會計檔案整理方法1

1、 會計檔案的整理，是指按照一定的方法和程序，將零散和需要進(jìn)一步條理化的會計資料，通過分類、組合、立卷、排列和編目，組成有序體系的過程。 一般采用年度形式（名稱）一保管期限分類組卷，即把一個單位形成的會計檔案先按年度分開，然后再按名稱分類，在每一類中按保管期限順序排列，一年或若干年編一個流水序號。 一、報表的整理（一）組卷、裝訂年度報表，獨(dú)立組卷。在整理報表時，對報表進(jìn)行分析和說明的文字，是會計報表的重要組成部分，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，審批報告、批復(fù)等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表，采用三孔一線方式裝訂。 （二

2、）編號、編目 1編號：指報表在整理過程中排列的序號，即案卷號。報表按年度統(tǒng)一編案卷順序號，即年度流水號。 一般各單位每年形成的年報表較少，可以將本單位若干年的報表放在一起編一個案卷流水號，這個流水順序號最大不能超過四位數(shù) 。 例：KJ11n 案卷順序號 一級屬類（報表）大類代號（會計檔案） 2填寫封面 財務(wù)報告封面 單位名稱：XXXX公司 題名：財務(wù)決算 保管期限：永 久 年度：2005 案卷號：35 共 2 件 25 頁序號序號文件題名文件題名責(zé)任者責(zé)任者 文件日期文件日期文件編號文件編號 頁頁次次備備注注1232.卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。帳薄、憑證檔案不用編制卷

3、內(nèi)文件目錄。 3.案卷目錄 案卷號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時間憑證起止號保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注起止123 4目錄號：是指檔案案卷目錄按一定順序編制的代號，通常由大類代號+順序號。 當(dāng)案卷順序號一截止（即斷開），就形成一本檔案目錄，并給該本目錄一個固定順序號，即目錄號。 目錄號模式為： KJ11 第一本目錄 報表類 注意：賬簿、憑證、工資表編目錄號時也同樣如此。同一大類的目錄號不能重復(fù)，同一目錄內(nèi)案卷號不能重復(fù)。 二、帳簿的整理： 帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結(jié)帳后整理立卷。 （一）組卷：按形成的帳簿，一冊一卷，每本帳簿在原封面右上角貼會計檔案“小標(biāo)簽“，并按標(biāo)簽上內(nèi)容填寫。

4、 如果帳簿原封面太大，不能裝入會計檔案硬盒時，必須封面拆掉，另換上質(zhì)量較好的合規(guī)格的軟封面，再貼上“小標(biāo)簽”，并填寫上各項內(nèi)容。全宗號10年度1995目錄號KJ21保管期限25案卷號1頁數(shù)60題 名現(xiàn)金出納帳對多個帳戶的帳簿，其題名可只寫主要的對多個帳戶的帳簿，其題名可只寫主要的23個。個。 會計檔案“小標(biāo)簽“ 帳簿整理要求：帳簿整理要求： 1對訂本式帳簿，為了保持原貌，不用拆去空頁，按已有填對訂本式帳簿，為了保持原貌，不用拆去空頁，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號，或在使用前已編上連續(xù)頁號，可直寫內(nèi)容的頁面編順序號，或在使用前已編上連續(xù)頁號，可直接利用原有頁號。接利用原有頁號。 2對活頁式、卡片

5、式帳簿，在年終結(jié)后，應(yīng)拆除硬封面，抽對活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)后，應(yīng)拆除硬封面，抽出空頁，將已記帳的帳頁依次編好頁碼，另加封面、封底，出空頁，將已記帳的帳頁依次編好頁碼，另加封面、封底，裝訂成冊。有的活頁帳頁數(shù)較少，可將科目內(nèi)容相通的帳頁裝訂成冊。有的活頁帳頁數(shù)較少，可將科目內(nèi)容相通的帳頁按類別排列編號，合并裝訂為一冊。按類別排列編號，合并裝訂為一冊。 3實(shí)行電算化的單位，按規(guī)定，應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會計檔實(shí)行電算化的單位，按規(guī)定，應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會計檔案。案。 4對跨年度使用的帳薄，應(yīng)不超過五年，并放在終止年度。對跨年度使用的帳薄，應(yīng)不超過五年，并放在終止年度。 5排列要求：歷年帳簿的排

