庫管員基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

1、庫管員基礎(chǔ)知識培訓(xùn) 庫管員基礎(chǔ)知識培訓(xùn) 財務(wù)部 目 錄l 一、目的l 二、單據(jù)的用途l 三、單據(jù)的使用及填寫要求l 四、物料卡的使用l 五、倉庫存儲區(qū)域布置的要求l 六、帳簿的登記l 七、報表的編制l 八、記帳錯誤的更正方法l 九、資料的保管及人員交接l 十、帳外物料的管理一、目 的存貨管理的目的 存貨是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn)，且在企業(yè)流動資產(chǎn)中占有很大的比重。良好的存貨管理是企業(yè)有效的組織生產(chǎn)、銷售、降低產(chǎn)品成本、提高資金使用率的重要保障。 為了有效的反映和監(jiān)督存貨收發(fā)和保管情況，如實反映存貨的資金占用, 逐步提高存貨管理水平，加強倉庫管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化,雖然各項規(guī)定是倉庫保管員最常見的內(nèi)

2、容，但也恰恰是最容易出現(xiàn)疏漏的環(huán)節(jié)，認真學(xué)好、做好十分重要。呆滯件管理庫存管理實物管理賬實一致性存貨周轉(zhuǎn)率庫存資金庫存管理 倉庫管理的目標 ：強化采購管理，適當庫存確保產(chǎn)品質(zhì)量,正確計劃用料合理處理呆廢物品,降低成本二、常用單據(jù)的用途1、供貨清單:是材料接收的依據(jù)以及銷售調(diào)撥的依據(jù),包括供應(yīng)商聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián)，質(zhì)保聯(lián)、倉庫聯(lián)；采購稽核聯(lián)2、不合格品退貨單:退貨使用,包括倉庫聯(lián)、供應(yīng)商聯(lián)、采購聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)3、合格品入庫單：用于自制件完工后入庫，包括倉庫聯(lián),財務(wù)聯(lián),生產(chǎn)線留存聯(lián)，稽核聯(lián)4、合格品出庫單：各部門生產(chǎn)材料的領(lǐng)用、部門領(lǐng)料退回（紅色沖銷），包括倉庫聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、領(lǐng)料部門聯(lián);稽核聯(lián)5、產(chǎn)品報

3、廢單:用于記錄生產(chǎn)加工過程中，由于機器、人為原因造成的報廢，或其他原因造成的由我公司承擔的廢品損失或者自制營銷備件6、料廢通知單：用于記錄由于外協(xié)件本身問題導(dǎo)致的不能裝車的零件（含連帶件）或外購營銷備件7、委托加工出庫單：材料發(fā)送至外委廠家記帳單，包括財務(wù)聯(lián),受托加工單位聯(lián)，生產(chǎn)管理部聯(lián),發(fā)出倉庫聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)三、單據(jù)的使用及填寫要求1。單據(jù)的正確使用(1）所使用單據(jù)必須以存貨管理制度為依據(jù)，什么業(yè)務(wù)適用什么單據(jù)。禁止單據(jù)的混亂使用情況發(fā)生。（2）填寫單據(jù)的內(nèi)容必須與實際業(yè)務(wù)一致,包括零件、零件數(shù)量、領(lǐng)料部門、領(lǐng)料人等.禁止無實際業(yè)務(wù)發(fā)生私自開具單據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生。（3）采購員如將收料單(或入庫單）報

4、銷聯(lián)丟失,倉庫管理員不準私自為其重新補開.（4)倉庫對各種收、發(fā)及調(diào)撥物資等業(yè)務(wù)應(yīng)及時開據(jù)單據(jù),并規(guī)范填寫,內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。2.單據(jù)的規(guī)范填寫（1）各單據(jù)一式多聯(lián)，必須用復(fù)寫紙、用藍色或黑色圓珠筆套寫,字跡要工整、清晰；（2）單據(jù)日期、用途、數(shù)量、記載要齊全、不得漏項； 物料名稱、物料編碼、規(guī)格型號和數(shù)字以及填寫的格式要規(guī)范,不得隨意簡化和省略,不得隨意涂改、刮擦、添加、挖補。（3） 如果所領(lǐng)物料品種沒有填滿整張單據(jù)時,要在空白行處劃一道S線，或在第一行空白行處填寫“以下空白”字樣。（4)單據(jù)的實發(fā)數(shù)只能等于或小于申領(lǐng)數(shù),不能大于申領(lǐng)數(shù)量。(5)單據(jù)必須按月連續(xù)編號，以便記帳、查找、核對，

