中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案整理輔導(dǎo)

1、主講：陳仲凱一、檔案工作的總要求四、資助檔案的管理二、資助檔案的收集三、資助檔案的整理 一、檔案工作的總要求一、檔案工作的總要求 中職學(xué)生資助檔案（以下簡(jiǎn)稱資助檔案）是中等職業(yè)學(xué)中職學(xué)生資助檔案（以下簡(jiǎn)稱資助檔案）是中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助工作過(guò)程中形成的各種原始材料和歷史記錄的校學(xué)生資助工作過(guò)程中形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是學(xué)校落實(shí)國(guó)家助學(xué)金、免學(xué)費(fèi)等各項(xiàng)資助政策的總稱，是學(xué)校落實(shí)國(guó)家助學(xué)金、免學(xué)費(fèi)等各項(xiàng)資助政策的重要憑證。各中等職業(yè)學(xué)校是中職學(xué)生資助檔案的建檔主重要憑證。各中等職業(yè)學(xué)校是中職學(xué)生資助檔案的建檔主體。體。 中職學(xué)生資助檔案概念中職學(xué)生資助檔案概念二、資助檔案的收集二、資

2、助檔案的收集一是如何收集一是如何收集二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集1 1、主動(dòng)收集。、主動(dòng)收集。2 2、適時(shí)收集。、適時(shí)收集。3 3、追蹤收集。、追蹤收集。 五種材料五種材料: : 1 1、工作文件、工作文件 （1 1）國(guó)家、省、市（州）、縣（市、區(qū)）相關(guān)文件及有關(guān)材料；）國(guó)家、省、市（州）、縣（市、區(qū)）相關(guān)文件及有關(guān)材料； （2 2）學(xué)校學(xué)生資助組織機(jī)構(gòu)文件和制定的有關(guān)學(xué)生資助管理文件；）學(xué)校學(xué)生資助組織機(jī)構(gòu)文件和制定的有關(guān)學(xué)生資助管理文件； （3 3）學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)人員分工及職責(zé)；）學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)人員分工及職責(zé)； （4 4）學(xué)校學(xué)生資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、資助工作會(huì)議記錄

3、等資料。）學(xué)校學(xué)生資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、資助工作會(huì)議記錄等資料。二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集二是收集哪些材料二是收集哪些材料 2 2、國(guó)家助學(xué)金材料、國(guó)家助學(xué)金材料 （1 1）學(xué)生學(xué)籍花名冊(cè)；）學(xué)生學(xué)籍花名冊(cè)； （2 2）湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表； （3 3）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件和家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件和家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于 湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表后）；后）； （4 4）湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生匯總表湖南省中等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生匯總表； （5

4、5）國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生公示名單及公示照片；）國(guó)家助學(xué)金受助學(xué)生公示名單及公示照片；二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集 （6 6）學(xué)生本人簽字的）學(xué)生本人簽字的中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡發(fā)放名冊(cè)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡發(fā)放名冊(cè)； （7 7）中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生異動(dòng)情況表（增加中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生異動(dòng)情況表（增加/ /減少）減少）； （8 8）中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡丟卡補(bǔ)卡登記表中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡丟卡補(bǔ)卡登記表； （9 9）國(guó)家助學(xué)金發(fā)放憑證（如學(xué)生簽名冊(cè)、打卡發(fā)放的銀行對(duì)賬）國(guó)家助學(xué)金發(fā)放憑證（如學(xué)生簽名冊(cè)、打卡發(fā)放的銀行對(duì)賬 單復(fù)印件等）。單復(fù)印件等）。二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集 3 3、免

5、學(xué)費(fèi)材料、免學(xué)費(fèi)材料 （1 1）湖南省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批湖南省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表表 ； （2 2）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于湖南湖南省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表后）；后）； （3 3）中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)匯總花名冊(cè)中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)匯總花名冊(cè)，其中涉農(nóng)專業(yè)學(xué)生、，其中涉農(nóng)專業(yè)學(xué)生、農(nóng)村家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生、城市家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生和頂崗實(shí)習(xí)困難專業(yè)農(nóng)村家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生、城市家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生和頂崗實(shí)習(xí)困難專業(yè)學(xué)生須分類匯總；學(xué)

6、生須分類匯總；二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集 （4 4）免學(xué)費(fèi)學(xué)生公示名單及公示照片；）免學(xué)費(fèi)學(xué)生公示名單及公示照片； （5 5）學(xué)生本人簽字的）學(xué)生本人簽字的中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)學(xué)生學(xué)費(fèi)退還名冊(cè)中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)學(xué)生學(xué)費(fèi)退還名冊(cè)； （6 6）其他免學(xué)費(fèi)或退學(xué)費(fèi)憑證；）其他免學(xué)費(fèi)或退學(xué)費(fèi)憑證； （7 7）物價(jià)部門批準(zhǔn)的學(xué)校分專業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)文件。）物價(jià)部門批準(zhǔn)的學(xué)校分專業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)文件。二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集 4 4、校內(nèi)資助檔案、校內(nèi)資助檔案 （根據(jù)學(xué)校要求整理）（根據(jù)學(xué)校要求整理） 5 5、中職學(xué)生資助學(xué)期統(tǒng)計(jì)報(bào)表、中職學(xué)生資助學(xué)期統(tǒng)計(jì)報(bào)表 （從全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)

7、或全國(guó)技工院校電子注（從全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)或全國(guó)技工院校電子注冊(cè)和統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)打印，并加蓋學(xué)校公章或法人代表簽字）。冊(cè)和統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)打印，并加蓋學(xué)校公章或法人代表簽字）。二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集 屬歸檔范圍，但因特殊原因確實(shí)無(wú)法收集到的文件，經(jīng)辦人應(yīng)在備考表屬歸檔范圍，但因特殊原因確實(shí)無(wú)法收集到的文件，經(jīng)辦人應(yīng)在備考表中陳述，并由經(jīng)辦人、資助中心負(fù)責(zé)人審批簽字后，存檔備查。中陳述，并由經(jīng)辦人、資助中心負(fù)責(zé)人審批簽字后，存檔備查。 二、資助檔案的收集二、資助檔案的收集三是收集材料有什么要求三是收集材料有什么要求1 1、收集的材料齊全完整；、收集的材料齊全完整；2

8、 2、收集的材料要是原始材料；、收集的材料要是原始材料；3 3、收集的材料辦理的手續(xù)要齊全；、收集的材料辦理的手續(xù)要齊全；4 4、要剔除重復(fù)重件。、要剔除重復(fù)重件。 學(xué)校學(xué)校年年學(xué)期國(guó)家助學(xué)金第學(xué)期國(guó)家助學(xué)金第冊(cè)冊(cè)三、資助檔案的整理三、資助檔案的整理 資助檔案材料的整理工序：一、一、分類二、二、裝訂 三、三、編頁(yè)碼 四、四、編目錄 五、五、填寫備考表六、六、裝盒 七、七、書寫檔案盒八、八、排序三、資助檔案的整理三、資助檔案的整理四、資助檔案材料的保管四、資助檔案材料的保管 按照檔案保管的要求按照檔案保管的要求 中華人民共和國(guó)檔案法中華人民共和國(guó)檔案法第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。我想我們中職學(xué)生資助檔案的保管，一是購(gòu)置必要的存放設(shè)備，如的現(xiàn)代化。我想我們中職學(xué)生