金蝶K3-WISE采購管理操作流程(共40頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上XXX股份有限公司金蝶軟件（中國）有限公司2022年2月20日2022-02-20密級：高版本：1.0 K/3標準操作規(guī)程供應(yīng)鏈采購管理 文檔創(chuàng)建及更新記錄日期創(chuàng)建或更新人版本備注劉鵬東V1.0文檔審核記錄日期審核人職務(wù)備注文檔去向記錄拷貝份數(shù)接受人職務(wù)備注目錄第1章 采購系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理基于上述前面的基礎(chǔ)，在初始化系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以進行日常業(yè)務(wù)的處理。1.1 采購業(yè)務(wù)處理采購管理系統(tǒng)，是通過電子單據(jù)將采購申請、采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流全過程以及采購過程中形成的應(yīng)付賬款處理，進行有效的控制和跟蹤，完善企業(yè)物資供

2、應(yīng)信息管理。 1.1.1 采購資料設(shè)置。1.1.2 采購業(yè)務(wù)處理1.1.2.1 常用采購流程流程：采購申請單采購合同采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票費用發(fā)票（1）采購申請單：用戶吳偉登錄K/3 主界面后，點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購申請】【采購申請單-新增】，依此路徑進入采購申請單錄入界面：（2）采購合同：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購合同】【采購合同-新增】，依此路徑進入采購合同錄入界面，錄入合同日期、合同名稱、產(chǎn)品代碼、數(shù)量及單價等信息， 然后點擊【保存】按鈕，保存單據(jù)，再點【審核】按鈕審核單據(jù)，（3）采購訂單：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購合同】【采購合同-維護】，依此路徑進

3、入采購合同序時簿界面，點擊【下推】，彈出下拉菜單，選擇“采購訂單”（4）調(diào)出采購訂單編輯界面，合同上的相關(guān)信息攜帶了過來并回填訂單的相應(yīng)字段，但是日期、采購方式、業(yè)務(wù)員等需要手工錄入，單據(jù)錄入完畢后點擊【保存】，保存成功后點擊【審核】（5）收料通知單：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【收料通知】【收料通知單-新增】，進入收料通知單編輯界面，表頭的“選單類型”處選擇“采購訂單”，再在“選單號”處按F7調(diào)出訂單界面，將對應(yīng)的訂單POORD選中雙擊，此時訂單信息便回填收料通知單相關(guān)字段，手工錄入日期、倉庫等其他信息后，保存、審核單據(jù)采購訂單上沒有倉庫信息，收料通知單上的“收料倉庫”是由單據(jù)上的物料屬性中“

4、默認倉庫”回填的，可以修改；若物料屬性中沒有錄入“默認倉庫”，則收料通知單上的“收料倉庫”為空，需要手工錄入，也可以不錄，在做外購入庫單時再進行維護。而且表頭的“收料倉庫”顯示為空，倉庫信息在表體顯示：（6）外購入庫單：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【外購入庫】【外購入庫單-新增】，進入外購入庫單編輯界面，表頭的“選單類型”處選擇“收料通知單”，再在“選單號”處按F7調(diào)出收料通知單序時簿界面，將對應(yīng)的收料通知單DD選中【雙擊】，此時收料通知單信息便回填到外購入庫單相關(guān)字段，手工錄入日期、業(yè)務(wù)員等其他信息后，保存、審核單據(jù)：（7）采購發(fā)票：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購發(fā)票】【采購發(fā)票-新增】，進

5、入采購發(fā)票編輯界面，表頭的“選單類型”處選擇“外購入庫單”，再在“選單號”處按【F7】調(diào)出外購入庫單序時簿界面，將對應(yīng)的外購入庫單WIN選中【雙擊】，此時外購入庫單信息便回填采購發(fā)票相關(guān)字段，手工錄入日期、單價等其他信息后，保存、審核單據(jù)：在采購發(fā)票編輯界面的【查看】菜單下，選擇“采購費用發(fā)票”，如下圖所示，系統(tǒng)會調(diào)出費用發(fā)票錄入界面將外購入庫單、采購發(fā)票和費用發(fā)票進行鉤稽，點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購發(fā)票】【采購發(fā)票-維護】，進入采購發(fā)票序時簿界面，點擊【編輯】菜單下的【鉤稽】，系統(tǒng)會調(diào)出鉤稽界面，上半部分為采購發(fā)票，下半部分為外購入庫單，如下圖所示：在“費用發(fā)票”頁簽下是關(guān)聯(lián)的費用發(fā)票