5、如果在本期內(nèi)發(fā)現(xiàn)漏號,必須用新開的單據(jù)補上此號,發(fā)現(xiàn)重號應(yīng)及時修正，如果單據(jù)已傳遞出去,無法修正，必須在重號的單據(jù)上分別編上(1/2 2/2）加以區(qū)別：（如果單據(jù)已預(yù)先擬定好編號，在錯寫作廢時，應(yīng)在此單據(jù)上標明(作廢)字樣,妥善保管，不得撕毀。賬頁應(yīng)保持整潔、干凈字跡要清晰只要在物料名稱欄劃一道S線即可劃過S線后再出庫的材料應(yīng)當另開一張單據(jù)在空白行外應(yīng)劃一條S線,正確的開單四、物料卡的使用物料卡的作用:（1）物料卡起著賬目與實際物料的橋梁作用.(2）每用一種物料使用一張卡，做到料上有賬，賬上有料，非常直觀,一目了然。(3）倉庫應(yīng)于收、發(fā)料的同時完成對應(yīng)物料物資卡的收、發(fā)、結(jié)存登記工作，可以做到

6、隨時盤點隨時對帳。（4)方便追溯物料信息:如可以通過對以前月份的發(fā)貨數(shù)量的查詢,來判斷何時訂貨?訂多少貨？（5）方便與系統(tǒng)賬目的查詢核對工作.五、倉庫存儲區(qū)域布置的要求 1、符合作業(yè)流程2、減少搬運距離：如使用頻率較高，周轉(zhuǎn)速度較快的物品 ，應(yīng)放在倉庫進出口較近的位置3、減少無效工作4、合理利用空間:要按照重低輕高、大低小高的原則擺放5、安排配套設(shè)施6、注重倉庫安全 六、帳簿的登記1、帳簿的格式： 帳簿是由封面、扉頁、帳頁三部分構(gòu)成 根據(jù)物資管理要求，材料帳頁的格式為三欄式，即收入、發(fā)出、結(jié)余三欄。倉庫管理員在啟用賬簿時，應(yīng)在帳簿封面上寫明賬簿名稱，并在賬簿扉頁上填寫“帳簿啟用和經(jīng)管人員一覽表

7、”，在更換記帳人員時應(yīng)填寫交接記錄。 帳簿每頁應(yīng)注明材料名稱、存貨編碼、規(guī)格型號、計量單位,必須按編定的頁次逐行逐頁、順序地連續(xù)登記。2、帳簿的登記要求： 庫管員應(yīng)根據(jù)審核無誤的單據(jù)登帳，登記材料帳簿時，應(yīng)當將單據(jù)日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量逐項記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整、先記收料單(入庫單、調(diào)撥入庫單），再記領(lǐng)料單（出庫單、調(diào)撥出庫單），每記完一筆后，在數(shù)量后打“”，以免發(fā)生重記或漏記. 登帳時,必須用藍、黑墨水筆書寫，紅色墨水筆只能在結(jié)帳、劃線、改錯或沖帳時使用,書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空格，不能占滿格,一般只占格距的二分之一,可以在發(fā)現(xiàn)登帳錯誤時，能比較

8、容易的進行更正.3、月末對帳和結(jié)帳： 對帳的主要內(nèi)容:帳對單的核對，帳對物的核對,帳對表的核對; 結(jié)帳是在把一定時期內(nèi)發(fā)生的全部業(yè)務(wù)登記入帳的基礎(chǔ)上,計算和記錄發(fā)生額和期末余額；結(jié)帳前，必須將本期內(nèi)發(fā)生的各項業(yè)務(wù)全部登記入帳，結(jié)帳時，應(yīng)當核算出每個帳戶的期末余額，需要結(jié)算出當月發(fā)生額時，在摘要欄內(nèi)標明“本月合計"字樣，并在下面通欄劃單紅線，對不需要按月結(jié)計本期發(fā)生額的帳戶每次記帳以后都要隨時結(jié)算出余額，每月的最后一筆余額即為月末余額。報表恒等式l 期初庫存+本月入庫本月出庫=期末庫存七、報表的編制一般報表的編制 材料收發(fā)存報表是用來反映庫存實體的總結(jié)性書面文件,是及時提供真實、準確、

