辦公室用品和設(shè)備管理課件(共63頁).ppt

1、第五章第五章 辦公室用品和設(shè)備管理辦公室用品和設(shè)備管理本本 章章體體 系系辦公用品的管理辦公用品的管理辦公設(shè)備的使用和管理辦公設(shè)備的使用和管理5.1辦公用品的管理辦公用品的管理 辦公用品的具體分類紙簿類消耗品：紙簿類消耗品：A4、B5等辦公復(fù)印紙、信紙、信封、筆記本、直線紙、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽紙。筆尺類消耗品：筆尺類消耗品：鉛筆、刀片簽字筆、橡皮擦、夾子、膠水、膠帶、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳等。裝訂類消耗品：裝訂類消耗品：大頭針、圖釘熒光筆、修正液、電池、剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)。辦公設(shè)備耗材：辦公設(shè)備耗材：打印機(jī)墨盒、色帶、空白光盤等。5.1.1 辦公用品的采購與進(jìn)貨辦公用品

2、的采購與進(jìn)貨提出購置申請審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)*招標(biāo)，選擇供給商簽訂供貨合同貨物入庫支付貨款1通常采購辦公用品和設(shè)備的程序選擇辦公設(shè)備及用品供給商時要在以下幾方面對其進(jìn)行比較：價格和費(fèi)用： 首先應(yīng)該考慮價格，比較不同供給商的報價。供給商給出的價格會因某些情況而有水分，秘書應(yīng)掌握一些降低價格的方法，如批量購置、利用其節(jié)日削價或?qū)⑵渲付楸締挝晃ㄒ坏霓k公用品供貨商等。 另外，在購置后還會有一定的費(fèi)用支出，如存儲中的損耗、設(shè)備更新所帶來的存儲用品的報廢、存儲所占用空間的費(fèi)用等。質(zhì)量和交貨： 應(yīng)仔細(xì)檢查比較貨物的質(zhì)量，最好選擇那些可以更換不合格物品的供給商，以免買后發(fā)現(xiàn)與設(shè)備不配套造成浪費(fèi)。還要比較供給商的交

3、貨時間，供給商應(yīng)該能在需要時快速交貨并按約定準(zhǔn)時交貨，以減少庫存費(fèi)用和少占用資金。 效勞和位置： 要比較供給商提供的效勞是否方便，如是否可以用 、 或上網(wǎng)訂購；是否可以定期結(jié)算；是否可以退貨；是否可以滿足單位所需的所有辦公用品和易耗品的供給。供給商所在的地點(diǎn)也要考慮，盡量離本單位近一些，以方便聯(lián)絡(luò)和交貨。 平安和可靠性： 要比較供給商在送貨的整個過程中能否保證貨品的平安，供給商的賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票、單據(jù)是否齊全。還應(yīng)了解商家規(guī)模的大小、經(jīng)營的信譽(yù)度等。假設(shè)是大額采購，一般實(shí)行招標(biāo)采購。2辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式直接購置因特網(wǎng)效勞 訂購 訂購3辦公設(shè)備及辦公用品的接收程序(1)先用訂貨單和通知

4、單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供給商。(3)接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貨款。(4)接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中。(5)接收后，要及時更新庫存余額。(6)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。(7)訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 辦公室用品和辦公用品進(jìn)庫后，必須保存在平安的地方并有序地擺放，以防物品損壞、浪費(fèi)或失竊，注意消除事故和火災(zāi)隱患。當(dāng)需要時又能容易地找到。庫存卡的內(nèi)容庫存卡的內(nèi)容5.1.2 辦公用品的庫存保管與發(fā)放辦公用品的庫存保管與發(fā)放庫存控制的必要性庫存控制的必要性庫存控制的作

5、用庫存控制的作用1庫存控制概述庫存參考號：庫存參考號：項(xiàng)目：項(xiàng)目：單位：單位：最大庫存量：最大庫存量：最小庫存量：最小庫存量：再訂貨量：再訂貨量：日期日期接收接收發(fā)放發(fā)放接收數(shù)量接收數(shù)量發(fā)票號發(fā)票號供應(yīng)商供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量發(fā)放數(shù)量申請?zhí)柹暾執(zhí)栴I(lǐng)用者領(lǐng)用者余額余額庫存記錄卡：庫存記錄卡：庫存控制卡的內(nèi)容：庫存控制卡的內(nèi)容：工程工程庫存工程應(yīng)準(zhǔn)確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，例如庫存工程應(yīng)準(zhǔn)確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，例如“A4白文件紙。白文件紙。單位單位貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，例如令、盒、包等。貨物訂購、存儲和發(fā)放的單位，例如令、盒、包等。庫存參考號庫存參考號給每一庫存項(xiàng)編號，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)

