常用公文寫作技巧

1、常用公文寫作技巧發(fā)布時間： 2008-8-28 16:02:40點擊次數(shù)： 25省政府辦公廳秘書一處 張茂葉一、請示的寫作要求（一）概念與分類 請示 “適用于向上級機關請求指示、批準的事項 ”。請示正文一般分為三個部分：請示的理由。這部分十分重要，它是請示的依據(jù)和 出發(fā)點，是能否得到滿意批復的關鍵，一定要充分說明理由。請示的具體事項及 要求。這部分有什么就寫什么，要明確、具體。結(jié)語。一般用 妥否，請批示”等 語。（二）寫作要求1、請示的理由要充分有力 ,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實 事求是 ,具有說服力 ,不能虛報。 注意行文語言 ,選用詞語要謙敬、 分寸得當 ,一般不 用請馬

2、上、請立即等詞語。2、請示要一文一事。 切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質(zhì)、 不同類別的問題,如在一個請示件中羅列了很多不相關的請示內(nèi)容 ,請示的事項無法分清主次 緩急,上級機關無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個請示擱置下來 ,影響請示事項的及時批復。3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機關隸屬關系向上級主管機關或主管部門行文 , 一般只報一個主送機關。 如多頭主送 ,容易造成責任不明 ,互相推誘 ,或領導機關的 批復不一致。如縣 （市）婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示 ,同時也讓設區(qū)市婦聯(lián)知悉 ,則可用抄 報的形式。請示不能送領導個人 ,不抄送下級機關。4、 請示和報告的內(nèi)容不能混淆。請示與報告是兩

3、個不同的文種,請示適用于向 上級機關請求指示、批準 ;報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上 級機關的詢問。（三）請示與報告的區(qū)別 請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是 ：（1）行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復 ;報告 則是下情上達 ,上級領導機關只作為閱知件 ,不作答復。（2）行文時間不同。請示必須事前行文 ,不允許先斬后奏 ;報 告可根據(jù)實際情況隨時行文。(3) 行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項 ,但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示 與 報告這兩個文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。 有的該用請示

4、用了報告 , 有的報 告中夾帶請示事項 ,有的請示件標題用 “關于 xxx 的請示報告 ”這,都是極不規(guī)范 的。二、報告的寫作要求(一) 概念與分類 報告“適用于向上級機關匯報工作 ,反映情況 ,答復上級機關 的詢問。 ”報告一般分為三部分 :一是報告的原由 ,即為什么寫報告 ;二是報告的事項 ,用 “現(xiàn) 將報告如下：”之類的轉(zhuǎn)接語引出報告的事實和問題，這部分要突出重點，做到 點面結(jié)合 ;三是結(jié)束語 ,可根據(jù)報告內(nèi)容的不同寫明 "特此報告 "、"專此報告 "等。報告分為綜合報告、專題報告 (情況報告 )、隨文報告、答復報告和建議報告。(1) 綜合報告。是

5、下級機關為了使上級機關全面了解下級機關各方面情況,便于上級機關掌握全局 ,指導工作而寫的公文。 綜合報告的主要特點是 :匯報的情況和 反 映的問題比較全面 ,一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報告的正文,一般包括報告起因和報告內(nèi)容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告 ,報告起因一定要集中、 概括、簡要直陳。有時就是幾句話 ,報告起因與報告內(nèi)容之間的承上啟下用語 ,往 往用“現(xiàn)將 情況報告如下 ”。報告內(nèi)容 ,是報告正文的主體 ,一般要寫明完成 任 務、進行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報告正文的結(jié)尾用語一般用 “特此報告 ”表述。(2) 專題報告 (情

6、況報告 )。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題 ,以使上級 了解情況 ,做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是 ,報告的內(nèi)容專一。專題 報告可分為 :反映某項工作及其存在問題 ,并提出解決問題意見的專題報告 ;為總結(jié)某項工作而形成的經(jīng)驗 性的專題報告 ;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工 作中有了錯誤 ,需要向上級機關檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調(diào)查 ,在分析研究基礎上形成的調(diào)查 ,專題報告。各種專題報告的格式大體一致。 正文內(nèi)容 ,由于專題報告種類不同 ,在寫法上有所 差異。一般說來 ,專題報告的正文大體包括三部分 :一是工作開展

