訂單管理ERP作業(yè)指導書

1、1 功能概述 該模塊主要用于維護客戶報價,訂單管理,以及出貨(包括退貨和補貨業(yè)務),可對訂單和出貨做查詢統(tǒng)計分析,查詢未完成訂單。 該模塊與計劃模塊,倉庫模塊,財務模塊有接口,圖示如下: 生產(chǎn)計劃訂單管理 出貨出庫退貨管理 退貨入庫 應收款管理成品倉庫 系統(tǒng)流程如下:2 模塊主界面 各子模塊簡介項次 序子模塊 操作類型 功 能 描 述1報價管理操作維護客戶報價單,新增加報價或修改報價。2貨品報價查詢操作按客戶查看最新貨品報價數(shù)據(jù)。也可以修改和刪除報價。3報價查詢查詢查詢客戶的銷售價格。4非標訂單操作維護非標訂單。 5訂單管理操作維護正式訂單和備庫訂單。6訂單查詢查詢按照組合條件查詢客戶訂單。7

2、訂單統(tǒng)計查詢按月份統(tǒng)計訂單金額.8訂單分析查詢分析指定客戶的一段時間的下單金額圖示。9出貨錄入操作維護出貨單。 (市場和倉庫) 10退貨管理操作錄入客戶退貨單。退貨單如果需要補貨那么可以再出貨。11訂單進度 查詢 查詢未完成的訂單的相關數(shù)據(jù)。12銷售查詢查詢按組合條件查詢銷售的數(shù)據(jù)。13銷售對帳查詢查詢某客戶某段時間的銷售對帳數(shù)據(jù)。本期應收款=本期出貨金額-本期退貨金額。14客戶投拆操作記錄客戶投拆的數(shù)據(jù)。3 各操作詳細說明分新增加和已確認兩種狀態(tài).否則選擇修改價格。3.1 報價管理第一次報價選擇新增價格,否則選擇修改價格。說明:對報價單做維護。1 新建:新增加一張報價單點新建后可以選擇方式=

3、“新增價格”或“更改價格”“新增價格”是指該貨品對選擇的客戶第一次報價?！案膬r格”是指已經(jīng)有報價,現(xiàn)在對最新的報價進行調整價格,此時網(wǎng)格的”原價”自動顯示此貨品的最新價格。2 修改:修改此記錄. 已確認的記錄無法修改！如果之前的單據(jù)錄入錯誤,可以再次錄入一張報價單！ 3 刪除:刪除此記錄. 如果報價單已經(jīng)確認,那么刪除此報價單不會回滾數(shù)據(jù). 4 確認:確認后單據(jù)生效！自動更新最新的報價表！ 如果新增加里有此客戶的訂單,那么確認后訂單的單價自動修改為此次報價的單價, 但是已經(jīng)確認的訂單單價不受影響。 5 查詢:可以按組合條件查詢報價單。6 復制:可以把報價單據(jù)復制一份，可以修改客戶或單價，這樣

4、無須重復操作，節(jié)省時間。 復制以后的單據(jù)屬于 新增加 的狀態(tài)。 7匯總:可以按客戶查詢最新的報價。參見<<貨品報價>> 8 選定:選定此報價單的客戶的所有此狀態(tài)的報價單；只顯示此客戶此狀態(tài)的報價單。點旁邊的下拉箭頭出現(xiàn)如圖3.2貨品報價這是停用的狀態(tài)停用不能再下單確認日期查找功能說明：按客戶查詢此客戶的最新報價！1編輯:可以直接修改最新價格，但操作之后在報價管理.查詢中沒有記錄。編輯的權限=報價管理的確認權限！不是”貨品報價”的修改權限！其余刪除批量和復制設置的權限都是這個權限！ 2 刪除:可以直接刪除一個項目，此刪除不影響報價管理中的單據(jù)。刪除表示不再接受這個客戶的這

