招采部部門職責(zé)及工作流程

1、招采部部門職責(zé)及工作流程一、總 那么1.1 目的和意義1為了促進(jìn)工程總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、合理控制工程本錢、優(yōu)化資源配 置，特制定本工作職責(zé)及流程。2通過(guò)本流程明確采購(gòu)部的內(nèi)部職責(zé)和范圍，以求提高工作效率。1.2 適用范圍1本流程適用的工程管理階段是： 從“獲得土地使用權(quán)益起， 到“工 程竣工決算完成止，工程的全過(guò)程管理。2管理范圍：公司所有開發(fā)工程所涉及的工程招標(biāo)、工程效勞招標(biāo)工程監(jiān)理、工程檢測(cè)、工程咨詢等 、工程物資材料、設(shè)備、設(shè)施的 采購(gòu)、工程造價(jià)管理與本錢控制。1.3 工作內(nèi)容1.3.1 方案管理工作按照需求部門要求，編制招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施方案，并納入“工程總控進(jìn)度方 案范疇。1.3.2 招標(biāo)、采

2、購(gòu)及合同管理工作 1組織進(jìn)展資格審查，負(fù)責(zé)組織本地區(qū)建筑材料設(shè)備價(jià)格信息的市 場(chǎng)調(diào)研，建立、完善和維護(hù)資料信息庫(kù)；2主持編制招標(biāo)文件；3統(tǒng)一發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件發(fā)放；4主持答疑會(huì)議、組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘；5組織對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、 質(zhì)量、歷史工程供給能力等進(jìn)展考察，依據(jù)工程公司提出招標(biāo)要求， 推薦選擇入圍投標(biāo)單位；6組織和參與評(píng)標(biāo)、評(píng)審和合同談判；7組織商簽合同；8編制合同臺(tái)帳，建立采購(gòu)部招標(biāo)采購(gòu)檔案。1.3.3 工程造價(jià)管理及本錢控制工作1負(fù)責(zé)工程方案的造價(jià)比照分析；2負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)變更、簽證的造價(jià)管理；3負(fù)責(zé)工程工程的預(yù)算、結(jié)算工作；4編制付款臺(tái)帳，并定期與財(cái)務(wù)核對(duì)。二

3、、工作職責(zé)2.1 招標(biāo)、采購(gòu)及合同管理1按照需求部門提供的工程實(shí)施進(jìn)度方案和需求部門的招標(biāo)要求， 主持編制招標(biāo)文件，組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)工作；2發(fā)布招標(biāo)信息和招標(biāo)文件的發(fā)放；3主持發(fā)標(biāo)、答疑會(huì)議，審核投標(biāo)單位資質(zhì)；4組織對(duì)擬選入圍單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、價(jià)格、 質(zhì)量、歷史工程供給能力等進(jìn)展考察，依據(jù)需求部門提出招標(biāo)要求， 推薦選擇入圍投標(biāo)單位報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；5組織和參與評(píng)標(biāo)、評(píng)審；6組織簽署 ?評(píng)標(biāo)報(bào)告審批表 ?報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，以最終確定中標(biāo)人； 7組織和參與合同談判，進(jìn)展合同分析和合同交底； 8組織和參與樣板封存；9組織商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書； 10負(fù)責(zé)收集歸檔有效招標(biāo)資料； 11負(fù)

4、責(zé)編制合同臺(tái)帳； 12組織收取和退回投標(biāo)保證金； 13在通用合同范本的根底上標(biāo)準(zhǔn)工程合同條款； 14參與工程“甲供物資的到貨驗(yàn)收工作。2.2 工程造價(jià)管理 1工程本錢測(cè)算，制定目標(biāo)本錢； 2工程標(biāo)底的編制與審核，編制施工圖預(yù)算，進(jìn)展工程進(jìn)度的支付 審核，工程變更及簽證，工程結(jié)算的造價(jià)管理；3參與施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)測(cè)實(shí)量工作； 4審核工程竣工結(jié)算； 5建立工程造價(jià)檔案，進(jìn)展工程造價(jià)分析； 6編制工程款支付臺(tái)帳，并定期與財(cái)務(wù)核對(duì)。三、組織機(jī)構(gòu)招采部組織機(jī)構(gòu)圖四、工作方法和程序4.1工程招標(biāo)及合同管理工程招標(biāo)工作嚴(yán)格按照公司？招標(biāo)管理規(guī)定？試行執(zhí)行：1根據(jù)需求部門的需求方案，編制招標(biāo)采購(gòu)工作方案。2組建招

