評(píng)審會(huì)議管理系統(tǒng)解決方案

1、 數(shù)字化會(huì)議室管理平臺(tái)解決方案北京同天科技有限公司二一三年六月15 / 16文檔可自由編輯打印目錄1系統(tǒng)概述22 設(shè)計(jì)原則23系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)33.1會(huì)議定義33.2參會(huì)人員界面43.3會(huì)議意見(jiàn)收集43.4會(huì)議電腦管理43.5會(huì)議文檔協(xié)同修改53.5.1概述53.5.2設(shè)置63.5.3功能使用8 1系統(tǒng)概述 實(shí)現(xiàn)功能：會(huì)議定義、評(píng)審意見(jiàn)收集，座席客戶(hù)端管理（配個(gè)結(jié)構(gòu)圖）2 設(shè)計(jì)原則遵循下列原則：Ø 先進(jìn)性和適用性：應(yīng)充分考慮信息化社會(huì)迅猛發(fā)展的趨勢(shì)，在技術(shù)上適度超前，所采用的技術(shù)和設(shè)備應(yīng)能保證將工廠建成先進(jìn)的、現(xiàn)代化的管理平臺(tái)。Ø 成熟性和實(shí)用性：應(yīng)采用被實(shí)踐證明為成熟和實(shí)用的

2、技術(shù)和設(shè)備，最大限度地滿(mǎn)足工廠在業(yè)務(wù)和未來(lái)發(fā)展的需求，確保耐久實(shí)用。Ø 開(kāi)放性：應(yīng)考慮發(fā)展的需要，使系統(tǒng)與未來(lái)擴(kuò)展設(shè)備具有互聯(lián)與互操作性，且能很方便地融于信息網(wǎng)絡(luò)中。Ø 集成性和可擴(kuò)展性：應(yīng)充分考慮各子系統(tǒng)的集成和信息共享，保證子系統(tǒng)總體上的先進(jìn)性和合性，采用集中管理、操作和分散控制的模式。Ø 標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化：根據(jù)智能化系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)的要求，各子系統(tǒng)必須標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化易于管理和維護(hù)，代表當(dāng)今最新的科技水平。Ø 安全性和可靠性：整個(gè)智能化系統(tǒng)必須具有高度的安全性、可靠性和穩(wěn)定性。Ø 服務(wù)性和便利性：為適應(yīng)多功能、外向型的需求，對(duì)于來(lái)自?xún)?nèi)外的各種信息

3、進(jìn)行收集處理、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、查詢(xún)，為管理者提供有效的信息服務(wù)和充分的決策依據(jù)，為客戶(hù)提供安全、舒適、方便、快捷、高效、增值的服務(wù)。Ø 經(jīng)濟(jì)性：在先進(jìn)性和可靠性及高性?xún)r(jià)比的前提下，通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)達(dá)到經(jīng)濟(jì)性的目標(biāo)。Ø 創(chuàng)新性：以技術(shù)原理成熟為前提，合理運(yùn)用新技術(shù)或引入新型應(yīng)用，提煉出智能化目亮點(diǎn)。3系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)1233.1 會(huì)議定義 會(huì)議管理人員在會(huì)議開(kāi)始前需要對(duì)會(huì)議的一些基礎(chǔ)信息編輯設(shè)定3.2 參會(huì)人員界面 會(huì)議參加人員在會(huì)議開(kāi)始前可以在席位的電腦前看到類(lèi)似界面：3.3 會(huì)議意見(jiàn)收集 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理人員可以匯總大家的意見(jiàn)：會(huì)議評(píng)分規(guī)則產(chǎn)生會(huì)后會(huì)議管理：會(huì)議歷史記錄查詢(xún)