6、，如下圖所示，點擊【鉤稽】的按鈕，將外購入庫單、采購發(fā)票和費用發(fā)票進行鉤稽，系統(tǒng)提示鉤稽成功。 進行外購入庫核算：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【入庫核算】【外購入庫核算】，系統(tǒng)調(diào)出采購發(fā)票的界面，選擇需要核算的發(fā)票，點擊“分配”按鈕，如下圖所示費用分配的作用：將該筆采購業(yè)務(wù)中發(fā)生的費用按一定的方式分配到物料上，計入對應(yīng)的原材料成本中。在【外購入庫核算】界面，【核算】菜單下，參數(shù)【費用分配方式】，有兩個選擇“按數(shù)量分配”和“按金額分配”，本案例選擇“按數(shù)量分配”。 本案例中采購CPU和內(nèi)存條的業(yè)務(wù)中，有200元的運費，經(jīng)過費用分配后，分別更新了采購發(fā)票上“應(yīng)計成本費用”字段。分配原理如下： CPU

7、：80=100200（100+150）； 內(nèi)存條：120=150200（100+150）。 費用發(fā)票分配完畢后，進行入庫成本核算。仍然在此界面，點擊【核算】按鈕，如下圖所示，核算完成后系統(tǒng)會提示核算成功。 核算的作用在于將該筆采購業(yè)務(wù)最終通過采購發(fā)票上的實際金額來確認物料的入庫成本，包括兩部分：原材料的實際價款和價外費用（兩者都不含稅），分別更新了外購入庫單上“金額”字段。在該外購入庫核算界面上【查看】菜單下“對應(yīng)入庫單”中可以查看的到該筆采購業(yè)務(wù)中物料的入庫成本賬務(wù)處理：首先要進行憑證模板的設(shè)置。點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【憑證管理】【憑證模板】，進入憑證模板編輯界面，選擇“實際成本法外購入

8、庫”事務(wù)類型，點擊【新增】按鈕，新增一個憑證模板新增的憑證模板完成后，需要設(shè)置為默認模板，生成憑證時直接取該模板，若此處不進行設(shè)置，則在生成憑證時需手工制定，否則就是取系統(tǒng)自帶模板。憑證模板設(shè)置完成后，點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【憑證管理】【憑證生成】，進入憑證生成界面，選擇“實際成本法外購入庫”事務(wù)類型，點擊【重設(shè)】按鈕，將需要生成憑證的采購發(fā)票過濾出來，如下圖所示。勾上【選擇標志】點擊【生成憑證】的按鈕，系統(tǒng)會自動生成一張外購入庫的憑證。1.1.2.2 暫估入庫流程原材料暫估入賬后，如何進行后續(xù)處理？系統(tǒng)提供兩種暫估憑證沖回處理方式：月初一次沖回和單到?jīng)_回，它們分別的基本流程如下： 月初一

9、次沖回：材料入庫時直接做外購入庫單，期末發(fā)票未到達，做暫估入賬，然后期末結(jié)賬，系統(tǒng)在期末結(jié)賬后，會自動按根據(jù)上期生成的暫估憑證，對應(yīng)生成暫估沖回的紅字憑證。若在當期發(fā)票仍未到，則應(yīng)繼續(xù)生成暫估憑證，下期繼續(xù)自動沖回。在此種方式下， 當暫估的存貨發(fā)票長期未收到時，會多次生成暫估和暫估沖回憑證。直到收到發(fā)票時才確認應(yīng)付賬款和材料的實際入庫成本。具體做法為：在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，將此發(fā)票與對應(yīng)的外購入庫單鉤稽，進行外購入庫核算，之后重新按照采購發(fā)票金額生成外購入庫憑證。具體流程如下所示單到?jīng)_回：材料入庫時與前操作相同，做暫估入庫，期末結(jié)賬后系統(tǒng)不予自動沖回，直到收到供應(yīng)商的采購發(fā)票時，才對暫估的外購