5、個貨品的訂單，終止后續(xù)的交易。 3批量:可以將所有最新的價格同乘以一個值或同除一個值來調整最新價格。 4復制:點右邊的箭頭,有兩種選擇“選擇復制”、“全部復制”。選擇復制：選擇需要的貨品價格復制到另外一家客戶，作為另外一家的客戶價格。全部復制：將此客戶的所有貨品價格一次復制到另外一家客戶，作為另家的貨品報價。 5客戶:是可以切換查看其它客戶貨品報價記錄。 6設置:是將報價的價格停用，停用之后不能再下訂單；或者反之,把停用的價格起用！ 7查找:最下面查找框，可以模糊查找。3.3報價查詢可以按最新確認的日期來查詢可以按貨品類別或指定一個貨品來查詢.說明：對銷售報價作組合查詢！1 選定：包括有三個選

6、擇項 1）按貨品的一級類別；2）按貨品的二級類別；3）指定一個產(chǎn)品；2 按時間:也可以選擇報價的確認截止時間進行查詢；3 查找：可以按貨品、貨品名稱、規(guī)格圖號進行篩選，如圖貨號：21010202第一行和最后一行貨號和規(guī)格中都有，而中間幾行只有規(guī)格圖號中有；3.4 非標訂單價格可以手動修改說明: 對非標訂單作維護。1 錄入非標訂單, 非標訂單允許單價為零，允許臨時更改。非標訂單的貨品必須是非標的成品檔案。2 其它操作同“訂單管理”類似。3.5訂單管理雙擊可以看到對應的出貨記錄更改訂單號說明：對訂單管理作維護。訂單狀態(tài)分 新增加 已確定 已結案。新增加:新增加的訂單,還沒生效。已確定:已確定的訂單

7、,有效的正在使用的訂單,只有此狀態(tài)的訂單才可以安排出貨。已結案:已經(jīng)完成的訂單,包括手動結案的訂單。1新增：手動錄入訂單：點“新增”，錄入訂單號，再選擇客戶,交貨方式,訂單類型,采購員,然后按F1或點擊網(wǎng)格標題選擇貨品(如下圖),選完貨品后錄入訂單數(shù)量及交期以及送貨地址,最后保存。必須要先有報價才能在貨品選擇框里找到,批量訂單(訂單管理)原則上不允許單價為零.雙擊選擇貨品2修改點“修改”按鈕，可以修改交貨方式，采購員，訂單數(shù)，交期，備注；也可以刪除其中一行數(shù)據(jù)，選定要刪除的行，按F5即可刪除，修改完保存。3刪除若客戶或訂單類型錯誤，必須點“刪除”重新錄入；4確定 訂單審核后，點“確定”才生效,

8、確定后的訂單在生產(chǎn)計劃或未完訂單中顯示。 確定后的訂單才可以做出貨計劃.5 對確定后訂單再追加，修改，刪除，取消,先點修改出來如下窗口：1追加：可以在此訂單號上增加產(chǎn)品。點“追加”后，選擇要追加的貨品，輸入數(shù)量，交期，送貨地址等。2修改：針對當前的明細記錄修改；先找到需要修改的記錄，再點“修改”可以修改訂單數(shù)、交期、送貨地址等； 如果訂單已經(jīng)制作了對應的生產(chǎn)單,那么對訂單的修改信息不會自動提示給計劃部,必須用其它方式聯(lián)系！3刪除：刪除當前的明細記錄,而并非刪除這個訂單號的所有貨品。 如果該記錄已經(jīng)制作了生產(chǎn)單,那么此生產(chǎn)單仍然有效,不會自動刪除。4取消：取消當前的記錄；取消后不能再出貨。 如果

