利用Excel快速處理匯總刷卡考勤數(shù)據(jù)之一

1、 馬上又要月底了，又要面臨著把從刷卡機(jī)里導(dǎo)出的12月的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。我們總不能還是花幾天時(shí)間來(lái)手工處理這些考勤數(shù)據(jù)吧？ 前天晚上給HR們上課，正好介紹到考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的一個(gè)例子，現(xiàn)在拿出來(lái)跟大家分享。實(shí)際數(shù)據(jù)如下圖所示，從打卡機(jī)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)是一個(gè)流水，要求：      1、找出每個(gè)人最早打卡時(shí)間和最晚打卡時(shí)間；      2、判斷每個(gè)人每天的遲到、早退情況、加班情況。      說(shuō)明：出勤時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)是8:00-17:30，18點(diǎn)以后為加班時(shí)間。    

2、0;        這個(gè)表格數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是：每個(gè)人的刷卡數(shù)據(jù)有好幾個(gè)，分成了幾行保存，而且刷卡日期和時(shí)間是保存在一個(gè)單元格，因此我們首先要把刷卡日期和時(shí)間分開，這個(gè)工作可使用“分列”工具欄完成，處理結(jié)果如下：              剩下的問(wèn)題，就是要解決本文前面提出的問(wèn)題了。這些問(wèn)題的解決，有很多方法，其中一個(gè)最容易掌握、也最簡(jiǎn)單的方法，是利用簡(jiǎn)單的幾個(gè)函數(shù)IF、COUNTIFS、INDEX函數(shù)進(jìn)行處理。下面進(jìn)行具體說(shuō)明。       

3、;在右側(cè)插入一個(gè)輔助列，標(biāo)題為“第幾次刷卡”，在單元格F2輸入公式 =COUNTIFS($B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2)，往下復(fù)制，就可以統(tǒng)計(jì)E列的某個(gè)刷卡時(shí)間是某人某天的第幾次刷卡了。       再插入兩個(gè)輔助列，標(biāo)題分別為“最早刷卡”和“最晚刷卡”。       在單元格G2輸入公式 =IF(F2=1,E2,"") ，往下復(fù)制，即可得到某個(gè)人在某天的最早刷卡時(shí)間。       在單元格H2輸入公式 =IF(G

4、2<>"",INDEX(E2:E875,COUNTIFS(B:B,B2,D:D,D2),"")，往下復(fù)制，即可得到某個(gè)人在某天的最晚刷卡時(shí)間。       這三個(gè)公式的思路、邏輯和原理，這里就不再細(xì)說(shuō)了。       這樣，就得到了如下的處理結(jié)果。               將F列至H列的公式，采用選擇性粘貼的方法轉(zhuǎn)換為數(shù)值，然后篩選出所有空值單元格，予以刪除，并刪除E列和F列，就得

5、到下面的每個(gè)人的刷卡考勤數(shù)據(jù)，以此數(shù)據(jù)來(lái)做考勤計(jì)算：                在此表格的右側(cè)進(jìn)行遲到、早退、加班的計(jì)算，數(shù)字1表示遲到或早退，具體的時(shí)間表示加班時(shí)間，如下表：        其中，各單元格的公式分別如下：        單元格G2：=IF(E2>8/24,1,"")          單元格H2：=IF(F2<17

6、.5/24,1,"")        單元格I2：=IF(F2>18/24,F2-18/24,"")       最后再對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)表進(jìn)行透視匯總分析，就得到每個(gè)人這個(gè)月的遲到、早退、加班匯總數(shù)據(jù)，如下：       大家看到了吧，考勤數(shù)據(jù)的處理并不復(fù)雜，也不難，只要掌握了Excel的幾個(gè)實(shí)用技能（分列工具、常用函數(shù)、透視表），就可以在幾分鐘把看起來(lái)繁瑣無(wú)比的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行高效快速處理和統(tǒng)計(jì)匯總。 有關(guān)Excel數(shù)據(jù)處理和分

7、析的問(wèn)題，歡迎大家加入我創(chuàng)建的千人Excel交流學(xué)習(xí)群（群號(hào) 228678049），隨時(shí)跟大家交流實(shí)際工作中的問(wèn)題，分享最新案例模版，了解最新學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)最新Excel技能。    上面介紹的僅僅是一種考勤機(jī)數(shù)據(jù)格式，實(shí)際中，每家企業(yè)的考勤機(jī)都不一樣，數(shù)據(jù)格式也繽紛異彩，這就需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體分析，找出最佳的解決方案。后面的總結(jié)文章中，我將再陸續(xù)介紹幾個(gè)常見(jiàn)的考勤數(shù)據(jù)例子及其解決方案。  【作者簡(jiǎn)介】    韓小良，國(guó)內(nèi)著名資深實(shí)戰(zhàn)型Excel培訓(xùn)講師和應(yīng)用解決方案專家。Excel應(yīng)用方面的著作第一人，出版了近40部關(guān)于Excel企業(yè)管理應(yīng)用方面的實(shí)用書籍。從事Excel研究及應(yīng)用多年，對(duì)Excel及VBA在企業(yè)管理中的應(yīng)用有著較深的研究和獨(dú)特的認(rèn)識(shí)，對(duì)Excel及VBA在企業(yè)管理中的高級(jí)應(yīng)用培訓(xùn)有著豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，已經(jīng)為數(shù)千家大中型企業(yè)