分公司印章使用管理辦法修改定稿(共9頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上寧夏元谷信息科技有限公司印章使用管理辦法一、 目的為使公司各項(xiàng)工作正常開展，確保公司公章有序使用、分級管理、責(zé)任到人，特制定本辦法。二、 名稱解釋1. 公司的文件主要分為兩大類：常規(guī)文件和重要文件（詳見附件一）2. 常規(guī)文件是指公司日常工作中所使用到的文件，由公司總經(jīng)理簽批后可以蓋章生效。3. 重要文件是指公司日常工作中需要但是對公司會產(chǎn)生重要影響的文件，由總部簽批后方可蓋章生效。 三、 印章保管1. 公章由公司行政部專員保管，總經(jīng)理承擔(dān)公章保管、使用的責(zé)任。2. 財(cái)務(wù)章、法人章、發(fā)票章的保管由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保管，并承擔(dān)保管、使用的責(zé)任。四、 印章使用原則1. 印章使

2、用必須按流程審批完后方可用章，如有特殊情況，無法完成簽字的，需與具有蓋章審批權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)短信核實(shí)可予以蓋章，事后仍需補(bǔ)走印章審批流程。2. 印章審批程序嚴(yán)格按照附件一執(zhí)行。3. 印章使用申請需填寫公章使用申請登記表，詳見附件二。 五、 公章使用流程1) 公章使用申請人申請部門負(fù)責(zé)人審核同意各授權(quán)人簽字核準(zhǔn)公章保管員蓋章2) 各崗位職責(zé)：a) 蓋章文件分類（行政部）1、 施章文件分類由分公司總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)，承擔(dān)準(zhǔn)確區(qū)分各類文件的簽準(zhǔn)人責(zé)任。2、 施章文件分類必須按本制度的附件一實(shí)施，如因分類錯(cuò)誤導(dǎo)致文件轉(zhuǎn)由非授權(quán)人簽批后施章，將按本制度的獎(jiǎng)懲條款予以處罰。3、 分公司總經(jīng)辦主任必須在上崗前與公

3、司簽訂施章管理責(zé)任書。b) 授權(quán)簽準(zhǔn)（各類文件授權(quán)人）1、 各類文件簽準(zhǔn)的授權(quán)見附件一。2、 核查轉(zhuǎn)交過來的文件性質(zhì)，如不屬自己授權(quán)范圍內(nèi)的文件應(yīng)退還給施章文件分類人員。3、 各類文件授權(quán)簽準(zhǔn)人員對自己簽準(zhǔn)的文件負(fù)責(zé)，因未核實(shí)就簽準(zhǔn)的文件給公司造成損失或嚴(yán)重影響的，承擔(dān)全部責(zé)任。c) 公章使用（公章保管員）1、 審核公章申請流程是否符合規(guī)定2、 核實(shí)各級簽批是否符合本制度的規(guī)定3、 核實(shí)施章文件分類是否正確，不正確的予以退還。4、 施章文件是否按本制度分類規(guī)定由對應(yīng)的被授權(quán)人員簽準(zhǔn)。5、 公章保管員對所有蓋章文件負(fù)責(zé)，對未按照本制度規(guī)定審核批準(zhǔn)的文件不予施章。6、 因未按本制度規(guī)定施章，則按本

4、制度的獎(jiǎng)懲條款予以處罰，造成公司損失的承擔(dān)全部賠償。公章保管人施章3) 施章流程圖：部門負(fù)責(zé)人常用文件重要文件公司總部簽準(zhǔn)分公司總經(jīng)理簽準(zhǔn)申請人4) 蓋章注意事項(xiàng)a) 對無法確定是哪一類性質(zhì)的文件或附件一未明確列出文件性質(zhì)的文件，必須上報(bào)公司總部核準(zhǔn)文件類別后，按所歸類別的審批流程使用公章，不得擅自歸類用章。b) 合同文件（除常規(guī)合同如酒店協(xié)議、公司印制的格式合同等）必須填寫合同審批單，由申請人填寫申請后，通過OA系統(tǒng)及時(shí)上傳至公司服務(wù)器，經(jīng)合同審批流程中各相關(guān)負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)后，方可蓋章。c) 對所有需要審批的各類型文件均必須采用OA系統(tǒng)予以審批，特殊情況下經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可使用紙質(zhì)申請表、短信

