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文檔簡(jiǎn)介
1、 馬上又要月底了,又要面臨著把從刷卡機(jī)里導(dǎo)出的12月的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。我們總不能還是花幾天時(shí)間來(lái)手工處理這些考勤數(shù)據(jù)吧? 前天晚上給HR們上課,正好介紹到考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的一個(gè)例子,現(xiàn)在拿出來(lái)跟大家分享。實(shí)際數(shù)據(jù)如下圖所示,從打卡機(jī)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)是一個(gè)流水,要求: 1、找出每個(gè)人最早打卡時(shí)間和最晚打卡時(shí)間; 2、判斷每個(gè)人每天的遲到、早退情況、加班情況。 說(shuō)明:出勤時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)是8:00-17:30,18點(diǎn)以后為加班時(shí)間。
2、0; 這個(gè)表格數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是:每個(gè)人的刷卡數(shù)據(jù)有好幾個(gè),分成了幾行保存,而且刷卡日期和時(shí)間是保存在一個(gè)單元格,因此我們首先要把刷卡日期和時(shí)間分開(kāi),這個(gè)工作可使用“分列”工具欄完成,處理結(jié)果如下: 剩下的問(wèn)題,就是要解決本文前面提出的問(wèn)題了。這些問(wèn)題的解決,有很多方法,其中一個(gè)最容易掌握、也最簡(jiǎn)單的方法,是利用簡(jiǎn)單的幾個(gè)函數(shù)IF、COUNTIFS、INDEX函數(shù)進(jìn)行處理。下面進(jìn)行具體說(shuō)明。
3、;在右側(cè)插入一個(gè)輔助列,標(biāo)題為“第幾次刷卡”,在單元格F2輸入公式 =COUNTIFS($B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2),往下復(fù)制,就可以統(tǒng)計(jì)E列的某個(gè)刷卡時(shí)間是某人某天的第幾次刷卡了。 再插入兩個(gè)輔助列,標(biāo)題分別為“最早刷卡”和“最晚刷卡”。 在單元格G2輸入公式 =IF(F2=1,E2,"") ,往下復(fù)制,即可得到某個(gè)人在某天的最早刷卡時(shí)間。 在單元格H2輸入公式 =IF(G
4、2<>"",INDEX(E2:E875,COUNTIFS(B:B,B2,D:D,D2),""),往下復(fù)制,即可得到某個(gè)人在某天的最晚刷卡時(shí)間。 這三個(gè)公式的思路、邏輯和原理,這里就不再細(xì)說(shuō)了。 這樣,就得到了如下的處理結(jié)果。 將F列至H列的公式,采用選擇性粘貼的方法轉(zhuǎn)換為數(shù)值,然后篩選出所有空值單元格,予以刪除,并刪除E列和F列,就得
5、到下面的每個(gè)人的刷卡考勤數(shù)據(jù),以此數(shù)據(jù)來(lái)做考勤計(jì)算: 在此表格的右側(cè)進(jìn)行遲到、早退、加班的計(jì)算,數(shù)字1表示遲到或早退,具體的時(shí)間表示加班時(shí)間,如下表: 其中,各單元格的公式分別如下: 單元格G2:=IF(E2>8/24,1,"") 單元格H2:=IF(F2<17
6、.5/24,1,"") 單元格I2:=IF(F2>18/24,F2-18/24,"") 最后再對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)表進(jìn)行透視匯總分析,就得到每個(gè)人這個(gè)月的遲到、早退、加班匯總數(shù)據(jù),如下: 大家看到了吧,考勤數(shù)據(jù)的處理并不復(fù)雜,也不難,只要掌握了Excel的幾個(gè)實(shí)用技能(分列工具、常用函數(shù)、透視表),就可以在幾分鐘把看起來(lái)繁瑣無(wú)比的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行高效快速處理和統(tǒng)計(jì)匯總。 有關(guān)Excel數(shù)據(jù)處理和分
7、析的問(wèn)題,歡迎大家加入我創(chuàng)建的千人Excel交流學(xué)習(xí)群(群號(hào) 228678049),隨時(shí)跟大家交流實(shí)際工作中的問(wèn)題,分享最新案例模版,了解最新學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài),學(xué)習(xí)最新Excel技能。 上面介紹的僅僅是一種考勤機(jī)數(shù)據(jù)格式,實(shí)際中,每家企業(yè)的考勤機(jī)都不一樣,數(shù)據(jù)格式也繽紛異彩,這就需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體分析,找出最佳的解決方案。后面的總結(jié)文章中,我將再陸續(xù)介紹幾個(gè)常見(jiàn)的考勤數(shù)據(jù)例子及其解決方案。 【作者簡(jiǎn)介】 韓小良,國(guó)內(nèi)著名資深實(shí)戰(zhàn)型Excel培訓(xùn)講師和應(yīng)用解決方案專(zhuān)家。Excel應(yīng)用方面的著作第一人,出版了近40部關(guān)于Excel企業(yè)管理應(yīng)用方面的實(shí)用書(shū)籍。從事Excel研究及應(yīng)用多年,對(duì)Excel及VBA在企業(yè)管理中的應(yīng)用有著較深的研究和獨(dú)特的認(rèn)識(shí),對(duì)Excel及VBA在企業(yè)管理中的高級(jí)應(yīng)用培訓(xùn)有著豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn),已經(jīng)為數(shù)千家大中型企業(yè)
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