9、該記錄已經(jīng)制作了生產(chǎn)單,那么此生產(chǎn)單仍然有效。 如下圖：取消后可以再恢復取消后顯示取消6報價：當手動下訂單時發(fā)現(xiàn)無價格不能下單時，可以直接點“報價”進行報價后，再下訂單；7更改訂單號：若訂單號錯誤，可以點擊右下角“更改單號”按鈕來調整訂單號。8結案：“訂單結案” 包括自動結案和手動結案兩種.結案后，不能再出貨；自動結案:正常情況下該訂單的所有貨品都出完貨后，系統(tǒng)會自動結案此訂單號(處理周期可以另行設定)。結案后在未完訂單就看不到。手動結案:貨沒交完,客戶協(xié)商同意不需要交尾數(shù),訂單不必再執(zhí)行,此時需要手動結案；操作:在已確定狀態(tài)，點跟蹤如下圖：顯示出貨的明細記錄點結案后，提示是否結案，點“是”結

10、案，此訂單就到已結案狀態(tài)。注:1) 如果有出貨計劃正在進行則不能結案!結案后對應的出貨單不能修改,要修改必須先反結案。 2) 結案不可以針對訂單的某一個項目,只能針對整個訂單。反結案：結案后如果有需要,還可以反結案，反結案只針對正式訂單；備貨訂單確定后直接到已結案狀態(tài)，因備貨訂單不出貨；訂單反結案操作流程：系統(tǒng)維護>數(shù)據(jù)維護>單據(jù)反結案 選擇單據(jù)號。 9 雙擊網(wǎng)格出現(xiàn)對應記錄的出貨的流水明細查詢中類似這種打勾屬選擇此條件3.6訂單查詢日期可以按下單日期和確定日期查詢說明：對客戶訂單作綜合條件查詢。1 訂單查詢條件日期，可以按下單日期或審核日期查詢；客戶即可以指定具體一個客戶的訂單進

11、行查詢；2“匯總”有按客戶、貨品匯總兩種方式；按客戶：即同一個客戶的訂單匯總在一起；按貨品：即相同貨品的數(shù)量匯總在一起；單擊柱形圖出現(xiàn)上圖3.7訂單統(tǒng)計單擊線型圖出現(xiàn)下圖說明：用圖形按月統(tǒng)計客戶訂單金額。訂單統(tǒng)計是根據(jù)選擇的月份，可以按月統(tǒng)計客戶下單的金額；以上兩個圖分別是柱形圖和線形圖。單擊線型圖出現(xiàn)下圖3.8 訂單分析單擊柱形圖出現(xiàn)上圖說明：用圖形按月分析具體一個客戶訂單金額。訂單統(tǒng)計是根據(jù)客戶統(tǒng)計選定時間段，可以按月統(tǒng)計下單的金額；以上兩個圖分別是柱形圖和線形圖。3.9 出貨錄入1出貨或補貨2雙擊可以出現(xiàn)此項目的出貨流水記錄。說明：對出貨單做維護。出貨的流程是：1) 制單(市場)：制作出

12、貨單，根據(jù)訂單或退貨單做出貨單。2) 批準( ): 批準出貨。3) 出庫(倉庫): 倉庫根據(jù)出貨單出貨,點出庫后單據(jù)生效。4) 審核(財務): 核對單據(jù)是否與系統(tǒng)一致。 其中步驟3出庫是在成品倉庫的<<出貨出庫>>中操作,其余流程在此處操作。1 新增點“新增”，選擇出貨類型和客戶，然后按F1或點擊網(wǎng)格標題選擇貨品，如下圖。選完貨品后錄入出貨數(shù)量,最后保存即可。出貨數(shù)量不能超過訂單的余數(shù),否則系統(tǒng)會提示。編輯或非編輯狀態(tài)雙擊明細記錄就會顯示這個項目的出貨流水帳。出貨類型的選擇有兩個,區(qū)別見<<退貨管理>>。 1雙擊即可選擇此項目出貨2可以按訂單號和