9、完整庫存信息的重要環(huán)節(jié)。實際工作中存在的存貨信息失真的問題很大程度上是編制報表環(huán)節(jié)問題. 報表的目的是為了向有關(guān)部門提供有關(guān)存貨變動的信息，以有利于正確的進行核算。 報表應(yīng)當根據(jù)登記完整，核對無誤的材料帳簿編制,做到數(shù)字真實、計算準確、內(nèi)容完整、說明清楚。 報表須按規(guī)定的格式編制報表，逐項填寫齊全,具體格式如下：l 1、報表和外圍格式包括：標題、日期、部門領(lǐng)導(dǎo)、審核人、制表人。 l 2、 報表的內(nèi)容包括：序號、存貨編號或代碼、存貨名稱、規(guī)格型號、計量單位、期初庫存、本月收入、本月發(fā)出、期末庫存、（盤點數(shù)、盈虧數(shù)）備注。l 3、 報表的結(jié)構(gòu)關(guān)系：本月期初庫存數(shù)=上月期末庫存數(shù)； 本月期末庫存數(shù)=

10、期初庫存數(shù)+本月入庫本月出庫數(shù)；報表編制完成后，需注明頁數(shù)，經(jīng)審核人，部門主管、制表人簽字后積壓物資報表的編制l 積壓物資指庫存超過3個月的庫存，特別的戰(zhàn)略物資儲備和其他特殊庫存也必須在此特別說明.各倉庫第一負責(zé)人每月月底制作該倉庫庫存超過3個月的積壓物資報表并以電子表格形式傳至財務(wù)部.對于累計庫存超過6個月的物資應(yīng)分別以書面與電子表格兩種形式將積壓物資報表傳至財務(wù)部，同時給予積壓的書面說明。l 定期組織相關(guān)部門進行評審處理，對于積壓物資可以通過調(diào)撥給其它單位利用、修改再利用、借新產(chǎn)品設(shè)計時推出，消化庫存可是折扣出售給原來的供應(yīng)商等方式，來達到物盡其用 、減少資金積壓 、節(jié)約存儲空間和節(jié)省人力

11、及費用的目的八、記帳錯誤的更正方法 在記賬過程中,發(fā)生賬簿記錄錯誤,不得使用刮擦、挖補、涂改、藥水消除字跡等手段更改錯賬，也不準更換賬頁重抄,而應(yīng)采用規(guī)范的更正方法予以更正. （1)數(shù)量、金額錯誤，當月發(fā)現(xiàn)或稽核員簽收發(fā)現(xiàn)時,可在原錯誤數(shù)字上劃一道紅線，在原格上方填寫正確數(shù)字(原收發(fā)憑證應(yīng)同時更正）并加蓋記帳員圖章及修改日期。（2)稽核員已簽收財務(wù)并已轉(zhuǎn)帳或跨月后發(fā)現(xiàn)錯誤時，屬于數(shù)量和金額少計,其少計部分應(yīng)再開藍單補足,如數(shù)量金額多計，其多計部分應(yīng)開紅單沖正，在備注欄內(nèi)必須詳細說明原單號碼、日期、正確數(shù)、錯計數(shù)、調(diào)整數(shù)，更正的料單應(yīng)同時記帳，不能在帳簿上再用劃線法更正。 (3）由于計價、記帳錯

12、誤造成帳實不符，在品種、數(shù)量不變規(guī)格相近的前提下可用調(diào)正單經(jīng)倉庫領(lǐng)導(dǎo)批準簽字、記帳調(diào)整。（4）憑證不錯，記錯帳頁，可通欄劃一道紅線，保管員蓋章。（5）收發(fā)憑證記帳前發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、單價、金額記錯，不能亂劃亂改，應(yīng)劃紅線更正蓋章，并及時通知收料單位更正，隨貨同行聯(lián)和驗收聯(lián)按更正后的正確數(shù)記帳。 2、記賬錯誤的改正規(guī)范修改時應(yīng)在原錯誤處劃一道紅線并在其上方寫上正確的,單簽上姓名及修改日期：*改*年月*日九、資料的保管及人員交接l 1。資料裝訂l 2。資料保管l 3。資料交接1。資料的裝訂1、料單的裝訂：裝訂前要整理料單的順序號,如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因， 料單外面要加封面,封面要有厚

