word2007排版教程整理

1、Word2007排版教程文稿錄入排版技巧目錄1 word中正文的輸入11.1 普通文字11.2 上下標(biāo)及公式的輸入1快捷方式的調(diào)出方法1輸入方法31.2 特殊符號的輸入41.3 格式刷的使用52 文檔排版技巧52.1 設(shè)置首行左縮進52.2 設(shè)置標(biāo)題字體、樣式（無需生成目錄的操作）62.3 打印B4拼頁16開文件（帶頁碼格式）62.4 設(shè)置標(biāo)題（可用來生成目錄）72.5 自動生成目錄92.6 文本框及圖文混排技巧93、網(wǎng)頁內(nèi)容復(fù)制到word以后的排版及查找替換功能的使用123.1 網(wǎng)頁內(nèi)容快速轉(zhuǎn)入word123.2 文檔內(nèi)查找替換空行的操作134、word中表格的處理144.1 表格調(diào)整及表內(nèi)

2、數(shù)據(jù)的處理144.2 三線表的設(shè)置16文稿錄入排版技巧摘要：以word2003為例，簡要介紹了文稿錄入、排版的技巧，并對某些功能進行了獨家詳細介紹。關(guān)鍵詞：word；上標(biāo)；下標(biāo)；公式編輯器；排版；表格處理；折頁打印設(shè)置技巧；文檔目錄自動生成技巧。使用word進行文檔編輯是一件十分輕松的事，如果不掌握技巧，就不是那么簡單了，為此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧進行了總結(jié)歸納，想必會對大家的學(xué)習(xí)、工作、生活有所幫助。1 word中正文的輸入1.1 普通文字使用各種輸入法正常輸入正文，無需對排版等進行設(shè)置（要使用兩端對齊的基本設(shè)置，不然右側(cè)邊界的字會出現(xiàn)進進出出、很不齊的現(xiàn)象），打字完成后再進行排版

3、。推薦使用的輸入法有：拼音加加集合版，紫光拼音輸入法，自然碼輸入法，微軟拼音輸入法2003，再有就是五筆字型（適用于專業(yè)人員），以上輸入法均可以在網(wǎng)站上下載安裝使用。本文作者推薦使用拼音加加集合版+自定義的特殊符號輸入，在該輸入法中全拼、雙拼、簡拼均可以使用，效果同樣好用，并有其它一些特殊功能，如自動保存詞組、人工刪除詞組（ctrl+詞組序號）、直接輸入特殊字符（非插入方式）、直接輸入字母無需轉(zhuǎn)換（回車直接上字母）、查生字。1.2 上下標(biāo)及公式的輸入快捷方式的調(diào)出方法可以通過菜單調(diào)出上下標(biāo)，方法為：在工具欄的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵彈出菜單后選擇最后一行的“自定義”然后在“命令”“格式”選項中找到

4、x2和x2，并用鼠標(biāo)左鍵按住拖放到工具欄的任意位置，當(dāng)出現(xiàn)“I”標(biāo)志時，松開左鍵，上下標(biāo)的快捷方式設(shè)置成功。如圖1、圖2所示。圖1 上下標(biāo)快捷、方式的調(diào)出步驟圖2 上下標(biāo)快捷、方式的調(diào)出步驟公式編輯器的快捷方式從“插入”選項中調(diào)出，也要用鼠標(biāo)左鍵拖拉到桌面工具欄的任意位置（如圖3所示）。但是如果在安裝word時沒有安裝公式編輯器，就需要在使用這個功能時進行安裝，系統(tǒng)會有提示，如果當(dāng)時已經(jīng)安裝，就可以正常使用了。圖3 公式編輯器快捷方式的調(diào)出步驟輸入方法如a2+b2的輸入只需在輸入a2+b2后，選中2，然后單擊快捷方式X2，即可轉(zhuǎn)為上標(biāo)，其余雷同。也可以在完成一個下上標(biāo)的設(shè)置后，選中該上標(biāo)格式，

5、用格式刷刷其它需要設(shè)置上標(biāo)的文字。即：先設(shè)置a2為上標(biāo)，然后選中2，然后雙擊格式刷，就可以到其它地方刷上標(biāo)了。如果用到公式錄入，就要使用公式編輯器，打開后出現(xiàn)圖4的公式界面，單擊選擇格式，詳細的對應(yīng)關(guān)系見圖5。這些格式可以組合使用，如輸入比較復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式就要用到這些組合功能。圖4 公式編輯器菜單欄圖5 公式編輯器全部輸入格式對照圖1.2 特殊符號的輸入一般根據(jù)輸入法來確定如何輸入特殊符號，如、和外國人名中間的小點·等就要在輸入法提供的功能中選擇輸入了。如拼音加加可以直接定義成組符號，紫光拼音可以單獨定義符號，微軟拼音、智能ABC和五筆字型可以在輸入法提供的軟件盤中選擇特殊符號的輸入

