060210CTGPNRV2經(jīng)營性支出物資采購內(nèi)控手冊v69

1、2經(jīng)營性支出物資采購業(yè)務流程一、業(yè)務流程范圍1所涉及的業(yè)務范圍選擇供應商；簽訂合同并對合同的執(zhí)行和存檔進行管理；組織維修和管理用物資的采購；對入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量和單價金額進行檢驗并對相關應付帳款進行記錄；在會計核算期末，對已驗收入庫但未收到完整單據(jù)的存貨和單據(jù)完整而物資未到的情況按公司會計政策進行相關帳務處理；與供應商對帳；向供應商支付貨款。2所涉及的部門范圍采購部門、綜合管理部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門、計劃部門、財務部門、運行維護部門，倉庫以及所有有采購需求的部門3所涉及的計算機系統(tǒng)和相關維護部門預算管理系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、維護項目管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、網(wǎng)上報

2、銷系統(tǒng)資源調(diào)配中心、戰(zhàn)略策劃部門、企業(yè)信息化部門、網(wǎng)絡運行部門二、目標1保證經(jīng)營性支出物資采購所涉及的相關資產(chǎn)、預付帳款、應付帳款和成本費用的記錄符合有關會計準則的要求，做到及時、真實、準確和完整；2經(jīng)營性物資采購及相關招標行為規(guī)范、過程公開、競爭公平、裁決公正，符合公司管理制度、國家法律、法規(guī)和有關國際慣例的要求。三、風險1多記、錯記、漏記物資入庫、預付帳款、成本費用或應付帳款，導致財務報告失真、不準確、不完整；2其他不符合有關會計準則的會計處理；3未遵守合同條款要求；未遵循有關法律、法規(guī)，導致合同索賠、項目停滯或政府處罰。四、相關會計科目存貨，應付帳款，預付帳款，銀行存款，管理費用，銷售費

3、用，通信業(yè)務成本，材料成本差異，物資采購五、流程概述經(jīng)營性支出物資指運行維護、開展市場業(yè)務以及一般日常管理工作中所需的物資,在會計處理上包括已經(jīng)記錄進成本而實際尚未使用的物資以及已經(jīng)記錄進待攤費用但尚未完成攤銷的低值易耗品。1編制下年度成本費用預算按照預算編制的時間要求，股份公司、省市子公司、地市分公司應編制下年度成本費用預算。成本費用預算中含有經(jīng)營性支出物資采購的預算。預算編制見流程11。年度預算審批以后，由財務部門根據(jù)相關指標將成本費用預算在本公司各部門、下級公司和本公司直屬單位之間進行分解。經(jīng)營性物資采購支出是通過預算進行總量控制。2申請采購各部門在有采購需求時應填制物資需求申請單，并經(jīng)

4、該部門負責人審核批準，按照物資采購性質(zhì)的不同，交由主管部門負責人或其授權人員會同財務部門相關人員審批。另外，材料管理人員在現(xiàn)有庫存達到再訂購點時，編制物資采購清單，按照物資采購性質(zhì)的不同，交由主管部門負責人或其授權人員會同財務部門相關人員審批。相關IT流程：(1) 物資需求部門在預算管理系統(tǒng)/辦公自動化系統(tǒng)/維護項目管理系統(tǒng)中錄入需求申請單，在系統(tǒng)中由相關部門人員審批。(2) 若預算管理系統(tǒng)與物資系統(tǒng)存在接口，在預算管理系統(tǒng)上審批后的申請單通過系統(tǒng)接口自動轉(zhuǎn)入物資系統(tǒng)。物資系統(tǒng)自動對需求申請單進行物資匹配后由材料管理人員在系統(tǒng)中確認，生成采購清單。(3) 審批后的需求申請單在物資系統(tǒng)上不得再更

