利用Excel快速處理匯總刷卡考勤數(shù)據(jù)之一

1、 馬上又要月底了，又要面臨著把從刷卡機里導(dǎo)出的12月的考勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。我們總不能還是花幾天時間來手工處理這些考勤數(shù)據(jù)吧？ 前天晚上給HR們上課，正好介紹到考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的一個例子，現(xiàn)在拿出來跟大家分享。實際數(shù)據(jù)如下圖所示，從打卡機導(dǎo)出的數(shù)據(jù)是一個流水，要求：      1、找出每個人最早打卡時間和最晚打卡時間；      2、判斷每個人每天的遲到、早退情況、加班情況。      說明：出勤時間標(biāo)準(zhǔn)是8:00-17:30，18點以后為加班時間。    

2、0;        這個表格數(shù)據(jù)的特點是：每個人的刷卡數(shù)據(jù)有好幾個，分成了幾行保存，而且刷卡日期和時間是保存在一個單元格，因此我們首先要把刷卡日期和時間分開，這個工作可使用“分列”工具欄完成，處理結(jié)果如下：              剩下的問題，就是要解決本文前面提出的問題了。這些問題的解決，有很多方法，其中一個最容易掌握、也最簡單的方法，是利用簡單的幾個函數(shù)IF、COUNTIFS、INDEX函數(shù)進行處理。下面進行具體說明。       

3、;在右側(cè)插入一個輔助列，標(biāo)題為“第幾次刷卡”，在單元格F2輸入公式 =COUNTIFS($B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2)，往下復(fù)制，就可以統(tǒng)計E列的某個刷卡時間是某人某天的第幾次刷卡了。       再插入兩個輔助列，標(biāo)題分別為“最早刷卡”和“最晚刷卡”。       在單元格G2輸入公式 =IF(F2=1,E2,"") ，往下復(fù)制，即可得到某個人在某天的最早刷卡時間。       在單元格H2輸入公式 =IF(G

4、2<>"",INDEX(E2:E875,COUNTIFS(B:B,B2,D:D,D2),"")，往下復(fù)制，即可得到某個人在某天的最晚刷卡時間。       這三個公式的思路、邏輯和原理，這里就不再細說了。       這樣，就得到了如下的處理結(jié)果。               將F列至H列的公式，采用選擇性粘貼的方法轉(zhuǎn)換為數(shù)值，然后篩選出所有空值單元格，予以刪除，并刪除E列和F列，就得

5、到下面的每個人的刷卡考勤數(shù)據(jù)，以此數(shù)據(jù)來做考勤計算：                在此表格的右側(cè)進行遲到、早退、加班的計算，數(shù)字1表示遲到或早退，具體的時間表示加班時間，如下表：        其中，各單元格的公式分別如下：        單元格G2：=IF(E2>8/24,1,"")          單元格H2：=IF(F2<17

6、.5/24,1,"")        單元格I2：=IF(F2>18/24,F2-18/24,"")       最后再對這個數(shù)據(jù)表進行透視匯總分析，就得到每個人這個月的遲到、早退、加班匯總數(shù)據(jù)，如下：       大家看到了吧，考勤數(shù)據(jù)的處理并不復(fù)雜，也不難，只要掌握了Excel的幾個實用技能（分列工具、常用函數(shù)、透視表），就可以在幾分鐘把看起來繁瑣無比的考勤數(shù)據(jù)進行高效快速處理和統(tǒng)計匯總。 有關(guān)Excel數(shù)據(jù)處理和分

7、析的問題，歡迎大家加入我創(chuàng)建的千人Excel交流學(xué)習(xí)群（群號 228678049），隨時跟大家交流實際工作中的問題，分享最新案例模版，了解最新學(xué)習(xí)動態(tài)，學(xué)習(xí)最新Excel技能。    上面介紹的僅僅是一種考勤機數(shù)據(jù)格式，實際中，每家企業(yè)的考勤機都不一樣，數(shù)據(jù)格式也繽紛異彩，這就需要根據(jù)具體的情況進行具體分析，找出最佳的解決方案。后面的總結(jié)文章中，我將再陸續(xù)介紹幾個常見的考勤數(shù)據(jù)例子及其解決方案。  【作者簡介】    韓小良，國內(nèi)著名資深實戰(zhàn)型Excel培訓(xùn)講師和應(yīng)用解決方案專家。Excel應(yīng)用方面的著作第一人，出版了近40部關(guān)于Excel企業(yè)管理應(yīng)用方面的實用書籍。從事Excel研究及應(yīng)用多年，對Excel及VBA在企業(yè)管理中的應(yīng)用有著較深的研究和獨特的認(rèn)識，對Excel及VBA在企業(yè)管理中的高級應(yīng)用培訓(xùn)有著豐富的實戰(zhàn)經(jīng)驗，已經(jīng)為數(shù)千家大中型企業(yè)