6、。只是有些需要轉(zhuǎn)換，而有些則可以直接輸入無需進行轉(zhuǎn)換，如拼音加加、紫光、自然碼等輸入法在輸入特殊符號時都不用單獨轉(zhuǎn)換，而是有一些特殊的設(shè)置，如自然碼（可以引入拼音加加使用），以字母O開頭，可以輸入od：±×÷；oz：°；ot：；oh：各種希臘字母；oe：各種俄文字母，or：各種日文符號；oi：各種編號，；用戶還可以自己定義或增加特殊符號，這樣就可以像輸入正文文字一樣的快速錄入，從而提高辦公效率。1.3 格式刷的使用格式刷屬于常用工具欄的命令，其圖標(biāo)為，可用來簡化批量重復(fù)操作，如設(shè)置標(biāo)題為黑體，3號字，只要完成了一個標(biāo)題的設(shè)置，就可以在選中該內(nèi)容之后雙擊格

7、式刷圖標(biāo)，然后讓鼠標(biāo)“帶著”刷子將其他標(biāo)題刷為相同的格式，作者在使用中經(jīng)常用格式刷處理標(biāo)題樣式（如字體、字號、行距等）、段落縮進、設(shè)置上下標(biāo)、表格內(nèi)統(tǒng)一樣式等，學(xué)會了格式刷，以后就不用逐個設(shè)置相同格式的標(biāo)題、段落的內(nèi)容了。2 文檔排版技巧由于工作用紙多為16開或B5，因此紙張一般設(shè)置成16開的。正文字體、字號一般使用宋體、小四號，標(biāo)題可以適當(dāng)大一些，如三號字或小二號字，一般設(shè)置成黑體字。文件內(nèi)容輸入完成后，一般按下面操作進行排版。2.1 設(shè)置首行左縮進首行左縮進就是第一行開始空兩格，設(shè)置方法為：選中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字區(qū)域的左側(cè)，出現(xiàn)如圖所示的箭頭時，三擊鼠標(biāo)左鍵。

8、其實，快速選中文字另有幾種快捷方式，選中一行：單擊鼠標(biāo)左鍵；選中一段，快速雙擊左鍵；選中全文：快速三擊左鍵；選中文章中的部分內(nèi)容，鼠標(biāo)點到開始點，然后移動鼠標(biāo)到目標(biāo)位置，暫不點擊，先按住shift，再點擊鼠標(biāo)左鍵，該范圍的文字即被選中。這些操作應(yīng)該比用鼠標(biāo)從頭拉到尾快很多，而且方便操作。然后單擊“格式”菜單項的“段落”，設(shè)置首行縮進2個字符。這樣之后全文即完成了首行縮進。圖6 快速選中一行、一段或全文時的鼠標(biāo)狀態(tài)2.2 設(shè)置標(biāo)題字體、樣式（無需生成目錄的操作）先設(shè)置文章的大標(biāo)題字體、字號，它是單獨設(shè)置的。計算機內(nèi)安裝的字體均可以供選擇，字號系統(tǒng)提供了11638點陣的字號，標(biāo)題一般選擇三號或者小

9、二號，以示與正文區(qū)別。如打印特大字，會用到人工輸入字符點陣的情況，如打印50號、300號字等，可以試試看。文章內(nèi)部的各級小標(biāo)題字體、字號設(shè)置，可以在設(shè)置好一個后，用格式刷進行快捷設(shè)置。2.3 打印B4拼頁16開文件（帶頁碼格式）在打印頁數(shù)較多的文件時，如想打印蠟紙，沒有頁號是相當(dāng)麻煩的事情，一般使用16開（B5）的紙張格式，而打印時又想打印成8開（B4）的，還想保留原有的頁號格式（如第X頁，共Y頁），怎么辦？折頁打印，不行，沒有單獨的頁號！我們可以這樣操作（如圖7所示）：先按B5或16開紙張正常輸入文字，并設(shè)置好頁碼樣式（頁眉、頁腳）；然后將頁面設(shè)置成B4紙張（相當(dāng)于8開），橫放，在頁面設(shè)置頁