4、會(huì)議意見(jiàn)管理參會(huì)人管理會(huì)議總結(jié)3.4 會(huì)議電腦管理 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理人員可以重新初始化會(huì)議室的座席電腦，經(jīng)過(guò)初始化后的電腦，會(huì)回復(fù)到系統(tǒng)最開(kāi)始安裝后的狀態(tài)。（功能描述）3.5 會(huì)議文檔協(xié)同修改3.5.1 概述 此功能基于微軟的Netmeeting來(lái)實(shí)現(xiàn)，Microsoft NetMeeting擁有很強(qiáng)大的功能，它可以說(shuō)是最早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻聊天、會(huì)議的即時(shí)通訊軟件之一，只要你配備麥克風(fēng)，攝像頭這樣簡(jiǎn)單的道具，就可以真正實(shí)現(xiàn)了足不出戶(hù)，天涯海角任你聊，音容笑貌近在眼前，辦公會(huì)議在家舒服的坐在沙發(fā)上一樣參與。另外它的一個(gè)功能就是可以和其他人共享操作彼此屏幕上的電子白板，和其他人一起協(xié)同完成演示文稿

5、、表格統(tǒng)計(jì)等協(xié)同辦公內(nèi)容。四大功能總結(jié)起來(lái)，NetMeeting共有以下四大功能：1、聊天：文字，語(yǔ)音，視頻統(tǒng)統(tǒng)都可以；2、白板：可以和朋友共享一塊黑板一起畫(huà)圖，一起完成演示文稿，一起進(jìn)行表格統(tǒng)計(jì)等，非常棒的信息交流工具；3、文件傳遞，特別是比較大的文件，用這個(gè)直接傳遞，避免郵箱因容量不足而拒絕接收，非常方便，但是要注意網(wǎng)絡(luò)速度；4、共享桌面、共享程序：如果你對(duì)一些計(jì)算機(jī)功能不了解，可以請(qǐng)高手指導(dǎo)操作，但是他不必親自到你家來(lái)，而是直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線進(jìn)行指導(dǎo)，很快捷高效的。3.5.2 設(shè)置1、選擇“工具”菜單里的“選項(xiàng)”。在彈出的對(duì)話框中的“目錄設(shè)置”輸入“”，然后確定。2、選擇“呼叫”菜單里的“

6、登錄到”，稍候正在登錄。3、如果連接成功，此時(shí)Netmeeting的右下角“網(wǎng)絡(luò)連接”圖標(biāo)變綠； 4、選擇“呼叫”菜單里的“目錄”菜單項(xiàng)。 5、顯示出所有在線用戶(hù)。您可以選擇一個(gè)進(jìn)行呼叫。您可以看出用戶(hù)的不同屬性，有些有攝像頭的：） 3.5.3 功能使用3.5.3.1 呼叫聯(lián)系人用NetMeeting與他人聯(lián)系時(shí)，首先要呼叫對(duì)方，通過(guò)三種方式Internet、局域網(wǎng)或是Modem等發(fā)送呼叫給多個(gè)用戶(hù)。在“地址欄”里輸入對(duì)方的地址，可以是電子郵件地址、計(jì)算機(jī)名、IP地址、電話號(hào)碼等，單擊“呼叫”按鈕。當(dāng)被呼叫方接受呼叫后，連接人員列表里就顯示出當(dāng)前人員名單，狀態(tài)欄也顯示當(dāng)前的連接狀態(tài)，成功進(jìn)行這

7、樣的操作后，就可以和呼叫人進(jìn)行對(duì)話，電子白板或者應(yīng)用程序共享了。3.5.3.2 即時(shí)傳送文件NetMeeting以其最初的設(shè)置功能來(lái)說(shuō)可以說(shuō)就是一個(gè)網(wǎng)路電話軟件，但是它要比一般電話強(qiáng)的地方在于除了可以傳送聲音和影像外，還可以即時(shí)傳遞文件，特別是比較大的文件，用這個(gè)直接傳遞，避免郵箱因容量不足而拒絕接收，當(dāng)然如果你的文件太大，帶寬又有限的話，就會(huì)嚴(yán)重影響通話品質(zhì)。發(fā)送文件的步驟如下：（1）通話雙方同時(shí)使用NetMeeting連上線，選擇“工具”>“功能表”>“文件傳送”選項(xiàng)，出現(xiàn)“傳送文件”視窗，選擇要傳送的文件（支持選擇多個(gè)文件同時(shí)傳送），按下“傳送”鈕；（2）經(jīng)過(guò)上面的步驟，文件

