面向信息共享的信息分類編碼及其管理系統(tǒng)研究

1、情報雜志2008年第11期JournalofInformationNo.11,2008面向信息共享的信息分類編碼及其管理系統(tǒng)研究ResearchoftheInformationClassificationCodingOrientedtheEnterpriseInformationSharingandManagementSystem3古發(fā)輝1,2賴路燕3,4李雯2(1.江西應(yīng)用技術(shù)職業(yè)學(xué)院信息工程系;2.3.江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院管理工程分院贛州341000;4.南昌330022)摘要,;基于“職能域-編碼對象域-信息粒度”;通過對編碼信息進行統(tǒng)一規(guī)劃組織,建立了面;最后設(shè)計并實現(xiàn)了編碼管理系統(tǒng),

2、把編碼信息體系納入了系統(tǒng)進行管理;,并建立了多個代碼子系統(tǒng)。關(guān)鍵詞編碼體系編碼結(jié)構(gòu)模型編碼管理系統(tǒng)中圖分類號TP311.5企業(yè)信息化是國民經(jīng)濟信息化的重要組成部分,是企業(yè)實現(xiàn)由粗放型轉(zhuǎn)向集約型經(jīng)營的重要手段,是提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平,增強企業(yè)競爭力的重要途徑。然而,在信息化建設(shè)進程中,國內(nèi)眾多企業(yè)由于片面強調(diào)技術(shù)和系統(tǒng),而忽略了統(tǒng)一對信息分類與編碼這一信息化的基礎(chǔ)工作,導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)。采用信息分類編碼技術(shù),確保信息在全企業(yè)中流通語義的一致性,是實現(xiàn)企業(yè)信息共享的基礎(chǔ)和前提。信息分類編碼結(jié)果的好壞,將直接影響企業(yè)信息共享、交換的效率和質(zhì)量1。然而,企業(yè)在使用信息編碼過程中,還存在缺乏

3、統(tǒng)一的編碼體系、編碼在全企業(yè)范圍不統(tǒng)一等問題。因此,對信息分類與編碼深入研究具有重要的意義和實用價值。物或概念賦予具有一定規(guī)律、易于人和計算機識別處理的符號,形成代碼元素信息。編碼應(yīng)遵循的基本原則有:唯一性、擴充性、簡明性、合理性、適用性、完整性、不可重用性、可操作性、易計算機管理2,4。2面向信息共享的信息分類編碼工作流信息分類與編碼是一項涉及到整個企業(yè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)工程,一定要以信息系統(tǒng)的需求為基礎(chǔ),以實用為出發(fā)點。然而,在現(xiàn)有的理論中,只給出了信息分類與編碼的一些基本原則和基本方法,并沒有具體的實施工作流。本文在現(xiàn)有理論基礎(chǔ)上,構(gòu)建了整個面向信息共享的信息分類編碼工作流,包括編碼對象的

4、采集、信息分類和信息編碼三個過程5,具體如圖1所示。1信息分類編碼相關(guān)原理信息分類編碼是標(biāo)準化的一個領(lǐng)域,已發(fā)展成了一門學(xué)科,有自身的研究對象、研究內(nèi)容和研究方法2,也已經(jīng)成為信息科學(xué)的一個重要分支3。所謂信息分類編碼就是將事物或者概念(編碼對象)賦予具有一定規(guī)律性、易于人和計算機識別與處理的符號。分為信息分類與信息編碼兩個過程。信息分類是根據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征,將信息按一定的原則和方法進行區(qū)分和歸類,并建立起一定的分類體系和排列順序。通常信息分類基本原則可歸納為:科學(xué)性、系統(tǒng)性、可擴延性、兼容性、綜合實用性。信息分類的基本方法有三種4:線分類法、面分類法、混合分類法。信息編碼是將事3面向信

5、息共享的信息分類編碼標(biāo)準體系構(gòu)建當(dāng)前,一些企業(yè)在上相關(guān)系統(tǒng)時,沒有充分重視信息分類與編碼這一基礎(chǔ)性工作,這使得信息化建設(shè)陷入無休止地“打補丁”的麻煩之中,或者干脆“推倒重來”。而一些企業(yè)在制定編碼方案時隨意性很大,缺少科學(xué)的統(tǒng)一規(guī)劃,產(chǎn)生的編碼方案往往只能滿足局部的、眼前的使用要求,無法滿足全局的、長遠的使用要求,由此產(chǎn)生的隱患在以后實施更高水平的信息化建設(shè)項目時會成為難以逾越的障礙。因此,信息化建設(shè)進程中,迫切需要在整個企業(yè),甚至整個行業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一信息分類編碼標(biāo)準體系,把所有相關(guān)的管理對象全部納入其中。(編號:2007-3607-09-000214)?；痦椖?江西理工大學(xué)橫向基金資助項目“

