中小企業(yè)實施財務信息化的困難與對策_圖文

1、第29卷第9期2008年9月湖南科技學院學報Journal of Hunan University of Science and EngineeringVbl.29No.9Sep.2008中小企業(yè)實施財務信息化的困難與對策蔣曉端(廣東省民政職業(yè)技術學校,廣東廣州510310摘要:財務信息化可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場競爭力,促進中小企業(yè)的發(fā)展,然而我國中小企業(yè)財務息化發(fā)展緩慢,文章分析了中小企業(yè)實施財務信息化的困難,并提出了解決困難的策略.關鍵詞:中小企業(yè);財務信息化;困難;對策中圖分類號:F0文獻標識碼:文章編號:16732219(200809-0114-03財務信息化可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益

2、和市場競爭力,促進企業(yè)發(fā)展。然而,我國中小企業(yè)財務信息化發(fā)展延緩。因此,解決中小企業(yè)財務信息化的困難和尋求解決的策略已成為中小企業(yè)提高自身競爭力的必由之路。一中小企業(yè)財務信息化現(xiàn)狀中小企業(yè)財務信息化的現(xiàn)狀不容樂觀。從統(tǒng)計資料看:已經(jīng)開始著手建設和已經(jīng)實施財務管理信息化的中小企業(yè)只占這類企業(yè)總數(shù)的49%,且建設水平參差不齊?？傮w來看,中小企業(yè)財務管理信息化處于較低的核算層,即會計電算化階段。按照成功經(jīng)驗,企業(yè)財務信息化的實施確實是根治中小企業(yè)頑癥的一劑良藥,許多中小企業(yè)經(jīng)營者也知道有這樣一條改進的途徑,可是,中小企業(yè)實施財務信息化的最大問題就是觀念、資金、人力跟不上。企業(yè)財務信息化實施需要大量資

3、金和高素質(zhì)的人力資源,這在大型企業(yè)或許不是什么問題,而對眾多中小企業(yè)來說,恰恰是一道難以逾越的門檻。本來就實力有限,怎么進行財務信息化的改造?而不進行財務信息化改造,競爭力上不去,企業(yè)實力又如何提升?這似乎是一個惡性循環(huán),許多中小企業(yè)在這個怪圈里擱淺了。所以,目前我國中小企業(yè)財務信息化水平還很低。中小企業(yè)在財務信息化建設過程中存在許多困難,中小企業(yè)財務信息化是一個漫長的征程,信息化成了很多中小企業(yè)目前難以逾越的鴻溝。二中小企業(yè)實施財務信息化的困難(一忽略了財務信息化的重要性現(xiàn)階段,許多中小企業(yè)在實施信息化時往往忽略了財務信息化的重要性,企業(yè)只是在表面的層次上利用信息技術,簡單地把企業(yè)的業(yè)務搬進

4、計算機,但這樣的信息化在企業(yè)財務管理方面完全起不了作用,這樣做的后果并不會為企業(yè)帶來加值的效果。其實,財務管理是企業(yè)管理的重中之重,也是企業(yè)信息化的核心內(nèi)容。只有認識到財務信息化的重要性,企業(yè)進行財收稿日期:2008一05一ll作者簡介:蔣曉端(1973一,女,湖南東安人,廣東省民政職業(yè)技術學校財務負責人,會計師、注冊會計師、講師。114務信息化建設才會取得好的效果。下面通過對A銷售企業(yè)實施財務信息化前后的對比來認識財務信息化的重要性。1.改變了財務運作方式在實施財務信息化之前,A企業(yè)基本上是每一筆業(yè)務都要用計算機開出銷售小票,等到一天的業(yè)務結(jié)束后,再把明細科目和金額輸入到財務的計算機中,財務

5、通過這些數(shù)據(jù)來記入當天的收入。由于采集數(shù)據(jù)的時點不同,財務、商務、庫房的數(shù)據(jù)往往對不上。這時,財務就不得不把原始憑證(銷售小票再次拿出來核對,財務根本談不上對業(yè)務環(huán)節(jié)的監(jiān)控和管理。財務信息化打破了傳統(tǒng)的財務運作方式,我們可以用6個字概括其特點:唯一、實時、共享。唯一,即數(shù)據(jù)的來源唯一。整個企業(yè)經(jīng)營運作的數(shù)據(jù)來源只有“銷售訂單”和“采購訂單”。訂單上的原始數(shù)據(jù)成了公司信息流、物流和資金流的源頭;實時,即數(shù)據(jù)生成和傳輸是基于每個業(yè)務而不是成地批處理。過去,庫存要定期盤點清理,應收、應付賬款要每月核算一次,現(xiàn)在,采購,生產(chǎn)、銷售、庫存等環(huán)節(jié)的業(yè)務數(shù)據(jù)可以自動生成會計憑證,實時轉(zhuǎn)換成應收款、應付款等數(shù)

