實達系統(tǒng)經營部實施草案

1、實達系統(tǒng)經營部實施方案一、 實達系統(tǒng)在整個集團范圍內的使用狀況1、總部使用情況：實達系統(tǒng)自去年初在集團總部開始實施，至去年底在集團各附屬公司全面投入運行，到現(xiàn)在己一年有余。從集團運行情況看，此系統(tǒng)中三個業(yè)務模塊中的銷售和倉庫在正常運作，流程順暢，產生的銷售、庫存、應收數(shù)據一直作為財務的記帳依據。采購模塊中有一部分功能也在使用。但原系統(tǒng)設計的計劃和控制功能沒有得到具體實現(xiàn)，查詢報表系統(tǒng)不能完全滿足需要。2、各附屬公司使用情況：在各附屬公司，運行情況也不盡相同。除了重慶公司以外所有附屬公司都己上了實達系統(tǒng)，上虞公司是最早實施的，目前系統(tǒng)的三個業(yè)務模塊都在投入運行，應收、應付、銷售、采購、庫存帳都能

2、在系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，對自租倉全部采用移庫銷售模式，雖然影響了銷售數(shù)據的在系統(tǒng)中的及時性，但在月底能比較真實的反映產品真正進入市場銷售情況。陜西公司也應用了全部三個模塊，由于公司直接發(fā)生的客戶較少，基本只和幾大經營部發(fā)生業(yè)務，因此他的數(shù)據是最及時的，但也是最不真實的，還有另一種情況如江西公司，把移庫的業(yè)務全部作為銷售處理，減少了操作流程的復雜性，相應的也影響了銷售數(shù)據的真實性，這種運作方式相當普遍，大多附屬公司目前都采用這種方式。3、經營部使用情況：集團直屬經營部有北京、上海、深圳、廣州、福州、廈門己使用實達系統(tǒng)，由于經營部的業(yè)務模式的特殊性，特別的是基本所有經營部辦公與倉庫相隔較運，使得系統(tǒng)的一

3、些功能會有所影響。也會給推廣工作帶來一些阻力。分公司下屬經營部基本沒上實達系統(tǒng)，某些經營部用其它MIS系統(tǒng)在做統(tǒng)計，大多經營部還停留在手工作業(yè)狀態(tài)。4、數(shù)據匯總情況：按要求，各附屬公司的帳務數(shù)據每天須定時上傳至總部服務器中，然后匯總至數(shù)據服務器，經營部的數(shù)據暫時還沒上傳，這樣當天可以看到前一天各公司的業(yè)務情況，但不能了解經營部的經營情況。二、 經營部實施實達系統(tǒng)的必要性隨著我公司的架構改革，各部門對經營狀況數(shù)據的依賴性漸趨強烈，銷售、市場、財務、供應鏈等各部門開展工作都離不開業(yè)務數(shù)據。特別的，九大片區(qū)的設立和供應鏈部的成立對我們目前系統(tǒng)數(shù)據提出了更高的要求，市場和銷售需要全面、及時、準確的終端

4、銷售情況，財務需要經營部及時的賬務報表，供應鏈需要及時的庫存情況，而如果經營部還不管是用手工作業(yè)或是采用其它MIS系統(tǒng)都無法達到這些要求。因此，有必要在所有經營部中實施實達系統(tǒng)。三、 經營部實施實達系統(tǒng)的可行性根據我們目前系統(tǒng)的使用情況，結合我們在過去實施經驗來看，盡管實達系統(tǒng)在很多方面與最初設計有不小距離，然而這主要體現(xiàn)在計劃與控制功能上的不足，不能提供一個ERP所必備的輔助決策，而對于提供數(shù)據這一層來講，實達系統(tǒng)還是基本能滿足要求，如果我們每個經營部都能按統(tǒng)一模式實施，嚴格按規(guī)定操作并正常的使用和及時傳遞數(shù)據，要實現(xiàn)整個集團的數(shù)據共享是完全可行。四、 經營部上系統(tǒng)后的期望目標 在經過實施、

