采購部規(guī)劃和管理

1、采購部規(guī)劃和管理現(xiàn)狀1：采購流程不標準，主要存在與供給商管理，供給商開發(fā)，報價， 下單，對賬等一系列問題。A:供給商開發(fā)開沒有收集相關(guān)的信息營業(yè)執(zhí)照，生產(chǎn)設(shè)備信息， 公司人員信息等。B:沒有針對供給商做相關(guān)的等級分類。C:沒有正式的供給商報價單和比價信息。D:下單沒有一系列正常的標準操作采購訂單沒有打印，價格，交 期缺失等。E:和供給商對賬出現(xiàn)分歧比擬多，沒有標準的對賬流程和數(shù)據(jù)。F:給供給商付款后發(fā)票不能及時收回。解決方法：A:針對供給商開發(fā)需要采購人員先給供給商發(fā)送?供 應(yīng)商信息調(diào)查表?，等供給商把表格回傳后，采購人員和部門主管確 認符合初步篩選合格后和供給商確認時間進行實地考察， 到供給

2、商工 廠考核后進行打分， 如符合我公司要求就導(dǎo)入合格供給商， 如不符合 就直接淘汰。B:在和供給商進行一段時間的合作后半年或者一年進行數(shù)據(jù) 的評估主要針對價格，交期，質(zhì)量，效勞等 ，分三個等級詳見 合格供給商目錄表，a級供給商應(yīng)多給訂單和優(yōu)先給訂單，b級供給 商可以正常給訂單，C級供給商屬于備選供給商。C:采購人員每次下單前需要讓供給商以正式的文件發(fā)送報價單， 應(yīng)遵循兩家或兩家以上的供給商報價， 報價全部收集好后做一個比價 表然后和采購訂單一起報送到部門主管簽字審核。D:采購人員下單一定要接收到需求部門的正式紙質(zhì)需求單才能進 行下單操作， 不允許口頭或者其他形式的需求進行下單， 采購訂單一 定

3、要產(chǎn)品信息 ,價格，交期等一系列詳細的數(shù)據(jù)，等部門主管簽字審 核后再敲章后發(fā)送給供給商， 一定要讓供給商簽字敲章回傳， 把回傳 后的采購訂單和需求單整理好放到文件夾存檔。E:和供給商對賬需要在規(guī)定時間內(nèi)對好， 針對一些新供給商要及 時提醒，供給商發(fā)過來對賬單后采購人員要及時對賬并發(fā)現(xiàn)問題， 如 果沒問題及時回復(fù)供給商讓其及時開票， 對賬信息要和供給商確認然 后歸檔。F：在給供給商付清余款前必須讓供給商把發(fā)票先開過來，收到發(fā) 票后才能讓財務(wù)付款2：各部門采購流程中的配合問題A:目前需求部門給的采購申請單自己潦草甚至模糊不清楚，不能 讓采購人員及時的看清楚采購需求信息。B:其他部門隨意到采購部進行

4、產(chǎn)品翻動和數(shù)據(jù)查看。C:需求部門的信息和采購部門的信息不及時或者不一致。解決方法：A:需求部門要把采購申請單打印好之后， 經(jīng)過部門負責人簽字再 給到采購部門進行采購。B:樣品需要整理到倉庫或者單獨的一個地方，其他人員不能隨便 到采購翻動?xùn)|西C:需求部門在提出申請時給出的產(chǎn)品信息或者樣品一定要讓米購 部確認，采購部給的樣品要讓客戶確認后一致后才能下單。針對以上問題點和解決方法可以歸納為以下幾方面一、采購部首先要確立一下管理制度1、采購人員的工作職責及根本目標如采購交貨及時率，產(chǎn)品合格率，價格等；2、采購方案的制定、 采購訂單的操作及采購訂單的審批程序；3、制定選擇、評審供給商的程序文件；4、確定

5、公司自己的采購方式如物料分類采購，集中采購， 年度采購等采購方式；5、供給商評估體系文件、供給商等級評定，；6、標準采購合同模版的建立及合同簽訂管理文件；7、異常情況處理體系及文件；8、詢價、比價、批準采購的體系文件；9、采購方案的制定、 批準、采購動作、采購付款、采購入庫、 采購物資發(fā)票的一系列管理文件。二、采購人員設(shè)置采購主管 1 人，采購員 2 人，采購內(nèi)勤 1 人1、采購主管：統(tǒng)籌、日常管理和跨部門溝通；2、采購員：執(zhí)行日常采購工作；3、采購內(nèi)勤：負責實施采購方案的合并、記錄、入庫跟蹤、 對賬付款相關(guān)工作及檔案的建立、管理、更新等。三、采購部工作重點1、供給商的選擇。首先我們采購部要做

6、到多開發(fā)物料資源，調(diào)查價格，做到貨比三 家，控制價格審核流程，讓采購部的工作透明化，并且建立完整的采 購部供給商檔案及物料申購檔案， 同時供給商評價體系要確立為主要 工作重點；做為公司合格供給商必需要能做到準時、保質(zhì)、售后、樂 于溝通等幾個方面； 完成現(xiàn)有物料供給商的評定工作， 為公司后期的 大批量生產(chǎn)做好準備。 同時進一步開展新的供給商網(wǎng)絡(luò)， 用以獲得最 理想的采購價格和品質(zhì)。2、賬務(wù)的清理。采購是一份繁瑣，復(fù)雜的工作。同時因為其工作性質(zhì)關(guān)系，對公 司產(chǎn)品的本錢有直接影響。 另外因為相關(guān)物資在采購工作的運作過程 中不可防止的有退，換，等情況發(fā)生，因此必須對每一批物資的采購 以及合同執(zhí)行情況進

7、行臺賬記錄，并且做好跟蹤檢查，定期盤點，努 力做到每筆定單的進行情況都可追溯，可查核。3 、品質(zhì)保證。采購部相關(guān)人員應(yīng)該經(jīng)常和需求部門或者客戶了解相關(guān)物資的使 用狀況。對所采物資的使用狀態(tài)進行跟蹤，了解相關(guān)參數(shù)指標性能， 收集數(shù)據(jù)進行同類產(chǎn)品的比照。 每批物資至少做一次使用跟蹤并做好 相應(yīng)的評估計錄。4、本錢控制。采購部在日常工作中進一步提高工作效率。除采購價格等方面的 控制外，還將其它方面的本錢控制納入管理優(yōu)化的范圍內(nèi)， 具體方面 如辦公物品的使用，電腦的使用管理，物資運輸費的控制等方面。5、采購效率。采購部日常工作應(yīng)進一步完善供給商網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及采購模式的 優(yōu)化，盡可能的減少采購周期，提高采購的效率和及時性。并且對各 種物資的采購周期進行統(tǒng)計計錄， 提供各請購部門制定請購方案時的6、異常情況的處理。因供給商生產(chǎn)能力的缺乏，或其它原因引發(fā)采購異常時，第一時 間知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并主動應(yīng)對。 同時將對異常情況的發(fā)生原因進行分析 處理，記錄在案 ;如有必要，將進行法律程序進行公司利益