接待管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上密級：普通保存期限：長期極 河北中興汽車制造有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Qs/ZX CW.12接待管理制度(第A版)批準(zhǔn)趙英宅審核徐艷華編制鮑艷華2014821發(fā)布 2015821實施河北中興汽車制造有限公司 發(fā) 布文件會簽及文件修改記錄表文 件 會 簽 表會簽部門會簽人/日期會簽部門會簽人/日期保定工廠劉溫人力資源高海明國外營銷公司張樹行采購趙寶忠國內(nèi)營銷公司郭俊峰戰(zhàn)略規(guī)劃/財務(wù)楊麗紅品質(zhì)部欒紅革研究院周占全行政部趙宇飛文 件 修 訂 記 錄 表序號修訂頁次條款修改內(nèi)容概述修改人修改日期文件發(fā)放范圍收文部門：公司各部門專心-專注-專業(yè)1 目的 為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外

2、聯(lián)系和交流，本著“禮貌周到、熱情節(jié)儉、規(guī)范細(xì)化、對口接待、統(tǒng)一管理”的原則，特制定本辦法。2 適用范圍本制度適用于總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)實施的公務(wù)接待工作（以下簡稱“接待工作”），包括：股東方來訪、政府部門來訪、以及業(yè)務(wù)往來單位的來訪接待及車間參觀等工作；公司層面的會務(wù)接待工作，包括各業(yè)務(wù)部門承辦會務(wù)活動的酒店預(yù)訂工作。業(yè)務(wù)部門會務(wù)活動若有接待支持需求的，提供相關(guān)的接待支持。3 定義 接待工作：本制度中的接待工作指為完成公司的接待任務(wù)而進(jìn)行的籌劃、組織、協(xié)調(diào)、實施、服務(wù)等一系列工作。 會務(wù)工作：本制度中會務(wù)指會議或活動（公司副總經(jīng)理及以上級別參加的）。會務(wù)工作是其重要組成部分，是為會議或活動能按計劃

3、、有秩序地順利舉行而進(jìn)行的全過程服務(wù)工作。 各業(yè)務(wù)部門：指除總經(jīng)理辦公室以外的公司其它部門。4 職責(zé)4.1總經(jīng)理辦公室為公司接待工作的歸口管理部門。4.1.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)籌安排及統(tǒng)一管理，包括：a.前期接洽，擬訂具體接待計劃；b.按計劃協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)部門，落實分工；c.執(zhí)行接待工作。4.1.2各相關(guān)部門協(xié)助總經(jīng)理辦公室完成接待工作。4.2其它業(yè)務(wù)部門職責(zé)4.2.1相關(guān)職責(zé)4.1提出接待需求部門：提供詳細(xì)的接待需求信息，協(xié)助總經(jīng)辦編制接待工作計劃并參與接待工作,使其工作正常順利的進(jìn)行。4.2總經(jīng)辦：按照接待工作計劃統(tǒng)一安排，完成接待任務(wù)。4.3企業(yè)文化：根據(jù)不同來訪嘉賓制作相應(yīng)的企

4、業(yè)介紹，進(jìn)行拍照、采訪等相應(yīng)的宣傳工作。4.4保安科：按照來客具體時間以及車牌號，對客人車輛進(jìn)行放行，做好安保工作。4.5生產(chǎn)管理科：為客人參觀車間做好準(zhǔn)備，打開參觀通道，并準(zhǔn)備安全帽及眼鏡等安全工具。4.6國內(nèi)營銷：為客人講解樣車，保證樣車車況良好，并具備試乘試駕條件。4.7行政部：對會議室、衛(wèi)生間及廠內(nèi)區(qū)域進(jìn)行清理。4.3屬于各業(yè)務(wù)部門對口的接待工作，由各業(yè)務(wù)部門實施接待。若需要總經(jīng)理辦公室配合接待工作，可由業(yè)務(wù)部門在接待日前2天提出申請，總經(jīng)理辦公室提供接待相關(guān)支持工作。5 接待標(biāo)準(zhǔn)5.1接待標(biāo)準(zhǔn)級別劃分級別來訪者公司主要陪同領(lǐng)導(dǎo)審批領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)辦部門特級黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人總經(jīng)理/副總經(jīng)理總經(jīng)理總