8、就會(huì)自動(dòng)傳送出，并且NetMeeting視窗最下方會(huì)有文檔名和進(jìn)度指示軸；（3）傳送完畢后會(huì)告知傳送成功，按下“確定”也就意味著文件傳送大功告成。接收文件的方式也類(lèi)似，當(dāng)對(duì)方傳送出文件時(shí)，將會(huì)有一個(gè)文件傳送訊息視窗，告知還剩下多久可以傳完文件、所接收的文件名稱(chēng)、由誰(shuí)傳送該文件、文件大小等信息，很人性化吧？傳送完畢后，也會(huì)告知傳送成功。按下“結(jié)束”鈕，關(guān)閉窗口，或按下“打開(kāi)”鈕直接打開(kāi)該文件，還可以按下“刪除”鈕以刪除該文件。你也可以接收文件之后，再通過(guò)“工具”功能表>“文件傳送”>“打開(kāi)Received File資料夾”選項(xiàng)，來(lái)處理所接收到的文件。文件將存于“C:Program F

9、ilesNetMeetingReceived Files”資料夾。3.5.3.3 召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議NetMeeting可以讓身處異地的人們輕松進(jìn)行會(huì)議，而且還可以指定會(huì)議主持人來(lái)負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，如果你想成為會(huì)議主持人，就進(jìn)行如下操作：（1）單擊“呼叫”菜單，選擇“主持會(huì)議”；（2）在窗口里設(shè)置會(huì)議的名稱(chēng)，密碼，安全性，呼叫性質(zhì)，以及可使用的會(huì)議工具。參加會(huì)議非常簡(jiǎn)單，直接呼叫主持人，或者由主持人呼叫被邀請(qǐng)人都可以。進(jìn)入會(huì)議后，單擊“聊天”按鈕將自動(dòng)在你和與會(huì)人員屏幕上打開(kāi)聊天窗口。在“消息”欄里可以輸入需要發(fā)送的信息，然后單擊旁邊的“發(fā)送信息”按鈕，就可以將你的信息發(fā)送到聊天窗口中。聊天窗口中

10、的信息可以是發(fā)給每一個(gè)人，也可以是你所指定的人，這決定于你在“發(fā)送給”這一欄里的選擇。3.5.3.4 電子白板方便實(shí)用在NetMeeting的主窗口單擊“白板”按鈕即可打開(kāi)本機(jī)和通話參與者機(jī)器上的 “白板”窗口，“白板”的窗口和畫(huà)圖有點(diǎn)類(lèi)似，但實(shí)際功能卻大不相同，它可以用來(lái)觀看圖形和繪畫(huà)寫(xiě)字，非常有用。觀看圖形：如果你想把自己的照片給正在交談的對(duì)方看，可以事先用掃描儀掃描了，然后把它貼到電子白板上去，對(duì)方就可以看到了，十分方便，當(dāng)然如果你是個(gè)sales，也可以將你公司的產(chǎn)品資料貼到電子白板給客戶(hù)看，很便捷，效果當(dāng)然比傳真好。在電子白板排列畫(huà)面：白板可以同時(shí)開(kāi)啟很多個(gè)圖形，并做成很多頁(yè)式的圖畫(huà)簿

