J14培訓(xùn)-行政服務(wù)與管理2014.7

1、行政部2014-7目錄一、行政組織架構(gòu)二、行政各部分管內(nèi)容三、行政服務(wù)內(nèi)容四、行政相關(guān)制度及流程一、行政部組織架構(gòu)一、行政部組織架構(gòu)行政部行政企劃部接待服務(wù)部餐飲服務(wù)部生活服務(wù)部物業(yè)工程部采購租賃部西溪辦事處濟(jì)南行政部蘇州行政安防大隊人力行政部杭州九陽行政部=老廠杭州歐南多南廠行政部杭州歐南多北廠行政部九陽工業(yè)園架構(gòu)現(xiàn)杭州各廠區(qū)二、行政各部分管內(nèi)容工業(yè)園為例接待服務(wù)部VIP接待、會議室、展廳、體驗廚房、車隊管理物業(yè)工程部物業(yè)管理（保潔、綠化、消殺、回收等）、工程新建及維修生活服務(wù)部宿舍（樂活部落、生活家）、公寓、便利店、洗衣房、理發(fā)店、收發(fā)等后勤工作餐飲服務(wù)部美樂餐廳（宿舍區(qū)）、美廚餐廳（行政

2、中心）【外包供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、食品安全管理】采購租賃部工裝、家電、家具、大型活動物品、五金、辦公用品等非生產(chǎn)性行政物資采購及原三廠區(qū)租賃安防大隊廠區(qū)日常安全管理、消防培訓(xùn)與設(shè)備維護(hù)、公司會議安保支持原三廠區(qū)搬遷期間依然保留各業(yè)務(wù)模塊，待搬遷完畢后統(tǒng)一整合至工業(yè)園。廠區(qū)規(guī)劃圖行政服務(wù)熱線：81639110/8110三、行政服務(wù)內(nèi)容三、行政服務(wù)內(nèi)容2.6 行政服務(wù)平臺：了解行政管理、服務(wù)內(nèi)容及辦事流程2014九陽微生活渠道開通，歡迎大家加入粉絲群！溫馨提示：后臺回復(fù)時間為工作日8:30-17:002.8 九陽微生活：1. 5S管理制度2. 工作服管理制度3. 接待管理制度4. 會議室管理制度5. 辦

3、公空調(diào)管理制度6. 干部宿舍公寓管理制度7. 食堂管理制度8. 收取回扣、禮品及被宴請管理制度三、行政相關(guān)制度及流程三、行政相關(guān)制度及流程5S? 5S-是五個以“S”開頭的日本詞的縮寫：整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE） 。在企業(yè)“5S”是建立和保持工作環(huán)境的一種手段，實施“5S”不僅可以改善物質(zhì)工作環(huán)境，還可以改進(jìn)思維過程。辦公場所 辦公桌統(tǒng)一擺放，不得私自調(diào)整。 “一套文具、一份文件” ，無多余物品。 設(shè)備文件柜應(yīng)定位放置，擺放整齊、布局合理，加以標(biāo)識，一目了然。 個人物品規(guī)范放置，桌面干凈整潔。 辦公場所嚴(yán)禁吸

4、煙和用餐。會議室 保持室內(nèi)空氣清新，會后及時整理現(xiàn)場。會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。食堂 食堂就餐，按時充值，排隊打餐，餐畢自覺將餐具放于收納處，提倡光盤。 實驗室 物品擺放整齊、實驗完畢及時清理，不得有污物；設(shè)備定期擦拭無塵土。車輛使用 乘坐公務(wù)車或班車時，保持車內(nèi)清潔，有禮上下車。職 類春秋工裝夏季工裝冬季大衣備 注非操作類員工1套/2年2件/年不配備操作類員工2套/年2套/年不配備第二年開始1套，離職員工工作服需回收。保安2套/年2套/年1件/2年第二年開始工裝1套/年行政維修人員2套/年2套/年1件/2年第二年開始工裝1套/年制度規(guī)定配備標(biāo)準(zhǔn)以外的工作服申請，需按成本價自費購買。員工應(yīng)妥善保管工作