6、系，給每一庫存項(xiàng)編號，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系，例如例如C4，柜子編號，柜子編號C架板編號架板編號4。最大庫存量最大庫存量最大量庫存是以防物品超量存儲而保存的該項(xiàng)最大量庫存是以防物品超量存儲而保存的該項(xiàng)物品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個物品的最大數(shù)量，庫存物品的數(shù)量在任何時候都不能超過這個最大量。最大量。再定貨量再定貨量當(dāng)庫存余額到達(dá)這個水平，必須訂購新的貨物來當(dāng)庫存余額到達(dá)這個水平，必須訂購新的貨物來使余額到達(dá)最大庫存量，通過考慮多少物品需要能保證業(yè)務(wù)的使余額到達(dá)最大庫存量，通過考慮多少物品需要能保證業(yè)務(wù)的運(yùn)行、平均使用量、物品交貨的時間長短來確定這個數(shù)字。這運(yùn)行、平均使用量

7、、物品交貨的時間長短來確定這個數(shù)字。這是提醒購置者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)，它由以下幾個因素決是提醒購置者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)，它由以下幾個因素決定：日用量運(yùn)送時間最小量庫存。定：日用量運(yùn)送時間最小量庫存。最小庫存量最小庫存量最小量庫存是以防物品全部被消耗完而保存的最小量庫存是以防物品全部被消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量，這樣能夠保證購置者在所有物品用完之該項(xiàng)物品的最小數(shù)量，這樣能夠保證購置者在所有物品用完之前有充分的時間補(bǔ)充庫存量。前有充分的時間補(bǔ)充庫存量。日期日期必須記錄所有行動的日期。必須記錄所有行動的日期。 l接收記錄所有接收信息，包括發(fā)票號和供給商的名字。在一些記錄卡片上，供給商的

8、名字記錄在卡片的前頭在這些情況下，物品的庫存參考號可能是供給商的目錄號。l發(fā)放記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量，所發(fā)放物品的申請?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個人/部門。l余額在每一次處理后計算物品庫存余額。在物品接收時在余額上加上接收的數(shù)量，物品的發(fā)放將從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫存物品的實(shí)際數(shù)量，并用于執(zhí)行庫存檢查。發(fā)現(xiàn)差異要通知和報告給管理人員。 l l 庫存的每一項(xiàng)應(yīng)該記錄在庫存控制卡片上。秘書在每次物品發(fā)放或接收時填寫庫存控制卡，并記錄該項(xiàng)庫存的余額。l 秘書應(yīng)學(xué)會使用庫存記錄，填寫庫存卡，保證填寫的辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡三卡一致。 我們必須認(rèn)真存儲辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保

9、證我們的需要，這就要求我們維持一個良好有效的庫存系統(tǒng)。因?yàn)槲木吆推渌k公用品必須要有足夠的數(shù)量，保證在需要的時候能夠充分供給。 由于公司員工可能隨時需要辦公用品，而辦公用品供給的充足與否、及時與否又很大程度地決定著工作效率。如果沒有一個合理的庫存控制，每次有人用完了紙張和鉛筆，秘書人員都要放下手中的工作，急急忙忙跑到外面去購置，工作效率就太低了。 每一張紙、每一個信封的浪費(fèi)，都會增加公司商業(yè)運(yùn)行的本錢，所有員工都要高度重視文具的利用，以確保經(jīng)濟(jì)有效地利用文具。所以，一個有效的庫存系統(tǒng)是極其重要的，它對于提高辦公效率、保證工作的完成起著很大的作用。 每一種物品都要有一張庫存卡，庫存卡用以登記、接

10、收和發(fā)放物品，并隨時掌握用品的最大量庫存、最小量庫存和重新訂購線。精確庫存數(shù)量并防止被盜確保所需物品的充分供給防止物品被破壞或因過期而作廢將庫存物品所占的空間減到最小5.1.2 辦公用品的庫存保管與發(fā)放辦公用品的庫存保管與發(fā)放2登記 庫存目錄庫存目錄系列序號存放位置供給商名稱財產(chǎn)消耗財產(chǎn)描述接收日期3物品庫存保管中應(yīng)采取的措施u 儲藏間或物品柜要上鎖，保證平安，減少喪失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。u 各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，說明類別和存放地，以便能迅速找到物品。u 新物品新物品置于舊物品的下面或后面下面或后面，先來先來的物品先發(fā)先發(fā)出去，這保證物品不會因過時而不得不銷毀。u 體積大、分

