最佳更換期是第七年。表中前六年的平均運行費用為15.7萬元,而第七八兩年的平均運行費用為33.25萬元,最后兩年費用有了明顯增加。實際上醫(yī)療設備超期使用,除運行費用增加外,其正常運行時間減少,效率一般都要降低,且診斷或治療質量也會下降,從而進一步影響使用單位的醫(yī)療水平。(收稿日期:2005-08-23(上接13頁新期。以下是某醫(yī)療機構購置價值388萬元的CT 機,以8年實際發(fā)生費用為例,計算經

2、濟使用年限。折舊費計算方法:采用“雙倍余額倍減法”計算,即年折舊率=1/7(預計使用年限2100%;第一年折舊額=原值年折舊率28.57%,其余年份折舊額=現(xiàn)值(原值-上1年折舊額28.57%;第八年的現(xiàn)值為殘值。見表1(單位:萬元。表1表2醫(yī)療儀器設備檔案的建立與管理機制的探討on Est abl i shm entA nd M anagem entofM edi calEqui pm ent sand Equi pm ent sFi l es陳郁韓(南通大學附屬醫(yī)院,江蘇南通226001文章編號1672-8270(200512-14-03中圖分類號R197文獻標識碼B 【摘要】醫(yī)療儀器設備

3、檔案內容繁多,涉及面廣,通過合理編配醫(yī)療儀器設備檔案管理人員,健全醫(yī)療儀器設備檔案,制定完善的醫(yī)療儀器設備檔案管理制度,充分發(fā)揮計算機智能化管理的優(yōu)勢,從而提高醫(yī)療儀器設備的完好率、使用率,創(chuàng)造出更高的經濟效益和社會效益。【關鍵詞】醫(yī)療儀器設備;檔案;管理;智能化A bs t ract :I n vi ew of com pl i cat ed cont ent s and ext ens i ve i nvol vem ent of m edi cal i ns t r um ent sequi pm ent sf i l e,wed equi p t he m anagem ent per

4、 s onnel s pr oper l y,com pl et e t he f i l es ,es t abl i s h s ound m anagem ent s ys t em and t ake f ul l advant age of com put er i z at i on,s o t hat we can s ucceed i n r ai s i ng t he appl i cat i on r at e of t he m edi cal i ns t r um ent s and equi pm ent s ,and t hen pr oduci ng hi g

5、her econom i c pr of i t s and bet t er s oci albenef i t s .K ey W ords :M edicalI ns t r um ent s and Equi pm ent ;Fi l e ;M anagem ent ;com put er i z at i on 【管理論壇】術、激光技術、自動控制技術、精密機械與傳感器技術、機電一體化技術、顯微技術、新材料技術、計算機技術、現(xiàn)代通信技術、圖像處理技術、網絡技術等等應用于醫(yī)學教學、臨床診斷和治療等方面的成果,是保證醫(yī)療事業(yè)發(fā)展,開展醫(yī)療、護理、防疫、藥檢、教學等工作的重要手段和保證,醫(yī)院

6、必須擁有與其功能業(yè)務相適應的先進的醫(yī)療儀器設備。如何管好醫(yī)療儀器設備,加強醫(yī)療儀器設備檔案的管理是醫(yī)療設備管理中的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)療儀器設備的全部歷史資料,是醫(yī)療儀器設備購買論證、效益分析、招標采購、安裝調試、計量管理、保養(yǎng)維修、淘汰報廢等的客觀決策依據(jù)。完備醫(yī)療儀器設備檔案體系,完善醫(yī)療設備檔案管理體制,建立合理的運行機制將直接提升醫(yī)院的醫(yī)療質量、技術水平和兩個效益。2醫(yī)療儀器設備檔案的建立和管理現(xiàn)狀目前,大部分醫(yī)院醫(yī)療儀器設備現(xiàn)代化程度較高,設備的更新速度也較快,但是許多科室無臨床技術人員、工程師編制;醫(yī)工部門的自身編制不足;醫(yī)療儀器設備管理部門重復設置、責任不清;醫(yī)療儀器設