5、標(biāo)小組。3編制招標(biāo)文件，組織招標(biāo)文件在招標(biāo)小組中進(jìn)展會(huì)簽。 4組織和參與資格審查，推薦符合要求的投標(biāo)人報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5發(fā)放招標(biāo)文件，并組織收取招標(biāo)文件費(fèi)、圖紙押金以及投標(biāo)保證 金。6組織和參與開標(biāo)、評(píng)標(biāo)及定標(biāo)。 7組織和參與樣板封存。8組織和參與商簽合同和發(fā)中標(biāo)通知書。 9進(jìn)展資料歸檔。10招標(biāo)過(guò)程中涉及的表格包括：招標(biāo)文件審批表投標(biāo)人資格預(yù)審情況匯總表考察報(bào)告及考察情況會(huì)簽表 評(píng)標(biāo)報(bào)告審批表中標(biāo)候選單位推薦表 中標(biāo)通知書合同審批表 11需求部門和管理部應(yīng)在以下時(shí)間對(duì)以下文件資料完成簽認(rèn)超 過(guò)以下時(shí)間未進(jìn)展書面確認(rèn)，應(yīng)視為默認(rèn)，相關(guān)資料文件自行生效 ： 資格審查文件：收到后 48 小時(shí)內(nèi)； 招

6、標(biāo)文件：收到后 48 小時(shí)內(nèi)； 招標(biāo)答疑會(huì)會(huì)議紀(jì)要：收到后 24 小時(shí)內(nèi)； 對(duì)投標(biāo)人考察報(bào)告：收到后 24 小時(shí)內(nèi)； 招標(biāo)文件的補(bǔ)充通知：收到后 24 小時(shí)內(nèi)。12由于需求部門的需求方案提交遲于“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表 而影響了工程實(shí)施，責(zé)任由需求部門自行承當(dāng)4.1.2 合同管理工作1合同談判 負(fù)責(zé)起草合同，組織招標(biāo)小組成員參加合同談判。 負(fù)責(zé)招標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款和投標(biāo)人承諾在合同簽訂中的落實(shí)情 況。 對(duì)合同談判過(guò)程、內(nèi)容進(jìn)展詳細(xì)記錄，并作為合同交底的依據(jù)。2合同簽訂 采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，辦理公司內(nèi)部手續(xù)，合同正式簽訂。3合同管理 簽訂后的正式合同原件一式貳份 ，由采購(gòu)部交管理部及財(cái)務(wù) 部

7、保存。 合同復(fù)印件業(yè)務(wù)部門存檔留用。4.2 材料、設(shè)備采購(gòu)管理4.2.1 材料、設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)管理1組織確定招標(biāo)備選供給商的范圍。2編制招標(biāo)文件，會(huì)簽通過(guò)后發(fā)出招標(biāo)文件。3組織和參與開標(biāo)、評(píng)標(biāo)及定標(biāo)。4組織合同授予，確定供給商并簽訂合同的同時(shí)，對(duì)供給商提供的 產(chǎn)品樣品進(jìn)展封樣備查。封樣兩份，封樣時(shí)要由合同雙方簽字并注明合同 編號(hào)，產(chǎn)品編號(hào)。5對(duì)于不便于封樣的產(chǎn)品如設(shè)備等，采取由供給商提供詳細(xì)技術(shù)參 數(shù)表、圖紙、彩頁(yè)、照片等備查。6招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。4.2.2 材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)管理1材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作由采購(gòu)部組織實(shí)施。2需要認(rèn)價(jià)的材料、設(shè)備由需求部門提出認(rèn)價(jià)申請(qǐng)，報(bào)需求部門部 長(zhǎng)及招