11、量重體積大、分量重的放置在最下面最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故的危險。u 小的物品小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面前面，以便于找到和領(lǐng)取。u 儲藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持枯燥。u 儲藏儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明照明。(1)制作申請單(2)備案清單(3)發(fā)放物品應(yīng)有以下手續(xù)：(4)監(jiān)視控制a、指定人員發(fā)放。 b、按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時間。c、緊急需要物品時必須有相應(yīng)的處理程序。d、必須填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。e、物品申請表包括以下細(xì)節(jié)：申請表編號、申領(lǐng)部門、物品名稱工程、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期。f、清點(diǎn)、核實(shí)、發(fā)

12、放辦公用品。g、提醒使用部門和人員節(jié)約使用辦公用品。4物品的發(fā)放5節(jié)約使用辦公用品的措施1 1復(fù)印機(jī)。申請復(fù)印時必須填寫有細(xì)節(jié)要求的申請表，并在復(fù)印機(jī)。申請復(fù)印時必須填寫有細(xì)節(jié)要求的申請表，并在復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn)。還可以發(fā)復(fù)印卡以限制部門的使復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn)。還可以發(fā)復(fù)印卡以限制部門的使用。較昂貴的復(fù)印如彩色復(fù)印，一般不能自由使用，可由中心用。較昂貴的復(fù)印如彩色復(fù)印，一般不能自由使用，可由中心效勞區(qū)，按部門根據(jù)需要復(fù)印，并由各個部門獨(dú)立核算本錢。效勞區(qū)，按部門根據(jù)需要復(fù)印，并由各個部門獨(dú)立核算本錢。2 2 機(jī)。指定人員使用機(jī)。指定人員使用 機(jī)，做登記并保存所有發(fā)送記錄，機(jī)，做登記

13、并保存所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細(xì)節(jié)。其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細(xì)節(jié)。3 3計算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)。很多單位已在工作中提供該類計算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)。很多單位已在工作中提供該類設(shè)備，但在使用中要注意：昂貴的設(shè)備要限制使用；彩色打印設(shè)備，但在使用中要注意：昂貴的設(shè)備要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部門獨(dú)立核算本錢；監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。要集中管理并由各部門獨(dú)立核算本錢；監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。4 4 、移動、移動 。減少私人。減少私人 ；控制國內(nèi)國際長途；控制國內(nèi)國際長途 的使的使用；按單位有關(guān)規(guī)定使用移動用；按單位有關(guān)規(guī)定使用移動 ；定期檢查并核對；

14、定期檢查并核對 賬單以賬單以控制開銷?？刂崎_銷。5.2辦公設(shè)備的使用和管理辦公設(shè)備的使用和管理復(fù)印機(jī)使用和管理復(fù)印機(jī)的根本原理 復(fù)印機(jī)的分類 復(fù)印機(jī)的使用復(fù)印機(jī)管理 復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)復(fù)印機(jī)的根本原理復(fù)印機(jī)的根本原理 將原稿包括文獻(xiàn)資料、圖紙、手稿等按原樣放大或縮小后復(fù)制出來，稱為“復(fù)印。我國的碑拓ta是世界上最早的一種復(fù)印方法。現(xiàn)在我們一般用的是靜電復(fù)印技術(shù)。 靜電復(fù)印機(jī)的根本原理是運(yùn)用電光學(xué)、計算機(jī)和精密機(jī)械為一體的攝影技術(shù)，將原稿的文字、圖像轉(zhuǎn)換為靜電潛象，再由靜電潛象轉(zhuǎn)印成復(fù)印圖像的過程。是一個純物理過程。 靜電復(fù)印機(jī)采用光導(dǎo)材料(光敏介質(zhì)或光敏半導(dǎo)體)作為光接受體，通過曝光可以在其上

15、形成能保持較長時間的靜電潛象，使光導(dǎo)材料外表電位按曝光圖像的規(guī)律變化。具有反極性電荷的墨粉或油墨靠靜電吸附在靜電潛象上，從而產(chǎn)生可見的圖像。復(fù)印機(jī)的分類復(fù)印機(jī)的分類按復(fù)印介質(zhì)特殊涂層紙?zhí)厥馔繉蛹垙?fù)印機(jī)(又稱EF機(jī)或直接法復(fù)印機(jī))和普通紙普通紙復(fù)印機(jī)(又稱PPC機(jī)或間接法復(fù)印機(jī))按顯影狀態(tài)濕法(液態(tài))機(jī)和干法(固態(tài))機(jī)按潛像形成方法放電成像法、電容成像或逆充電成像法、充電成像法、持久內(nèi)極化成像法和電荷轉(zhuǎn)移成像法按光導(dǎo)體材料硒(包括硒-碲合金)靜電復(fù)印機(jī)、ZnO靜電復(fù)印機(jī)、CdS靜電復(fù)印機(jī)和OPC(有機(jī)光導(dǎo)體)靜電復(fù)印機(jī)按稿臺方式稿臺移動式稿臺移動式和稿臺固定式稿臺固定式靜電復(fù)印機(jī)按主機(jī)體型臺式臺