13、一此有紙裝訂,一般每月裝訂一次,裝訂好的料單要按年分月妥善保管,每本料單封面上填寫料單的種類,所屬時間，起止號碼，單據(jù)張數(shù)和裝訂人簽名。2、帳簿的裝訂：保留已使用過的帳頁，將帳頁填寫齊全，在帳簿扉頁上填寫總頁數(shù),去除空白頁裝訂成冊。3、報表的裝訂：按月裝訂成冊.上述各類資料應(yīng)妥善保管，不得丟失、損壞。2。資料的保管1、每月終了,應(yīng)將收發(fā)單據(jù)整理，按收料單、領(lǐng)料單、出庫結(jié)算單、調(diào)整單為序裝訂成冊,封面注明年、月、類別、單據(jù)張數(shù)、裝訂人蓋章.2、物資分類明細帳為活頁式.可以根據(jù)需要加頁，但已記載的帳頁不論帳頁記滿或不再發(fā)生的帳頁，都不得隨便抽頁、銷毀、亂丟亂放，如帳頁記載太亂需重抄時應(yīng)有稽核員審查

14、補章，否則無效.3、年度結(jié)算,將帳簿加封面裝訂成冊（太簿的可以合并）聯(lián)同收發(fā)憑證交人登記集中妥善保管。4、保管員變動應(yīng)同時移交帳簿、憑證，不得隨人帶走。 3。資料的交接（1)人員調(diào)動或離職，必須將本人所經(jīng)辦的工作全部移交接替人員，尚未登記入帳應(yīng)當?shù)怯浲戤叄Y(jié)出余額，整理應(yīng)當移交的各種資料,編制移交清冊，列明移交單據(jù)、帳簿、報表等有關(guān)內(nèi)容，對實物要實地盤點,編制存貨盤點表。工作移交完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清單上簽名，并注明交接時間，移交清單一式叁份,交接雙方各持一份,部門主管一份,盤點表交財務(wù)部留存。（2）庫管員繼續(xù)使用移交前的帳簿，不得擅自另立帳簿，以保證業(yè)務(wù)記錄前后銜接,內(nèi)容完整。移

15、交人員對各類資料真實性負責(zé)，如事后發(fā)現(xiàn)問題仍應(yīng)由原移交人員負責(zé),原移交人員不能以資料已移交而推脫責(zé)任。十、帳外物資的管理 為了統(tǒng)一管理帳外物資，做到物盡其用,杜絕浪費，所有帳外物資由倉庫統(tǒng)一管理，規(guī)定如下：(1）所有倉庫帳外隨機備件一律建立手工臺帳，于帳內(nèi)物資分開擺放，要擺放整齊，便于發(fā)放。（2)銅類產(chǎn)品與貴重備件要遵循以舊換新的原則， 由技術(shù)部每月對其中的廢舊物資進行一次鑒定與修復(fù)工作，區(qū)分出可用與不可用物資。（3）對于修復(fù)可用的物資,再交給倉庫對生產(chǎn)線進行舊換舊的方式發(fā)放，登記帳外物資臺帳.（4)對于不可修復(fù)的物資,由倉庫編制清單，交由技術(shù)部簽字認可后變賣處理。（5）帳外物資的收發(fā)存業(yè)務(wù)必

16、須及時準確的在手工臺帳進行登記。（6）倉庫每月應(yīng)對帳外物資進行盤點，保證其“帳"、實一致。存貨ABC管理法l ABC管理法：也稱作重點管理法 ，就是把品種繁多的存貨，按其重要程度，消耗數(shù)量，價值大小，資金占用等情況，進行分類排隊,然后采用不同的管理方法,做到抓住重點，照顧一般。 例如，某企業(yè)存貨的品種很多，按其所占資金大小排隊，可分為ABC三類，A類存貨，品種占10%，資金占用65;B類存貨，品種占35，資金占用25；C類存貨，品種占55，資金占用10. 根據(jù)分類，該企業(yè)存貨管理的主要精力放在A類存貨上，對其實行嚴格的控制，進行詳細計算,記錄和經(jīng)常檢查;B類存貨，實行一般控制，一般記錄，定期檢查；C類存貨，實行簡單控制，一般記錄，必要時檢查。 庫存是一個必要的“惡魔”l 安全庫存又稱保險庫存，是指為了防止由于不確定因素影響訂貨需求而準備的緩沖庫存，安全庫存用于滿足提前期需求。 l 零庫存生產(chǎn),是每個企業(yè)追求的目標。但是，零庫存生產(chǎn)需要較高的管理水平，一般企業(yè)很難做到這一點。因為每日需求量、交貨時間、供應(yīng)商的配合程度，存在較多的不確定因素，這些因素控制不好的話，企業(yè)很容易因為斷貨,而影響生