6、信息分類與編碼項目”作簡介者:古發(fā)輝,男,1978年生,碩士,講師,研究方向為企業(yè)信息化和計算機網(wǎng)絡(luò);賴路燕,女,1981年生,助教,研究方向為企業(yè)管理和電子商務(wù);李雯,女,1957年生,教授、碩士生導(dǎo)師,研究方向為企業(yè)信息化和計算機網(wǎng)絡(luò)。74JournalofInformationNo.11,2008情報雜志2008年第11期示。在框架中的工作中心管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理是職能域,組織機構(gòu)、產(chǎn)品、生產(chǎn)工藝是編碼對象域。職能域的劃分和界定一般取決于人們的先驗知識和管理模式,這給信息統(tǒng)一組織奠定了基礎(chǔ)?；诼毮苡虻男畔⒔y(tǒng)一組織有助于企業(yè)對信息流按照清晰的概念梳理,使企業(yè)信息流程的環(huán)節(jié)分解更有依據(jù)、更科

7、學(xué)?；诼毮苡虻男畔⒛Ｐ头浅ＹN近企業(yè)實際應(yīng)用需要,但信息的分類仍然比較粗糙,要進一步的細分,還依賴于信息粒度的劃分。信息粒度由粗逐漸變細,?；谛畔⒘６鹊男畔⒔y(tǒng)一組,是確實有效、可行的。因此,基于職能域能使編碼標(biāo)準體系框架借鑒企業(yè)對信息對象統(tǒng)一組織的已有經(jīng)驗,基于編碼對象域能使編碼標(biāo)準體系框架的信息對象的邊界更清晰,基于信息粒度劃分能使編碼標(biāo)準體系框架的信息對象呈現(xiàn)出規(guī)律特征。因此,職能域、編碼對象域、信息粒度的引入為信息編碼標(biāo)準體系框架的構(gòu)建提供了一種直觀、結(jié)構(gòu)清晰、組織有序的方法。首先采用職能域和編碼對象域劃分重新對企業(yè)信息資源統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織,然后按信息粒度原理來確定體系的結(jié)構(gòu),按編碼

8、應(yīng)用范圍以及標(biāo)準發(fā)布主體劃分標(biāo)準的層級,以業(yè)務(wù)活動為主線確立體系的基本內(nèi)容,最終構(gòu)建了基于“職能域-編碼對象域-信息粒度”的編碼標(biāo)準體系框架,如圖2所4面向信息共享的信息編碼結(jié)構(gòu)模型綜述文獻610,現(xiàn)有企業(yè)采用的編碼結(jié)構(gòu)中,主要存在如下問題:一些編碼結(jié)構(gòu)過于簡單,甚至直接采用流水號形式;缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的編碼結(jié)構(gòu),編碼結(jié)構(gòu)的制定普遍片面關(guān)注局部管理信息系統(tǒng)的需求,從而影響了企業(yè)信息共享和交換;編碼信息容量限制,造成編碼語義多義性現(xiàn)象;隨著企業(yè)業(yè)務(wù)活動發(fā)生變化,編碼結(jié)構(gòu)顯得缺乏靈活性,無法動態(tài)跟隨變化。本文提出基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型來實現(xiàn)不同編碼規(guī)則的統(tǒng)一,目的是為了最終實現(xiàn)全企業(yè)的信息

9、共享。與傳統(tǒng)的編碼結(jié)構(gòu)不一樣,面向信息共享的柔性編碼結(jié)圖1面向信息共享的信息分類編碼工作流圖構(gòu)強調(diào)的是每一碼段的形成和使用都與編碼對象本身及其概念集所處的上下文進行關(guān)聯(lián)。這里的上下文指的是編碼對象所處的應(yīng)用環(huán)境,如信息系統(tǒng)、部門、行業(yè)等。因此,面向信息共享的柔性編碼結(jié)構(gòu)必然要受到上下文的多條件綜合約束,具體來說有:兼容各種標(biāo)準盡可能多:盡可能遵循國際標(biāo)準、國家標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準下進行,或者說編碼結(jié)構(gòu)能通過簡單的處理符合各種標(biāo)準;兼容原有編碼結(jié)構(gòu)盡可能多:減少原有系統(tǒng)的改造,又能達到編碼格式的統(tǒng)一;碼段設(shè)置盡快能少:便于計算機檢索,也便于操作;信息容量盡可能充足:編碼結(jié)構(gòu)具有良好的擴展性;本質(zhì)特征盡

10、可能多:適合各系統(tǒng)需要;編碼結(jié)構(gòu)盡可能統(tǒng)一:便于系統(tǒng)集成,信息共享。在這些綜合約束中,有些約束互相本身就圖2基于“職能域-編碼對象域-信息粒度”的編碼標(biāo)準體框架圖存在制約,比如碼段設(shè)置少了,容量肯定就受75情報雜志2008年第11期JournalofInformationNo.11,2008到影響,同樣就不能表達盡可能多的特征信息。因此,這些因素制約著編碼結(jié)構(gòu)的建立,需要在建立編碼結(jié)構(gòu)時綜合考慮,它們之間的權(quán)重可以由專家打分和科學(xué)方法如層次分析法來決定11。圖3是本文設(shè)計的基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型,該模型清晰地描述了編碼結(jié)構(gòu)是由信息對象類別碼、信息對象分類碼和流水碼組成。信息對象類別