6、據(jù);共享,即通過在全公司對業(yè)務流程的規(guī)范化,經(jīng)營管理的各項數(shù)據(jù)真正形成了信息流,每個部門是信息流上的一個環(huán)節(jié),依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù),按既定流程規(guī)則運作。由于實施了財務管理信息化,企業(yè)形成了支持多業(yè)務的事前預算、事中控制和事后準確核算的財務管理模式。2.簡化了會計工作流程并保證了數(shù)據(jù)的準確性在實施財務信息化以前,企業(yè)管理人員要進行大量的分類、登記和計算的工作,特別是會計人員的記賬、算賬、報賬的工作十分繁重,而且人工作帳,由于賬賬繁多,登帳、轉(zhuǎn)賬核算等復雜手續(xù)容易產(chǎn)生誤差和錯誤。但在財務信息化環(huán)境下,所有的原始數(shù)據(jù)只有一次輸入,只要將原始記錄輸入計算機,日常的會計數(shù)據(jù)處理和信息輸出均由計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)

7、自動進行,除非出現(xiàn)計算機安全問題,計算機內(nèi)部數(shù)據(jù)處理一般是不會出差錯的。也就是說,只要保證輸入的正確性,一般也就保證了處理和輸出的正確性。財務信息化流程大大簡化了原有的流程,極大地提高了效率。3.解決賬目上弄虛作假的問題實施財務信息化以前,企業(yè)會出現(xiàn)賬目上弄虛作假的問題。例如月底時,一些業(yè)務部門想靠虛開銷售小票來沖任務,開出小票就算收入,財務上很容易被蒙騙。實施財務信息化后,貨不出庫就不算收入,業(yè)務部門沒有權(quán)利提貨出庫,要由運輸配送部門根據(jù)客戶的名單來出貨,堵住了弄虛作假的漏洞。過去。采購人員計款報銷很隨意,財務管理信息化系統(tǒng)建立起來以后,采購人員任何一筆采購都要在系統(tǒng)里面形成采購訂單,采購訂

8、單要經(jīng)過審批,庫房也要驗貨,整個過程由財務進行監(jiān)控。(二不能合理利用有限資金在現(xiàn)階段,資金短缺是中小企業(yè)最普遍的困難。很多中小企業(yè)對硬件的投資占到整個信息化投資80%以上,而配套財務軟件投入相對滯后。這種“重硬輕軟”的做法不僅占用了大量流動資金,也使硬件設備收益.投入比偏小。中小企業(yè)會計業(yè)務和其他業(yè)務的接口日益緊密,單純核算型會計軟件已不再實用,必須推進管理型、知識型會計軟件的發(fā)展。很多中小企業(yè)在選擇軟件的問題上,不是從企業(yè)的自身實際出發(fā),沒有制定方案,完全采用跟別的企業(yè)一樣的軟件或者隨便地選擇不適合自身財務業(yè)務發(fā)展的軟件,結(jié)果,企業(yè)并不能消化吸收軟件。這樣,資金已經(jīng)使用了但對于企業(yè)的發(fā)展是一

9、點價值也沒有,建了財務信息系統(tǒng)之后缺乏科學合理的應用,造成投資浪費,這是錢沒有花在刀刃上。(三中小企業(yè)財務信息化存在人為阻力不少中小企業(yè)在實施財務信息化的過程中首先遇到的是人為阻力。這個阻力可以表現(xiàn)在兩個方面,一方面是,有很多中小企業(yè)的會計人員不愿意接受工作模式的改變,不愿意打破原有的工作習慣,也有的會計人員由于知識結(jié)構(gòu)老化不能適應新工作模式的需要。因為財務信息化使營銷、采購等企業(yè)財務管理環(huán)節(jié)更加透明,這就會觸及到一些既得利益者的經(jīng)濟利益,使得這些既得利益者不愿意接受新的工作模式。另外,在新的財務管理模式下,有很多會計人員自身素質(zhì)的不足更充分顯現(xiàn)出來,有些職工對于新技術帶來的新操作方式不適應而