5、改。(4) 領用物資，若物資系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)之間存在接口，物資系統(tǒng)生成發(fā)料單，通過系統(tǒng)接口將領用數(shù)據(jù)傳輸至預算管理系統(tǒng)。由部門負責人在預算管理系統(tǒng)中確認發(fā)料單。(5) 若預算管理系統(tǒng)/模塊與財務管理系統(tǒng)/模塊存在系統(tǒng)接口，經(jīng)財務人員在系統(tǒng)/模塊中確認后，通過系統(tǒng)接口自動在財務管理系統(tǒng)/模塊中入帳。(6) 更改預算管理系統(tǒng)/財務管理系統(tǒng)會計科目的映射匹配關系，經(jīng)財務部門審批后由系統(tǒng)管理員在預算管理系統(tǒng)/財務管理系統(tǒng)中進行更改。3選擇供應商，簽訂采購合同物資采購申請表通過審批后，經(jīng)需求部門交由采購部門或者其指定的單位或者部門操作具體的采購流程。按規(guī)定需要采用招標方式確定供應商的，應采用招標方式，

6、具體情況參見流程1.1。按規(guī)定無需采用招標方式確定供應商的，根據(jù)采購的物資類別，由采購部門或者其指定的單位或者部門選定意向供應商。按照采購物資性質(zhì)和金額的不同，由相應的權限機構對選定的意向供應商進行審批。確定供應商以后，需要簽訂采購合同的，由采購部門或者委托需求單位組織合同的簽訂。合同簽訂見流程1.1。下級公司在辦理采購業(yè)務時，要遵循上級公司集中采購有關規(guī)定，在框架協(xié)議規(guī)定的范圍內(nèi)簽訂采購合同。對于在一定金額以下的物資采購，經(jīng)需求部門負責人批準后，由需求部門人員直接進行采購。辦理采購時，如果需要預借采購款的，經(jīng)辦人員應填制借款申請單，經(jīng)其所在部門負責人審核、相關部門和財務部門授權人員審批后，方

7、可向財務部門辦理借款。各級公司采購部門應會同相關部門建立健全物資供貨商審查制度，并定期更新供應商信息庫。上述部門相關人員應定期對供貨商進行資格審查。4驗收入庫及相關帳務處理材料物資到貨后，由使用部門、采購部門和倉庫管理人員驗收。驗收后，驗收人員應編制驗收單，并將其分別交采購部門和倉庫留存。倉庫管理人員需要填制連續(xù)編號的入庫單，并根據(jù)入庫單登記庫存實物帳，同時將入庫單其中一聯(lián)交財務部門登記入帳。財務人員應根據(jù)入庫單、相關合同及發(fā)票及時記錄存貨和應付帳款。在會計核算期末，對已驗收入庫但未收到完整單據(jù)的存貨和單據(jù)完整而物資未到的情況按公司會計政策進行相關帳務處理處理。對于在一定金額以下的零星采購，且

8、經(jīng)批準由需求部門直接采購和使用的，可以由需求部門經(jīng)辦人員驗收，并在相關的發(fā)票等憑證上簽字，不需辦理入庫手續(xù)。相關IT流程：(1) 物資管理部門人員核對驗收入庫相關資料與實物后，在物資系統(tǒng)/模塊中錄入入庫單或登記收貨的信息。(2) 經(jīng)財務人員審核驗收入庫相關資料后在財務管理系統(tǒng)/模塊中入帳。(3) 物資管理系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)由物資管理部門定期備份。5付款采購經(jīng)辦人員應對發(fā)票、訂貨單、相關合同、入庫單和驗收單等相關文件進行核對，并根據(jù)發(fā)票金額填制付款通知書，連同相關文件等，交由本部門及相關部門負責人或其授權人員審批。審批后交由財務部門負責人或其授權人員審核支付款項，同時會計人員做相關會計處理。付款后在