10、邊距頁碼范圍選項中選擇“拼頁”，這樣設(shè)置后就可以打印出8開紙張，左右都是16開，且都有頁碼格式的文件了。根據(jù)打印機的不同，蠟紙一般都是縱向放入打印機，有商標(biāo)的一側(cè)先裝入。如使用EPSON-LQ1600系列的打印機，裝蠟紙后，可以通過調(diào)整紙張裝入打印機的默認位置，按住控制+微調(diào)進紙，直到打印機出現(xiàn)聲音提示，不再能夠微調(diào)為止，打印機的裝紙初始位置設(shè)置完成（在本次使用而未關(guān)打印機的過程中，每次裝紙，自動進紙到此位置），為打印蠟紙，還應(yīng)在每次自動進紙后人工微調(diào)進紙8下（點動），這樣能夠確保打印的文字在打印蠟紙的有效區(qū)域內(nèi)。這樣就減少了人工調(diào)整蠟紙進紙位置，可能引起的打印位置不準(zhǔn)確或紙張損失。這種拼頁排

11、版打印進紙調(diào)整方法，已經(jīng)在我公司推廣使用很長時間，效果很好。 圖7 B4拼頁16開文件打印設(shè)置2.4 設(shè)置標(biāo)題（可用來生成目錄）在編輯講義、成冊的技術(shù)或管理文件時，總想快速查找到指定章節(jié)，同時還要自動生成目錄（序號章節(jié)頁號），這就用到了“標(biāo)題”概念，在Word的“格式”工具欄的最左側(cè)，單擊樣式的下拉箭頭，出現(xiàn)標(biāo)題樣式（如圖8所示）。 圖8 標(biāo)題下拉菜單 圖9 設(shè)定標(biāo)題樣式下面簡要介紹標(biāo)題設(shè)置方法：鼠標(biāo)選定需設(shè)置的標(biāo)題行（以設(shè)置1級標(biāo)題為例），單擊樣式出現(xiàn)圖11所示的下拉菜單，鼠標(biāo)移至標(biāo)題1，單擊鼠標(biāo)左鍵，完成第一個標(biāo)題設(shè)置，然后修改標(biāo)題1的字體、字號、行間距，完成后再執(zhí)行一次圖8下拉菜單出現(xiàn)圖

12、9的對話框，單擊圖9中箭頭所指位置“標(biāo)題1+黑體，小四，”，標(biāo)題設(shè)置即告完成，其他同級標(biāo)題可用格式刷刷一遍，二級及下級標(biāo)題設(shè)置步驟同上，超過三級標(biāo)題后，需將頁面從“頁面視圖”調(diào)為“大綱視圖”，然后應(yīng)用提升標(biāo)題或降低標(biāo)題的命令（如圖10所示）來設(shè)置標(biāo)題樣式。圖10 大綱視圖頁面提升、降低標(biāo)題操作使用Word2000設(shè)置標(biāo)題的操作與上述步驟有所不同，在選定一個作標(biāo)題的行后，單擊“樣式”下拉菜單，單擊標(biāo)題1（仍以設(shè)置標(biāo)題1為例），進入編輯狀態(tài)后，修改標(biāo)題1的字體、段落等格式，選中標(biāo)題行后，光標(biāo)單擊并移到樣式下拉菜單的標(biāo)題1一行，回車或單擊確認，在出現(xiàn)的對話框中，選擇第一行“更新樣式，以反映最近所做修

13、改”，這樣對標(biāo)題1樣式的修改及設(shè)定就完成了，其余等級的標(biāo)題操作類推。2.5 自動生成目錄UMTS/HLRGSM/HLR鑒權(quán)信息為5元組鑒權(quán)信息為3元組標(biāo)題設(shè)置完成后，執(zhí)行插入“引用索引和目錄”命令（Office2000可直接插入索引和目錄），光標(biāo)移至目錄選項（如圖11所示），將格式調(diào)整為作者希望的格式后，單擊確定，完成目錄插入。 圖11 插入索引和目錄對話框有時插入目錄后，還需對文件內(nèi)容（如正文、標(biāo)題等）進行修改，這就會使部分章節(jié)的名稱、頁號發(fā)生變化，這樣目錄就需要進行更新，否則修改過的內(nèi)容就無法正確顯示。更新目錄時，只需在文件內(nèi)容修改后，在目錄區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)快捷菜單中選擇并單擊“更