10、遭到淘汰,因而對財務信息化產(chǎn)生畏懼心理。財務信息化為企業(yè)打造一個全新的財務管理體制,重建企業(yè)的財務組織結(jié)構(gòu),一些企業(yè)中層財務人員面臨位子不保、利益受損。財務信息化帶來的嚴格管理制度會讓他們感到“末日來臨”般無所適從。結(jié)果,他們就對財務信息化進行百般抵制。另一個方面表現(xiàn)在,中小企業(yè)很難找到一批既精通計算機知識。又精通財務管理理論知識的復合型財務管理高級人才。企業(yè)缺乏高素質(zhì)的財務人才,即使實施了財務信息化,但員工也因為自身的局限性不懂得使用新技術和設備。難以適應新的操作方式,這就直接影響著中小企業(yè)財務信息化的進程。同時,中小企業(yè)中高層次的財務專業(yè)人才偏少,不利于企業(yè)財務信息化的實施,人才已經(jīng)成為制

11、約企業(yè)財務信息化發(fā)展的主要因素。(四財務信息化建設出現(xiàn)。分層”,。信息孤島”日漸突出中小企業(yè)財務信息化建設出現(xiàn)。分層”,“信息孤島”等現(xiàn)象,企業(yè)內(nèi)部表現(xiàn)為,企業(yè)的財務信息化投入和運用的分布很不均衡。企業(yè)的中間技術層,尤其是財務部門已經(jīng)初步實現(xiàn)計算機財務管理,但企業(yè)的決策部門的財務信息化建設依舊很薄弱。另一方面,企業(yè)的末梢,例如供應、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的財務信息化應用比較薄弱。同時,企業(yè)不同部門問的財務數(shù)據(jù)信息不能共享,財務數(shù)據(jù)不能交流,出現(xiàn)財務數(shù)據(jù)脫節(jié),即產(chǎn)生“信息孤島”。企業(yè)外部的“信息孤島”現(xiàn)象表現(xiàn)在,中小企業(yè)的財務信息化基本上是獨立實施獨立完成的,缺乏以中小企業(yè)財務信息化為特長的咨詢機構(gòu)、

12、專業(yè)從事企業(yè)財務信息化工程監(jiān)理機構(gòu)等的機構(gòu)幫助,導致中小企業(yè)財務信息化項目質(zhì)量無法保證;社會也沒有充分調(diào)動、合理整合有關社會資源,中小企業(yè)之間不能進行財務信息化的經(jīng)驗交流,缺乏財務信息化交流的平臺。難以形成一個完善、誠信、高效的中小企業(yè)財務信息化社會信息服務體系。三中小企業(yè)財務信息化的實施策略中小企業(yè)財務信息化實施的種種困難,制約著我國中小企業(yè)財務信息化的進程,我們必須采取相應的措施解決這些困難。(一重視企業(yè)財務信息化,整體規(guī)劃實施企業(yè)應當充分認識到財務信息化的重要性,并從最基本的財務管理系統(tǒng)開始,逐步規(guī)劃實施,完成企業(yè)財務信息化建設。中小企業(yè)可以從以下幾方面開始企業(yè)財務信息化的建設:1.從最

13、基本的財務管理系統(tǒng)開始財務軟件在我國的發(fā)展較早,現(xiàn)在大多完成了從“核算型”向“管理型”的發(fā)展,目前,我國財務管理信息化事業(yè)正處于大規(guī)模開發(fā)和運用“管理型”財務軟件的階段。所以在中小企業(yè)推廣財務管理系統(tǒng)基本沒有風險,因為我們的財務體系比較固定,軟件系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟。同時,財務管理是企業(yè)的核心管理,財務系統(tǒng)是財務數(shù)據(jù)的集中器,通過財務與生產(chǎn),財務與銷售,財務與庫存,財務與供應,財務與質(zhì)量等企業(yè)各個業(yè)務環(huán)節(jié)的信息集成與共享,從而實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷的一體化管理。如:賬務子系統(tǒng)的應用,不僅可以指導庫存、生產(chǎn)、采購、銷售等系統(tǒng)的管理,還可以為領導決策提供重要的信息來源;財務報表子系統(tǒng)可以