9、原始憑證上加蓋“付訖”章以避免重復付款。如果物資采購在一定金額以下，則由采購經(jīng)辦人員向財務部門辦理預借款，然后進行采購。采購完成后，憑發(fā)票到財務部門報銷，財務部門做相關會計處理。相關IT流程：(1) 綜合部人員復核領用相關信息后，在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入報銷單，由綜合部和財務部門相關領導在系統(tǒng)中審批。(2) 經(jīng)財務人員從網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中導出報銷專用文件，再導入財務管理系統(tǒng)入帳或手工入帳。6對帳財務部門定期(或者在月末滾動進行)與有頻繁往來交易的供應商進行書面對帳，并將書面對帳單據(jù)妥善存檔保存。如果存在差異，應由財務部門會同采購部門和需求部門等相關部門找出差異原因，并起草差異分析報告，交上述部門負責人審

10、批。審批通過后，財務部門按審批意見進行會計處理，并將經(jīng)審批的差異分析報告留檔備查。六、控制點及監(jiān)督檢查方法控制點手工/自動原有/新增監(jiān)督檢查方法1編制下年度成本費用預算手工原有2申請采購2.1物資需求申請單須經(jīng)申請部門負責人審核后，按照物資采購性質(zhì)的不同，交主管部門負責人或其授權人會同財務部門相關人員審批。手工原有2.1檢查部門負責人、主管部門負責人或其授權人、財務部門相關人員對物資需求申請單的審核意見及簽字；將物資采購性質(zhì)、審批人與權限列表進行核對。2.2材料管理人員編制的物資采購清單，按照物資采購性質(zhì)的不同交主管部門負責人或其授權人會同財務部門相關人員審批。手工原有2.2檢查主管部門負責人

11、或其授權人、財務部門相關人員對材料管理人員編制的物資采購清單的審批意見及簽字；檢查編制清單時的庫存量是否達到采購點；將物資采購性質(zhì)、審批人與權限列表進行核對。只有物資需求部門授權人員能夠在預算管理系統(tǒng)/辦公自動化系統(tǒng)/維護項目管理系統(tǒng)中審批需求申請單。自動新增2.3 檢查只有物資需求部門授權人員能夠在預算管理系統(tǒng)/辦公自動化系統(tǒng)/維護項目管理系統(tǒng)中審批需求申請單。 2.4 若預算管理系統(tǒng)與物資系統(tǒng)存在接口，審批后的申請單通過系統(tǒng)接口自動轉(zhuǎn)入物資系統(tǒng)。物資系統(tǒng)自動對需求申請單進行匹配后由材料管理人員在系統(tǒng)中確認后，生成采購清單。自動新增是否能夠自動對需求申請單進行匹配并只有材料管理人員能夠在系統(tǒng)

12、中確認后才生成采購清單。2.5 審批后的需求申請單在物資系統(tǒng)上不得再更改。自動新增2.5 檢查審批后的需求申請單是否在物資系統(tǒng)上不能再更改。2.6 領用物資時，若物資系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)之間存在接口，物資系統(tǒng)生成發(fā)料單，通過系統(tǒng)接口將領用數(shù)據(jù)傳輸至預算管理系統(tǒng)。由部門負責人在預算管理系統(tǒng)中確認發(fā)料單。自動新增2.6 檢查在預算管理系統(tǒng)中經(jīng)接口自動傳輸?shù)奈镔Y領用數(shù)據(jù)信息的完整性和準確性。檢查只有部門負責人才可在預算管理系統(tǒng)中確認發(fā)料單。2.7 若預算管理系統(tǒng)/模塊與財務管理系統(tǒng)/模塊存在系統(tǒng)接口，只有經(jīng)授權的財務人員能夠在系統(tǒng)/模塊中確認后，通過系統(tǒng)接口自動在財務管理系統(tǒng)/模塊中入帳。自動新增2.