10、入庫單進行操作，具體做法為：在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，與之前暫估的外購入庫單鉤稽，進行外購入庫核算，生成暫估沖回憑證，然后再做外購入庫憑證。具體流程如下所示例子：2008 年8 月5 日，采購部的崔小燕向石家莊電子廠訂購鍵盤100 個，電源100 個，不含稅單價分別為12 元、15 元； 8 月8 日貨到，經(jīng)倉管部何佳檢驗入原材料倉庫，次日財務(wù)部支付了鍵盤的價款并收到 對方開出的鍵盤的增值稅專用發(fā)票價稅合計1,404.00元，經(jīng)手人為滿軍。 9月8 日，財務(wù)部支付上期購買電源的剩余貨款，不含稅單價為14元；并收到石家莊電子廠開具電源的增值稅專用發(fā)票價稅合計1,638.00元，經(jīng)手人為滿軍（1）采購

11、訂單：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購訂單】【采購訂單-新增】，依此路徑進入采購訂單錄入界面，錄入日期、供應(yīng)商、物料代碼、數(shù)量等信息，然后將單據(jù)保存并審核。（2）外購入庫單：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購訂單】【采購訂單-維護】，依此路徑進入采購訂單序時簿界面，選擇POORD號訂單，點擊【下推】下的“外購入庫單”，進入外購入庫單編輯界面，錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進行審核（3）外購入庫單拆分：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【外購入庫】【外購入庫單-維護】，依此路徑進入外購入庫單序時簿界面，選擇【編輯】菜單下【拆分單據(jù)】系統(tǒng)會調(diào)出外購入庫單編輯界面，此界面上會多出“拆分數(shù)量”一列，把需要拆分

12、的數(shù)量錄在此字段下，然后保存單據(jù)，系統(tǒng)會提示拆分單據(jù)成功（4）采購發(fā)票：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購發(fā)票】【采購發(fā)票-新增】，依此路徑進入采購發(fā)票錄入界面，源單類型選擇外購入庫單，選單號處錄入WINA，回車后即可帶出外購入庫單上的相應(yīng)信息，手工錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進行審核（5）將商品“鍵盤”的外購入庫單與發(fā)票鉤稽，進行外購入庫核算，再進行賬務(wù)處理（6）暫估入賬：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【入庫核算】【存貨暫估入賬】，進入暫估入賬序時簿界面，即本期未與發(fā)票鉤稽的外購入庫單，雙擊打開WIN號外購入庫單，錄入往來科目，在“單價”字段下錄入暫估單價，保存單據(jù)（7）賬務(wù)處理：點擊【供應(yīng)鏈

13、】【存貨核算】【憑證管理】【憑證模板】，進入憑證模板編輯界面，選擇“實際成本法外購入庫暫估入賬”事務(wù)類型，點擊【新增】按鈕，新增一個憑證模板，并將此模板設(shè)置為默認模板：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【憑證管理】【憑證生成】，進入憑證生成界面，選擇“實際成本法外購入庫暫估入賬”事務(wù)類型，點擊【重設(shè)】按鈕，將暫估外購入庫單過濾出來，點擊【生成憑證】按鈕，系統(tǒng)會按照以上模板生成一張暫估憑證（8）期末結(jié)賬：8月結(jié)束后將賬套結(jié)賬到第9期，點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【期末處理】【期末結(jié)賬】，進入期末結(jié)賬界面（9）系統(tǒng)自動生成一張暫估沖回憑證，通過【憑證管理】【憑證查詢】可以查到此張憑證：（10）9月收到采購發(fā)