14、直接從賬務子系統(tǒng)讀取數(shù)據(jù),可完成表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運算,還可以通過定義將不同的賬務數(shù)據(jù)合并生成合并報表,從而適用于集團公司的財務管理等,財務管理已經(jīng)在整個供應鏈管理過程中得到全過程體現(xiàn)。因此,財務信息化建設要從最基本的財務管理系統(tǒng)開始。山東東阿阿膠集團通過財務管理中賬務管理、財務分析、費用管理、成本模擬等,將財務工作上升到管理的高度。阿膠集團的做法是:第一步建立完善的財務管理系統(tǒng),充分發(fā)揮用友財務系統(tǒng)的功能,保證良好的資金流動;第二步構(gòu)建企業(yè)的購銷存系統(tǒng),將企業(yè)的物流和資金流納入財務的監(jiān)控下,實現(xiàn)財務業(yè)管理一體化;第三步實施成本管理,將財務業(yè)務和成本管理結(jié)合起來對生產(chǎn)成本進行很好的控制。最后整合

15、其他資源,實現(xiàn)辦公自動化,完善生產(chǎn)制造系統(tǒng),實現(xiàn)生產(chǎn)過程的全面工業(yè)控制,使企業(yè)高速發(fā)展,取得了很好的效果。2.利用內(nèi)部網(wǎng)絡實現(xiàn)財務辦公管理自動化中小企業(yè)財務信息化的基本目的在于增進財務信息交流,包括公司內(nèi)的財務信息交流,這是通過內(nèi)部網(wǎng)絡連通實現(xiàn)的。企業(yè)利用計算機和企業(yè)局域網(wǎng)實現(xiàn)財務辦公自動化,達到基本財務信息的快捷傳遞和共享的目的。3.建立企業(yè)網(wǎng)站,逐步探索電子商務企業(yè)上網(wǎng)是企業(yè)財務信息化建設的重要內(nèi)容,企業(yè)網(wǎng)站在現(xiàn)代及未來的資訊社會將成為不可缺少的企業(yè)識別標志之一。由于因特網(wǎng)在全球迅速普及,建立企業(yè)門戶網(wǎng)站,這樣不僅可以展示企業(yè)形象,提高知名度,而且更有助于加強企業(yè)與社會之間的基本財務信息聯(lián)

16、系、溝通及互動交流。(二合理利用有限資金,立足于企業(yè)的內(nèi)在需求中小企業(yè)的財務信息化建設應該考慮怎樣少花錢、多辦4i,115因為中小企業(yè)能夠投入財務信息化建設的資金肯定不會太多。中小企業(yè)絕不能盲目追求最新技術和軟件,而要根據(jù)企業(yè)自身的實際情況,采用“標準化模塊+個性化定制忙p的ASP解決方案。對帶動企業(yè)財務管理模式、生產(chǎn)方式變革的財務信息化程,應充分估計到它的難度,規(guī)劃好它的步驟、節(jié)奏、階段等。同時,中小企業(yè)一定要擺脫以硬件設備為主的投資方式,要硬件、軟件同時并重。由于中小企業(yè)涉及行業(yè)廣泛、企業(yè)內(nèi)部財務管理方式和財務業(yè)務流程多變,在系統(tǒng)選型時要堅持好用、夠用、實用”的原則。還要充分利用社會信息技

17、術力量,例如第三方的信息平臺協(xié)助財務信息化建設中的rr采購,減少IT采購過程中的風險系數(shù)。財務信息化的根本目的是提高企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力,對技術目標的追求必須最終落實在效益目標上。(三可以以外包方式實現(xiàn)企業(yè)財務信息化建設中小企業(yè)的現(xiàn)實條件決定了中小企業(yè)財務信息化可以選擇依靠n.廠商所提供的社會化與專業(yè)化IT外包服務。采取外包的形式可以有以下幾方面的優(yōu)點:1.成本問題。由于外包企業(yè)有通暢的軟硬件渠道,中小企業(yè)可以得到更低價格的硬軟件,這比企業(yè)自己設立11r部門成本低,費用低得多;2.可以專注自身業(yè)務的開展;3.外包企業(yè)有專職的咨詢和方案論證,可以避免企業(yè)走財務信息化的彎路,保證投資能夠產(chǎn)生預期的