8、采部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可后進(jìn)入認(rèn)價(jià)程序。認(rèn)價(jià)申請(qǐng)中包含：材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間要求 及主體承包方推薦的合格供給商詳細(xì)聯(lián)系方式。3招采部負(fù)責(zé)進(jìn)展材料、設(shè)備供給商含主體承包單位推薦的供給 商的初選工作；對(duì)工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)時(shí)，采購(gòu) 部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后確定；如需要考察，由采 購(gòu)部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同參與，進(jìn)展實(shí)地考察。4原那么上材料、設(shè)備的認(rèn)價(jià)需要貨比三家，需要提供三家以上供 貨信息資料。原那么上材料、設(shè)備的價(jià)格滿足兩家以上供給商可以采購(gòu)到。5招采部接到認(rèn)價(jià)申請(qǐng)后要在后附“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表中規(guī) 定的時(shí)間內(nèi)認(rèn)價(jià)完畢。6招采部參與材料

9、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。7材料、設(shè)備認(rèn)價(jià)工作的成果以工作聯(lián)系單的形式統(tǒng)一呈現(xiàn)，統(tǒng)一 參照后附頁(yè)格式，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一管理，需要簽批的部門分別為：主體承 包方、招采部、設(shè)計(jì)部及工程部。4.2.3 材料、設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)管理1材料、設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)工作由招采部組織實(shí)施。2工程需要詢價(jià)采購(gòu)的材料、設(shè)備由需求部門提出詢價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)， 報(bào)需求部門部長(zhǎng)及招采部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可后進(jìn)入詢價(jià)采購(gòu)程序詢價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)中包含：材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、時(shí)間 要求。3招采部負(fù)責(zé)進(jìn)展材料、設(shè)備供給商含主體承包單位推薦的供給 商的初選工作；對(duì)工程關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的材料、設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)時(shí)， 招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部、管理部共同討論研究后

10、確定；如需要考察， 由招采部組織工程部、設(shè)計(jì)部共同參與，進(jìn)展實(shí)地考察。4原那么上材料設(shè)備的詢價(jià)采購(gòu)需要貨比三家。5招采部接到詢價(jià)采購(gòu)申請(qǐng)后要在后附“工程招標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表 中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購(gòu)合同，確保材料、設(shè)備及時(shí)進(jìn)場(chǎng)，保證工程進(jìn)度 需要。6招采部參與材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作。4.3 工程造價(jià)管理4.3.1 工程標(biāo)底審核1工程標(biāo)底的編制工程標(biāo)底的編制方式公司根據(jù)工程情況、招標(biāo)要求和招標(biāo)文件確定等， 工程標(biāo)底預(yù)算的編制的組織與實(shí)施由招采部完成。2工程標(biāo)底的審核招采部負(fù)責(zé)工程標(biāo)底預(yù)算的審核。招采部根據(jù)招標(biāo)進(jìn)度，安排工程標(biāo) 底預(yù)算的編制。在正式招標(biāo)前根據(jù)工程規(guī)模、安排預(yù)算工程師及相關(guān)人員 對(duì)標(biāo)底進(jìn)

11、展分析審核，嚴(yán)格做好保密工作。3工程標(biāo)底成果歸檔招采部對(duì)工程標(biāo)底的成果文件進(jìn)展整理存檔保管；對(duì)借閱實(shí)行嚴(yán)格的 登記制度，防止成果文件喪失。4.3.2 工程進(jìn)度款的支付審核1對(duì)工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料審核 工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料必須有自審合格，經(jīng)監(jiān)理單位、甲方工程部 簽字并蓋章完備的支付證書。 所有工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書支持，預(yù)算書要 有詳細(xì)的編制說(shuō)明、計(jì)算底稿圖形算量、手算底稿等 ，否那么視為申請(qǐng) 付款手續(xù)不全不予審核。 工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有合同復(fù)印件加蓋紅章 。 變更簽證工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有變更簽證原件或復(fù)印件加 蓋紅章。 工程進(jìn)度款申請(qǐng)資料須附有水電費(fèi)及甲供材料清單，附當(dāng)期進(jìn)

12、度 款扣除說(shuō)明。 工程形象進(jìn)度說(shuō)明三方認(rèn)可 。2合格工程量、工程進(jìn)度款數(shù)量的 嚴(yán)格按照合同約定的工程款支付方式進(jìn)展合格工程量審核。 根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)展造價(jià)審核，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)最 終審核。 根據(jù)合同約定的工程款支付方式對(duì)變更工程進(jìn)展工程量、變更工 程費(fèi)用審核。4.3.3 工程變更工程量、工程費(fèi)用審核1對(duì)工程變更資料審核及工程現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)： 工程變更、簽證資料必須有自審合格， 經(jīng)監(jiān)理單位、 甲方簽字并蓋章完備的變更單 工程變更、簽證單描述需清晰，變更部位軸線、尺寸準(zhǔn)確，否那么不予核算。 有較大工程變更，需求部門應(yīng)報(bào)方案到招采部，由招采部對(duì)工程 變更進(jìn)展造價(jià)分析比照，對(duì)變更方案提出意見(jiàn)建議。