16、式復(fù)印機(jī)、落地式落地式復(fù)印機(jī)和組合式組合式復(fù)印機(jī)按復(fù)印幅面尺寸大型(AL以上)復(fù)印機(jī)、中型(A3或A2)復(fù)印機(jī)和小型(A4以下及袖珍式、卡片式)復(fù)印機(jī)按色彩復(fù)原性能黑白(即不管原稿圖像是何種顏色，只能表示為不同程度的黑色)、單彩色(不管原稿圖像是何種顏色，復(fù)印品均為黑色以外的一種顏色)和全彩色3種功能的復(fù)印機(jī)按特殊功能具有信息存儲功能、自動編輯功能、模擬功能、對開分頁功能、自動進(jìn)紙功能、自動雙面復(fù)印功能和人機(jī)對話等功能的靜電復(fù)印機(jī)臺式復(fù)印機(jī)臺式復(fù)印機(jī)落地式復(fù)印機(jī)落地式復(fù)印機(jī)復(fù)印機(jī)面板復(fù)印機(jī)面板復(fù)印機(jī)紙盒復(fù)印機(jī)紙盒復(fù)印機(jī)玻璃臺復(fù)印機(jī)玻璃臺復(fù)印機(jī)的使用復(fù)印機(jī)的使用 1、 靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：靜電

17、復(fù)印機(jī)的使用步驟： (1)預(yù)熱。按下電源開關(guān)，機(jī)器開始預(yù)熱。預(yù)熱結(jié)束，復(fù)預(yù)熱。按下電源開關(guān)，機(jī)器開始預(yù)熱。預(yù)熱結(jié)束，復(fù)印鍵綠燈亮，就可以開始復(fù)印。標(biāo)準(zhǔn)方式：復(fù)印倍率為等倍，印鍵綠燈亮，就可以開始復(fù)印。標(biāo)準(zhǔn)方式：復(fù)印倍率為等倍，復(fù)印曝光量為自動，復(fù)印張數(shù)為復(fù)印曝光量為自動，復(fù)印張數(shù)為1張。張。 (2)放置原稿。檢查所選用的復(fù)印紙尺寸及紙張應(yīng)橫放還放置原稿。檢查所選用的復(fù)印紙尺寸及紙張應(yīng)橫放還是豎放。蓋板時要蓋嚴(yán)。是豎放。蓋板時要蓋嚴(yán)。 (3)設(shè)定份數(shù)。將復(fù)印份數(shù)輸入控制面板中。設(shè)定份數(shù)。將復(fù)印份數(shù)輸入控制面板中。 (4)設(shè)定復(fù)印倍數(shù)。復(fù)印一般有固定縮放倍率和可調(diào)節(jié)縮設(shè)定復(fù)印倍數(shù)。復(fù)印一般有固定縮

18、放倍率和可調(diào)節(jié)縮放倍率兩種，可按需調(diào)節(jié)。放倍率兩種，可按需調(diào)節(jié)。 (5)選擇復(fù)印紙尺寸。根據(jù)原稿尺寸、縮放倍率選取復(fù)印選擇復(fù)印紙尺寸。根據(jù)原稿尺寸、縮放倍率選取復(fù)印紙尺寸。紙尺寸。 (6)調(diào)節(jié)復(fù)印濃度。根據(jù)原稿紙張、字跡的色調(diào)深淺，調(diào)調(diào)節(jié)復(fù)印濃度。根據(jù)原稿紙張、字跡的色調(diào)深淺，調(diào)節(jié)復(fù)印濃度，復(fù)印圖片和印刷品時一般需將濃度調(diào)淺。節(jié)復(fù)印濃度，復(fù)印圖片和印刷品時一般需將濃度調(diào)淺。 (7)當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時，可在該頁背后墊上一張白紙，防止反面的字透印出來。當(dāng)復(fù)印無法拆開的墊上一張白紙，防止反面的字透印出來。當(dāng)復(fù)印無法拆開的書本時，可兩頁中間夾