13、7 檢查只有經(jīng)授權的財務人員才可在系統(tǒng)/模塊確認并觸發(fā)通過系統(tǒng)接口自動在財務管理系統(tǒng)/模塊中入帳。2.8 更改預算管理系統(tǒng)/財務管理系統(tǒng)會計科目的映射匹配關系，只有財務部門授權人員審批后系統(tǒng)管理員才可在預算管理系統(tǒng)/財務管理系統(tǒng)中進行更改。自動新增2.8 檢查只有財務部門授權人員審批后系統(tǒng)管理員才可在預算管理系統(tǒng)/財務管理系統(tǒng)中更改會計科目的映射匹配關系。3選擇供應商，簽訂采購合同3.1不需要采用招標方式的，由采購部門或者其指定的單位或者部門確定意向供應商，按照采購物資性質(zhì)和金額的不同，由相應的權限機構對選定的意向供應商進行審批。手工原有3.1檢查相應權限機構對選定的意向供應商的審批意見及簽字

14、；將采購物資性質(zhì)和金額、審批人與權限列表進行核對。3.2一定金額以下由需求部門直接進行的零星采購，需有需求部門負責人審批。手工原有3.2對一定金額以下的零星采購，檢查需求部門負責人的審批意見及簽字。3.3辦理采購時，如果需要預借采購款的，經(jīng)辦人員應填制借款申請單，經(jīng)其所在部門負責人審核、相關部門和財務部門授權人員審批后，方可向財務部門辦理借款。手工原有3.3檢查采購經(jīng)辦人員所在部門負責人、相關部門和財務部門授權人員對借款申請單的審批簽字。3.4采購部門會同相關建立供應商審查制度，定期對供應商進行資格審查，建立并及時更新供應商信息庫。手工原有3.4根據(jù)供應商審查制度檢查供應商信息庫的建立及更新情

15、況；檢查對供應商進行資格審查過程的書面記錄和對審查結果的審批意見及簽字。4驗收入庫及相關帳務處理4.1使用部門、采購部門和倉庫管理人員對材料物資進行驗收，并由驗收人員出具驗收單。手工原有4.1檢查驗收單上的驗收意見和簽字。4.2倉庫管理人員填制連續(xù)編號的入庫單，并根據(jù)入庫單登記庫存實物帳。手工原有帳是否與入庫單相符。物資后，只有物資管理部門授權人員能夠在物資系統(tǒng)/模塊中錄入入庫單或登記收貨的信息。自動新增4.3 檢查只有物資管理部門授權人員能夠在物資系統(tǒng)/模塊中錄入入庫單或登記收貨的信息。 只有經(jīng)授權的財務人員審核驗收入庫相關資料后在財務管理系統(tǒng)/模塊中入帳。自動新增 檢查只有經(jīng)授權的財務人員

16、能夠在財務管理系統(tǒng)/模塊中入帳。4.5 物資管理系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)由物資管理部門定期備份。自動新增4.5 檢查物資管理系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)由物資管理部門定期備份。5付款5.1采購經(jīng)辦人員在填制付款通知書時應確定相關合同、訂貨單、入庫單、驗收單、發(fā)票中的數(shù)量、規(guī)格和金額一致。手工原有5.1檢查付款通知書與相關合同、訂貨單、入庫單、驗收單、合同、發(fā)票中的數(shù)量、規(guī)格和金額是否一致；檢查付款通知書上經(jīng)辦人員的簽字。5.2由采購經(jīng)辦部門、相關部門、財務部門負責人或其授權人審批付款通知書。手工原有5.2檢查采購經(jīng)辦部門、相關部門、財務部門負責人或其授權人對付款通知單的審批意見及簽字。5.3付款后的原始憑證上加蓋“付訖”章以避免重復付款。手工原有5.3檢查付款后的原始憑證上是否加蓋“付訖”章。5.4 只有綜合部授權人員復核付款相關信息后，才能夠在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入物資領用報銷單。自動新增5.4 檢查只有綜合部授權人員能夠才可在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入報銷單。夠在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中審批報銷單。自動新增才能夠在系統(tǒng)中審批報銷單。6對賬帳賬帳，并將書面對賬帳證據(jù)妥善保存。手工原有賬帳單據(jù)。賬帳如存在差異，應由財務部門會同相關部門起草差異分析報告，上