5、試運行、正常運行階段后，經營部將能達到如下目標1、 規(guī)范操作流程，在經營部中實現(xiàn)甩帳，把原來需手工臺帳由電腦帳代替，簡化工作量，提高工作效率。2、 及時掌握庫存情況、銷售情況、應收款情況3、 核對帳務更為準確、方便、快捷4、 快速查詢某段時間的銷售趨勢，提供一定的輔助決策功能。5、 厲史數(shù)據保存更方便。在各經營部把數(shù)據匯總到集團數(shù)據庫后，集團各業(yè)務部門、九大片區(qū)業(yè)務部門將可以通過連接到集團服務器進行查詢，達到如下目標1、掌握整個集團的客戶資料2、掌握至前一天整個集團的銷售情況、客戶欠款情況3、掌握至前一天整個集團庫存情況五、經營部實施系統(tǒng)需統(tǒng)一的模式系統(tǒng)的運行狀況很大程度上取決于實施，一個系統(tǒng)

6、并不只是一套軟件的應用，而是包括人、物、管理思維等多元素的一個集合。統(tǒng)一流程就是制定一個標準，就像國家要制定法律，每個行業(yè)要制定一個行業(yè)標準以解決產品的兼容性，每一類產品也都必須有自己的質量標準，那么一個系統(tǒng)在要在企業(yè)中良好運行，也需制定一個標準。根據前一階段的經驗，總結出在實施階段需重點規(guī)范的幾個方面：1、 統(tǒng)一業(yè)務流程規(guī)范：2、 統(tǒng)一操作規(guī)范3、 統(tǒng)一基礎資料維護項目4、 統(tǒng)一操作人員掌握的技能要求5、 統(tǒng)一系統(tǒng)運行環(huán)境6、 統(tǒng)一實施方法統(tǒng)一業(yè)務流程統(tǒng)一業(yè)務流程是整個實施階段的重中之重。流程不統(tǒng)一，匯總的數(shù)據就可用性就較差。根據了解的經營部的作業(yè)流程，結合系統(tǒng)的設計流程，制定如下圖的建議流

7、程：進貨流程入 庫倉 庫貨到檢驗作入庫單并記帳經營部辦說明：（1）基于經營部的實際情況，不推薦在經營部實施采購模塊。（2）經營部倉庫都離辦公地點較遠，因此倉庫模塊也集中在經營部辦公室使用。 銷售流程：代銷發(fā)貨單記帳銷售發(fā)貨單記帳出庫單并記帳銷售發(fā)貨單客 戶出 庫經營部辦倉 庫要貨代銷發(fā)貨單代銷否開票代銷銷售單并記帳收款單并記帳付款說明：（1）代銷的判別應以當時發(fā)貨時是否全部馬上作為銷售為依據。需嚴格執(zhí)行。（2）虛線中的操作為當代銷商實現(xiàn)銷售后來報開票時所作流程。統(tǒng)一操作規(guī)范操作是系統(tǒng)的具體實現(xiàn)，每執(zhí)行一筆業(yè)務或是調整一筆帳務，都是對系統(tǒng)數(shù)據的一次更新，不規(guī)范的操作會影響系統(tǒng)數(shù)據的準確性。因此，

8、規(guī)范操作也是必須的。一般來說，實達系統(tǒng)中的操作分為以下幾種：1、 正常業(yè)務的各種單據的增加、審核、記帳單據在新增前需確定是否是必須的，填制是要認真仔細，確認所填項完整準確，特別要注意產品的單位規(guī)格是否正確，銷售發(fā)貨單的稅率有沒有被誤修改。對一些需要其它說明的單據請在備注欄加以說明。審核、記帳在我們公司目前基本都是由制單人完成，因此更需要操作人員仔細核對，由于記帳后不能再對單據作任何修改，所以特別在記帳前一定要確定與實際業(yè)務相符。另外，在系統(tǒng)運用中會經常跳出一些提示，如在作一筆入庫單據時，如果在原倉庫總帳中并沒存在此產品，系統(tǒng)便會給出提示，這時就要確定此產品是否真得為從沒發(fā)生過的還是產品編號和單

9、位規(guī)格輸入錯誤。2、 從相關單據通過向導轉成單據的操作這類操作在系統(tǒng)中大量存在，簡化了不少工作量。由于單據的關聯(lián)性，這類操作相對比較簡單快捷，不容易出錯。需要注意的是在一張單據可以多次轉的模式下，確認是否先前己轉過相同單據。如：銷售發(fā)貨單轉出庫單時。另外，在轉成的目的單據中不要添加分錄，否則會產生單據關聯(lián)不正確，導致帳務不一致。3、 調帳的操作如果在記帳前沒有認真確認而導致帳務錯誤，這時就需要作單據進行調帳。調帳過多會影響明細帳的多讀性，應盡量減少。調帳時請遵循以下原則：A、首先須征得主管領導同意，確認必須調帳方可進行。B、確認此調帳單據只會對所需調整的賬務產生影響。調帳單據不要再轉成另外單據