19、一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中書本時，可兩頁中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁和中縫。縫。 2、送紙方式、送紙方式 復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動送紙和手動送紙。一般情況復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動送紙和手動送紙。一般情況使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，那么使用手使用自動送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，那么使用手動方式送紙。動方式送紙。 3、復(fù)印機(jī)的使用常識、復(fù)印機(jī)的使用常識 選擇適宜的地方安裝復(fù)印機(jī)。要注意防高溫、防塵、防選擇適宜的地方安裝復(fù)印機(jī)。要注意防高溫、防塵、防震、防陽光直射，同時要保證通風(fēng)換氣。震、防陽光直射，同時要保證通風(fēng)換氣。 復(fù)印時機(jī)產(chǎn)生微量臭氧，操作人員工作一段時間

20、后應(yīng)到復(fù)印時機(jī)產(chǎn)生微量臭氧，操作人員工作一段時間后應(yīng)到戶外透透氣，休息片刻。戶外透透氣，休息片刻。 盡量減少搬動復(fù)印機(jī)的次數(shù)，如要移動，那么一定要水盡量減少搬動復(fù)印機(jī)的次數(shù)，如要移動，那么一定要水平移動，不可傾斜。為保證最正確操作，至少應(yīng)在機(jī)器左右平移動，不可傾斜。為保證最正確操作，至少應(yīng)在機(jī)器左右留出留出90em、反面留出、反面留出13cra的空間的空間(如機(jī)器接有分頁器，大約如機(jī)器接有分頁器，大約需要需要23em的距離的距離)，使用復(fù)印機(jī)操作時應(yīng)小心謹(jǐn)慎。，使用復(fù)印機(jī)操作時應(yīng)小心謹(jǐn)慎。 應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50Hz，15

21、A。 使用前，開機(jī)預(yù)熱半小時左右，使復(fù)印機(jī)內(nèi)保持枯燥。使用前，開機(jī)預(yù)熱半小時左右，使復(fù)印機(jī)內(nèi)保持枯燥。 保持復(fù)印機(jī)玻璃臺清潔、無劃痕，不能有涂改液、指印之類的斑跡效果。如有斑跡，使用軟質(zhì)的玻璃清潔物處理。 在復(fù)印過程中一定要蓋好蓋板，以減少強(qiáng)光對眼睛的刺激。 如果復(fù)印書籍等裝訂物，請選用具有“別離掃描性能的復(fù)印機(jī)。這樣，可以消除由于裝訂不平整而產(chǎn)生的陰影。 如果復(fù)印品的背景有陰影，可能是因?yàn)閺?fù)印機(jī)的鏡頭上有灰塵。此時，需要對復(fù)印機(jī)進(jìn)行專業(yè)清潔。 當(dāng)復(fù)印機(jī)面板顯示紅燈信號時，用戶就應(yīng)及時給復(fù)印機(jī)加碳粉，如果加粉不及時可造成復(fù)印機(jī)故障。加碳粉時應(yīng)搖松碳粉并按照說明書進(jìn)行操作，切不可使用代用粉(假粉

22、)，否那么會造成飛粉、底灰大、縮短載體使用壽命。 添加復(fù)印紙時，先檢查一下紙張是否干爽、潔凈，然后理順復(fù)印紙再放到與紙張大小規(guī)格一致的紙盒里。紙盒的紙不能超過復(fù)印機(jī)所允許放置的厚度。 為了保持紙張枯燥，可在復(fù)印機(jī)紙盒內(nèi)放置一盒枯燥劑，每天用完復(fù)印紙后將復(fù)印紙包好，放于枯燥的柜子內(nèi)。 復(fù)印機(jī)管理復(fù)印機(jī)管理u復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)，詳細(xì)填寫復(fù)印時間、保密等級、份數(shù)經(jīng)辦公室主管批準(zhǔn)簽字后送文印室復(fù)印。u關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開關(guān)，切斷電源。不可未關(guān)閉機(jī)器開關(guān)就去插拔電源插頭，這樣容易造成機(jī)器故障。u不得擅自復(fù)印絕密文件和個人材料絕密文件和個人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印機(jī)由專人保管使用專