7、備檔案管理人員多為兼職人員;醫(yī)療儀器設備檔案管理制度欠缺;加之醫(yī)療儀器檔案資料信息面廣,涉及的人員與部門很多。種種原因導致醫(yī)療儀器設備檔案資料四分五裂、不統(tǒng)一、不完善,醫(yī)療儀器設備檔案建立和管理滯后、體制僵化,管理人員存在傳統(tǒng)惰性,還停留在經驗管理階段。為了提高醫(yī)療服務及設備使用和管理的質量水平,提高工作效率和工作的可連續(xù)性,必須建立全新的醫(yī)療儀器設備檔案建立與管理機制。3醫(yī)療儀器設備檔案體系構成3.1綜合檔案3.1.1全院和各科室醫(yī)療設備報表,包括設備編號、設備名稱、型號、產地、價格、經費來源、設備分類、用途、購置期、啟用期、使用科室等。3.1.2醫(yī)院每年通過設備管理委員會討論同意的醫(yī)療儀器

8、設備采購計劃、大型設備申報文件(各級主管部門的請示、申請單位情況表、大型醫(yī)用設備論證表、大型醫(yī)用設備項目可行性研究報告、申請單位上年度會計決算報表、大型醫(yī)用設備上崗人員技術合格證和醫(yī)療設備的出入庫登記。3.1.3醫(yī)院每年強制檢定醫(yī)療儀器設備統(tǒng)計表,各類醫(yī)療儀器設備的計量要求和標準及計量結果與計量周期。3.1.4醫(yī)院每年醫(yī)療儀器設備的支出,包括已購進設備的支出、消耗器材的支出以及維修費支出和淘汰報廢設備處理收入。3.1.5固定資產卡片和固定資產標牌,其內容包括醫(yī)院名稱、設備名稱、設備編號、購置啟用日期等。3.2單機檔案醫(yī)療儀器設備檔案包括資料檔案、計量檔案和維修檔案三個方面。資料檔案包括醫(yī)療儀器

9、設備的考察報告、論證報告、投標書、外貿合同、海關報關單、商檢部門的檢測文件、免稅證明、報價單、配置單、安裝驗收報告、合格證、彩頁(catalog、技術參數(shù)資料(Technical Data sheet、Packing List、BILL OF LADING、Installation Instructions、Users Guide、Service M anual、光盤、軟盤等;計量檔案包括醫(yī)療儀器設備計量檢測記錄、計量檢定證書和計量檢定合格證等;維修檔案包括操作檢查步驟OVP (Operational Verification Process、使用操作記錄、保養(yǎng)和維修記錄、定期檢測到的醫(yī)療儀器

10、設備性能狀態(tài)數(shù)據(jù)等。3.3醫(yī)療儀器設備檔案的建立醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)療儀器設備的全部歷史記錄,每份檔案的建立都應收集該設備申請、論證、購置、安裝、使用、維修及報廢等的全部文件資料,以客觀、完整、連續(xù)地反映醫(yī)療儀器設備的產權運動、物質運動和價值運動的全過程。醫(yī)療儀器設備檔案應詳細收集記錄以下幾個方面的內容:(1醫(yī)療儀器設備考察論證期間的資料:包括使用科室的申請報告、醫(yī)療需求、社會效益和經濟效益分析論證報告、資金來源、設備管理委員會討論審批意見、衛(wèi)生資源配置許可的有關資料、供貨商資質、產品介紹、報價單等。(2醫(yī)療儀器設備購置期間的資料:包括招標書、投標書、協(xié)議書、合同(價格、產品性能、技術參數(shù)、售

11、后服務、聯(lián)系方式、交貨期及地點、付款方式、違約責任等、備忘錄等。(3醫(yī)療儀器設備安裝驗收期間的資料:包括發(fā)票復印件(原件保存在財務檔案中、機電設備進口證明、海關免稅證明、報關單、商檢證明、檢驗檢疫證明、隨機全部技術資料、醫(yī)療儀器設備安裝驗收檢測報告、計量檢測記錄等。(4醫(yī)療儀器設備啟用后的資料:包括登記帳、卡、使用記錄、計量資料、保養(yǎng)維修記錄、性能動態(tài)記錄、醫(yī)療儀器設備拆除報廢處理情況、經濟效益分析和成本核算報告、使用率和完好率的統(tǒng)計分析等。4建立健全醫(yī)療儀器設備檔案的管理機制醫(yī)療儀器設備管理是對醫(yī)療儀器設備物質運動形態(tài)和價值運動形態(tài)全過程的管理。建立醫(yī)療儀器設備管理機構,健全醫(yī)療儀器設備檔案