10、。C、在調帳單據中必須加入備注，寫明調帳原因，對應的錯誤單據號，以增加帳務可讀性。4、 結轉相關操作結轉前必須做好數(shù)據庫備份，這點尤為重要。結轉的順序為先銷售后倉庫。結轉盡量在當月底完成。請在服務器較空閑的情況下作結轉。*上一個會計期間還沒結轉，在當前會計期間允計做上一期間的單據，此時請務必把本機時間調整到上一會計期間的最后一天，并在記帳時選取本地時間。5、 數(shù)據上下傳數(shù)據下傳指下載由集團統(tǒng)主維護的一些基礎資料，并更新到當?shù)財?shù)據庫的步驟。應遵循以下步驟：連入INTERNET-登陸到集團FTP-下載再新基礎資料-備份本地數(shù)據庫-啟動同步工具并更新-重建樹形結構-檢查更新。數(shù)據上傳指把當?shù)亟洜I部數(shù)

11、據上傳至集團，由集團統(tǒng)一匯總到數(shù)據服務器中。應遵循以下步驟：1、每天下班后用同步工具導出上個會計期間的最后一天至當天的帳務數(shù)據，如有基礎資料更新還應包括基礎資料。壓縮成ZIP或RAR數(shù)據包2、撥入INTERNET并登陸到集團FTP服務器。3、把壓縮包上傳至各經營部目錄下的UPDATA目錄。4、刪除本地臨時存放的導出文件。統(tǒng)一基礎資料的所需維護項目：基礎資料在經營部維護的有客戶資料、倉庫、人員?？蛻糍Y料的完整性：客戶資料需要維護的須包括：客戶全稱、客戶簡稱、客戶類型、注冊資金、聯(lián)系人、電話、地址、銀行、銀行帳號、稅號、所屬片區(qū)?？蛻艟幪栍上到y(tǒng)自動產生，在增加客戶時必須登陸到該客戶的所屬部門。所屬

12、片區(qū)影響按片區(qū)查詢數(shù)據，需認真核對選擇。倉庫表：經營部倉庫可按需要設置1個或多個，根據上級業(yè)務部門規(guī)定設置。在名稱前須含有經營部名稱。如：上海經營部成品倉。人員：包括系統(tǒng)操作人員和業(yè)務操作人員。操作人員及相應權限設置直接影響到系統(tǒng)的安全性，須嚴格按要求操作。對每一個經營部，只能設一個超級用戶，有專人負責，并保管好密碼，其它操作人員有超級用戶進行設置和權限分配，權限分配時由業(yè)務主管領導批準方可進行。*人員的增加必須登陸到本地經營部下面設置。操作人員要求掌握技能： 業(yè)務操作人員需掌握技能包括：系統(tǒng)流程、制單、查詢帳務、核對帳務等。 系統(tǒng)維護人員需掌握技能除以上各項外還應包括：數(shù)據庫備份、恢復、月底

13、結帳、數(shù)據上下傳、錯誤處理等。統(tǒng)一系統(tǒng)運行環(huán)境：硬件環(huán)境： 根據系統(tǒng)正常運行的要求，經營部上系統(tǒng)至少需配備以下設備：數(shù)據庫服務器1臺，基本配置應為：CPU：服務器對CPU不作太高要求，但應保證在PIII800以上內存：512M內存，保證在數(shù)據庫逐漸增大時能正常運行硬盤：雙30G硬盤，數(shù)據冗余，保證在一個硬盤意外損壞情況下的數(shù)據安全性。MODEM 1個（或ISDN、ADSL），與集團數(shù)據同步時用票據打印機1臺，打印各種單據結合經營部實際情況，數(shù)據服務器可作為客戶機使用，但必須保證不得在其上安裝任何其它與實達系統(tǒng)無關的軟件，也不得作任何無關的操作。軟件環(huán)境：WINDOWS2000+PACK2、MS