23、人保管使用其他人員不得自行開機(jī)。u為確保復(fù)印機(jī)的平安運(yùn)轉(zhuǎn)每天下午下班時關(guān)機(jī)，過時送來的文件將延至次日復(fù)印，急件經(jīng)辦公室主管批準(zhǔn)后，方可臨時開機(jī)。如果出現(xiàn)以下情況，如機(jī)器外殼變得過熱；機(jī)器里發(fā)出異響；機(jī)器局部被損傷；機(jī)器被雨淋或機(jī)器內(nèi)部進(jìn)水應(yīng)立即關(guān)掉電源，并請維修人員進(jìn)行維修。復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng) 對復(fù)印機(jī)進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對靜電復(fù)印機(jī)的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學(xué)系統(tǒng)、供輸紙機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢查、清潔、潤滑、調(diào)整或更換。 當(dāng)對復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)操作時， 首先切斷電源，翻開各機(jī)門，卸下稿臺玻璃； 然后分別將清潔器、顯影器、電暈裝置(充電、NP的AC消電電極、轉(zhuǎn)印、消電、預(yù)轉(zhuǎn)印、

24、清潔電極等)、消電燈(全面曝光燈、預(yù)轉(zhuǎn)印燈、消電燈、像間像邊緣消電燈等)等取出； 再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。 注意：在取出感光鼓及其周圍部件時，一定要小心，決不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復(fù)印件留下與劃痕相對應(yīng)的污跡且很難修復(fù)。 機(jī)使用和管理1 技術(shù)概述 通信是現(xiàn)代圖像通信的重要組成局部，它是傳遞靜止圖像的重要手段。 技術(shù)誕生的歷史較久，它問世于19世紀(jì)40年代，20世紀(jì)20年代 技術(shù)根本成熱，第二次世界大戰(zhàn)前后開始商用，進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來， 技術(shù)隨著世界新技術(shù)的不斷開展，產(chǎn)生了光電技術(shù)及其器件的更新。 光 機(jī)也應(yīng)運(yùn)而生。這種機(jī)器拋開傳統(tǒng)的光電轉(zhuǎn)換過程，直接用光纜將原稿光圖

25、像經(jīng)過光處理后無誤地傳至對方，它傳送信息的速度大大提高，轉(zhuǎn)送信息的容量也大大增加。 傳統(tǒng) 機(jī)的使用本錢較高、而使用效率相對低下。 因此，目前各種規(guī)模的用戶普遍具有將 系統(tǒng)與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)無紙化 通過與計算機(jī)連接上網(wǎng)，在電腦上收發(fā) 就像發(fā)Email一樣方便快捷，可以群發(fā)、自動撥號、自動快速重?fù)埽€有地址薄管理、定時發(fā)送等功能，大大提高了發(fā)送 的智能化程度，有效地提高了 作業(yè)的效率。如：IP數(shù)碼 機(jī) 數(shù)字化還可以對接收到的 進(jìn)行數(shù)字化的編輯。可以加蓋電子圖章。互聯(lián)網(wǎng)工程任務(wù)組已經(jīng)成立了Internet 工作組，與其他基于傳統(tǒng)電路交換網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)一樣， 與IP網(wǎng)絡(luò)融合的趨勢也是不可逆轉(zhuǎn)的。

26、2. 機(jī)的操作方法(1) 準(zhǔn)備(2)試運(yùn)行(3)發(fā)送方式(4)接收方式(5)解決“卡紙問題調(diào)整 機(jī)的工作狀態(tài)裝紙原稿符合要求放置文件 通常采用復(fù)印(COPY)方式，檢查 機(jī)是否能夠正常工作。 復(fù)印的具體操作步驟如下：接通電源開關(guān)，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準(zhǔn)備好(READY)，或檢查指示燈亮否，假設(shè)處于READY狀態(tài)或指示燈亮，那么說明機(jī)器可以發(fā)送或接收。將欲復(fù)印的原稿字面朝下放在引導(dǎo)板上。 選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)級，此檔的主掃描線密度為8線mm，副掃描線密度為77線mm。也可選擇“標(biāo)準(zhǔn)級或“超精細(xì)級，不管選用哪個檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。原稿灰度調(diào)整。當(dāng)原稿圖文顏色較深時，將

27、“原稿深淺鍵置于“淺色位置；假設(shè)圖文顏色較淡時，就將該鍵調(diào)至“深色位置。最后按復(fù)印(COPY)鍵。(2)試運(yùn)行試運(yùn)行(3)發(fā)送方式發(fā)送方式發(fā)送操作時的本卷須知假設(shè)按下“停止(STOP)鍵時，發(fā)送馬上停止，此時不能強(qiáng)行抽出卡在 機(jī)中的原稿，只能掀開蓋板取出；在發(fā)送期間，也不允許強(qiáng)行抽出原稿，否那么會損壞機(jī)器和原稿；當(dāng)出現(xiàn)原稿阻塞時，要先按“停止(STOP)鍵，然后掀開蓋板，小心取出原稿。假設(shè)原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否那么將影響機(jī)器的正常工作；假設(shè)聽到對方的回鈴音，而聽不到機(jī)器的應(yīng)答信號時，不要按啟動鍵，應(yīng)打 問明情況后再作處理。自動接收 具有自動接收功能的 機(jī)才能按此方式操作。在接收前首