14、新域”，在彈出的對話框中，“選擇更新整個目錄”（如圖12所示），目錄立即被更新。圖12 更新目錄操作2.6 文本框及圖文混排技巧在一般的技術(shù)文獻中，經(jīng)常會使用到文本框、圖片、圖文混排等操作，下面僅就文本框及圖文混排的技巧進行介紹文本框的使用技巧在工具欄區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，調(diào)出“繪圖”工具欄，使用繪圖工具中提供的自選圖形、直線、箭頭、文本框等可進行一般簡圖的繪制，圖13a為作者使用Word2000繪制的簡圖。在圖13 a的繪制過程中，使用了矩形、自選圖形（曲線）、直線（虛線）、文本框、選擇對象以及文本框組合，在圖13a 中所有文字、數(shù)字均通過文本框輸入，以便進行組合。具體步驟為：使用矩形、曲線、

15、直線繪制基本圖形，兩條豎線設(shè)置為虛線；添加圖中文字標(biāo)識的文本框、橫坐標(biāo)、縱坐標(biāo)標(biāo)識，繪制圖X的標(biāo)識文本框；隨后進行組合操作，單擊繪圖工具欄“選擇對象”，將鼠標(biāo)移到圖13b的左上方，按住鼠標(biāo)左鍵不放，并向右下方拖，直到覆蓋圖形的所有區(qū)域，松開鼠標(biāo)，圖形就被選中了；選定后的樣式如圖13b所示，之后在圖形區(qū)域單擊右鍵，選擇組合（如圖14所示），圖片即成為圖13a的樣式了，這時你可以任意移動圖片，圖片會跟著整體移動，而不至于有的跟著移動，有的不動，造成圖形混亂。a.繪制完成效果圖 b.組合選定效果圖13 文本框繪制組合樣式圖4 文本框組合對話框圖文混排技巧當(dāng)文本框及圖片插入到文檔后需要進行圖文混排，具

16、體步驟為：選定圖片后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的對話框中，選擇“設(shè)置圖片格式”；然后選擇高級對話框，此時會出現(xiàn)圖15所示的兩個高級選項，在圖15a中最下方的三個選項都可以選定，在圖15b中，一般使用上下型或四周型（偏右側(cè)）的混排樣式，以上內(nèi)容都選定后按“確定”，即可完成圖文混排。需要說明的是圖15a選項不適用于數(shù)碼相片、掃描照片等格式，該格式的圖片僅使用圖15b的設(shè)置即可完成混排。這種格式的圖片如需進行圖文混排，應(yīng)在執(zhí)行“分解圖片”命令后才能進行，該命令在“繪圖”選項中，如圖15c所示，可以通過自定義將快捷方式拉到桌面上。 a.圖片位置高級選項 b.文字環(huán)繞高級選項c.分解圖片選項圖15 設(shè)置圖片格

17、式對話框3、網(wǎng)頁內(nèi)容復(fù)制到word以后的排版及查找替換功能的使用網(wǎng)頁內(nèi)容下載到計算機或粘貼到word后，在編輯時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)文章中有多行空白區(qū)域，逐行人工刪除，需要刪除的太多了，累一點不說，顯得操作者太沒有水平，本人最近發(fā)現(xiàn)了一種快捷方式，短時間內(nèi)就可以把這些空行清除，而且毫不費力，也無需記住太多的命令。下面對網(wǎng)頁內(nèi)容向word復(fù)制、粘貼、查找、替換等進行技巧介紹。圖17 office剪貼板的設(shè)置3.1 網(wǎng)頁內(nèi)容快速轉(zhuǎn)入word圖16 office剪貼板命令word2000以后的版本提供的智能剪貼板功能，如圖16所示，單擊該命令即可調(diào)出“剪貼板”對話框，word2000可以一次智能粘貼12次，wo

18、rd2002（XP）、2003可以連續(xù)粘貼24次，即連續(xù)復(fù)制，一次性粘貼。具體操作方法為：先打開word，調(diào)出剪貼板（可以在word中設(shè)置好，如圖17所示的設(shè)置即可在復(fù)制時，直接顯示剪貼板），然后打開網(wǎng)頁（或其它文稿的內(nèi)容），選定復(fù)制范圍，選擇復(fù)制，word2000可以12次，word2002/3可以24次，然后回到word編輯界面，單擊“全部粘貼”（圖17上方左側(cè)按鈕），多個復(fù)制內(nèi)容一次性的被“整合”（復(fù)制、粘貼）到一起。要想繼續(xù)復(fù)制其他內(nèi)容，需將剛才的復(fù)制到剪貼板的內(nèi)容清空點擊“全部清空”（圖17上方右側(cè)按鈕），然后再去復(fù)制其他內(nèi)容。如果是已經(jīng)下載的網(wǎng)頁內(nèi)容（推薦使用flashget網(wǎng)際快