11、,以隨時(shí)瀏覽和討論任何一頁(yè)。利用“文件”“新建”或按下“插入新頁(yè)”按鈕，然后多貼幾章圖形到白板。當(dāng)你每次創(chuàng)建新文件數(shù)字就會(huì)加一，由左至右的數(shù)字代表；或者選擇“編輯”功能表“頁(yè)面組織”選項(xiàng)，將會(huì)以畫(huà)簿方式顯示，可以很方便選擇、排列、刪除圖片。遠(yuǎn)程指示：遠(yuǎn)程指示用來(lái)告知對(duì)方要注意白板內(nèi)的哪一項(xiàng)資料。通話的雙方都可以設(shè)定一個(gè)屬于自己的“指標(biāo)”，可隨時(shí)移動(dòng)到白板內(nèi)的任何位置，告知對(duì)方要注意哪項(xiàng)資料。選擇“工具”“遠(yuǎn)程指示”，或按下“遠(yuǎn)程指示”鈕，將出現(xiàn)一個(gè)代表你的水藍(lán)色的手樣圖標(biāo)，請(qǐng)移動(dòng)這個(gè)手樣圖標(biāo)到重要的資料位置，如某個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字，此一水藍(lán)色的手樣圖標(biāo)只有你能夠移動(dòng)。當(dāng)對(duì)方也設(shè)定一個(gè)遠(yuǎn)程指示時(shí)，將多出

12、一個(gè)代表對(duì)方的黃色的手樣圖標(biāo)，你將無(wú)法移動(dòng)此黃色的手樣圖標(biāo)，必須由對(duì)方移動(dòng)。鎖定內(nèi)容：由于白板是共用的，所以雙方都可以相互地變更其內(nèi)容，不過(guò)，你可以將白板鎖定，對(duì)方將只能看而不能改。選擇“工具”功能表“鎖定內(nèi)容”選項(xiàng)，或按下“鎖定內(nèi)容”鈕，對(duì)方的鼠標(biāo)將多出一個(gè)鎖的游標(biāo)。對(duì)方的白板內(nèi)的游標(biāo)多出一個(gè)“鎖”，意味著對(duì)方將無(wú)法使用任何畫(huà)筆，變更白板內(nèi)容。同樣地，如果是對(duì)方選用“鎖定內(nèi)容”時(shí)，你的游標(biāo)將多出一個(gè)“鎖”，你也就無(wú)法變更白板內(nèi)容。再選擇一次“工具”功能表“鎖定內(nèi)容”選項(xiàng)，或按下“鎖定內(nèi)容”鈕，就可以取消“白板鎖定”。小提示：只要通話的任何一方啟動(dòng)“談天”或“電子白板”，另外一方將自動(dòng)啟動(dòng)“談

13、天”或“電子白板”。你不必?fù)?dān)心接收不到對(duì)方的“談天”或“電子白板”資料。3.5.3.5 抓圖和貼圖NetMeeting還有一個(gè)功能，你絕對(duì)想不到，那就是配合畫(huà)圖工具抓圖。開(kāi)啟白板后要將白板最大化，以免遮住其他的應(yīng)用程序視窗。按下“選擇區(qū)域”鈕，或是選擇“工具”“選擇區(qū)域”選項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成相機(jī)及十字型“+”的游標(biāo)，白板將會(huì)最小化，按下鼠標(biāo)左鈕不放，再移動(dòng)鼠標(biāo)，將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)虛線方塊，表示要抓下該區(qū)域的畫(huà)面。然后，松掉鼠標(biāo)按鈕，將自動(dòng)抓下圖形并貼到白板內(nèi)。你可以重復(fù)這些步驟，多抓幾頁(yè)畫(huà)面，并貼到白板內(nèi)，再編成畫(huà)簿。視窗下方可看出共有幾張圖形，目前是第幾張紙。可以直接按左右鍵以翻閱此畫(huà)簿。3.5.3

14、.6 共享程序NetMeeting的“共享”功能和著名的PC Anywhere遠(yuǎn)端遙控軟件很相似，也就是雙方都可以使用對(duì)方的某一個(gè)應(yīng)用程序。例如，當(dāng)你的遠(yuǎn)方朋友不知道如何安裝某一個(gè)軟件、或是不會(huì)使用Word的插入表格功能、或突然碰上聲卡發(fā)不出聲音來(lái)等問(wèn)題，這時(shí)候，你就可以使用此“共享”功能，在家中就可以遠(yuǎn)端監(jiān)視并遙控對(duì)方的Windows，直接進(jìn)行修改聲卡的一些設(shè)定、實(shí)際操作Word，真是快速和方便。由于“共享”是將所要共同分享的應(yīng)用程序的整個(gè)畫(huà)面?zhèn)魉徒o對(duì)方看，所以，越復(fù)雜的畫(huà)面，越需要花較久的時(shí)間來(lái)傳遞到對(duì)方的電腦。主動(dòng)將共享給對(duì)方的步驟:(1)按下“共享應(yīng)用軟件”鈕，在下拉式的選單中將會(huì)看到