13、 較大隱蔽工程變更，招采部工作人員到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)收。 承包人、其他部門應(yīng)給招采部工作人員現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)、核實(shí)、測(cè)量提 供便利。 所有工程變更、簽證資料必須附有相應(yīng)的預(yù)算書，預(yù)算書要有詳 細(xì)的編制說(shuō)明、計(jì)算底稿圖形算量、手算底稿等 。 工程變更、簽證導(dǎo)致相關(guān)工程量減少的需附有說(shuō)明，否那么增加 工程量不予核對(duì)。2合格變更、簽證單工程量、工程費(fèi)用的 嚴(yán)格按照 ?河南省建立工程工程量清單綜合單價(jià) ?2021及 ?河南 省建立工程工程量清單綜合單價(jià)綜合解釋 ? 2021工程量計(jì)算規(guī)那么進(jìn)展 審核。 根據(jù)合同約定、工程實(shí)際進(jìn)度、進(jìn)展審核，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)最終審 核。4.3.4 竣工結(jié)算審核 1工程竣工驗(yàn)收合格，公司取得竣

14、工驗(yàn)收備案表、 ?工程保修書 ?、? 工程使用說(shuō)明書 ?和完整的竣工資料后開場(chǎng)進(jìn)入竣工結(jié)算程序。2工程竣工結(jié)算開場(chǎng)前，招采部要針對(duì)工程合同執(zhí)行情況、施工過(guò) 程情況編制結(jié)算方案。結(jié)算方案要明確結(jié)算范圍、結(jié)算時(shí)間進(jìn)度、合同不 明確內(nèi)容、變更簽證月結(jié)匯總、施工單位提供結(jié)算的時(shí)間、提供完整資料 的時(shí)間、特殊問(wèn)題的處理3結(jié)算前收集完整的結(jié)算資料、結(jié)算編制依據(jù)包括以下資料原件：工程施工合同工程施工補(bǔ)充協(xié)議招標(biāo)文件投標(biāo)文件圖紙會(huì)審紀(jì)要工程技術(shù)核定單工程變更單工程簽證單工作聯(lián)系單工程會(huì)議紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)施工方案 發(fā)包方供給材料情況一覽表包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量 含工程 部數(shù)量和匯總數(shù)量 、單價(jià)、合價(jià)發(fā)包方定廠定

15、價(jià)材料、設(shè)備一覽表包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、 單價(jià)、合價(jià)4.3.5 造價(jià)管理流程工程標(biāo)底審核流程圖工程進(jìn)度款支付審核流程圖簽證審核流程圖變更審核流程圖需求部門出具變更審 批單竣工結(jié)算審核流程圖4.4考察工作考察包括市場(chǎng)的廣泛考察和對(duì)供方的針對(duì)性考察，對(duì)市場(chǎng)的廣泛考察屬于招采部?jī)?nèi)部工作對(duì)供方的針對(duì)性考察要求如下：1對(duì)供方的針對(duì)性考察工作主要指，對(duì)投標(biāo)人情況的考察，對(duì)材料、 設(shè)備和設(shè)施供給商或經(jīng)銷商的考察。2此類考察由招采部組織，招標(biāo)小組人員需求部門、管理部門、 招采部門及專業(yè)工程師參加。3考察人員應(yīng)對(duì)被考察單位的情況獨(dú)立寫出評(píng)價(jià)意見(jiàn)，招采部匯總 后以定性或定量方式出具總體評(píng)價(jià)結(jié)果并會(huì)簽。五、工程招

