辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)

1、辦公室主任角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的中樞作用，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務(wù)龐雜、責(zé)任重大，不僅要參與政務(wù)、處理事務(wù)，還要協(xié)調(diào)關(guān)系、做好服務(wù)。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質(zhì)密不可分。一、辦公室主任的角色定位辦公室主任的工作性質(zhì)從根本上說，具有輔助性和服務(wù)性以及協(xié)調(diào)性等多重性的特點(diǎn)。輔助性是側(cè)重于辦公室主任本人的工作責(zé)任和地位而言；服務(wù)性則側(cè)重于辦公室主任的思想意識(shí)、職業(yè)道德、工作方式、方法來說的；協(xié)調(diào)性則是辦公室主任對(duì)內(nèi)對(duì)外、對(duì)上對(duì)下的工作關(guān)系，前兩者相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言，后者相對(duì)于工作職責(zé)，這些工作性質(zhì)決

2、定了辦公室主任的工作特點(diǎn)，這些特點(diǎn)貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點(diǎn)具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。（一）角色的多重性所謂角色多重性，是指人們對(duì)某種社會(huì)地位、身份和職責(zé)的一種看法，也是人們對(duì)具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調(diào)或群體活動(dòng)中通過各種工作關(guān)系所體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)他既是下級(jí)又是參謀助手或者說有時(shí)又可充當(dāng)半個(gè)秘書角色部門領(lǐng)導(dǎo)、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對(duì)于本單位的其它部門，他既是督促落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調(diào)各部門之間的中介

3、和橋梁；相對(duì)于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風(fēng)范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當(dāng)然，在不同的場(chǎng)合、時(shí)間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。（二）要求的多重性辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對(duì)主任在工作上的要求與其它部門負(fù)責(zé)人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質(zhì)和主任本人的工作職責(zé)所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個(gè)方面，即：被動(dòng)性與主動(dòng)性相結(jié)合；經(jīng)常性與突擊性相結(jié)合；事物性與政務(wù)性相結(jié)合；領(lǐng)導(dǎo)性與群眾性相結(jié)合；綜合性與專業(yè)性相結(jié)合；管理性與服務(wù)性相結(jié)合。這六個(gè)

4、方面既是矛盾的統(tǒng)一體，又是職責(zé)與能力的具體要求。對(duì)這些矛盾和職責(zé)都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。（三）能力的多重性能力的多重性是相對(duì)于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責(zé)所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對(duì)上準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力；對(duì)下善于運(yùn)籌落實(shí)的能力；對(duì)內(nèi)除要有管理能力外，還要具備對(duì)本單位業(yè)務(wù)知識(shí)的了解和掌握；對(duì)外還要具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力等等。這些能力的多重性要求，；相對(duì)于辦公室內(nèi)部來說他又是作為辦公室主任應(yīng)該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運(yùn)籌自如，得心應(yīng)手。二、辦公室主任的素質(zhì)修養(yǎng)作為單位大管家和單位領(lǐng)導(dǎo)

5、左右手的辦公室主任，他的素質(zhì)高低直接影響著辦公室工作乃至整個(gè)單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質(zhì)和特點(diǎn)以及工作職責(zé)等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應(yīng)該提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平，特別是著力提高五個(gè)方面的素質(zhì)修養(yǎng)。（一）政治素質(zhì)政治素質(zhì)在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì)，才能更好地吸引人才、領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能提高工作的原則性、預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性，保證各項(xiàng)工作沿著正確的路線健康發(fā)展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質(zhì)是諸多素質(zhì)中的核心，起著決定和主導(dǎo)的作用，它有力地決定和影響著其他素質(zhì)的形成和發(fā)展，反映綜合素質(zhì)的高低。（二）道德品質(zhì)修養(yǎng)