15、你目前使用哪些應(yīng)用程序，選擇其中要共享的應(yīng)用程序，或是選擇“工具”“共享應(yīng)用程序”選項(xiàng)，然后選擇要共享的軟件，如“計(jì)算器”。（2）剛開(kāi)始，由于你只會(huì)先將計(jì)算器顯示到對(duì)方電腦屏幕上，對(duì)方只能夠看到你操作計(jì)算器，而無(wú)權(quán)使用計(jì)算器。請(qǐng)按下消息窗口內(nèi)的“確定”鈕，以確定要將“計(jì)算器”共享給對(duì)方，這需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，將“計(jì)算器”畫(huà)面?zhèn)魉偷綄?duì)方的屏幕上，也就是對(duì)方將看到你的“計(jì)算器”視窗，并看到你按了哪些按鈕及計(jì)算器的計(jì)算結(jié)果。（3）對(duì)方的電腦屏幕自動(dòng)會(huì)出現(xiàn)你所開(kāi)啟的“計(jì)算器”，按下“計(jì)算器”的數(shù)字，對(duì)方將只能看到被按下的數(shù)字，如果對(duì)方也要使用“計(jì)算器”將會(huì)看到“由于對(duì)方正在單獨(dú)作業(yè)，因此你無(wú)法使用這個(gè)應(yīng)

16、用程序”的訊息。（4）請(qǐng)注意NetMeeting主畫(huà)面的“分享資源”最初為由“未分享”變成“不共同參與”，所以才會(huì)有剛剛的警告訊息。所謂“不共同參與”代表只有你能夠使用該應(yīng)用程序，而對(duì)方只能夠觀賞你的操作。（5）如果希望對(duì)方可以使用你所分享出來(lái)的“計(jì)算器”時(shí)，按下“共同參與”鈕，將出現(xiàn)一個(gè)說(shuō)明的視窗，按下“確定”鈕，這樣“共享”就由“不共同參與”變成“控制中”的狀態(tài)，而對(duì)方也需要按下“共同參與”鈕，雙方才能夠同時(shí)分享“計(jì)算器”。（6）當(dāng)對(duì)方用過(guò)“計(jì)算器”后，鼠標(biāo)將會(huì)被對(duì)方控制并移動(dòng)著，而且游標(biāo)旁將有一個(gè)小小的名字方塊。當(dāng)你再度要使用“計(jì)算器”時(shí)，將會(huì)看到“請(qǐng)按鼠標(biāo)一下，以取得控制”。（7）按下“停止共同參與”鈕，或是選擇“工具”“停止共同參與”選項(xiàng)，就可以取消共享的應(yīng)用程序的功能。當(dāng)你的“計(jì)算器”最小化時(shí)，對(duì)方的“計(jì)算器”也將自動(dòng)最小化并縮小于Windows 95的工作列內(nèi)。請(qǐng)注意：任何一方取得控制權(quán)，才能夠使用如“計(jì)算器”之類(lèi)的共享應(yīng)用程序，而NetMeeting消息區(qū)，將會(huì)顯示目前誰(shuí)取得控制權(quán)。3.5.3.7 遠(yuǎn)程桌面共享遠(yuǎn)程桌面共享可以說(shuō)是NetMeeting最強(qiáng)大的功能，平時(shí)可能還不太能夠體會(huì)到，在“非典”的特殊時(shí)期，好多公司都實(shí)行了在家辦公，大家可能都會(huì)感覺(jué)到遠(yuǎn)程桌面共享簡(jiǎn)直太有效、太實(shí)用了。當(dāng)你在家辦公時(shí)，利用NetMeeting的遠(yuǎn)程桌面共享功能將幫助你遙控辦公室的