16、標(biāo)采購(gòu)需要時(shí)間表為了保證招標(biāo)采購(gòu)工作的工作質(zhì)量，使招標(biāo)采購(gòu)工作有條不紊地開展，確保招標(biāo) 采購(gòu)工作的科學(xué)、公正、公平，各方面工作準(zhǔn)確到位。工程、物資采購(gòu)、技術(shù)效勞等工 作必須有足夠的招標(biāo)工作時(shí)間包括準(zhǔn)備時(shí)間、招標(biāo)時(shí)間、合同談判時(shí)間、簽約時(shí)間等 因此，需求部門提出的招標(biāo)采購(gòu)工作方案應(yīng)在以下工作時(shí)間前提出：序號(hào)類別工作時(shí)間天備注一一一工程類招標(biāo)1.工作時(shí)間是從明確招標(biāo)要 求和明確采購(gòu)要求之日起，不 含需求部門只提出采購(gòu)意向但 需要米購(gòu)部配合調(diào)查、詢價(jià)或 提供相應(yīng)樣品、參數(shù)等才能完 善明確招標(biāo)或采購(gòu)要求而所需 的時(shí)間。1多層建筑402高層建筑503裝飾裝修工程504地質(zhì)勘探工程205樁基工程306基坑

17、支護(hù)工程302招標(biāo)要求和米購(gòu)要求如產(chǎn)生 實(shí)質(zhì)性變化如招標(biāo)范圍、招 標(biāo)方式、構(gòu)造形式、品種、規(guī) 格等變化，工作時(shí)間應(yīng)自 實(shí)質(zhì)性變化明確后重新計(jì)算。7場(chǎng)區(qū)內(nèi)道路及污水工程308供配電工程309路燈工程3010智能化工程3011消防工程3012空調(diào)工程3013配套工程2014景觀工程40二二二工程物質(zhì)類1大型設(shè)備902材料403半成品、成品504門窗60-三效勞類25六、常用工作表格招標(biāo)文件審批表工程名稱編號(hào)工程類別工程施工材料設(shè)備工程效勞米購(gòu)方式招標(biāo)商簽營(yíng)銷籌劃其它主要內(nèi)容成員簽名：小組意見(jiàn)保存意見(jiàn)：總經(jīng)理批準(zhǔn)備注及附件資格審查表通用格式工程名稱投標(biāo)人企業(yè)性質(zhì)法人代表控股單位企業(yè)性質(zhì)法人代表投標(biāo)人

18、地址聯(lián)系人聯(lián)系資質(zhì)狀況實(shí)地考察記錄根本狀況人員、占地、廠房等財(cái)務(wù)狀況研發(fā)和技術(shù)工藝、設(shè)備和產(chǎn)能產(chǎn)品性能和質(zhì)量產(chǎn)品市場(chǎng)狀況產(chǎn)品效勞狀況評(píng)價(jià)和結(jié)論審查人員簽名:資格審查表工程單位工程名稱投標(biāo)人企業(yè)性質(zhì)法定代表人控股單位企業(yè)性質(zhì)法定代表人投標(biāo)人地址聯(lián)系人聯(lián)系資質(zhì)狀況營(yíng)業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證書其他實(shí)地考察記錄根本狀況人員、辦公場(chǎng)地等財(cái)務(wù)狀況設(shè)備狀況近年來(lái)主要工程狀況目前在建工程狀況本工程擬定負(fù) 責(zé)人和技術(shù)人 員狀況資格審查 評(píng)價(jià)和結(jié)論審查人員簽名:招標(biāo)/商簽預(yù)審入圍審批表工程名稱編號(hào)工程類別工程施工材料設(shè)備口工程效勞營(yíng)銷籌劃其它米購(gòu)方式招標(biāo)商簽入圍單位名單小組意見(jiàn)成員簽名：保存意見(jiàn)：總經(jīng)理 批準(zhǔn)備注及附件定標(biāo)審批表工程名稱編號(hào)工程類別營(yíng)銷籌劃規(guī)劃設(shè)計(jì) 工程建立工程采購(gòu)其它米購(gòu)方式招標(biāo)商簽評(píng)審情況綜述綜合評(píng)分排序評(píng)審擬疋纟口果中標(biāo)人/商簽供給商：中標(biāo)候選人/商簽備選供給商：小組意見(jiàn)成員簽名：保存意見(jiàn)：批準(zhǔn)總經(jīng)理備注及附件中標(biāo)通知書非常感謝貴公司對(duì)我公司 工程的投標(biāo)。經(jīng)過(guò)招標(biāo)小組評(píng)