12、,合理編配檔案管理人員和制定完善的檔案管理制度是管理的重點。完整的醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)院設備購置、更新、報廢科學決策的基礎;是解決設備糾紛的原始憑證;是效益分析的客觀依據(jù);是啟動設備發(fā)揮功能的鑰匙;是工程技術人員的得力工具和維修指南。4.1建立完善管理網絡深入宣傳檔案法,強化各級管理人員依法治檔的意識,成立由分管院長直接領導的檔案管理網絡小組,實行醫(yī)院、醫(yī)學工程部、臨床使用科室三級管理網絡。定期召開有關人員會議,明確工作目標,修訂和完善醫(yī)療儀器設備檔案管理制度,使其體制不斷完善。4.2確定醫(yī)療儀器設備檔案的歸檔范圍,不斷健全設備檔案根據(jù)醫(yī)療儀器設備檔案的管理要求,結合醫(yī)院實際,明確醫(yī)療儀器設備

13、檔案管理的歸檔內容。了解各部門、各階段醫(yī)療儀器設備文件的形成規(guī)律,根據(jù)歸檔分類,分階段有目的收集。醫(yī)療儀器設備檔案管理工作應隨著設備所處階段的變化(考察論證購置安裝使用報廢而進行跟蹤收集相關資料,不斷健全和完善醫(yī)療儀器設備檔案,使其結構不斷優(yōu)化。4.3加強醫(yī)療儀器設備檔案計算機管理的標準化工作醫(yī)療儀器設備檔案的收集、整理、完善、保存是一項任務重、工作量大而又慎密細致的工作,存在著資料管理的不完整性、任意性,資料查找的不方便性、盲目性等缺點。要改變運行模式,又要面對信息激增的挑戰(zhàn),最行之有效的對策就是采用以電子計算機技術和現(xiàn)代通訊技術為基礎的自動化信息管理系統(tǒng)。標準化工作是醫(yī)療儀器設備檔案計算機

14、管理工作的基礎和前提。我們要參照中華人民共和國衛(wèi)生行業(yè)標準全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設備(產品、物資分類與代碼(WS/T118-1999和設備管理實施細則,把標準化工作做好做細,才能使計算機管理發(fā)揮信息交流、資源共享的作用,使醫(yī)療儀器設備檔案的建立與管理機制更趨完善。4.4醫(yī)療設備檔案管理的智能化充分發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢,建立醫(yī)療設備檔案智能管理系統(tǒng),醫(yī)療儀器設備檔案管理員負責將醫(yī)療儀器設備檔案定時分類地輸入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),以便查詢、統(tǒng)計和管理。通過HIS網絡使不同權限的部門能夠及時、完整、方便地查詢、修改、刪除醫(yī)療設備的原始檔案和相關資料,從而使醫(yī)療設備檔案的管理工作正規(guī)化、科學化、智能化、

15、網絡化。5展望大量醫(yī)療儀器設備的更新、引進、投入使用,醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)信息化進程的加快,醫(yī)學影像存檔與通信系統(tǒng)PACS(Picture Archiving Communication System的建設, DICOM3.0、HL7等國標標準的采用改善了醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)、教、研工作的技術條件,推動了醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展,縮小了與國際先進水平的距離,同時對醫(yī)療儀器設備的管理提出了新的課題?，F(xiàn)代醫(yī)院的醫(yī)療儀器設備管理要以醫(yī)療最佳服務質量和經濟效益為最終目標,以最經濟的設備壽命周期費用和最高的設備綜合效能為直接目標。醫(yī)療設備檔案的建立健全,管理的深化,從過去的手工記帳靜態(tài)管理模式向計算機智能化動態(tài)管理模式的轉變,全新的醫(yī)療儀器設備檔案管理機制將使醫(yī)院的各種醫(yī)療儀器設備的效能得到充分發(fā)揮,投資得到最佳的效益回報,更好地為現(xiàn)代的數(shù)字化醫(yī)院(e-Hospital的發(fā)展建設保駕護航。參考資料1王小弋,“淺談醫(yī)院設備檔案管理”,中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學雜志,第2卷第3期20042韓敬東,徐明之,李建勤,“醫(yī)療設備使用跟蹤管理”,中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,第1卷,第2期,20033沈水珍,周露瓊,“醫(yī)療設備維修資料的檔案管理”,中國醫(yī)療器械雜志,第28卷,第1期,20044高惠,“