7、情況 ,二是存在 問題及其原因 ,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產(chǎn) 生的緣由、情況和問題等作為 “依據(jù)”然,后用 “為了 ”等句式點名主題 ,再用 “現(xiàn) 如下”句作為過渡語 ,轉(zhuǎn)入分旨部分 ,提出解決問題的具體措施。(3) 隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍比較明確 ,寫法也較簡單 ,一般只對報送的文件、物件作簡要說明。(4) 答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報 ,正文開頭一般先引用上級 來文(或領導批示要求、函電 )作為“依據(jù)”然,后用“現(xiàn)將 報告如下。 ”一句點明 “意圖主旨 ”兼作過渡語 ,轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細敘述。答復報告結(jié)尾處常用 “以上

8、報 告如有不妥 ,請指示 ”做結(jié)語。(5) 建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文 ,一旦被批轉(zhuǎn) 后,便可作為下行文下發(fā)。 正文開頭應先逐一說明本建議的 “事實依據(jù) ”、“理 論依 據(jù)”、“目的主旨 ”和“意圖主旨 ”等,然后用 “具體建議如下 ”一句過渡語轉(zhuǎn)入用 “一、 二、三”序號列項 ,或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結(jié)束語 常用“以上報 告(建議)如無不妥 ,請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行 ”。（二）寫作要求1、重點突出 ,中心明確 ,詳略得當 ,即使是綜合報告 ,也要重點突出幾個問題 ,對其 他問題簡略帶過。2、要有分析 ,不能只羅列現(xiàn)象 ,要著力揭示問題的實質(zhì) ,分析發(fā)

9、展趨勢。3、要注意反映新情況、新問題即報告的內(nèi)容要有新意 ,要注 意時效性。4、內(nèi)容要真實可靠 ,實事求是,要一分為二 ,報喜也要報憂 ,講成績也要找出差距和 不足。5、注意一文一事 ,不要夾帶請示事項 ,簡明扼要 ,文字精煉。三、通知的寫作要求通知 “適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文 ,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要 求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 ,任免人員。 ”通知按內(nèi)容性質(zhì)和寫作方法不同可分為：用于頒布行政法規(guī)的公布性通知， 用于批轉(zhuǎn)下級機關來文的批轉(zhuǎn)性通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、同級機關和不相隸 屬機關來文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知，用于對下級機關發(fā)布指示的批示性通知告知一 般事項的一

10、般性通知，會議通知。其內(nèi)容構成一般由 原由”和具體事項”組成。 “原 由”要講清目的；“具體事項 ”的內(nèi)容要直截了當明確具體 ,有的很簡短 ,另起一 段寫明所要求的事項即可。通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制 ,無論機關、學校、 企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時 ,它行文簡便、寫法靈活、種類多樣 ,寫 作方式可以不拘一格 ,長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。四、總結(jié)的寫作要求 總結(jié)是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認識的高度概括經(jīng)驗教訓 ,并從中歸納出某些規(guī)律性的東西 ,以明確努力方向 ,促進和 指導今后工作的一種公文。（一）分類和

11、作用1、總結(jié)的分類。依據(jù)不同的劃分標準 ,總結(jié)可以分為若干類。（1）按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié) （全面總結(jié) ）和專題性總結(jié) （經(jīng)驗總結(jié) ）。（2）按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學總結(jié)、學習總結(jié)等。（3）按時間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。2、總結(jié)的作用?？偨Y(jié)是工作中常用的一種公文 ,其作用具體如下 ：1、總結(jié)是推動工作前進的重要環(huán)節(jié)。任何一項工作 ,不論是個人或群體去進行 ,都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐,都有成績與失誤、經(jīng) 驗與教訓。及時總結(jié) ,就會及時取得經(jīng)驗教訓 ,提高認識和工作技能。 不斷總結(jié) , 那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻,知識越來越廣 ,智慧越來越高