5、經(jīng)理辦公室一級省部級考察團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo);股東方總經(jīng)理考察團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理/副總經(jīng)理總經(jīng)理/副總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室二級廳局級、市級、公司所在地政府縣處正職考察團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo)；股東方副總級考察團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo)副總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室三級廳局單位處級，縣處級及以下考察團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo)、股東方副總以下考察團(tuán)或領(lǐng)導(dǎo)副總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公室主任總經(jīng)理辦公室主任總經(jīng)理辦公室四級企事業(yè)單位、經(jīng)銷商、供應(yīng)商等團(tuán)體及個人主管副總/主管總監(jiān)總經(jīng)理辦公室主任各業(yè)務(wù)部門5.2參觀接待標(biāo)準(zhǔn)項目特級一級二級三級四級陪同人員接站/機(jī)，會晤陪同人員：公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任接站/機(jī)，會晤陪同人員：公司副總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公室主任、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)

6、責(zé)人相關(guān)業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)人/聯(lián)系人安保相關(guān)人員工場布置配備安全帽/工作服陪同講解總經(jīng)理/副總經(jīng)理陪同沿途介紹公司基本情況，產(chǎn)品等車間主任行政專員企業(yè)介紹總經(jīng)理/副總經(jīng)理副總經(jīng)理/總經(jīng)辦主任行政專員備注：每個級別所涉及的項目，在級別對應(yīng)格中，以“”標(biāo)出；5.3接待標(biāo)準(zhǔn)為四級至二級的，接待申請表審批至總經(jīng)理辦公室主任；接待標(biāo)準(zhǔn)為二級至一級的，接待方案報公司副總經(jīng)理審批；接待標(biāo)準(zhǔn)為特級的，接待方案須報公司總經(jīng)理審批。6管理內(nèi)容6.1接待流程主要內(nèi)容6.1.1前期準(zhǔn)備:1)由總經(jīng)理辦公室承辦的接待活動a.根據(jù)來賓情況，總經(jīng)辦制定詳細(xì)的接待工作計劃，發(fā)送給所有參與接待人員，總經(jīng)辦將來客放行通知單交至保安

7、科，將來客參觀通知單交至生產(chǎn)管理科。b.根據(jù)來賓情況，確定接待標(biāo)準(zhǔn)，提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓的下榻酒店；c.總經(jīng)辦司機(jī)班安排接待車輛并統(tǒng)一調(diào)度，確保接待用車輛清潔，車況良好。d.禮品：優(yōu)先選用公司禮品庫禮品。e. 酒水的選用原則：優(yōu)先考慮公司禮品庫酒水2)各業(yè)務(wù)部門承辦的接待活動在接到來訪預(yù)約（指當(dāng)次來訪接待活動需由一名副總經(jīng)理出面接待，并需要由總經(jīng)理辦公室做接待支持的接待活動）時，應(yīng)及時了解來賓的具體情況，包括來賓單位、姓名、職務(wù)、國籍、來訪的具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等，至少在接待活動前一天（指若來訪日期為3日，則1日下班前為前一天）按活動相關(guān)要求填寫接待申請表，擬訂接待標(biāo)準(zhǔn)

8、，報總經(jīng)理辦公室審批.6.1.2接待工作主要內(nèi)容1）按日程安排表要求組織人員接機(jī)（站），并送至預(yù)訂酒店（或直接到公司會面）；2）按日程安排會談地點，或生產(chǎn)車間參觀.6.1.3來訪者離開1）組織人員歡送；2）接待相關(guān)資料統(tǒng)一回收保存；3）活動總結(jié)及持續(xù)改進(jìn)。7 注意事項7.1接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密。7.2在車間參觀時，一般禁止來訪者使用照像、攝像器材進(jìn)行拍攝；確有拍攝需要的，須事先經(jīng)過總經(jīng)理辦公室書面批準(zhǔn)，方可拍攝8使用文件、表單（附錄1）接待工作計劃申請部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式來客單位人 數(shù)來訪次數(shù)來客姓名