5、等可以復(fù)核的形式予以審批，但事后必須及時(shí)使用OA補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)并歸檔完成。六、 公章保管、移交、使用責(zé)任1. 公章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，公章遺失造成的所有損失由公章保管人承擔(dān)，同時(shí)按本制度的獎(jiǎng)懲條款予以處罰，在1小時(shí)內(nèi)未向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的，視為情節(jié)嚴(yán)重，加重處罰。2. 任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未按本辦法規(guī)定的程序流程申請獲批前，不得擅自使用。3. 未得到總裁的書面批準(zhǔn)印章不得借出、轉(zhuǎn)交、代管；如發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)借出、轉(zhuǎn)交、代管情況，在此期間因公章使用給公司帶來損失或影響的，印章保管人除承擔(dān)全部賠償責(zé)任外，按本制度的獎(jiǎng)懲條款給予加重處罰。4. 公章移交

6、時(shí)必須在分公司總經(jīng)理監(jiān)督下進(jìn)行，被移交人選須由總部辦公室批準(zhǔn)后方可移交。移交時(shí)雙方均需簽字確認(rèn)，同時(shí)以轉(zhuǎn)交時(shí)間為節(jié)點(diǎn)各自承擔(dān)公章保管、使用的所有責(zé)任。被移交人同時(shí)也要簽訂公章管理責(zé)任書。七、 獎(jiǎng)懲：1、 公章使用及保管的第一責(zé)任人為分公司總經(jīng)理，對未按本制度規(guī)定在公章保管、使用、移交過程中給公司帶來損失的，由分公司總經(jīng)理承擔(dān)全部賠償責(zé)任。2、 上述施章流程中施章分類崗位、簽準(zhǔn)崗位、施章崗位凡違反本辦法的規(guī)定，由公司視情節(jié)嚴(yán)重對違紀(jì)者予以500-2000元不等的罰款，給公司造成損失的，須承擔(dān)所有的賠償責(zé)任，期間如有違法情況給公司造成嚴(yán)重?fù)p失，公司將將其移送司法機(jī)關(guān)處理。八、 本制度由企管中心擬定

7、，自2012年7月1日開始正式實(shí)施，本制度由企管中心負(fù)責(zé)解釋。附件一：湖南力合華拓能源開發(fā)有限公司分公司公章授權(quán)表類型編號文件分類分公司總經(jīng)理總部備注CY一、常用文件01分公司的人事任免、聘用、調(diào)動。見注102以分公司名義出具的身份證明、工資證明03總部核準(zhǔn)的格式勞動合同見注204總部核準(zhǔn)的格式銷售合同見注305以分公司名義對外簽發(fā)的文件包含請示、報(bào)告、聯(lián)系函、申請、情況說明等外聯(lián)文件。見注406經(jīng)公司總部審批后分公司內(nèi)部制度頒發(fā)。07由公司授權(quán)分公司自行制定的分公司制度頒發(fā)07需要公開發(fā)放的會議紀(jì)要08各類公司證照復(fù)印件加蓋公章09公司對外提供的財(cái)務(wù)信息資料10分公司內(nèi)部的通知、通告、通報(bào)、

8、公告11分公司內(nèi)部的獎(jiǎng)懲文件12分公司招聘、社保、酒店、餐飲類的合作協(xié)議。13分公司年審資料文件14以分公司名義出具的一般介紹信（私人取物、取款、掛失）15每月納稅申報(bào)表及其財(cái)務(wù)報(bào)表16辦理網(wǎng)上電子申報(bào)辦稅資料17辦理發(fā)票領(lǐng)購資料ZY二、重要文件01稅務(wù)要求提供的其他資料（報(bào)告、說明等）02辦理開戶、銷戶所需資料03大額提現(xiàn)所需資料04銀行代辦業(yè)務(wù)資料（代發(fā)工資等）05分公司名義出具的擔(dān)保書、承諾函06非經(jīng)濟(jì)類文件但是對分公司有潛在法律責(zé)任的文件07使用法人代表簽名章08以法人名義出具的委托書、授權(quán)書09其他性質(zhì)不清或上述未列出文件性質(zhì)的文件注：1、 分公司高管（含總經(jīng)理，副總經(jīng)理，總經(jīng)理助理