5、服，不得遺失和擅自更改工作服式樣。如遺失、破損或擅自更改，須自費修補(bǔ)或重做。嚴(yán)禁公司員工將工作服轉(zhuǎn)送（借）給非本公司員工。請用兩個字表達(dá)圖片中前臺商務(wù)接待給你的第一印象：地點以杭州為例1）、接待區(qū)分：VIP接待、參觀性接待、一般性接待。p VIP接待：董事會及監(jiān)事會領(lǐng)導(dǎo)、總裁、副總裁邀請或批準(zhǔn)的重要洽談客戶，如政府公務(wù)來訪、投資者（股東）類活動、媒體新聞類、企業(yè)高層來訪、公司內(nèi)部重大會議等。p 參觀性接待：以公關(guān)宣傳為目的，以參觀為主，如公司友人、學(xué)校、地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部組團(tuán)參觀、一般性政府性活動、一般性媒體采訪。p 一般性接待：各部業(yè)務(wù)來訪客戶及各部內(nèi)部會議，如采購供應(yīng)商、經(jīng)銷商、銀行業(yè)務(wù)往來、各

6、部季度總結(jié)、年度述職、公司培訓(xùn)等。2）、公司接待區(qū)域分類：工業(yè)園區(qū)域待劃分。3）、接待審批及執(zhí)行：uVIP接待審批流程：由業(yè)務(wù)部門提出申請并經(jīng)系統(tǒng)副總裁/總裁/董事會及監(jiān)事會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后確定接待方案和預(yù)算后，由需求部門統(tǒng)籌實施，各相關(guān)部門協(xié)助支持。u參觀性接待審批流程：由業(yè)務(wù)部門提出申請并經(jīng)一級部門總經(jīng)理/總監(jiān)審批確定接待方案和預(yù)算后，由業(yè)務(wù)部門統(tǒng)籌實施，各相關(guān)部門協(xié)助支持。u一般性接待審批流程：由業(yè)務(wù)部門自行審核并實施。備注：1、需求部門須確定項目負(fù)責(zé)人，制定接待方案和預(yù)算；接待經(jīng)審批后，至少提前一個工作日通知各相關(guān)支持部門（行政、車間、營養(yǎng)研究室等），溝通接待細(xì)節(jié)，統(tǒng)籌各項接待工作。2、參與

7、VIP接待的工作人員均須經(jīng)過VIP接待培訓(xùn)，統(tǒng)一著裝，職責(zé)明確。1）、會議室預(yù)定：先預(yù)定先使用原則 【使用OA平臺會議室預(yù)訂系統(tǒng)】一樓貴賓室、二樓報告廳屬于VIP接待用途【固化流程+會議室預(yù)定系統(tǒng)申請】；九樓會議室屬高層會議使用，需向總裁辦秘書處申請；其他各樓層會議室在會議室預(yù)定系統(tǒng)中申請（事業(yè)部自己內(nèi)部的會議室單獨溝通）。2）、物品預(yù)定及使用投影儀、激光筆、移動投影幕使用至一樓大廳接待處預(yù)定；使用時注意保管，完畢后及時退還至接待處。3）、會議室使用須知：自覺自律各部經(jīng)預(yù)定使用會議室時，需保持室內(nèi)空氣清新，桌椅整潔，會后及時關(guān)閉電器，將桌椅擺放整齊，清理現(xiàn)場。1）、保管人各部確定空調(diào)遙控器使用