9、及職務(wù)來訪事由日期來訪級別 級 級 級行程安排日期事 項參加人地 點備注見日程安排申請接待事項歡迎語內(nèi) 容條幅（懸掛地點： ）前樓電子屏研究院電子屏?xí)h室投影采訪宣傳拍 照 攝 像 后期宣傳錄音服裝要求提前一天知會參會人員統(tǒng)一著西服套裝 其它車輛安排迎 接：用車時間：出發(fā)地：目的地：車型：乘車人數(shù)：司機(jī)：中途用車：用車時間：出發(fā)地：目的地：車型：乘車人數(shù)：司機(jī)：歡 送：用車時間：出發(fā)地：目的地：車型：乘車人數(shù)：司機(jī)：會場準(zhǔn)備鮮 花果 盤糕 點咖 啡接待日程今日中興中興之友紙巾茶水 礦泉水桌簽歡迎條幅空調(diào)提前開放企業(yè)介紹結(jié)束后會談是否需要電腦投影？YES NO衛(wèi)生間干凈、整潔衛(wèi)生紙擦手紙專人盯廁

10、會 談企業(yè)介紹總經(jīng)理講解 副總經(jīng)理講解部門負(fù)責(zé)人講解辦公室主任講解 專員講解宣傳片會議地點：第一會議室主持人(負(fù)責(zé)介紹雙方領(lǐng)導(dǎo))：中興公司參會人員： 議 題:住 宿電谷錦江（房型： ）秀蘭（房型：特色房 ）中銀（房型：）育德會館（房型：）提前辦理入住手續(xù)擺放果盤擺放歡迎語就 餐地點山外園中銀玉蘭香美食山花神鼎鼎撈金筷子注意事項帶衛(wèi)生間雅間帶窗雅間客人是否忌口參觀車間參觀路線參觀用車參觀人員用車安排總經(jīng)理講解副總經(jīng)理講解部門負(fù)責(zé)人講解車間主任講解辦公室主任講解專員講解車間介紹側(cè)重內(nèi)容:車間衛(wèi)生提前清潔并檢查安全帽要求提前清潔并在安全帽內(nèi)墊紙陪 同 人：參觀展車禮 品 針對性選購車模 中興筆 電子

11、相框其它贈送數(shù)量贈送時間贈送人工作人員提醒贈送人贈送禮品準(zhǔn)備時間提前一天提前半天其它來客放行大門二門三門車牌號:宋莎司機(jī)安排會議室:茶水 礦泉水游 覽游覽路線陪 同 人歡 送地 點用 車歡送人費(fèi)用歸口備注1.提前將來訪人員名單知會參會人員;2.如來賓有女士參加晚宴,需安排公司有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的女士參加分工與合作主責(zé)部門責(zé)任事項輔助部門責(zé)任事項審核與批準(zhǔn)編 制審 核批 準(zhǔn)系統(tǒng)管理者代表（附錄3）接待日程安排日 期：X年X月X日地 點：XXXX來 訪 方： XXXXXXXXXXXXXXX來訪嘉賓： XXXXXXXXXXXXXX 接 待 方： 河北中興汽車制造有限公司接待人員： XXXXXXXXXXX

12、XXX 接待日程安排時 間項 目參 加 人 員地 點X月X日XX:XX到 達(dá)嘉 賓：第X會議室中興公司：XX:XX -XX:XX參觀廠區(qū)嘉 賓：XX車進(jìn)入廠區(qū)中興公司：XX:XX-XX:XX 企業(yè)介紹產(chǎn)品介紹嘉 賓： 第X會議室直銷停車場中興公司：XX:XX-XX:XX洽 談嘉 賓： 第X會議室中興公司：XX:XX-XX:XX午 宴嘉 賓： XXXX酒店中興公司：XX:XX入 住嘉 賓：XXXX酒店中興公司：XX:XX-XX:XX晚 宴嘉 賓： XX酒店中興公司： 中興公司： 中興公司： XX:XX返 程嘉 賓： 返 程（附錄4）來客放行申請單保安科： 有 共 人來訪，需協(xié)助如下：1、 是否大門放行(客人車 輛，車牌號 )2、 是否二門放行 (客人車 輛，車牌號 )3、客人車輛是否進(jìn)入(客人車 輛，車牌號 )4、 是否參觀車引領(lǐng) 請予以配合，謝謝！ 申請部門： 聯(lián)系人： 申請日期： 年 月 日 提醒： 請各部門注意提醒客人遵守公司各項規(guī)章制度； 請各部門注意提醒客人請勿在廠內(nèi)及車間內(nèi)私自拍照，一經(jīng)查處，按公司規(guī)定給予各部門負(fù)責(zé)接待人員罰款。（附錄5