三級體系文件編寫工作要求-

1、 三級文件的編寫要求三級文件的編寫要求 品質(zhì)部品質(zhì)部 C CONTENTSONTENTS目目 錄錄u三體系的概念三體系的概念u體系管理的意義體系管理的意義u編寫編寫體系文件的要求體系文件的要求u實(shí)例解說實(shí)例解說P Partart三體系的概念三體系的概念第一章第一章01011 1三體系的概念三體系的概念 ISO9001ISO9001、ISO14001ISO14001和和OHS18001OHS18001等標(biāo)準(zhǔn)化管理體系等標(biāo)準(zhǔn)化管理體系被稱為后工業(yè)化時(shí)代的管理方法。被稱為后工業(yè)化時(shí)代的管理方法。 1 1、QMSQMS是是Quality Management SystemQuality Managem

2、ent System的簡稱，中文意思為的簡稱，中文意思為質(zhì)量管理體系質(zhì)量管理體系。一般是指建立的。一般是指建立的ISO9001:2008ISO9001:2008質(zhì)量管理體系。質(zhì)量管理體系。 2 2、EMSEMS是是 Enviromental Management Enviromental Management SystemSystem的簡稱，中文的簡稱，中文意思是意思是環(huán)境管理體系。環(huán)境管理體系。一般只建立的一般只建立的ISO14001ISO14001環(huán)境管理體系。環(huán)境管理體系。 3 3、OHSMSOHSMS(Occupation Health Safety Management System

3、(Occupation Health Safety Management System的簡稱，中文意思是的簡稱，中文意思是職業(yè)健康安全管理體系職業(yè)健康安全管理體系。一般只建立的。一般只建立的OHS18001OHS18001環(huán)境管理體系。環(huán)境管理體系。 P Partart體系管理的意義體系管理的意義第三章第三章02022 2體系管理的意義體系管理的意義一、三體系標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志：一、三體系標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志：1、使企業(yè)的管理走向、使企業(yè)的管理走向法制化法制化的重要途徑：建立管理體系后，的重要途徑：建立管理體系后，系統(tǒng)、規(guī)范的制度化文件成為企業(yè)上下人人遵守的內(nèi)部法規(guī)，使系

4、統(tǒng)、規(guī)范的制度化文件成為企業(yè)上下人人遵守的內(nèi)部法規(guī)，使企業(yè)的管理走向法制。企業(yè)的管理走向法制。2、是發(fā)動、是發(fā)動全體員工參與管理全體員工參與管理的好形式：管理層的理念、思的好形式：管理層的理念、思路及目標(biāo)通過體系文件變成全員的自覺行動，使管理部門的工作路及目標(biāo)通過體系文件變成全員的自覺行動，使管理部門的工作得到各有關(guān)部門的主動支持與配合。得到各有關(guān)部門的主動支持與配合。3、使企業(yè)建立起主動的、使企業(yè)建立起主動的自我完善、持續(xù)改進(jìn)自我完善、持續(xù)改進(jìn)的有效機(jī)制。的有效機(jī)制。通過管理體系特有的日常監(jiān)測與測量、年度審核及管理評審，企通過管理體系特有的日常監(jiān)測與測量、年度審核及管理評審，企業(yè)能主動地及時(shí)

5、發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制。業(yè)能主動地及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制。2 2體系管理的意義體系管理的意義二、向公眾展示企業(yè)良好形象和社會責(zé)任的佐證二、向公眾展示企業(yè)良好形象和社會責(zé)任的佐證和媒介：和媒介： 1、質(zhì)量管理體系：展示企業(yè)確保服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)定，追、質(zhì)量管理體系：展示企業(yè)確保服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)定，追求求“零缺陷零缺陷”的目標(biāo)，對客戶負(fù)責(zé)的形象。的目標(biāo)，對客戶負(fù)責(zé)的形象。2、環(huán)境管理體系：展示企業(yè)確保在服務(wù)過程中節(jié)約、環(huán)境管理體系：展示企業(yè)確保在服務(wù)過程中節(jié)約資源，少甚至無污染，追求資源，少甚至無污染，追求“零排放零排放”目標(biāo)，對社會負(fù)目標(biāo)，對社會負(fù)責(zé)的形象與責(zé)任。責(zé)的形