8、保管人，控制空調(diào)的使用時間、正確使用和防損，以及問題空調(diào)的維修申請。 2）、使用須知p為節(jié)能降耗，制冷時設(shè)定溫度不低于27，制熱設(shè)定溫度不高于25。p下班后要及時關(guān)閉空調(diào)和電源。p上班時間，辦公室人員長時間離開時，應(yīng)將空調(diào)關(guān)閉。p空調(diào)使用時，有條件的拉下遮陽窗簾，并堅決杜絕開窗使用空調(diào)。詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)請見新聞中心公告制度1）、入住條件：三人間宿舍：在杭無購房、無租房、家庭所在地非工作地的非作業(yè)類員工以及作業(yè)類班長；家庭公寓：為特定部門核心骨干人員（研發(fā)經(jīng)理、主任工程師、管理二級以上）提供的家庭型公寓；（鄰里、東尚、世貿(mào)等）九陽客房：員工出差、加班、直系探親及外聘技術(shù)人員、供應(yīng)商施工駐廠臨時性住所。2

9、）、入住標(biāo)準(zhǔn)（以干部宿舍為例）公司提供管理人員5年的免費住宿期，30元/人/月的水電費補(bǔ)貼； 超出免費入住期者如繼續(xù)使用，收費標(biāo)準(zhǔn)如下：類 型收費標(biāo)準(zhǔn)三人間宿舍200元/月/人1、用餐時間規(guī)劃： 早上：07:00-08:30中午：11:00-13:00晚上：16:30-19:00夜宵：21:00-23:00（以通知為準(zhǔn)）2、經(jīng)營模式2.1、美樂餐廳：“精品自選線+美食檔口”模式2.2、美廚餐廳：一層：大眾美食快餐（精品自選線+精品套餐）夾層：美食廣場（經(jīng)營各種精品美食）3、九陽一卡通充值服務(wù)3.1、現(xiàn)場窗口充值美樂餐廳：周一周三 周五（中午11:00-12:30）地址：售賣區(qū)西側(cè)（餐具回收區(qū)旁

10、邊）美廚餐廳：周二周四 （中午11:00-12:30）地址：售賣區(qū)一樓南側(cè)（洗手池對面）3.2、自助充值機(jī)，位置：生活區(qū)連廊一樓招行自助區(qū)。（開放時間另行通知）4、果飲吧供應(yīng)品種：各種新鮮水果、西點、現(xiàn)榨果汁、新鮮面包、豆?jié){等供應(yīng)時間：07:00-19:00經(jīng)營地點：美樂餐廳入口處 美廚餐廳旋轉(zhuǎn)樓梯東側(cè)A.公司員工不得明示或暗示經(jīng)銷商、供應(yīng)商或與公司經(jīng)營活動有關(guān)的任何人提供回扣、禮品及宴請。B.無論何種意圖，經(jīng)銷商、供應(yīng)商或與公司經(jīng)營活動有關(guān)的任何人給予公司員工的任何回扣，均應(yīng)申明公司政策并堅決拒絕，實在無法拒絕的，匯報一級部門總監(jiān)決定。回扣上交公司相關(guān)部門，其中現(xiàn)金、銀行卡直接交到各地財務(wù)部

11、，并將收據(jù)交所在地行政部備案；其他物品直接交所在地行政部登記備案。C.經(jīng)銷商、供應(yīng)商或與公司經(jīng)營活動有關(guān)的任何人給予公司員工的任何禮品，均應(yīng)申明公司政策并委婉拒絕，實在無法拒絕的，交各地行政部并登記備案。D.公司員工不得接受供應(yīng)商、經(jīng)銷商或與公司經(jīng)營活動有關(guān)的任何人的娛樂消費，如夜總會、歌舞廳、桑拿浴、足浴房等消費場所，嚴(yán)禁一切賭博行為。G. 接收的禮品即為公司公共財產(chǎn)，首先滿足公司采購需求或用于公司各項活動等。各地行政部詳細(xì)記錄其去向，由行政企劃部每季度進(jìn)行匯總上報。H. 對于上交的水果、糕點等食品類和其他不易保存的物品或紀(jì)念品，若總值低于1000元（含），在行政部登記后，交由各部內(nèi)部處理；除此以外其余部分，由公司統(tǒng)一處理。E. 對于