6、辦公室主任的道德品質(zhì)素質(zhì)除了要遵循一般的道德標(biāo)準(zhǔn)以外，因受其角色定位和思想意識(shí)性質(zhì)的決定，作為部門領(lǐng)導(dǎo)特別是辦公室主任要時(shí)刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關(guān)系。在主觀上要排除個(gè)人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對(duì)上或者對(duì)下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。三）心理素質(zhì)辦公室主任一點(diǎn)要學(xué)會(huì)控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態(tài)。在生活中，要豁達(dá)開朗樂觀向上，妥善處理人際關(guān)系，豐富生活情趣，適時(shí)調(diào)整心態(tài)，矯正行為坐標(biāo)。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對(duì)待工作中的矛盾沖突，把工作著力點(diǎn)放在如何干好、

7、干出特色上來，力爭(zhēng)做到讓各方面基本滿意，自己的心態(tài)才踏實(shí)。（四）工作能力素質(zhì)在政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、心理素質(zhì)等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質(zhì)的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績(jī)的好壞。作為辦公室主任首先要具有當(dāng)好參謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應(yīng)該具備對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權(quán)范圍內(nèi)能熟練掌握和運(yùn)用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應(yīng)具有綜合協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場(chǎng)合下的應(yīng)酬能力。對(duì)內(nèi)具有親和力，對(duì)外要有協(xié)調(diào)技巧。工作中既有溫和的

8、一面，又要有處理問題果斷的一面。（五）理論知識(shí)素質(zhì)辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強(qiáng)的整體性和綜合性。這種工作特點(diǎn)決定了辦公室主任必須具備豐富的知識(shí)和較高的文化素質(zhì)。理論知識(shí)包括政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個(gè)辦公室主任應(yīng)該對(duì)黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對(duì)社會(huì)現(xiàn)象的理解和認(rèn)識(shí)要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨(dú)到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識(shí)，善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)資料，不斷充實(shí)自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知

9、識(shí)和技能，用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識(shí)指導(dǎo)工作，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。三、辦公室主任如何加強(qiáng)自身修養(yǎng)（一）善于定位“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識(shí)，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對(duì)本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性，及時(shí)準(zhǔn)確地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策，恰到好處地處理好上下級(jí)和部門之間的工作關(guān)系。但要堅(jiān)持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級(jí)服從上級(jí)的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對(duì)于本單位的各股室來說，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個(gè)承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者。如

10、果沒有清醒的角色意識(shí)，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號(hào)召力。同時(shí)，辦公室作為對(duì)外交流的窗口，辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對(duì)外交往的關(guān)系，維護(hù)好本單位的形象。（二）善于思考面對(duì)千頭萬緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系，辦公室主任遇事時(shí)須反應(yīng)靈敏，同時(shí)要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對(duì)于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)該是個(gè)過濾器，要學(xué)會(huì)思考分析，把有用的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，提供給各部門應(yīng)用。遇到棘手的事，要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題，不能盲目、簡(jiǎn)單地上推下卸，不加思考、簡(jiǎn)單行事或感情用

11、事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要善于動(dòng)腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣，才能在處理問題、化解矛盾時(shí)做到游刃有余，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力，為群眾排憂解難。（三）善于學(xué)習(xí)辦公室主任工作范圍既包括政務(wù)，又包括事務(wù)；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點(diǎn)決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多，因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于善字上，因?yàn)槿说木蜁r(shí)間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜，因此要學(xué)會(huì)利用好善字。一方面要學(xué)會(huì)合理利用時(shí)間，另一方面要學(xué)會(huì)適應(yīng)形勢(shì)，要結(jié)合實(shí)際需要學(xué)。同時(shí)，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時(shí)，要及時(shí)

12、對(duì)上級(jí)政策性和指導(dǎo)性的文件先飽眼福認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，不要隨意一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補(bǔ)充新知，調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應(yīng)工作需要，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。（四）善于“超脫”辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時(shí)候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會(huì)超脫，給自己營造一個(gè)良好的工作環(huán)境。一要按照重點(diǎn)工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時(shí)間，做到重點(diǎn)工作重點(diǎn)抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用

