國際關(guān)系學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案管理實施辦法

1、國際關(guān)系學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案管理實施辦法doc-國際關(guān)系學(xué)院總則第一條為了加大國際關(guān)系學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案工作，充分發(fā)揮科技檔案的作用，按照國家安全機(jī)關(guān)科學(xué)技術(shù)檔案治理規(guī)定，制定本方法。第二條科學(xué)技術(shù)檔案是指院校在差不多建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有儲存價值的圖紙、圖表、文字材料、運(yùn)算材料、聲像等載體材料。科技檔案按其內(nèi)容和形成特點，分為差不多建設(shè)、設(shè)備儀器和科學(xué)技術(shù)研究（簡稱基建、設(shè)備、科研）三類。基建、設(shè)備、科研三類中下設(shè)三級類目，共中綜合類部分按文書檔案治理實施方法整理、立卷。第三條科技檔案工作是科技治理工作的一部分，基建科、物資科及科研部門應(yīng)做到下達(dá)科技任務(wù)與提出科技材料的歸檔要求同步；檢

2、查工作進(jìn)度與檢查文件材料的形成情形同步；鑒定、驗收科技成果與鑒定、驗收科技材料同步。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。第四條科技檔案是學(xué)院檔案的組成部分，由院辦檔案室實行集中統(tǒng)一治理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。科技文件材料的立卷科技文件材料的立卷要求（一）組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，愛護(hù)其成套性，完整性，便于保管利用。（二）與科研、設(shè)備、基建關(guān)系緊密的治理性文件，應(yīng)列入有關(guān)基建、設(shè)備、科研類中統(tǒng)一立卷。（三）不同價值和不同密級的科技文件材料，在保持其固有內(nèi)在聯(lián)系前提下，適當(dāng)分不立卷，如不易分開，可按價值小的服從價值大的、

3、密級低的服從密級高的原則立卷。（四）案卷厚度一樣不超過100張。同一類材料多時，可分立數(shù)卷。第六條科技檔案材料的歸檔：科技文件材料實行由科技承辦單位立卷制度，每項科技任務(wù)完成后（周期長的科技項目可分時期），由項目負(fù)責(zé)人或指定的專人將需要?dú)w檔的科技文件資料收集齊全，進(jìn)行系統(tǒng)整立卷后，移交院辦檔案室。科技文件材料的一樣立卷方法（一）基建類：按工程項目單項工程分類立卷。每個獨(dú)立工程分不立卷。一個工程項目的文字材料按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程竣工驗收等過程立卷?；üこ虉D紙按基建、結(jié)構(gòu)、水暖、通風(fēng)、電氣等不同工種立卷。（二）設(shè)備類：按臺（套）治理性文件、圖紙分類立卷。每臺（件）設(shè)

4、備、儀器分不立卷。每一臺（件）設(shè)備、儀器的文字材料按依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運(yùn)用修理等治理性文件及隨機(jī)圖紙、講明書、手冊等技術(shù)資料分不立卷。圖紙可按設(shè)備結(jié)構(gòu)（組件或部件）立卷。（三）科研類：按課題時期分類立卷。每個科研課題分不立卷。一個科研課題按預(yù)備時期、研究實驗時期、總結(jié)鑒定時期、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時刻時期立卷。上述各類，如一個科技項目形成的文件材料不多，可綜合立卷。案卷內(nèi)科技文件材料的排列（一）基建、設(shè)備、科研等各類案卷內(nèi)科技文件材料一樣按其自然形成過程排列。（二）治理性科技文件材料按咨詢題、時刻或重要程度排列。（三）圖樣材料，可按照圖樣名目和編號進(jìn)行排列，總平面圖在前，裝配

5、圖、零件圖和大樣圖在后。（4） 科研材料按成果在前，依據(jù)性、試驗性記錄材料在后的順序排列。（五）密不可分的科研文件材料按批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后；文字材料在前，圖樣在后的順序排列。第九條案卷的編目（一）案卷頁號：案卷內(nèi)科技文件材料在有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單頁書寫的，在右下角編寫頁號；雙面書寫的，正面在右下角編寫頁號，背面在左下角編寫頁號。（二）卷內(nèi)文件名目：按照卷內(nèi)科技文件材料的排列次序，逐件（份）填寫。已有圖紙名目的可不再填寫。卷內(nèi)文件名目置卷內(nèi)文件之首（不編寫頁號）。（三）卷內(nèi)文件備考表：記載立卷和案卷使用過程中需要講明的咨詢題。卷內(nèi)備考表放卷內(nèi)文件底