14、QL7+PACK1、實達系統(tǒng)統(tǒng)一實施方法：原各分公司下屬經營部由當?shù)叵到y(tǒng)管理員實施，集團直屬經營部由集團系統(tǒng)部派人實施。由于時間緊迫，我們不得不對實施步驟作一些相應調整：1、運行環(huán)境建立：參照上述標準建立軟、硬件環(huán)境，準備一個空數(shù)據庫。2、人員培訓：對各經營部相對操作人員作培訓，宣貫上述標準，這一階段要達到目的為使各經營部相關人員熟悉系統(tǒng)流程，掌握各種操作，特別是基礎資料的維護操作、備份和恢復、帳務清空。3、基礎資料收集整理：各經營部相關人員以上述標準收集基礎資料，并錄入系統(tǒng)。并進行初始化的準備工作。4、帳務初始化：由系統(tǒng)管理員和經營部相關人員于會計期初作倉庫帳、代銷帳和應收帳的初始化工作。5

15、、補單：初始化完成后對當前會計期間初始化以前的單據補入系統(tǒng)，并與手工臺帳核對。6、并行運行：第一個月需手工臺帳和系統(tǒng)同時運行，于月底進行核對。7、正式運行：確認并行階段帳務與手工帳保持一致后可以甩帳，并上傳數(shù)據。*以上統(tǒng)一工作需要財務、市場、銷售、系統(tǒng)管理等各部門共同進行。六、經營部實施實達系統(tǒng)的費用預算 根據調查，經營部原有硬件設備和需新增設備的情況如下表：經營部上實達系統(tǒng)所需新增電腦設備公司名稱現(xiàn)存電腦(臺)需新增整機(臺)需新增配件上網方式集團總部中山經營部21MODEM寧德經營部21MODEM三明經營部11MODEM恒安（賓陽）衛(wèi)生用品公司南寧經營部11MODEM 1個MODEM柳州經

16、營部11MODEM 1個MODEM貴州經營部11MODEM 1個MODEM茂名經營部11MODEM 1個 EPSON670+打印機1臺MODEM合肥恒安衛(wèi)生用品廠馬鞍山經營部1MODEM 1個 EPSON670+打印機1臺MODEM安慶經營部11MODEM 1個MODEM淮南經營部宿州經營部11MODEM 1個MODEM恒安（安鄉(xiāng)）衛(wèi)生用品公司長沙經營部2256M內存1條，128M內存1條，40G硬盤2個，C800CPU1塊ADSL株州經營部11128M內存1條，40G硬盤1個ADSL衡陽經營部2256M內存1條，128M內存1條，40G硬盤2個，C800CPU1塊ADSL恒安（山東）衛(wèi)生用品

17、公司青島經營部11打印共享器1個MODEM濟南經營部11打印共享器1個,EPSON670+打印機1臺MODEM煙臺經營部11打印共享器1個MODEM淄博經營部11打印共享器1個MODEM上虞恒安衛(wèi)生用品公司杭州經營部2ADSL寧波經營部2MODEM蘇南經營部31ADSL南京經營部2ADSL淮安經營部21EPSON670+打印機1臺ADSL徐州經營部2MODEM蘇州經營部2MODEM恒安（孝感）衛(wèi)生用品公司武漢經營部21EPSON670+打印機1臺ADSL恒安（天津）衛(wèi)生用品公司石家莊經營部21山西經營部31EPSON670+打印機1臺MODEM呼和浩特經營部11EPSON670+打印機1臺MO

18、DEM恒安（陜西）衛(wèi)生用品公司銀川經營部21MODEM蘭州經營部21MODEM西安經營部31MODEM烏魯木齊經營部（籌備中）1EPSON670+打印機1臺MODEM恒安（河南）衛(wèi)生用品公司鄭州經營部11EPSON670+打印機1臺MODEM洛陽經營部1EPSON670+打印機1臺MODEM南陽經營部1EPSON670+打印機1臺MODEM恒安（江西）衛(wèi)生用品公司南昌經營部11EPSON670+打印機1臺MODEM恒安（四川）衛(wèi)生用品公司成都經營部11EPSON670+打印機1臺MODEM重慶經營部41EPSON670+打印機1臺MODEM恒安（撫順）衛(wèi)生用品公司沈陽經營部11EPSON670+打印機1臺MODEM合計 5832新增的整機均以硬件標準配制，約為：10000元/臺，打印機EPSON670+約為3500/臺，各類配件合計約為10000元，根據此表推算硬件方面的費用約為：32*10000+3500*15+10000=342000元。軟件不需費用。實施費用以平均每個經營部3000元計算為3000*40=120000?？傆嫗?62000元。說明：由于考慮到以后維護的原因，電腦建議采購品牌機，上述費用是依采購DELL電腦估算。七、計劃進度：方案一計劃日期進度內容負責人9月中旬召集分公