12、 ,所進行的事業(yè)通過總結(jié)才會不斷發(fā)展、前進。2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物 ,都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約,都有它自身的發(fā)展、運動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達到預期的目 的,否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律,就需要總結(jié)。3、總結(jié)是培養(yǎng)、 提高工作能力的重要途徑。 一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執(zhí)行某項任務的能力。具體表現(xiàn)有兩個方面：一是專業(yè)知識水平 , 二 是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中 , 二者常常是揉合在一起 的 ,相得益彰。運用所學到的知識 ,處理實際工作中的問題 ,并不斷總結(jié)經(jīng)驗的過程 , 就是工作能力不斷提高

13、的過程。因此 ,總結(jié)是提高工作能力的重要手段。4、總結(jié)是團結(jié)群眾 ,爭取領導支持的好渠道。一項工作任務完成之后 ,必須進行 總結(jié)?？偨Y(jié)能全面深入地回顧、 檢查,對成績與不足、成功與失敗、 經(jīng)驗與教訓 , 實 事求是地做出正確評價 ,使大家認識統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服 ,把群眾最大 限度地團結(jié)起來。 同時,通過總結(jié)把成績、經(jīng)驗、問題和今后的努力方向等向領 導 匯報 ,能引起領導重視 ,爭取領導的更大的支持和指導。(二) 格式與內(nèi)容總結(jié)包括標題、導語、正文和落款四部分。1、標題。標題寫法有兩種 :一種是類似公文式的標題 ,由“機關名稱 +時間 +事由 + 文種 ”構成,例如 (xx 市婦聯(lián) 2

14、007年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié) );或由 “時間十事由 + 文種”構成 ,例如(2007年度春蕾行動計劃情況工作總結(jié) );由“事由十文種 ”構成等。 另一種是新聞式標題 ,這種標題側(cè)重在經(jīng)驗總結(jié)上 ,由 引題、正題和副題構成 ,它 要求切實有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點。2、導語。導語是總結(jié)的開頭部分。一般是概述基本情況 ,包括交代總結(jié)所涉及 的時間、地點、機關和背景 ;概述基本經(jīng)驗、點明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成 就或問題等。導語要求緊扣中心 ,簡潔精練 ,有吸引力。3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容 ,這一部分一般要寫明以下幾個問題 :(1) 工作情況。即進行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟

15、,有哪些效果 ,取得了什么成績。(2) 經(jīng)驗和體會。 即工作中哪些做法是成功的 ,取得成績的主客觀因素是什么。 這 部分是總結(jié)的重點 ,在全文中占主導地位 ,寫時要注意主次和詳略 ,注意把感性認 識上升到理性認識的高度。(3) 問題和教訓。 即工作中遇到哪些問題 ,給工作帶來哪些損失和影響。 這部分著 重分析問題、教訓的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結(jié) , 則應把問題和教訓當作重點來寫。(4) 今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題,提出切實有效的改進措施,提出一些新的奮斗目標 ,以表示決心 ,展望前景 ,鼓舞斗志。4、落款?？偨Y(jié)的落款包括署名和日期。機關總結(jié)的署名 ,

16、一般不放在落款處 ,而 寫在標題中或標題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送 ,所以總結(jié)上不署名。個人總結(jié)署名 ,一 般寫于正文后的右下方。(三) 寫作要求1、提高認識 ,端正態(tài)度。要認識總結(jié)的重要性 ,要堅持以黨的路線、方針、政策 為指導 ,認真做好總結(jié)工作。2、找出規(guī)律,揭示本質(zhì)?？偨Y(jié)的目的 ,是面向未來 ,避免今后工作的盲目性。為此 就必須總結(jié)出規(guī)律性的東西 ,這樣的總結(jié)才具有指導今后工作的實際意義。3、主次分明 ,重點突出。進行總結(jié)時 ,對主要工作或有體會的工作要有所側(cè)重 , 不能平鋪直敘、面面俱到、不分主次、羅列現(xiàn)象、堆砌材料、玩文字游戲。4、有理有據(jù) ,實事求是?？偨Y(jié)要求內(nèi)容真實。事實準 ,不走樣