9、）由總部聘用、任免，其他各部門負(fù)責(zé)人由分公司總經(jīng)理提請，總部批準(zhǔn)。各級主管及員工由分公司總經(jīng)理直接任免。2、 合同期限超過公司規(guī)定范圍（具體規(guī)定見分公司人事管理制度）、試用期未按公司規(guī)定約定、薪酬待遇有特殊約定的或需要其他補(bǔ)充說明的勞動合同不在此授權(quán)范圍內(nèi)，需上報(bào)總部批準(zhǔn)。3、 常規(guī)合同約定期限超過1年、超過因銷售對象、銷售產(chǎn)品的特殊情況所規(guī)定的合同期限、銷售價(jià)格低于公司當(dāng)期最低限價(jià)、其他相關(guān)約定超出公司規(guī)定或有其他補(bǔ)充條款的銷售合同不在此授權(quán)范圍，需通過OA的合同審批流程上報(bào)總部批準(zhǔn)。4、 凡是牽涉到含有經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，含有保證、承諾意思，含有會對公司造成不利影響內(nèi)容及對公司工作造成潛在影響，不在

10、此授權(quán)范圍內(nèi)，需上報(bào)總部批準(zhǔn)。附件二：印章使用申請單施印時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分 編號：申請人申請部門部門負(fù)責(zé)人文件性質(zhì)分類常用文件 重要文件 分類編號 序號用印文件名稱文件呈交機(jī)構(gòu)數(shù)量相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽123文件性質(zhì)核查常用文件 重要文件 分類編號： 審批人意見施印人核實(shí)結(jié)果符合公司規(guī)定 核實(shí)結(jié)果不符合公司規(guī)定施印人簽字： 附件三：公章保管員責(zé)任書定稿：責(zé) 任 書責(zé)任人： 身份證號碼： 本責(zé)任人鄭重承諾：本人已閱讀公司下發(fā)的所有與公章管理相關(guān)制度文件，將嚴(yán)格按照制度及規(guī)定開展工作，并愿意在未能盡責(zé)時(shí)，承擔(dān)本崗位應(yīng)負(fù)的所有經(jīng)濟(jì)賠償及相關(guān)法律責(zé)任。具體工作責(zé)任如下：1. 在公章使用及保管中，嚴(yán)格按分

11、公司公章管理制度執(zhí)行，不出現(xiàn)缺漏情況，并詳細(xì)做好每次使用登記。2. 在公章使用中，嚴(yán)格區(qū)分所需蓋章文件的文件性質(zhì)，按分公司公章管理制度的要求核對審批流程，對所蓋章的文件性質(zhì)按分公司公章管理制度予以復(fù)核，對不符合規(guī)定的文件不予蓋章并立即退還。3. 對于所有蓋章的文件，認(rèn)真、詳細(xì)核對，確保所蓋章文件與進(jìn)行審批的文件內(nèi)容一致。4. 在公章使用中，對于文件性質(zhì)劃分不清者，將一律上報(bào)公司總部，獲得批準(zhǔn)后方可實(shí)施用章。5. 保證每個(gè)月底前，向總部提交該月應(yīng)規(guī)定文件目錄及相關(guān)文件的原件。本責(zé)任書自簽訂之日起，本責(zé)任人愿意承擔(dān)相應(yīng)的法律、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，如有違反，愿意接受公司給予的任何處罰，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，除接受公司予以處罰外愿意承擔(dān)全部賠償責(zé)任。本責(zé)任書在責(zé)任人簽字認(rèn)可后生效，公章管理相關(guān)職能于轉(zhuǎn)移手續(xù)完成后失效。責(zé)任人簽字：寧夏元谷信息科技有限公司 2016年 月 日分公司總經(jīng)理責(zé)任書定稿：責(zé) 任 書責(zé)任人： 身份證號碼： 本責(zé)任人鄭重承諾：本人已閱讀公司下發(fā)的與公章管理相關(guān)所有制度文件，將嚴(yán)格按照制度及規(guī)定開展工作，并愿意在未能盡責(zé)時(shí)，承擔(dān)本崗位應(yīng)負(fù)的所有經(jīng)濟(jì)賠償及相關(guān)法律責(zé)任。具體工作責(zé)任如下：6. 在公章使用中，嚴(yán)格按分公司公章管理制度所有規(guī)定執(zhí)行。7. 審批過程中嚴(yán)格區(qū)分所需蓋章文件的文件性質(zhì)，按公司授權(quán)范圍予以審批，對不符合公司審批流程規(guī)定的申請均予以