19、車在網(wǎng)頁上下載全部鏈接），可以一次性的通過“插入文件”或一次打開多個下載文件逐個選擇范圍向word復(fù)制，但兩者都要求計算機有足夠的內(nèi)存。當(dāng)然word的剪貼板也可以用來進行 特殊符號的快捷輸入方法，如在編輯文稿過程中經(jīng)常用到某些特殊字符，就可以將其編輯一次，然后調(diào)入剪貼板，隨時顯示在屏幕右側(cè)，單擊即可插入正文中，豈不方便多了，這得益于word的智能剪貼板可以將所有復(fù)制（包括剪切）的內(nèi)容在右側(cè)按復(fù)制順序顯示。3.2 文檔內(nèi)查找替換空行的操作經(jīng)分析，從網(wǎng)頁導(dǎo)入到word的文件一般包括“手動換行符”（顯示為）、連續(xù)的回車符（段落標(biāo)記，在段尾顯示為，可通過顯示隱藏標(biāo)志調(diào)整出來）或者回車符+一個短空格+回

20、車符，這些都可以通過下面的操作來快速的進行清除。圖18 顯示段落標(biāo)記等控制符的按鈕打開word的“編輯”菜單欄打開“替換”，然后，單擊對話框的“高級”（一般顯示為“常規(guī)”），在“查找”欄內(nèi)點擊特殊字符的“手動換行符”輸入“l(fā)”,在“替換”欄內(nèi)點擊特殊字符的“段落標(biāo)記”輸入“p”，即圖19所示。然后選擇“全部替換”，立刻全部更換為段落標(biāo)記。下一步將多余段落標(biāo)記全部替換掉，操作方法為，查找特殊字符兩個段落標(biāo)記，即，并在替換欄內(nèi)輸入一個段落標(biāo)記，即，然后執(zhí)行“全部替換”若干次后，文檔中的重復(fù)、連續(xù)段落標(biāo)記就被刪除了，文章內(nèi)容顯得緊湊多了，隨后按照正常的排版思路就可以快速的進行排版了。關(guān)于word查找

21、/替換中的其它特殊字符如何進行替換，不妨試試，應(yīng)該會有收獲的，比如將一個代號（如photo單詞）替換為一幅圖片或照片，也是可以的），而且與上述操作基本一樣，當(dāng)然要先對照片執(zhí)行一次“復(fù)制”操作。圖19 word查找替換特殊字符4、word中表格的處理4.1 表格調(diào)整及表內(nèi)數(shù)據(jù)的處理當(dāng)你向表格內(nèi)輸入數(shù)字、文字時，你只管按要求完成輸入即可，不用顧及格式有多難看，規(guī)范格式的工作可交給計算機來做，比如表1的內(nèi)容經(jīng)過計算機的簡單操作（見圖20）即可轉(zhuǎn)為規(guī)范的表2格式，轉(zhuǎn)換具體步驟為：將鼠標(biāo)移至表1上方，表格左上角會出現(xiàn)四個方向箭頭的標(biāo)志，用鼠標(biāo)左鍵單擊該標(biāo)志，選定整個表格；然后移動鼠標(biāo)到“表格自動調(diào)整”，

22、選定第一行“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”或（和）第二行“根據(jù)窗口調(diào)整表格”，表1馬上變?yōu)楸?的樣式。表1 輸入后未作調(diào)整的表格樣式抗拉強度/MPa伸長率/%杯突/mm執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)批號工藝111012520235.06.0GB31989999-1工藝211513021256.07.0GB31989999-2工藝312014023266.08.0GB31989999-3表2 經(jīng)計算機自動處理后的標(biāo)準(zhǔn)表格樣式抗拉強度/MPa伸長率/%杯突/mm執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)批號工藝111012520235.06.0GB31989999-1工藝211513021256.07.0GB31989999-2工藝312014023266.08.0GB31989999-3圖20 表格自動調(diào)整對話框如果某個表格內(nèi)的文字較多，可通過調(diào)整該表格內(nèi)的文字首行縮進，左、右縮進（見圖21），比較快捷的方式是同時按住鼠標(biāo)左右鍵，向左或右側(cè)移