6、象與責(zé)任。3、職業(yè)健康安全管理體系：展示企業(yè)確保生產(chǎn)過程、職業(yè)健康安全管理體系：展示企業(yè)確保生產(chǎn)過程中少甚至無事故、職業(yè)病，追求中少甚至無事故、職業(yè)病，追求“零事故零事故”的目標(biāo)，對的目標(biāo)，對員工負(fù)責(zé)的形象與責(zé)任。員工負(fù)責(zé)的形象與責(zé)任。2 2體系管理的意義體系管理的意義三、具有直接或間接經(jīng)濟(jì)效益、社會效益：三、具有直接或間接經(jīng)濟(jì)效益、社會效益：1、質(zhì)量管理體系：穩(wěn)定服務(wù)質(zhì)量，減少客戶投訴，、質(zhì)量管理體系：穩(wěn)定服務(wù)質(zhì)量，減少客戶投訴，提高企業(yè)信譽(yù)，直接有利于拓展市場。提高企業(yè)信譽(yù)，直接有利于拓展市場。2、環(huán)境管理體系：節(jié)約能源資源，降低企業(yè)成本；、環(huán)境管理體系：節(jié)約能源資源，降低企業(yè)成本；持續(xù)達(dá)

7、到排放、減少排污費(fèi)用，提高市場競爭力，為保持續(xù)達(dá)到排放、減少排污費(fèi)用，提高市場競爭力，為保護(hù)環(huán)境作貢獻(xiàn)。護(hù)環(huán)境作貢獻(xiàn)。3、職業(yè)健康安全管理體系：減少工傷事故，杜絕職、職業(yè)健康安全管理體系：減少工傷事故，杜絕職業(yè)病危害，改善勞動條件，減少企業(yè)損失，調(diào)動員工積業(yè)病危害，改善勞動條件，減少企業(yè)損失，調(diào)動員工積極性；為保持社會穩(wěn)定作貢獻(xiàn)。極性；為保持社會穩(wěn)定作貢獻(xiàn)。P Partart編寫體系文件的要求編寫體系文件的要求第三章第三章03033 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求一、體系文件類別一、體系文件類別質(zhì)量體系文件包括：質(zhì)量體系文件包括： 一階文件：質(zhì)量手冊；一階文件：質(zhì)量手冊；（戰(zhàn)略性文件）

8、（戰(zhàn)略性文件） 二階文件：程序文件；二階文件：程序文件； （戰(zhàn)術(shù)性文件）（戰(zhàn)術(shù)性文件）三階文件：作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范、外來文件等；三階文件：作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范、外來文件等；（方法性文件）（方法性文件）四階文件：表單、記錄等。四階文件：表單、記錄等。 （證據(jù)性文件）（證據(jù)性文件）11第一層第一層第二層第二層第三層第三層第四層第四層3 3121 1、作業(yè)文件內(nèi)容和格式、作業(yè)文件內(nèi)容和格式文件的內(nèi)容文件的內(nèi)容 作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、誰來做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對

9、活動進(jìn)行控制和記錄，即設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控制和記錄，即5 5W1HW1H原原則。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述實(shí)施程序文件所涉及到的則。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。各職能部門的具體活動。3 33 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求5W1H5W1H原則（六何分析法）原則（六何分析法）Why-Why-為什么要做，是原因；為什么要做，是原因；What-What-做什么，做成什么，是目標(biāo)；做什么，做成什么，是目標(biāo)；where-where-在哪兒做，是地點(diǎn)；在哪兒做，是地點(diǎn)；when-when-什么時(shí)候做，是時(shí)間；什么時(shí)候做，是時(shí)間；Who-Who-誰來做，是執(zhí)行對

10、象；誰來做，是執(zhí)行對象；How-How-怎么做，是方法。怎么做，是方法。該說的要說到該說的要說到 說到要做到說到要做到 做到要記錄做到要記錄作業(yè)指導(dǎo)書編寫要求作業(yè)指導(dǎo)書編寫要求文件編號和標(biāo)題：文件編號和標(biāo)題： 編號可以根據(jù)活動的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)編號可以根據(jù)活動的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便于識別，標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點(diǎn)。統(tǒng)一編號，以便于識別，標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點(diǎn)。 143 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指導(dǎo)書 WI- 153 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求格式格式 (1)(1)目的和使用范圍：目的和使用范