17、 ;數(shù)字準,不籠統(tǒng) ;論 斷準,無漏洞 ;文風正,不浮夸。不能憑想當然進行總結(jié) ;不能以偏概全 ,夸大其辭 ;不能先入為主 ,主觀臆斷 ;不能張冠李戴 ,拼 湊編造 ;也不能隨意拔高 ,借題發(fā)揮。5、寫出特色 ,寫出新意。要總結(jié)新經(jīng)驗 ,突出特色。不能搞通用化、老一套、觀點材料缺少新意的總結(jié)。6、條理分明,結(jié)構嚴謹。綜合性總結(jié),內(nèi)容多,篇幅長。因此,安排結(jié)構一定要嚴謹 , 層次一定要分明 ,通篇一定要連貫。另外還要注意語言準確 ,修辭方法運用恰當。五、調(diào)查報告的寫作要求 調(diào)查報告是對某一問題或某一事件調(diào)查研究后,將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫成的書面報告形式的公文。調(diào)查研究是調(diào)查報告的寫作基礎

18、 ,調(diào)查報告則是調(diào)查結(jié)果的書面形式。 調(diào)查報告 的使用范圍很廣 ,凡制定方針政策 ,解決實際問題 ,弄清事情真相 ,扶植新生事物 ,推廣典型經(jīng)驗 ,都離不開調(diào)查報告。(一)分類和作用1、調(diào)查報告的種類。常見的調(diào)查報告主要有以下四種 :新生事物的調(diào)查報告 ,典 型經(jīng)驗的調(diào)查報告 ,社會問題的調(diào)查報告 ,抨擊時弊的調(diào)查報告。2、調(diào)查報告的作用(1) 為上級機關全面了解情況提供真實材料。調(diào)查報告不是 一般的了解情況 ,而是經(jīng)過周密系統(tǒng)的調(diào)查之后 ,對客觀事物深刻感受獲得的真 實情況。(2) 為制定出切實可行的科學政策提供依據(jù)。調(diào)查報告不是對真實情況不加選擇 的反映 ,而是對調(diào)查來的情況進行科學地分析

19、 ,從中找出它們之間內(nèi)在的合乎規(guī)律 的聯(lián)系 ,從而達到對客觀事物的深刻認識。(3) 是介紹先進經(jīng)驗的手段。 在調(diào)查報告中 ,不僅有真實情況的反映和認識而且有 包合作者對情況的判斷、評價以及由此得出的相應結(jié)論 ,從而形成比較有實際意 義的結(jié)果 ,有利于互通有無、相互學習。(二)格式與內(nèi)容 調(diào)查報告由標題和正文兩部分構成。1、標題。調(diào)查報告的標題有多種形式 :(1) 單行標題。由調(diào)查對象、事由和文種構成。例如 : 600名女大學生公德狀況 的調(diào)查研究。(2) 多行標題。用簡明、醒目的短語概括調(diào)查報告的主題 (主要內(nèi)容、基本觀點、 主要結(jié)論 )。例1:揚長避短、發(fā)揮優(yōu)勢 。例2:發(fā)展深度加工提高產(chǎn)品附加值 xx 市婦女經(jīng)濟合作組織小商品出口大有潛力可挖 。(3) 提問式標題。 是單行標題的特殊形式 ,將調(diào)查報告的主要內(nèi)容或調(diào)查后的結(jié)論 概括成一個問題。例如 :XX 村婦女是如何走向富裕的。2、正文。正文包括前言、主體和結(jié)尾三部分。(1) 前言 前言的表現(xiàn)形式。前言，即調(diào)查報告的開頭，一般有四種寫法： 第一種:對調(diào)查的時間、地點、對象、范圍作必要的介紹 ,點明調(diào)查報告的主題。 第二種 ：概述調(diào)查報告的主要內(nèi)容 ,總領全文。第三種：用議論開頭 ,點明所要調(diào)查的問題的重要性。第四種 ：開頭提出一個問題