18、經(jīng)濟效益。目前,國內(nèi)出現(xiàn)了許多專門為中小企業(yè)提供“I.r外包服務口p的企業(yè),他們通過優(yōu)化硬件、軟件渠道,為客戶提供低于市場價格的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品,保證企業(yè)的n成本下降;同時,憑借自身對中小企業(yè)財務管理軟件的開發(fā)經(jīng)驗和企業(yè)的n建設比較深厚的研究,能夠為企業(yè)出謀劃策,成為企業(yè)的rr部門,而產(chǎn)生的費用比rI部門更低,達到的效果比企業(yè)自身的IT部門更科學,更完善o(四有針對性地培訓,以提高企業(yè)人員的信息技術素質(zhì)要解決企業(yè)實施財務信息化遇到的人為阻力,我們可以從兩方面去解決。酋先,需要企業(yè)不斷地對員工進行財務信息化教育,使所有員工對財務信息化有一個正確的認識,能夠感受到財務信息化給企業(yè)財務業(yè)務處理和管理帶來質(zhì)的

19、飛躍和升華,使員工由財務信息化的消極等待變?yōu)榉e極參與。同時,中小企業(yè)應重視并加大對員工繼續(xù)教育的投入,創(chuàng)造積極學習的氣氛,通過對員工進行新業(yè)務的培訓,使所有員工能夠適應新技術和新的操作方式,不斷提高企業(yè)員工的業(yè)務素質(zhì)。只有當企業(yè)中的骨干隊伍具備運用現(xiàn)代財務信息技術的本領與能力,同時能夠真正理解財務信息為財務管理服務的管理理念,企業(yè)領導建立起財務信息管理不可缺少的觀念,形成決策辦事講科學、靠信息的工作習慣的時候,財務信息化的建設才有意義。另外,為解決企業(yè)缺乏高素質(zhì)財務人才的難題,企業(yè)應該不斷擴大人才引進的渠道,大力引進既精通計算機知識,又精通財務管理理論知識的復合型財務管理高級人才,進一步提高企

20、業(yè)財務信息化實施成功的比例。(五建立健全中小企業(yè)財務信息化社會服務體系對于中小企業(yè)來說,由于規(guī)模分散、技術薄弱、資金有限,缺乏經(jīng)驗,獨立地實施財務信息化有一定的困難,所以導致中小企業(yè)實施財務信息化出現(xiàn)。信息孤島”的現(xiàn)象,因此,社會要充分調(diào)動、合理整合有關社會資源,促進企業(yè)之間的財務信息化交流和互動,將信息孤島連接起來,同時發(fā)揮大專院校、116科研院所的技術輸出作用,發(fā)揮軟件提供商、系統(tǒng)集成商、管理咨詢公司、工程監(jiān)理機構(gòu)等的作用,逐步建立由政府、中介服務體系和IT廠商共同構(gòu)建中小企業(yè)財務信息化支持、服務與保障體系,形成一個完善、誠信、高效的“中小企業(yè)財務信息化社會信息服務體系Hp。如貴州省,根據(jù)

21、中小企業(yè)所需,該省在2005年2月建立了“中國中小企業(yè)貴州財務信息化網(wǎng)”,自中小企業(yè)貴州網(wǎng)開通以來,點擊率就突破了百萬余次,已經(jīng)發(fā)布的財務信息化信息也有10000多條,成功地為貴州百余家中小企業(yè)財務信息化實施提供服務。又如河南省中小企業(yè)服務局目前正在做“中國中小企業(yè)河南財務信息化網(wǎng)”升級工作。升級的重點首先是要將“中國中小企業(yè)河南財務信息化網(wǎng)”原有的95個子網(wǎng)站與省級網(wǎng)站數(shù)據(jù)統(tǒng)一,將原有的信息孤島連接起來,最終形成的是一個全省中小企業(yè)部門統(tǒng)一服務標準的免費網(wǎng)上服務應用平臺。(六積極發(fā)揮政府有關部門的作用在中小企業(yè)財務信息化的道路上,政府發(fā)揮的是領航員的作用,只有領航員指引的方向?qū)α?船才能順利到達彼岸。各級政府部門應做好以下工作:1、及時以解會計信息化的發(fā)展動態(tài),對現(xiàn)實工作中普遍存在的新問題,求得合理解決或?qū)?/p>