13、，調(diào)動(dòng)本部門其他人員的積極性，用其所長(zhǎng)。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé)，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得超脫的有效方法之一。公司辦公室主任管理建議公司辦公室承擔(dān)著參與領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)重大問題的討論和決策、招投標(biāo)、檔案文件合同管理、會(huì)議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實(shí)、上下內(nèi)外溝通的窗口，是為公司運(yùn)營起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任，我開展工作的計(jì)劃如下：一、充分深入地了解公司情況，找準(zhǔn)自己的工作定位了解公司的信息主要包括：公司的發(fā)展遠(yuǎn)景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等；公司的主營業(yè)務(wù)各部門各項(xiàng)工作和流程、以及工作技能技巧，組織結(jié)構(gòu)，公司的整體

14、運(yùn)作，以及公司目前狀況等。在了解了公司的遠(yuǎn)景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況、深入領(lǐng)會(huì)了自己的工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對(duì)自己的工作進(jìn)行定位，按照職位對(duì)公司的重要程度來明確工作重點(diǎn)，并就這些工作重點(diǎn)制定工作計(jì)劃方案和備選方案。二、具體工作業(yè)務(wù)開展（一）、公文、檔案、信息管理；加強(qiáng)政務(wù)工作效率，推進(jìn)電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè)。推薦使用OA辦公系統(tǒng)或相關(guān)ERP操作軟件，簡(jiǎn)化流程。公文處理要求及時(shí)高效、嚴(yán)格保密、歸口統(tǒng)一；凡公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的、辦理完畢具有保存價(jià)值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全，由各部門內(nèi)勤人員進(jìn)行系統(tǒng)整理后向辦公室移交，兼職檔案員負(fù)責(zé)歸納整理；同時(shí)要建立健全公司檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計(jì)。

15、應(yīng)主動(dòng)積極地組織和參與各種調(diào)查研究，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調(diào)查中獲得的大量第一手材料，進(jìn)行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項(xiàng)工作任務(wù)和進(jìn)行決策的有利因素與不利因素，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。（二）、招投標(biāo)、合同管理；公司屬于生產(chǎn)型企業(yè)，大批訂單紛至沓來，不管是采購還是銷售，都需要加以規(guī)范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續(xù)管理極為重要?！叭齽?wù)”（即：法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)）介入公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，成立五人談判小組，無論是商務(wù)談判還是招投標(biāo)等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及凡涉及到價(jià)格的談判，談判小組必須介入，爭(zhēng)取在合同的談判過程中爭(zhēng)取主動(dòng)，爭(zhēng)取到有利的地位，更好的為公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)保駕護(hù)航。

16、建立的合同臺(tái)賬，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；（三）、督辦管理；為保證企業(yè)各項(xiàng)管理工作落實(shí)到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級(jí)指示、公司決策的貫徹落實(shí)，按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，建議啟用督辦機(jī)制。綜合管理部設(shè)督辦員，負(fù)責(zé)對(duì)公司督辦范圍內(nèi)的工作進(jìn)行檢查、協(xié)調(diào)、督促。負(fù)責(zé)在各項(xiàng)工作任務(wù)的完成節(jié)點(diǎn)，向承辦部門下督辦單，跟蹤任務(wù)的完成情況與進(jìn)度。人力資源部負(fù)責(zé)將督辦工作納入績(jī)效考核內(nèi)容。（四）、會(huì)議、接待管理；準(zhǔn)備好議題；做好會(huì)議記錄；已形成決定的，整理好書面材料，需有關(guān)部門執(zhí)行的，會(huì)后形成文件下發(fā)執(zhí)行；會(huì)議討論中遇到的疑難問題，組織人員進(jìn)行調(diào)查研究，提出解決方案。接待工作應(yīng)遵循“節(jié)約、對(duì)等、周到”的原則