28、先要檢查接收機(jī)內(nèi)是否有記錄紙，各顯示燈或液晶顯示是否正常，只有當(dāng)接收機(jī)處于“準(zhǔn)備好狀態(tài)才能接收。自動接收時，無需操作人員在場。過程如下： 振鈴一次，機(jī)器自動啟動，液晶顯示“RECEIVE接收 或接收指示燈亮，表示接收開始；接收結(jié)束，液晶顯示“ RECEIVE接收 消失或接收指示燈熄滅；機(jī)器自動回到“準(zhǔn)備好(READY)狀態(tài)。人工接收，操作步驟如下：使機(jī)器處于“準(zhǔn)備好(READY)狀態(tài)；當(dāng) 振鈴后，拿起話機(jī)與對方通話；通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動鍵(START)，開始接收；掛上話機(jī)；假設(shè)接收處現(xiàn)過失或質(zhì)量不好時，可與對方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至滿意為止。(4)接收方式接收方式“卡紙是 機(jī)易出現(xiàn)的故障

29、，解決的方法如下：定期保養(yǎng)。定期進(jìn)行全面的清潔保養(yǎng)，可以減少“卡紙率。選好紙張。對于普通紙 來說，紙張的好壞對 機(jī)的“卡紙率及其使用壽命都會產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的 紙；不選用邊緣有毛茬 紙；不選用紙毛太多 紙。在干凈的桌面上抖過后會留下一層白屑，說明紙毛太多，質(zhì)量低劣，會影響機(jī)器內(nèi)部清潔，加速機(jī)件磨損等。一旦發(fā)生“卡紙，在取紙時只可扳動 機(jī)說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋；盡可能一次將整紙取出，不要把破碎的紙片留在機(jī)器內(nèi)。(5)解決解決“卡紙問題卡紙問題3 3秘書如何收發(fā)秘書如何收發(fā) 發(fā)出發(fā)出 v擬寫文稿擬寫文稿v 發(fā)出發(fā)出 ，除了一些有原來

30、格式的文件，如發(fā)票、照片、，除了一些有原來格式的文件，如發(fā)票、照片、公文等外，一般需臨時擬寫公文等外，一般需臨時擬寫 文稿，如果文稿，如果 業(yè)務(wù)比較多的組業(yè)務(wù)比較多的組織，可制作專門的織，可制作專門的 文件表，使用時只填上相關(guān)內(nèi)容那么可。文件表，使用時只填上相關(guān)內(nèi)容那么可。v登記登記v 管理，要建立收發(fā)登記制度。秘書可制作專門的管理，要建立收發(fā)登記制度。秘書可制作專門的 收收發(fā)登記本，進(jìn)行登記，以便日后查看。發(fā)登記本，進(jìn)行登記，以便日后查看。v歸檔歸檔v 如果是重要的文件，應(yīng)加以編號并妥善保存，年底立卷如果是重要的文件，應(yīng)加以編號并妥善保存，年底立卷歸檔。歸檔。 單位名稱 文件傳字2005號收

31、件人收件人傳真號碼傳真號碼電話號碼電話號碼收件單位收件單位發(fā)送人發(fā)送人傳真號碼傳真號碼電話號碼電話號碼發(fā)送單位發(fā)送單位地址地址郵編郵編發(fā)送日期發(fā)送日期 年年 月月 日日 時時 分分歸檔號歸檔號文件名稱文件名稱總頁數(shù)總頁數(shù)傳真內(nèi)容傳真內(nèi)容 文件表例如文件表例如編編號號發(fā)發(fā)送送時時間間發(fā)發(fā)送送人人文件文件名稱名稱收件單位及收件單位及傳真號碼傳真號碼收件收件人人密級密級急急度度承辦承辦人人歸歸檔檔號號備備注注 發(fā)送登記表參考格式發(fā)送登記表參考格式接收接收 v登記v 接收 有人工和自動兩種方法， 接收管理和發(fā)送一樣，也要建立登記制度。 發(fā)送登記表的制作可參照下表。v處理v 秘書收到 后，屬于自己職責(zé)范

