加強辦公室的精細化管理

1、加強辦公室的精細化管理一、為什么實行精細化管理辦公室是一個單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào) 內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個單位的綜合管理部門， 又是一個單位具體的辦事機構(gòu)，直接為單位領(lǐng)導和廣大員工服務， 同 時也承擔一部分對外服務職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜 合、審核把關(guān)、運轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個方面。做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索 的一個問題。當前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作， 把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進科學化和精細化管理，加強自 身建設(shè)，增強創(chuàng)新意識，使辦公室各項工作的流程更加優(yōu)化、職責更 加明晰、考核更加科學

2、、制度更加嚴密、督辦更加有力，使辦公室服 務領(lǐng)導、單位和基層的績效更加顯著。精細化管理，就是要按照精確、 細致、深入的要求，明確職責分工，優(yōu)化業(yè)務流程，完善崗責體系， 加強協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)， 區(qū)別不同情況，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高 管理效能。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確 化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位， 工作要日清日結(jié)，每天都要對當天的情況進行檢查， 發(fā)現(xiàn)問題及時糾 正，及時處理等等。辦公室工作精細化管理應從管理理念、工作流程、崗位職責、績 效考核、規(guī)章制度、保障手段和人員素質(zhì)等方面

3、著手，只有全面推進 科學化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不 優(yōu)、崗責不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的 整體效能，確保各項工作咼效優(yōu)質(zhì)、運轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為 領(lǐng)導、為單位、為基層服務。二、目前存在不足和問題一是傳統(tǒng)的辦公室理理念和管理模式不能完全適應當前形勢發(fā) 展的要求，辦公室工作任務不應僅僅滿足于完成日常事務性工作和維 持本單位的正常運轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善， 現(xiàn)有規(guī)章制度的科學性和系統(tǒng)性還需進一步提升，工作流程也有不夠 科學的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。 三是崗 責體系還需進一步健全，工作職責不明確，責

4、任不落實的情況還不同 程度地存在。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習慣于原有的工作模 式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其 素質(zhì)和能力與科學化精細化管理的要求還存在一定差距。三、如何加強精細化管理圍繞轉(zhuǎn)變職能和增強執(zhí)行力。從目標制定、工作計劃的實施，體 現(xiàn)管理與服務的結(jié)合，以管促效能，以服務促效能。具有上情下達和 督查督辦職能的辦公室，更應體現(xiàn)執(zhí)行力，強有力的執(zhí)行力，是提高 辦公室行政效能的載體。推進辦公室工作科學化、精細化管理，關(guān)鍵 在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務上叫得響、作風上過得硬的辦 公室干部隊伍。進一步加強辦公室干部隊伍建設(shè)，為提高辦公室工作 的科學化、精細

5、化管理水平提供強有力的組織保證和人才支持。1、要把加強辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強化理論修養(yǎng)，開展崗位練兵，使人人成為政務、事務的行家。進一步增強 “三種意識”、提高“四項能力”、樹立“五方面作風”：即增強把 握規(guī)律的意識、創(chuàng)新意識、精益求精的意識；提高輔助決策的能力、 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實的能力、促進和諧的能力；樹立理論聯(lián)系 實際、愛崗敬業(yè)、嚴謹細致、雷厲風行、清正廉潔的良好作風，打牢 效能建設(shè)的基礎(chǔ)。2、明確職責，細化流程。確保崗位職責精細化。分解細化崗位 職責，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調(diào)查研究、公文運轉(zhuǎn)、 新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財務、會議、信訪、網(wǎng)

6、站等 各方面管理工作的具體流程，做好“三個協(xié)調(diào)”：一是做好與上級單 位的協(xié)調(diào)，爭取支持；與科室之間的協(xié)調(diào)，督辦落實；與其他部門的 協(xié)調(diào)，爭取配合；與相對人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭取理解。形成加強協(xié)作， 協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。按照精簡程序、理清環(huán)節(jié)、分清責任、明確標準的基本要求，把 握辦公室工作規(guī)律，依據(jù)辦公室職能逐項建立和優(yōu)化辦公室各項工作 流程，如建立信息調(diào)研、公文運轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、 安全保密、單位財務、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。 各項工作都依既定流程運行，才能做到有條不紊，咼效有序。辦公室 工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、 完善為

7、導向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的 宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計流程，使各項工作均依流程運行。為確保辦公室各項工作有章可循， 規(guī)范有序，辦公室必須建立一 套科學的規(guī)章制度，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理 規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩 序。要對現(xiàn)行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過 時的，形成完善、管用、有效的制度體系。3、要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學設(shè)置工作崗位，制訂詳 細的“崗位操作手冊”。 把辦公室的工作任務分解并明確地落實到 具體個人身上，實現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標，使辦公室 每個成員都各司其

8、職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔的工作任務。4、對工作計劃、工作任務和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監(jiān)督考核，可以確保每一項工作都得到具體落實和實施。對工作 啟動慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問 題所在，找出差距，從而及時改進工作方式方法。5、辦公室推行科學化、精細化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣 的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦 公室工作精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成 每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。 要把精細 化管理當作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入 工作、生活當中，陶冶情操，提高

