公司采購管理程序(共4頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上公司采購管理程序一、目的：為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制 訂本制度。 二、范圍 適用于本公司采購的原輔材料。 三、定義 3.1 原輔材料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料 3.2 采購人員：采購部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)人員 3.3 需求人員：各部門開具請購申請之人員 四、采購管理規(guī)定 4.1 采購作業(yè)是從接受物料需求及選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)量交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按時請款之過程 4.2 應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無

2、法達(dá)成，應(yīng)開發(fā)新的供應(yīng)商，則由采購部對其供貨商進行選擇及評估流程，對供應(yīng)商進行選擇，考核等作業(yè)。4.3 對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應(yīng)商價格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)。4.4如果是主要原輔材料采購，采購應(yīng)直接打印訂購單，經(jīng)總經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng)商，如果是新主要原輔材料采購或新的供應(yīng)商，則進行供應(yīng)商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應(yīng)商。4.5采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫，如供應(yīng)商無法按交期交貨時，采購應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)整，或采取緊急對應(yīng)措施. 4.6一般性配件采購，由需求人員填寫請購單，經(jīng)單位主管及總經(jīng)

3、理批準(zhǔn)后交采購人員進行采購作業(yè)。采購人員對申請單進行審核以及交期確認(rèn)。4.7 采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在請購單上說明， 如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述 清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或樣品。五，供應(yīng)商選擇及評估流程 5.1新供應(yīng)商的評估和考核：根據(jù)采購部門的預(yù)選供應(yīng)商名單（或總經(jīng)理指定供應(yīng)商）及供應(yīng)商評估調(diào)查表，采購負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)、品保等部門和采購人員組成評估小組對供應(yīng)商進行評估。（如有條件應(yīng)到預(yù)選供應(yīng)商處進行供應(yīng)商的評估和考核）5.2評估小組應(yīng)將評估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容，對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料

4、和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估和考核 5.3 合格供應(yīng)商核準(zhǔn)： 采購應(yīng)將供應(yīng)商評估和考核的結(jié)果及資料進行整理后呈報總經(jīng)理核準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商方可列為合格供應(yīng)商，由采購將其登記合格供應(yīng)商名錄，并將其資料整理建檔。5.4如供應(yīng)商符合或具備獨特條件，只需對其建立供應(yīng)商評估調(diào)查表即可。無須對其進行其他評估和考核，此資料經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可將其列為合格供應(yīng)商。 5.5 采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控: 對主要原輔材料，品保部應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品進行檢驗并對質(zhì)量進行統(tǒng)計管理。5.6 供應(yīng)商定期年度評估：采購每年應(yīng)對所轄供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進行評估。六，請購單及其提報規(guī)定： （1）

5、請購單一式三份，應(yīng)表明：請購的品名、規(guī)格、數(shù)量、及其他必要說明。 （2）請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，由部門主管審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后報采購部門； （3）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報； （4）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報； （5）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過必要審批；（2）采購應(yīng)遵循無請購單不采購，請購單不完整清晰不采購，請購要求及技術(shù)資料不明確不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）請購數(shù)量是否

6、考慮現(xiàn)有庫存狀況及在途量； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定 （1）請購單應(yīng)按照相應(yīng)采購人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； （4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。（5）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定 1詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技 術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；報請緊急采購后續(xù)單據(jù)應(yīng)及時補齊

7、：4采購項目應(yīng)向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則上不經(jīng)過各種中介機構(gòu)詢價； 5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價7比價供應(yīng)商均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力8在詢價時遇到特殊情況應(yīng)及時報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價、議價 1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)； 2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低， 所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格； 4 重要項目應(yīng)通過一定的

8、方法對于目標(biāo)單位的實力， 資質(zhì)進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與以合作單位或以中標(biāo)單位進行價格及條件的 進一步談判。 四、比價、議價結(jié)果匯總 1比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出 報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 （1）合同正文應(yīng)包含的要素 1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 2） 采購物品/項目的名稱/、

9、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是 合同不可分割的部分； 3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 5） 付款方式； 6） 質(zhì)量保證期； 7） 質(zhì)量要求及規(guī)范； 8） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；9） 雙方的公司信息； 10） 其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任； 2）擬訂合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低； 3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商

10、延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求； 7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作； 11）合同簽定簽應(yīng)的格式對合同初稿進行巡簽 審查； 12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及

11、報銷 流程 V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫 附表八 （資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù) 部付款； （4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及 公司領(lǐng)導(dǎo)；

12、 （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié) 商并簽訂補充合同； 七、報驗與入庫 1報驗 （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收； （2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收； （4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任； （5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2入庫 （1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工