32、圍之內(nèi)的應(yīng)盡快處理；v 如果是他人 ，應(yīng)盡快通知收件人，并請領(lǐng)取人領(lǐng)取時簽字，尤其是有急度和密級要求的 ，更要認(rèn)真對待，確保 能得到快速高效的處理。序號序號 收文收文時間時間收件收件人人文件文件名稱名稱發(fā)文單位發(fā)文單位及傳真號及傳真號碼碼急度急度 密級密級 接文接文人人領(lǐng)取領(lǐng)取人人歸檔歸檔號號備注備注 接收登記表參考格式接收登記表參考格式打印機(jī)使用和管理 打印機(jī)是最常見的輸出設(shè)備，它執(zhí)行計算機(jī)的打印指令。因此使用打印機(jī)必須在計算機(jī)中進(jìn)行安裝，并使打印機(jī)出于一種準(zhǔn)備打印的狀態(tài)。 目前常用的打印機(jī)有針式打印機(jī)，噴墨打印機(jī)，激光打印機(jī)針式打印機(jī)，噴墨打印機(jī)，激光打印機(jī)等多種，其中大多數(shù)只以一種顏色打

33、印，但也有一些支持彩色打印，它們都屬于以點(diǎn)陣方式點(diǎn)陣方式執(zhí)行輸出功能的設(shè)備。針式打印機(jī)噴墨打印機(jī)激光打印機(jī)針式打印機(jī)針式打印機(jī) 目前針式打印機(jī)市場出現(xiàn)強(qiáng)勢增長，與激光和噴墨打印機(jī)繼續(xù)保持三足鼎立之勢，市場銷量增幅到達(dá)1886。 進(jìn)入2004年，寬行平推打印機(jī)更是憑借其在產(chǎn)品性能、價格本錢和完全滿足客戶的應(yīng)用需求優(yōu)勢，廣泛滲透到各行各業(yè)的財務(wù)和商務(wù)對穩(wěn)定票據(jù)、高速報表的一體化打印應(yīng)用中，并逐漸取代寬行滾筒打印機(jī)，成為針打市場的新主流。 針式打印機(jī)購置本錢廉價、耗材本錢低廉、不怕“折騰、能實(shí)現(xiàn)多層拷貝打印。 寬行平推打印機(jī)不僅同樣可以實(shí)現(xiàn)報表打印，而且特別擅長各類票據(jù)的打印。在結(jié)構(gòu)設(shè)計上： 滾筒打

34、印機(jī)采用立式設(shè)計，打印針?biāo)綑M向打印在滾動的橡膠輥上。 平推針式打印機(jī)那么采用了臥式結(jié)構(gòu)設(shè)計，打印頭垂直于水平的打印輥，打印針垂直作業(yè)，這種設(shè)計不僅使得打印機(jī)在打印作業(yè)時不易移位、震動，而且能夠有效地保護(hù)打印針，所以在穩(wěn)定、可靠性上要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于滾筒打印機(jī)。在應(yīng)用技術(shù)上： 和滾筒打印機(jī)相比，平推票據(jù)打印機(jī)進(jìn)出紙方式更多，而且往往集成了自動測厚、自動巡邊、自動紙斜檢測等先進(jìn)的自動化技術(shù)。 平推打印機(jī)輸紙路徑平進(jìn)、平出，進(jìn)退自如，打印介質(zhì)能夠暢通自如地輸入打印卻不會出現(xiàn)卡紙和皺折現(xiàn)象，因而可以在從名片紙、標(biāo)簽紙、明信片等較厚的紙張到容易起皺的蠟紙上打印。 同時，平推式走紙還使進(jìn)退紙速度更快，提高了業(yè)務(wù)處理速度。 噴墨打印機(jī)噴墨打印機(jī) 噴墨打印機(jī)是采用數(shù)字信號控制噴頭噴射細(xì)小墨滴噴頭噴射細(xì)小墨滴到打印紙上形成打印點(diǎn)來完成打印輸出功能的。在噴墨打印機(jī)的技術(shù)中，問題主要集中在如何提供出很小的墨水滴，又如何加速墨水滴的噴射速度，如何準(zhǔn)確控制墨水滴落到打印紙上的位置，如何處理墨水的循環(huán)流動和過濾。解決這以上問題有許多種不同的方案，從而也就有了以不同原理工作的噴墨打印機(jī)。 噴墨打印機(jī)在打印過程中，墨水滴是由噴墨頭噴墨頭連續(xù)提供的。墨水在墨水泵的高壓作用下進(jìn)入噴墨頭，可以通過噴嘴提供出一束極細(xì)的高速射流，射流的