9、能力，投身辦公室工作實踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。辦公室在實施精細化管理的過程中，必須關(guān)注科學技術(shù)在管理中 的應用。精細化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對這些資料如 何收集、整理、篩選、加工、分析、應用，目前軟件市場也推出了數(shù) 據(jù)庫管理系統(tǒng)，各類組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫軟件 包。辦公室工作科學化、精細化管理必須依托先進的信息技術(shù)手段的 支持，實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。 因此, 辦公室必須改變傳統(tǒng)運作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代 技術(shù)以適應形勢發(fā)展需要。四、結(jié)合本單位實際情況制定以下管理制度為了加強辦公室管理，明確內(nèi)部管理職責，使內(nèi)部管理工作更加 精細

10、化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。一、工作規(guī)范（一）、 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語 規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。（二）、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工 作。二辦公室事務管理（一）、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍 所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特 指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文 書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于 文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。1、文件管理制度第一條管理要點1、為使文件管理工作制度化、

11、規(guī)范化、科學化、精細化，提高 辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、 外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁 腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、 內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期 歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室 人員負責執(zhí)行。2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在公司經(jīng)理，各部門 一律不得自行向

12、上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對內(nèi)公開文件由辦公室負責起草和審核， 公司經(jīng)理簽發(fā)； 各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由公司經(jīng)理負責起草， 行政人事部 負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由公司經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5、辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相 關(guān)報表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)， 對有密級程度的文件，需公司經(jīng)理批準后方可借閱。7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并 限期清退。8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容

13、分門別類進行整理，附件、 批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報公司 簽字批準，按照文件管理制度進行處理。第三條文件管理流程設(shè)計1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件t審查編號t審批、簽發(fā)t打 印文件t下發(fā)文件t文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文T文件整理T文件存檔T清退 T文件存檔T文件銷毀3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)t批準T借閱T清退T文件 存檔T文件銷毀2、文書管理制度第一條管理要點1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部 資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮 文書在各項工

14、作中的指導作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、 會議紀要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資 料、各類應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁 腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保 持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張 貼公示學習。2、按照文書管理范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿，所有文 書原稿均分類存檔備查。3、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終 歸檔

15、相結(jié)合，對照編號列出整理清單。4、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀； 須上級審批同意，方可銷毀。5、若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向公司經(jīng) 理報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。第三條流程設(shè)計起草文書t填寫發(fā)文簿（需要時）t張貼t存檔t更新目錄（紙 質(zhì)檔與電子檔）T借閱T清退T審批T銷毀3、檔案管理制度第一條管理要點1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更 專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與 效率。2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他 應存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應資料進

16、行相應的歸檔、 整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包 括附件、批復、定稿等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同 一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對 照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由公司經(jīng)理簽字，審核通過后方 可借閱，不得抄錄、復制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員 工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。 第三條流程設(shè)計根據(jù)文

17、件、文書目錄整理需要歸檔的檔案t排序整理， 編制編目 t存檔t借閱t清退（二）辦公用品管理制度第一條管理要點1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約 辦公經(jīng)費，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責一 致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計” 原則。4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇 優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由 辦公室全權(quán)負責。2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月 27號之前各部門將所 需辦公用品報至辦公室，行政辦公室

18、根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦 公用品清算單中的物品實際庫存和用量， 做出采購計劃，經(jīng)部門主管 批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進 行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準。3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明 名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特 殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室， 不得私自挪用辦 公用品。6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。& 管理員定期對辦

19、公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等 量。第三條管理流程設(shè)計編制需求計劃表 審批米購入庫登記發(fā)放編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記（三）、圖書管理制度第一條管理要點1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范 圖書管理工作。2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務到位，保 證借還流程有序進行。3、根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查 閱。第二條制度規(guī)范1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖 書1-2次。3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明 購進日期、作者、出版社及其

20、他有必要的項目。4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理 續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫， 如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因, 報部門主管，按指示行事。第三條管理流程設(shè)計1、申購流程：填寫申購單審批采購圖書入庫登記2、借還流程：查閱圖書目錄卡t填寫借閱單t圖書卡簽字t圖 書借閱-續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單（四）、會議管理制度第一條管理要點1、為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。2、根據(jù)公司實際及具體

21、的情況，確定會議召開的必要性。3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效 原則。4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提 高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。5、按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并 遵守會議紀律。6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條制度規(guī)范1、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會 議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護，行政專 員負責做好相應的會議記錄。3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項， 及時整理好 會議記要或者會議決

22、議，打印并張貼。4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整 理并歸檔5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需 查閱應嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條管理流程設(shè)計會前：確定議題、會上所需資料準備、通知t會中：積極參與， 做好會議記錄-會后：整理會議記錄-張貼-歸檔整理（五）、清潔衛(wèi)生管理制度第一條管理要點1、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi) 生管理工作順利進行。2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應潔凈標 準。3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時 對衛(wèi)生進行保持與維護。第二條制度規(guī)范1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、

23、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納 入在內(nèi)的區(qū)域。2、按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負責衛(wèi)生檢查工 作。3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室 所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時 做好相應的督察。4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護， 保證地面整潔, 茶水供應，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應等工作。5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫清潔衛(wèi)生值 日表，監(jiān)督員認真核實，并填寫清潔衛(wèi)生監(jiān)督表。第三條流程設(shè)計安排清潔排班完成清潔項目填值日表監(jiān)督檢查填寫監(jiān) 督表-辦公室人員執(zhí)行維護-發(fā)現(xiàn)問題-執(zhí)行處理（六）、日常事務管理1、接待管理第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規(guī) 范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以 禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉 上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設(shè)計：接待來訪人員詢問來意，