14、票時的處理：首先是錄入采購發(fā)票：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購發(fā)票】【采購發(fā)票-新增】，依此路徑進入采購發(fā)票錄入界面，源單類型選擇外購入庫單，選單號處錄入WIN，回車后即可帶出外購入庫單上的相應(yīng)信息，手工錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進行審核（11）外購入庫核算：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【入庫核算】【外購入庫核算】，系統(tǒng)調(diào)出采購發(fā)票的界面，選擇需要核算的發(fā)票，點擊【核算】按鈕核算成功后，系統(tǒng)會自動生成一張外購入庫暫估補差單，點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【出庫核算】【核算單據(jù)查詢】，過濾條件的【事務(wù)類型】下選擇【外購入庫暫估補差單】，如下圖所示；點擊【確定】就可以查看這張暫估補差單暫估補差單

15、的作用在于當實際確認的入庫成本與暫估金額不一致時，通過此單調(diào)整外購入庫成本。它的特點在于外購入庫核算之后，系統(tǒng)會根據(jù)實際成本與暫估金額的差額自動生成，若實際成本大于暫估成本，則生成一張金額為正的暫估補差單；反之，則生成一張金額為負的暫估補差單。本文案例中，暫估金額為1,500元，但是采購發(fā)票確認的實際成本為1,400元，所以差額為-100元（12）賬務(wù)處理：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【憑證管理】【憑證模板】，進入憑證模板編輯界面，選擇“實際成本法外購入庫”事務(wù)類型，點擊【新增】按鈕，新增一個憑證模板，并設(shè)置為默認模板，具體設(shè)置如下圖（13）生成憑證：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【憑證管理】【憑證

16、生成】，進入憑證生成界面，選擇“實際成本法外購入庫”事務(wù)類型，點擊【重設(shè)】按鈕，將鉤稽期間為本期的采購發(fā)票過濾出來，點擊【生成憑證】按鈕，選擇對應(yīng)的憑證模板，如下圖所示；系統(tǒng)會按照以上模板生成一張外購入庫憑證（14）憑證查詢：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【憑證管理】【憑證查詢】存貨暫估明細賬：點擊【供應(yīng)鏈】【存貨核算】【入庫核算】【存貨暫估明細賬】，進入報表查看界面1.1.2.3 退貨業(yè)務(wù)流程企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，若發(fā)現(xiàn)采購的物料有質(zhì)量問題、與訂單不符等情況，需要將貨物退還給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商退款或者進行換貨處理。 功能介紹 退貨業(yè)務(wù)基本流程： 退料通知單紅字外購入庫單紅字采購發(fā)票 案例 2008

17、年8 月10 日，向蘇州電子廠采購的CPU 中發(fā)現(xiàn)有10 片質(zhì)量不合格，采購部的吳偉通知倉管部的陳魚進行退貨處理，陳魚將這10 片CPU 由原材料倉庫退貨，財務(wù)部于8 月11 日收到蘇州電子廠的退款以及紅字增值稅專用發(fā)票，合計5,850.00 元，經(jīng)手人為賈全。 （1）退料通知單：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【退貨通知單】【退料通知單-新增】， 進入退料通知單新增界面，表頭的“選單類型”處選擇“收料通知單”，再在“選單號”處按F7 調(diào)出收料通知單序時簿界面，將對應(yīng)的收料通知單DD 選中雙擊，相關(guān)信息會自動攜帶到退料通知單上，手工將“數(shù)量”修改為10，再錄入日期、等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下圖

18、所示：應(yīng)用流程 （2）紅字外購入庫單：點擊【供應(yīng)鏈】【倉存管理】【驗收入庫】【外購入庫單- 新增】，進入外購入庫單編輯界面，點擊工具欄中的【紅字】按鈕，新增一張紅字外購入庫單，源單類型選擇“退料通知單”，選單號處錄入POOUT，回車后將退料通知單上的相關(guān)信息關(guān)聯(lián)到此單上，手工錄入日期、保管等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下圖所示： 提示 外購入庫單錄入可由兩個路徑進入：一個是【供應(yīng)鏈】【采購管理】【外購入庫】【外購入庫單-新增】；另外一個是【供應(yīng)鏈】【倉存管理】【驗收入庫】【外購入庫單-新增】。 （3）紅字采購發(fā)票：點擊【供應(yīng)鏈】【采購管理】【采購發(fā)票】【采購發(fā)票-新增】，進入采購發(fā)票編輯界面，點擊