17、。節(jié)約：招待來賓一律從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，控制陪餐人數(shù)。對(duì)等：各職能部門對(duì)口接待，遇有綜合性接待時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效，實(shí)行“誰組織接待誰簽單”的原則。涉外賓客的接待、重大活動(dòng)招待、上級(jí)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、由董事長(zhǎng)總經(jīng)理邀請(qǐng)的客人，由辦公室負(fù)責(zé)牽頭，相關(guān)部門配合，共同做好接待工作。周到：各接待部門應(yīng)全程接待，時(shí)間安排銜接周密，接待方式恰當(dāng)。（五）、車輛管理；公務(wù)車實(shí)行司機(jī)負(fù)責(zé)制，單車費(fèi)用核算控制。指定司機(jī)負(fù)責(zé)車輛的管理、保養(yǎng)、維修、審驗(yàn)等事宜。建立公務(wù)車單車管理檔案，實(shí)施單車費(fèi)用獨(dú)立管理。（六）、食堂管理；餐廳管理實(shí)行“主管負(fù)責(zé)制”，即由餐廳負(fù)責(zé)人對(duì)本餐廳飯菜質(zhì)量、

18、衛(wèi)生狀況、就餐環(huán)境、員工紀(jì)律等全面負(fù)責(zé)，并對(duì)發(fā)生的問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。嚴(yán)把采購關(guān)，原材料采購需填報(bào)請(qǐng)購單，由廚師長(zhǎng)、食堂負(fù)責(zé)人、辦公室主任確認(rèn)后方可進(jìn)行，并備案；采購?fù)旰笥蓮N師長(zhǎng)及食堂負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收；每月對(duì)食堂出入庫進(jìn)行盤點(diǎn)。廚房人員實(shí)行衛(wèi)生分片包干制，做到分擔(dān)區(qū)掛牌，衛(wèi)生天天達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，明確衛(wèi)生責(zé)任，真正落實(shí)衛(wèi)生制度。餐廳工作人員實(shí)行投訴意見考核評(píng)分管理，分為二部分：服務(wù)性投訴及菜品質(zhì)量、衛(wèi)生投訴，與月度工資掛鉤。（七）、宿舍管理；宿舍嚴(yán)格實(shí)行半軍事化管理。確保員工宿舍安全、有序、整潔、舒適、衛(wèi)生。設(shè)立兼職宿舍管理員，負(fù)責(zé)員工宿舍的安全、秩序、物業(yè)、衛(wèi)生管理，定期抽查。建立宿舍內(nèi)部衛(wèi)生值日制度，

19、由室長(zhǎng)安排，同寢室人員輪流值日；（八）、保潔、綠化管理；辦公室派專人負(fù)責(zé)廠區(qū)保潔、綠化工作，每日要填寫環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表認(rèn)真做好保潔工作的監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，監(jiān)督每日保潔工作的全過程。搞好廠區(qū)花木的維護(hù)保養(yǎng)，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設(shè)專人對(duì)花草進(jìn)行施肥、施水，防治病蟲害，適時(shí)修剪。每日填寫綠化養(yǎng)管記錄表設(shè)定保潔、綠化工作處理單，嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)管職能。三、綜合管理及協(xié)調(diào)機(jī)制辦公室主任要出色地履行自己的各項(xiàng)職責(zé)，必須注意和不斷改進(jìn)工作方法，從而充分發(fā)揮作用。（一）要總攬全局，抓好大事，突出重點(diǎn)，兼顧一般。辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，注意處理全局與局部的關(guān)系，重點(diǎn)與一般的關(guān)系，分清主次緩急，鎮(zhèn)定自若地處理好每一項(xiàng)工作。因此，統(tǒng)籌規(guī)劃是關(guān)鍵。（二）管理制度化辦公室是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的橋梁和紐帶，部門的工作任務(wù)重，頭緒多、內(nèi)容雜。為了確保辦公室各項(xiàng)工作有序可循，規(guī)范有序，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的各項(xiàng)辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以