13、產(chǎn)品搜索2批準 授權批準出貨。批準后可提示倉庫。3出庫 請參考成品倉庫<<出貨出庫>>3審核 送貨回單后,確認單據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)無誤,點審核,審核后的單據(jù)只能由管理員維護。如果回單客戶有修改,那么必須先對單據(jù)修改再審核。4 刪除 刪除整張單據(jù)。如果倉庫已經(jīng)出貨,則需要所有對應訂單都處于未結案狀態(tài)才可以刪除。 如果要刪除其中一項,那么是用修改操作。5修改 修改出貨單,未出庫前可以對整張單修改,出庫后只能逐項修改。 下圖是出庫后對出貨單做修改：調整PO: 當出貨單的PO與實際交貨的PO不一致的時候,或者一個PO實際交了兩個的時候,用此功能調整！ 調整的PO的貨品必須與原PO一致

14、！數(shù)量總和不變。先定位需要調整PO的明細記錄上,然后點”調整PO”.(下圖)2 錄入此PO的數(shù)量 原PO的數(shù)量相應減少 1 單擊標題選擇其它PO3 錄入完成點確定即可下面的”錄入”把出貨單號錄入到”物流單號”一欄(如右圖)。物流單號全部錄入后,點”簽收”,單據(jù)轉變?yōu)椤币押炇铡贝龑徍恕Ｎ锪鲉翁枦]有全部錄入則不允許簽收。3.10 退貨管理是否補貨無有訂單確定后雙擊明細記錄可以出現(xiàn)入庫和補貨的跟蹤窗口退貨原因說明：a) 對客戶退貨單做維護。退貨單確認后不管是否要退貨,均沖減銷售金額(在銷售查詢里金額顯示負數(shù),匯總時從銷售總額里扣減,如果需要補貨,則補貨后又重新作為銷售的正數(shù)處理）。 b) 此處退貨管

15、理是確認客戶有這個退貨的項目,不表示退貨的成品回到倉庫。退貨的成品可以退回倉庫,也可能不退回倉庫。c) 不良退回倉庫,是在成品倉庫的退貨入庫里操作,但必須先有退貨單,才能做退貨入庫。d) 退貨要求分不補貨和要補貨兩種,不補貨只扣款；要補貨是按此退貨單補貨,退貨的數(shù)量不沖減原訂單的出貨數(shù),出貨時選擇的出貨方式是”補貨”。(正常按訂單出貨方式是選擇”出貨”)1新增1)退貨管理根據(jù)客戶的退貨單號由市場部錄入,錄單時有兩種類型:有訂單和無訂單.a)有訂單表示在系統(tǒng)中出過貨，無訂單表示異常退貨，系統(tǒng)中沒有出過此訂單號的貨或已經(jīng)無法確定是哪個訂單的貨；有訂單的退貨不沖減原來訂單的出貨數(shù)。 b)有訂單則退貨

16、的單價跟之前的單價一樣,無訂單則單價按最新報價。3)退貨原因：編輯狀態(tài)把鼠標定位到備注欄，即出現(xiàn)箭頭可以選擇；點擊小箭頭出現(xiàn)右邊選擇窗口。2確定 點確定后需要補貨的到已確定狀態(tài),需要補貨的可以在<<未完訂單>>里選擇類型為全部或退貨就可以看到所有需要補貨的單。無需補貨的確定后就到已結案狀態(tài)。3 雙擊明細記錄可以看到此項目的退貨入庫流水記錄和補貨記錄。3.11 未完訂單未出完數(shù)訂單數(shù)量已出貨數(shù)量說明：對未完成訂單的查詢。1跟蹤：是查看選定記錄的出貨明細記錄；(如下圖)2匯總：是所有未完工單，按貨品匯總數(shù)量和；3查詢：查詢截止日期的未完訂單明細；4查詢B：查詢交期在一段時間的未完訂單明細；5分析：是對這個貨品的車間在制數(shù)、庫存、需求數(shù)量查看；6修改：修改訂單的交期。3.12 銷售查詢說明：對出貨和退貨的數(shù)據(jù)做查詢。1查詢:可以按出貨日期、客戶、物料類別或查指定貨號的出貨情況。 金額為負數(shù)的表示是退貨。退貨是指訂單管理的<<退貨管理>>的退貨,不是退貨入庫。 出貨單只要倉庫出庫即在統(tǒng)計范圍,不管是否審核。2