11、碼是用于標(biāo)識職能域和編碼對象域,信息對象分類碼是描述信息對象的分類特征,當(dāng)信息類述清楚、時,以流水碼標(biāo)識,對象在不同的上下文環(huán)境中呈現(xiàn)的編碼不同。圖4面向信息共享的編碼管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖的劃分情況。b.編碼對象管理:提供編碼對象的瀏覽、添加、修改和刪除操作。編碼對象體現(xiàn)了職能域所轄范圍內(nèi)的重要信息,通過對編碼對象的管理,可以實時掌握企業(yè)對信息資源的更新和發(fā)展情況。c.規(guī)則管理:提供規(guī)則的瀏覽、添加、修改和刪除操作,碼段的碼值管理相應(yīng)操作。規(guī)則與編碼對象是一一對應(yīng)的,也就是說有一個編碼對象就有一條規(guī)則。碼段和碼值是編碼規(guī)則的組成部分,一條編碼規(guī)則對應(yīng)多個碼段,一個碼段對一個碼值值域。d.編碼申請

12、:提供編碼的申請操作。當(dāng)有一個信息需要編碼時,要相應(yīng)使用部門對其在系統(tǒng)中申請編碼。e.審核發(fā)布:提供編碼的審核操作。當(dāng)有一個用戶申請了一個新編碼時,系統(tǒng)并沒有發(fā)布該編碼,用戶也不能立即使用該編碼,必須經(jīng)過信息歸口管理部門和系統(tǒng)管理的審核后才自動發(fā)布。f.編碼查詢:提供編碼按查詢條件對編碼進行查詢操作。g.用戶管理:提供用戶的瀏覽、添加、修改和刪除操作,用戶權(quán)限分配管理。為保證系統(tǒng)的安全性,必須是合法用戶并擁有一定的權(quán)限才能在系統(tǒng)做相應(yīng)的操作。h.系統(tǒng)管理:提供編碼導(dǎo)出、數(shù)據(jù)備份、日志查詢和修改密碼操作。編碼導(dǎo)出目的是提供給其它信息系統(tǒng)使用,實現(xiàn)信息共享。為了保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性,系統(tǒng)必須提供數(shù)

13、據(jù)備份功能和日志查詢。i.在線幫助:提供各功能模塊操作流程說明。5.2系統(tǒng)實現(xiàn)編碼管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中,采用了JavaEE的多層構(gòu)架模式,如圖5所示是本系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)體系構(gòu)圖3基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型圖根據(jù)企業(yè)面向信息共享的編碼實際需要,該編碼結(jié)構(gòu)是由剛性碼段和柔性碼段組成,信息對象類別碼是剛性的,也就是說固定碼段數(shù)和碼段長度;信息對象分類碼和識別碼則是柔性的,用戶可以根據(jù)不同的信息對象柔性定義分類碼和識別碼。在生產(chǎn)編碼時,編碼從左至右根據(jù)不同碼段產(chǎn)生代碼,最終順序組合成編碼。5系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)5.1系統(tǒng)設(shè)計根據(jù)面向信息共享的需要與確保信息編碼的唯一性,與傳統(tǒng)的編碼管理系統(tǒng)不一樣的是本

14、系統(tǒng)采用了規(guī)則來管理編碼,并把企業(yè)的編碼信息體系納入了管理系統(tǒng)進行管理。如圖4所示是整個系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖。具體的功能描述如下:a.職能域管理:提供職能域的瀏覽、添加、修改和刪除操作。職能域體現(xiàn)了企業(yè)對信息資源的頂層規(guī)劃,通過對職能域的管理,可以實時掌握企業(yè)對職能域76架。系統(tǒng)采用了MVC架構(gòu)模式,采用Struts技術(shù)來實現(xiàn)Web層,并作為Spring模塊運行12;采用Hibernate持久層框架來完成對數(shù)據(jù)庫的持久化操作,避免使用傳統(tǒng)的JDBC操作數(shù)據(jù)庫。整個編碼系統(tǒng)基于JavaEE多層體系構(gòu)架,應(yīng)用JournalofInformationNo.11,2008情報雜志2008年第11期參考文獻

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16、業(yè)試運行,反饋效果良好,建立了多個代碼子系統(tǒng)?？梢猿醪娇隙ǖ氖敲嫦蛐畔⒐蚕淼男畔⒎诸惥幋a工作流能夠指導(dǎo)企業(yè)實施信息分類編碼;基于“職能域-編碼對象域-信息粒度”的面向信息共享編碼標(biāo)準體系適合企業(yè)信息化建設(shè)需求;面向信息共享的基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型能夠在全企業(yè)統(tǒng)一編碼結(jié)構(gòu),并給企業(yè)編碼者和使用編碼者一個清晰的信息體系,為推進企業(yè)信息共享和交換起到重要作用;編碼管理系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則自動或者半自動方式快速編碼,并設(shè)計了審核機制,一方面降低了誤碼率,另一方面能夠很好地控制編碼的唯一性,系統(tǒng)能夠很好地推動了信息編碼的應(yīng)用。7LIYing-hua.OnProblemClassification

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