6、頁之后（不編寫頁號）。（四）案卷封面：案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，案卷封面的填寫要書寫工整。第十條案卷的裝訂案卷可采納裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內(nèi)不同尺寸的技術(shù)文件要折疊為統(tǒng)一幅面（底圖不能折疊，應(yīng)平展或卷式存放），除去金屬物。裝訂案卷要填寫頁次號，不裝訂案卷，卷內(nèi)文件每一件單份裝訂（方法同上）并按照卷內(nèi)名目編排次序排列有序?？萍紮n案的歸檔與保管第十一條科技檔案的歸檔要求各類科技文件材料整理組成的案卷，經(jīng)工程負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人審查后，由本部門兼職檔案人員統(tǒng)一向檔案室移交歸檔。移交單位可留用復(fù)制件或余外的副本長期備用。（二）幾個單位協(xié)作完成的科技項目，協(xié)作單位除儲存與自己承擔(dān)

7、任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將副本送交主辦單位整理歸檔，以確保科技檔案的完整性。（三）基建工程和科研課題的科技文件材料在任務(wù)完成半年內(nèi)歸檔，周期長的科研項目可按時期逐步歸檔；設(shè)備技術(shù)文件材料在設(shè)備安裝、調(diào)試完畢或運(yùn)轉(zhuǎn)正常驗收后歸檔。（四）凡歸檔的科技文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖紙清晰。（5） 科技文件材料一樣歸檔一份。有原件（稿）的必須歸原件（稿）。重要的及今后使用頻繁的可酌情增加副本歸檔。（6） 各部門移交科技檔案時要填寫檔案移交登記名目，檔案室驗收后，交接雙方簽字，各執(zhí)一份備查。（七）對已歸檔的科技文件材料需要補(bǔ)充或修改時，必須經(jīng)本科研部門主管領(lǐng)導(dǎo)或總工

8、程師批準(zhǔn)同意，填寫修改申請單。檔案室對補(bǔ)充歸檔的科技文件材料應(yīng)及時整理編目，歸檔材料不多的，可歸于有關(guān)的案卷內(nèi)；歸檔材料較多的，可單獨(dú)立卷。底圖于修改后歸檔儲存，藍(lán)圖于修改前和修改后同時歸檔儲存。第十二條檔案室接收科技檔案后的分類編目（一）編寫案卷號。各類檔案按案卷接收的時刻先后分不順編案卷號。一個基建工程項目、一種設(shè)備儀器、一個科研課題，只編一個案卷號，一卷多冊的編分冊號。（二）編制案卷名目。科技檔案的類不號用漢語拼音字母“J”表示。分不按基建、設(shè)備、科研檔案案卷號順序編制案卷名目，編定基建檔案為1號名目、設(shè)備檔案為2號名目、科研檔案為3號名目。科技檔案的借閱利用第十三條借閱主管范疇的科技檔

9、案，須經(jīng)主管單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的科技檔案不向外單位提供，如確有專門需要時，須經(jīng)本機(jī)關(guān)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十四條未經(jīng)許可，借閱者不得任意抄錄和復(fù)制檔案材料。第十五條檔案室要編制多種檢索工具，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作?？萍紮n案的鑒定與銷毀第十六條科技檔案的鑒定工作要在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，由院辦公室主任、科技人員、檔案人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。第十七條鑒定工作包括：對案卷保管期限和密級確需調(diào)整的提出調(diào)整意見，對已超過保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定審查，剔除、銷毀失去儲存價值的科技檔案。第十八條鑒定工作終止后，鑒定小組要寫出鑒定工作報告，內(nèi)容包括：鑒定小組成員名單、工作概況、鑒定范疇、做法、案卷保管期限

10、調(diào)整情形、銷毀檔案數(shù)量等，并編制科技檔案銷毀清冊，報送院主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。第十九條銷毀檔案工作由檔案室負(fù)責(zé)，指派兩人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字?？萍紮n案銷毀清冊由檔案室長期存檔備查?？萍嘉募牧蠚w檔范疇和保管期限第二十條科技文件材料歸檔范疇和保管期限表按本實施方法附表執(zhí)行。第二十一條按照科技文件材料的現(xiàn)實和歷史價值確定其保管期限，分為永久（50年以上）、長期（50年以下15年以上）和短期（15年以下）三種。保管期限從科技文件材料處理完畢次年算起。附則第二十二條本實施方法自下發(fā)之日起執(zhí)行。附表1：國際關(guān)系學(xué)院科研檔案歸檔范疇和保管期限表附表2：國際關(guān)系學(xué)院基建檔案歸檔范疇和保管期限表附表3：國

