匯博通文檔借閱管理系統(tǒng)軟件使用說明書

1、WORD格式軟件就是思想?yún)R博通文檔借閱管理系統(tǒng)使用說明書匯博通知識管理系統(tǒng)的屬性管理，實際上已提供了借閱與歸還功能，但那是針對每一份文件或檔案而言的。這里，為客戶提供一款專門用于文檔的借閱與歸還的軟件，不但可辦理一份文件的借閱或歸還手續(xù)，只要有需要，也可批量辦理借閱與歸還，另外，還提供了與借閱有關(guān)的一系列統(tǒng)計報表。發(fā)放功能與借閱類似，所不同的只是發(fā)放不必歸還，如將購置的資料、圖書發(fā)放給職員學習等。注： 借閱與歸還模塊的操作，需要獲得以下三種權(quán)限中的一種：系統(tǒng)管理員歸檔授權(quán)檔案管理員編號授權(quán)文件管理員與借閱與歸還模塊相關(guān)的系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置說明如下：Mod_Borrow_PLTrue借閱與歸還模塊開

2、關(guān)： True-開， False-關(guān)。Mod_Borrow_PL= False ，模塊工具條上不會顯示該模塊。BHRight01系統(tǒng)管理員文件自動生成編號取號授權(quán)，可設(shè)BHRight01 - BHRight99 共 99 個參數(shù)，即最多可授予 99 人取號的權(quán)限， 如 BHRight01=X三。具備編號 文件管理 權(quán)限者， 具備借閱與歸還模塊的操作權(quán)。GDRight01系統(tǒng)管理員歸檔權(quán)限授權(quán)， 獲得歸檔授權(quán)的流程處理者，當其待處理的流程處于歸檔職能時，可將轉(zhuǎn)入指定路徑，最多可授權(quán)99 人，即從 GDRight01 至 GDRight99 。如 GDRight01= X三。具備歸檔權(quán)限者， 同樣

3、具備借閱與歸還模塊的操作權(quán)。首頁匯博通主頁的模塊工具條上，有一個借閱與歸還 的按鈕，單擊它即進入借閱與歸還首頁。專業(yè)資料整理WORD格式1專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想借閱與歸還首頁樣式如以下圖：功能選項卡，含借閱發(fā)放、歸還和統(tǒng)計功能。借閱發(fā)放前面已經(jīng)介紹過，借閱與發(fā)放的區(qū)別在于，借閱需要歸還，發(fā)放那么不必歸還，從某種意義上來說，發(fā)放實際上已將所有權(quán)或有條件的所有權(quán)轉(zhuǎn)移給接收者。借閱界面包括左右兩個子窗體，左側(cè)子窗體用于顯示可供借閱發(fā)放的文檔，其上部有搜索關(guān)鍵詞輸入框，輸入相應(yīng)關(guān)鍵詞即可查找出可供借閱的相應(yīng)文檔，如果要借閱的文檔已經(jīng)在操作者手上，并且，標注有條形碼或電子標簽，操作者可直接

4、通過條碼閱讀器或電子標簽閱讀器讀取相應(yīng)編碼直接獲取到該文檔。根據(jù)實際需要，通過點選左側(cè)的復選框，選擇具體文檔，然后，通過點擊兩個子窗體中間的箭頭，即可將選中的文檔添加到右側(cè)子窗體的列表中，即可直接辦理借閱或發(fā)放手續(xù)。專業(yè)資料整理WORD格式2專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想可供借閱發(fā)放檢索列表待選區(qū)。借閱發(fā)放選擇勾選列表區(qū)?？晒┙栝啺l(fā)放輸入文件名稱、編號、責任者或主題詞等屬性，點擊【檢索】按鈕進展查找，如以下圖：勾選確定后點擊該按鈕，即可添加到已選擇列表區(qū)中。點擊每份文檔名稱前的圖標，可展開或隱藏文檔的份數(shù)清單，還可通過點擊表頭的圖標來展開或隱藏所有文檔份數(shù)清單，辦理借閱手續(xù)時，可針對每一

5、份文件進展，以方便一式多份文件的管理，如合同、資料、圖書等，勾選取消具體目標可通過份數(shù)序號前的復選框?qū)崿F(xiàn)，對應(yīng)文檔的所有份數(shù)操作只需通過文檔圖標前的復選框?qū)崿F(xiàn)，同理對列表所有文檔操作亦如此。專業(yè)資料整理WORD格式3專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想勾選確定后，點擊列表右側(cè)按鈕，把所選擇的文檔及份數(shù)清單添加到已選擇列表區(qū)中進展后續(xù)操作。已選擇借閱發(fā)放從可供借閱 發(fā)放 列表區(qū)中， 勾選添加后即進入已選擇借閱 發(fā)放 列表區(qū)中如以下圖 。假設(shè)列表中存在比較多的冗余數(shù)據(jù)，可點擊列表上方左側(cè)的【清空所有】按鈕，對列表區(qū)內(nèi)的所有信息去除，假設(shè)只對局部冗余文檔取消操作，可通過取消勾選對應(yīng)文檔，并點擊【去除