6、列順序應(yīng)盡量一致，可采用按使排列要求：歷年帳簿的排列順序應(yīng)盡量一致，可采用按使用順序或按保管期限順序排列。用順序或按保管期限順序排列。 （三）帳簿編號檔案號 帳簿類內(nèi)不再分屬類，也不再分開各種保管期限，所有各種帳簿案卷統(tǒng)一由若干年編案卷順序號。即歷年編一個序號，這個順序號最大不超過四位數(shù)。 KJ 21n 案卷順序號 一級屬類（帳簿） 大類代號（會計檔案） 三、裝硬盒 報表、帳簿、工資表、其他類統(tǒng)一用會計檔案硬盒，每一類按案卷號順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的案卷不能混裝在一盒。 硬盒正面填寫起止年度，背脊上方蓋類別，年度；下方用紅色蓋檔號。 四、憑證的整理組卷：憑證一本為一卷。必須使用國家統(tǒng)一

7、標(biāo)準(zhǔn)的 “會計檔案憑證軟封面”來裝訂，封面要按項目填寫。1封面填寫：名稱：單位全稱；時間：本卷憑證的起止的日期；卷數(shù)：該卷是本月的第幾卷；記帳憑單張數(shù)：是憑證單的張數(shù)；主管、經(jīng)辦人簽字檔號：用紅色蓋上。 全宗號0012 目錄號4 案卷號120 年度2005月 份 9 憑證號2035會計憑證卷盒脊背會計憑證卷盒脊背會計檔案（憑證）立檔單位：立檔單位：XXXX公司公司時間時間2007年年 01月月 01日至日至 2007 年年 01月月 31日日本月共本月共6冊本盒是第冊本盒是第1冊冊憑證自憑證自001號至號至120號共號共56張保管期限張保管期限 15財會主管張萬山立卷人財會主管張萬山立卷人 江

8、紅江紅全宗號全宗號A120目錄號目錄號KJ3-2案卷號案卷號 001會計憑證卷盒封面會計憑證卷盒封面 如果不是采用標(biāo)準(zhǔn)的封面，應(yīng)在原封面右下方補(bǔ)蓋檔號，其模式如：(檔號章尺寸2060mm)全宗號目錄號案卷號 2對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記帳憑證日期、編號，同時記帳憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱、編號。 3對一些保管價值明顯不同的憑證，如記載本單位重大生產(chǎn)經(jīng)營活動、外事、對私改造或工資名冊等，應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂，但要在原記帳憑證上注明抽出憑證的名稱、數(shù)量、去向，并由立卷人簽名蓋章。凡屬本單位房地產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合同、人員工資、涉及外事、數(shù)額較大的開支和固定資產(chǎn)的憑證要單獨(dú)裝

9、釘，可與本年度的憑證一起編號，在目錄注明永久或定期保管期限。 抽出的原始憑證組卷可接年度形成日期排列裝訂，編號可以同本年其它憑證一起編序號，但必須在目錄上注明保管期限，同時要在相互的案卷上注明檔號，以便備查。 4獨(dú)立抽出的單據(jù)，按記帳憑證的大小折疊整齊，按時間順序編寫頁號，加上封面裝訂成冊。 （二）編號： 編制案卷號時可視本單位每年憑證數(shù)量的多少，每年編一流水號或若干年編一個流水號，但案卷號不能超過四位數(shù)。 例：KJ 31n 案卷順序號 一級屬類（會計憑證） 大類代號（會計檔案） （三）填寫目錄 會計憑證只需填寫案卷目錄。 硬盒：按案卷順序號入盒 。 五、其他類 （一）調(diào)節(jié)表、對賬單應(yīng)按會計制度要求裝訂成冊，發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)整本的不用裝訂在會計部門保存5年。 （二）移交清冊 （三）檔案目錄、銷毀清冊 會計其他類封面單位名稱：題名：保管期限：年度：案卷號： 六、會計檔案的鑒定與銷毀 會計檔案在保管期限已滿后，應(yīng)由檔案部門提出意見，與鑒定小組共同鑒定。 鑒定程序 （一）組成鑒定小組：由分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員組成。制定鑒定方案，如規(guī)定初步鑒定、復(fù)查、審定等手續(xù)。 復(fù)查：對已到保管期限的會計檔案，要妥善處理，對其中未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和涉及其他未了結(jié)事項的原始憑證以及對處理遺留問題還起作用的證據(jù)材料，單獨(dú)抽出立卷，適當(dāng)延長保管期限，