11、圍： 一般簡單說明開展這項(xiàng)活動的目的、要達(dá)到的目標(biāo)和所涉及一般簡單說明開展這項(xiàng)活動的目的、要達(dá)到的目標(biāo)和所涉及的范圍；的范圍；(2)(2)職責(zé)：職責(zé)： 指明實(shí)施文件部門及其職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系；指明實(shí)施文件部門及其職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系； 163 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求(3)(3)管理內(nèi)容：管理內(nèi)容： 是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)列出開展此項(xiàng)是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)列出開展此項(xiàng)活動的步驟活動的步驟，保持合理的保持合理的編寫編寫順序順序，明確各項(xiàng)活動的，明確各項(xiàng)活動的接口關(guān)系、職責(zé)接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施協(xié)調(diào)措施，明確從事各項(xiàng)活動人員的，明確從事各項(xiàng)活動人員的技能要求技能要

12、求，使用的設(shè)，使用的設(shè)備、工具、工裝，采用的標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書和控制方法，備、工具、工裝，采用的標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書和控制方法，要達(dá)到的目標(biāo)，需形成的記錄和報(bào)告的內(nèi)容，出現(xiàn)例外情要達(dá)到的目標(biāo)，需形成的記錄和報(bào)告的內(nèi)容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖流程圖。173 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求 (4) (4) 相關(guān)文件：相關(guān)文件： 指需引用的或與本作業(yè)文件相關(guān)的其他文件。指需引用的或與本作業(yè)文件相關(guān)的其他文件。（5 5）相關(guān)記錄：）相關(guān)記錄： 指實(shí)施本作業(yè)文件規(guī)定的各項(xiàng)活動產(chǎn)生記錄。指實(shí)施本作業(yè)文件規(guī)定的各項(xiàng)活動產(chǎn)生記錄。183 3體系文件的編寫要求體系

13、文件的編寫要求2 2、編寫時(shí)的注意事項(xiàng)、編寫時(shí)的注意事項(xiàng) 確定使用該作業(yè)文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的格式，確定使用該作業(yè)文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的格式，寫明記錄的編號和名稱。寫明記錄的編號和名稱。 作業(yè)文件應(yīng)得到本活動相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，作業(yè)文件應(yīng)得到本活動相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及相關(guān)方對接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批后實(shí)施。以及相關(guān)方對接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批后實(shí)施。 要匯編成冊要匯編成冊，統(tǒng)一編號。，統(tǒng)一編號。 193 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求吉利表格編寫要求吉利表格編寫要求文件編號和標(biāo)題：文件編號和標(biāo)題： 編號可以根據(jù)活動的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)編號可以根據(jù)

14、活動的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便于識別，標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點(diǎn)。統(tǒng)一編號，以便于識別，標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點(diǎn)。 203 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求記錄表格記錄表格WI/JL- 213 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求記錄編制內(nèi)容：記錄編制內(nèi)容： 記錄名稱：簡短反映記錄對象；記錄名稱：簡短反映記錄對象； 記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標(biāo)記，每種記錄只有一記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標(biāo)記，每種記錄只有一個(gè)編碼；個(gè)編碼； 記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標(biāo)記，記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標(biāo)記，若記錄為成冊票據(jù)，

15、印有流水序號，可視為記錄順序號；若記錄為成冊票據(jù)，印有流水序號，可視為記錄順序號；記錄內(nèi)容：按記錄對象要求，確定編寫內(nèi)容；記錄內(nèi)容：按記錄對象要求，確定編寫內(nèi)容； 223 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求記錄人員：記錄填寫人、會簽人、審批人等；記錄人員：記錄填寫人、會簽人、審批人等；記錄時(shí)間：按活動時(shí)間填寫，一般應(yīng)寫清年、月、日；記錄時(shí)間：按活動時(shí)間填寫，一般應(yīng)寫清年、月、日； 記錄單位名稱；記錄單位名稱；保存期限和保存部門。保存期限和保存部門。 記錄表格無固定格式，應(yīng)按需要設(shè)計(jì)。在編制程序記錄表格無固定格式，應(yīng)按需要設(shè)計(jì)。在編制程序文件與作業(yè)文件的同時(shí)，分別設(shè)計(jì)與各程序相適應(yīng)的記文件與作業(yè)文件的同時(shí)，分別設(shè)計(jì)與各程序相適應(yīng)的記錄表格。必要時(shí)可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。錄表格。必要時(shí)可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。233 3體系文件的編寫要求體系文件的編寫要求24流程圖舉例流程圖舉例事故處理流程圖事故處理流程圖