6、未選】按鈕對冗余文檔進展去除。由于匯博通容許對一式多份文件進展管理，所以，當一種文件存在多份時，將以序號分別顯示，你可對不同序號的文件分別辦理借閱手續(xù)，該功能對于合同、*文件、資料以及圖書等的管理非常有用。點擊 借閱 或發(fā)放 按鈕時，假設(shè)列表中存在未勾選的文檔，系統(tǒng)會彈出以下圖提示：此時，請根據(jù)實際情況，點擊確定或取消。專業(yè)資料整理WORD格式4專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想借閱操作：點擊列表上方右側(cè)的借閱按鈕，系統(tǒng)會彈出借閱手續(xù)辦理操作頁面，見以下圖：經(jīng)辦人實際上就是當前操作者。借閱人 ，可直接輸入，也可雙擊彈出組織框架選擇輸入。批準人 ，可直接輸入，也可雙擊彈出組織框架選擇輸入。到期

7、日期，借閱期限缺省為一個月，假設(shè)不同，可直接修改。用途，可按實際輸入文本信息。到期提醒的各種方式，可根據(jù)需要選用。雙擊借閱人、批準人輸入框時，將彈出組織框架，操作者可根據(jù)需要，展開并點擊選擇*即可：點擊 下一步 ，系統(tǒng)彈出借閱確認單，見以下圖：專業(yè)資料整理WORD格式5專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想如需要打印，點擊打印 按鈕即可。假設(shè)信息有誤，可點擊上一步 返回修改。確認無誤后，點擊確定 完成借閱。發(fā)放操作：點擊列表上方右側(cè)的發(fā)放 按鈕，將彈出發(fā)放手續(xù)辦理操作頁面，見以下圖：其操作方法，與借閱手續(xù)辦理類似，完成后，系統(tǒng)彈出發(fā)放確認單，見以下圖：專業(yè)資料整理WORD格式6專業(yè)資料整理WOR

8、D格式軟件就是思想如需要打印，點擊打印 按鈕即可。假設(shè)信息有誤，可點擊上一步 返回修改。確認無誤后，點擊確定 完成發(fā)放。歸還借閱的文檔，使用完畢或到期后，就需要歸還。歸還界面，同樣有左右排列的兩個子窗體，左邊的子窗體用于查找要歸還的文檔，窗口標題為 “正在借閱 ，右邊的子窗體那么用于顯示選定歸還的文件和辦理歸還手續(xù)，標題為 “已選擇歸還 。正在借閱檢索列表待選區(qū)。歸還選擇勾選列表區(qū)。專業(yè)資料整理WORD格式7專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想正在借閱可根據(jù)借閱人*、借閱號或電子標簽查找出相關(guān)文檔，如以下圖：具體的列表操作可參看借閱發(fā)放的可供借閱發(fā)放說明。已選擇歸還從正在借閱列表區(qū)中勾選添加后

9、即進入本列表區(qū)中如以下圖，具體的列表操作可參看借閱發(fā)放 的已選擇借閱發(fā)放說明。專業(yè)資料整理WORD格式8專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想選擇確定后，點擊列表上方右側(cè)的歸還 按鈕彈出歸還確認單，見以下圖。如需要打印，點擊打印 按鈕即可。確認無誤后，點擊確定 完成發(fā)放。借閱統(tǒng)計針對文檔的借閱、發(fā)放與歸還，設(shè)計了一系列滿足不同需要的與借閱有關(guān)的報表。由于電子文檔依據(jù)授權(quán)可直接閱讀，有權(quán)限閱讀的電子文檔不必再需要辦理借閱手續(xù)，登錄專業(yè)資料整理WORD格式9專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想后可直接根據(jù)需要查找閱讀，所以，也專門設(shè)計了電子文檔的閱讀統(tǒng)計報表。對于沒有權(quán)限閱讀內(nèi)容的電子文檔，如果有權(quán)

10、限查看屬性即條目 ，亦可發(fā)送專門的電子申請流程，申請閱讀文檔內(nèi)容，獲得批準后，那么可在流程中直接閱讀文檔內(nèi)容，系統(tǒng)亦提供了專門的電子文檔閱讀申請登記與統(tǒng)計報表。所以，借閱與歸還，原那么上，是指實體文檔一般指紙質(zhì)文檔的借閱與歸還，這一點，望管理者認真理解和把握。第一步，選擇報表，見以下圖。由于報表眾多，為便于操作，系統(tǒng)按報表性質(zhì)特點分為了登記類、排序類和統(tǒng)計類。第二步，設(shè)置報表統(tǒng)計條件，見以下圖。完成統(tǒng)計條件設(shè)置后，點擊統(tǒng)計 按鈕即可生成報表。假設(shè)需選擇其他報表，點擊報表名稱后的重新選擇 返回報表選擇操作。上圖以文檔資料借閱登記表為例，其他報表除統(tǒng)計條件有別外，操作一樣。專業(yè)資料整理WORD格式10專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想文檔資料借閱登記表文檔資料發(fā)放登記表電子文檔借閱登記表專業(yè)資料整理WORD格式11專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想文檔打印復印登記表文檔資料利用情況注：默認情況下顯示的是列表形式的利用文檔登記表，導出 Excel 可選擇卡片形式的文檔借閱及利用效果登記表。專業(yè)資料整理WORD格式12專業(yè)資料整理WORD格式軟件就是思想文檔資料借閱情況統(tǒng)計表文檔資料發(fā)放情況統(tǒng)計表電子文檔閱讀情況統(tǒng)計表文檔資料借閱次數(shù)排序?qū)I(yè)資料整理WORD格式13專業(yè)資料