公司OA管理制度(共3頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上OA使用管理制度  一、總則 1、為了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司的實際，制定本制度。 2公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以通達OFFICE ANYWHERE網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。 3為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷

2、通暢，根據(jù)國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見 、 國家機關(guān)公文處理實施細則 、 中華人民共和國保密工作規(guī)定 、 計算機系統(tǒng)管理規(guī)定 、 公司公文處理辦法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。 二、組織職責(zé)  OA系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下： 1、公司行政部是公司辦公自動化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為：  （1）、負責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；  （2）、負責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改；

3、0;（3）、負責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計的審核； （4）、負責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限； （5）、負責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)； （6）、負責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢； （7）、協(xié)助企劃部信息部組織操作培訓(xùn)； （8）、協(xié)助企劃部信息中心搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；  （9）、負責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督； （10）、負責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進行定期檢查； （11）負責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監(jiān)督； 2、信息部門負

4、責(zé)OA 系統(tǒng)的建設(shè)、維護和服務(wù)支撐工作，負責(zé)服務(wù)器的管理維護和日常運行。主要職責(zé)為： （1）、負責(zé)OA系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理； （2）、負責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份； （3）、負責(zé)制定OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度； （4）、負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；  （5）、負責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務(wù)器安全運行； （6）、負責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；  （7）、負責(zé)文件柜功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。  3、人力資源部負責(zé)為OA辦公系

5、統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構(gòu)設(shè)置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責(zé)為： （1）、負責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核； （2）、負責(zé)提供用戶（變更或注銷）信息給企劃部信息中心。  4、其他部門主要職責(zé)為：  （1）、負責(zé)制定本部門OA系統(tǒng)相應(yīng)管理制度；  （2）、負責(zé)指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作； （3）、部門OA管理員負責(zé)本部門參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時，及時提供給公司行政部申請調(diào)整；負責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾

6、屬性和內(nèi)容的變更工作； （4）、負責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。 三、文件管理 1、公司各部門發(fā)出、報送的各類文件（包括發(fā)通知、請示、報告、簡報、報表、信息等）原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動化OA系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。  2、OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的公司辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。  3、公司行政部負責(zé)對電子公文傳輸工作進行指導(dǎo)和檢查。 4、電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級、發(fā)文字號

7、、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門、版記等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。  5、電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質(zhì)文件，各部門可向公司行政部申請正式文件。 6、各類電子公文處理程序按照公文處理辦法的規(guī)定在公司辦公自動化OA系統(tǒng)中辦理。在 OA系統(tǒng)中，公司收文辦理程序為公司行政部起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。 7、各部門在OA系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由部門主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)意見后歸

8、檔。 8、在OA系統(tǒng)中， 公司發(fā)文辦理程序為各部門擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如需要會簽部門協(xié)助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會簽，會簽后主辦部門交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司行政部審閱公文，由行政部經(jīng)理交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 9、文簽發(fā)后，由公司行政部編號、制作電子公文，使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司各部門主要負責(zé)人和OA管理員各一份，并根據(jù)實際需要打印紙質(zhì)文件若干份報出并歸檔。  10、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝

9、通。  四、登陸規(guī)范  1、系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。 2、系統(tǒng)用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。 3、登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。 五、

10、安全保密  1、所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例和公安部計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法 ，嚴(yán)格遵守公司計算機管理制度有關(guān)規(guī)定。  2、按照公司計算機管理制度的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包括個人筆記本電腦）。  3、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、

11、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。  4、OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。  5、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；     6、 發(fā)生泄密的情況，將按員工手冊及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。 六、網(wǎng)絡(luò)維護 為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務(wù)； &

12、#160;   1、公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；     2、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；            3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；     4、不得對網(wǎng)絡(luò)運行進行人為設(shè)限。 七、回復(fù) 實現(xiàn)信息的暢通，實現(xiàn)“知情”管理： 1、 相關(guān)人員按職

13、責(zé)對相關(guān)信息，應(yīng)及時給予回復(fù)；上級要求必須回復(fù)的，格式為（回復(fù)）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（全體回復(fù)）； 2、公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目內(nèi)容涉及全體員工的， 每個員工必須在一星期內(nèi)給予回復(fù)，涉及相關(guān)人員的必須在三天內(nèi)給予回復(fù)；     3、其他欄目，若下級要求必須回復(fù)的，格式為（請回復(fù)）；并應(yīng)在三天內(nèi)給予回復(fù)；     4、急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明“急辦”，對急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在當(dāng)天給予回復(fù)；     5

14、、申請欄目內(nèi)容發(fā)布 ，應(yīng)有部門負責(zé)人的審核意見；     6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目 ，員工可自由參與，不強求回復(fù)。     7、凡涉及回復(fù)的，均應(yīng)在發(fā)布時設(shè)定“邀請閱讀”；     8、相關(guān)人員按職責(zé)對相關(guān)信息，必須及時給予回復(fù)；如若未能按照回復(fù)的規(guī)定進行相應(yīng)的回復(fù)，則第一次由公司OA管理員在OA欄目上發(fā)布批評并通知其直接上級，第二次OA管理員發(fā)布警告并通知其直接上級；第三次OA管理員直接通報總裁，總裁核實后，

15、由財務(wù)部門給予50元的罰款并通報全公司。     9、OA管理員未及時通報的由其直接上級給予批評與警告；經(jīng)兩次發(fā)現(xiàn)未及時通報的，由財務(wù)部門給予50元的罰款，三次發(fā)現(xiàn)未及時通報的由財務(wù)部門給予100元的罰款。 八、不良記錄 為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。     1、對未按規(guī)定及時回復(fù)的由版主進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；     2、不按期、按時報送信息的，如：項目

16、簡報、管理周報等按漏報次數(shù)給予主要負責(zé)人經(jīng)濟考核；     3、發(fā)生影響OA系統(tǒng)維護管理的，視情節(jié)給予相應(yīng)的考核。 九、 應(yīng)急措施 應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。 1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進行備份，以避免信息丟失；     2、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關(guān)人員進行備份；     3、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務(wù)器進行安全防護。 十、其它要求     1、鼓勵全體員工 對OA系統(tǒng)的維護管理提出建議；     2、在工作時間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看與OA無關(guān)的網(wǎng)站，避