11、際關(guān)系學(xué)院設(shè)備檔案歸檔范疇和保管期限表附表1：國際關(guān)系學(xué)院科研檔案歸檔范疇和保管期限表（一）綜合類目名稱保管序號期限1、科研行政治理文件（包括請示、報告及批復(fù)）長期2、科研打算治理文件材料長期3、科研成果治理文件材料長期4、申報科研基金有關(guān)報告及批復(fù)長期（二）科研預(yù)備時期序號類目名稱保管期限1、開題報告與課題論證材料長期2、任務(wù)書、合同、協(xié)議書永久3、課題研究打算、設(shè)計長期4、課題投資和預(yù)決算材料短期（三）研究實驗時期序號類目名稱保管期限1、研究試驗大綱、各種考察、試驗記錄、數(shù)據(jù)整理、永久分析以及原始記錄材料2、數(shù)據(jù)處理材料、包括運(yùn)算機(jī)處理材料久（如程序設(shè)計講明、框圖、運(yùn)算結(jié)果）附表2：國際關(guān)

12、系學(xué)院基建檔案歸檔范疇和保管期限表（一）綜合序號類目名稱保管期限1、上級有關(guān)基建工作的文件長期2、基建工作規(guī)章制度長期3、基建工作打算、總結(jié)、報告及批復(fù)長期4、基建工作總體規(guī)劃永久5、基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計報表永久6、全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖（規(guī)劃局審計圖）永久7、水、電、氣管道分布圖永久8、地質(zhì)勘探、地勢測量材料久（二）可行性研究序號期限類目名稱保管1、）2、3、4、5、項目建議書及上級批復(fù)（許可證）可行性研究報告項目評估環(huán)境推測、調(diào)查報告設(shè)計任務(wù)書及打算任務(wù)書（三）設(shè)計基礎(chǔ)材料序號類目名稱期限1、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察久記錄、化驗試驗報告保管2、地勢、地貌操

13、縱點建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、期觀測記錄3、水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料久（四）設(shè)計文件序號期限類目名稱保管1、初步設(shè)計短期2、技術(shù)設(shè)計永久3、施工圖設(shè)計永久4、技術(shù)隱秘材料、專利文件永久5、設(shè)計運(yùn)算書長期6、總體規(guī)劃設(shè)計永久7、設(shè)計評判、鑒定及審批長期8、關(guān)鍵技術(shù)試驗永久（五）工程治理文件序號類目名稱保管期限1、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書永久2、承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3、施工執(zhí)照永久4、消防、衛(wèi)生等條件和水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書永久5、產(chǎn)權(quán)證書（六）施工序號類目名稱期限1、土地施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要期

14、（2）施工組織設(shè)計、施工方案、施工打算、施工技術(shù)措施期施工安全措施、施工工藝（3）原材料構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定期（4）建筑材料實驗報告期（5）設(shè)計變更、工程更換洽商單、材料代用核定審批永久（6）施工定位測量地質(zhì)勘察久（7）土、巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖永久（8）隱藏工程驗收記錄久（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、長期事故處理報告保管短長長長永永10）分項、分單位工程質(zhì)量檢查、評定11）交工驗收記錄證明（12）竣工報告、竣工驗收報告久期久期期期期期 久 期2、設(shè)備及管線、電氣、外表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要短（2）設(shè)計變更、工程更換洽

15、商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批永（3）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄長（4）隱藏工程檢查驗收記錄長期（5）強(qiáng)度、密閉性試驗報告長（6）調(diào)試、試驗、整定記錄長（7）性能測試和校核長期（8）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告長（9）管線清洗、通水、消毒記錄短（10）管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄永（11）電氣、外表操作、聯(lián)動試驗短12）電氣裝置交接記錄13）中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定短期長（14）竣工報告、竣工驗收報告永久（七）竣工驗收序號類目名稱保管期限1、竣工驗收報告永久2、全部竣工圖紙永久3、質(zhì)量評審材料永久4、工程現(xiàn)場聲像材料永久5、竣工驗收會議決議文件永久（八）基建財務(wù)治理序號類目名稱保管期限1、工程概算、預(yù)算、決算永久2、交付使用的固定資產(chǎn)永久期附表3：國際關(guān)系學(xué)院儀器設(shè)備檔案歸檔范疇和保管期限表綜合治理序號類目名稱保管期限1、上級有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)治理工作文件長期2、本校儀器、設(shè)備治理的規(guī)章制度長期3、設(shè)備工作打算、報告及批復(fù)、總結(jié)、調(diào)查材料長期4、本校儀器、設(shè)備購置