新形勢下企業(yè)文書檔案管理工作的創(chuàng)新思考.doc

1、新形勢下企業(yè)文書檔案管理工作的創(chuàng)新思考陳斐然摘 要：本文從新形勢下文書檔案管理工作的重要意義分析p 入手，針對現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的問題，提出了加強文書檔案管理工作對策建議，對于該領(lǐng)域工作人員具有指導意義。【關(guān)鍵詞】：p ：文書檔案管理;監(jiān)督檢查;制度創(chuàng)新DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2021.27.0221 引言文書檔案管理作為企業(yè)工作過程和成果的重要文字載體，能夠全面、詳細的記錄單位內(nèi)部的工作情況，與此同時，文書檔案管理能夠為使用者提供重要的生產(chǎn)生活資料和信息。高效、科學的文書檔案管理不僅可以為單位內(nèi)部決策提供重要的依據(jù)，還有助于提升單位的整體管理水平。

2、2 新形勢下文書檔案管理工作的重要意義1）為企業(yè)發(fā)展和管理提供依據(jù)。企業(yè)作為市場經(jīng)濟的重要組成部分，在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。文書檔案是有效記錄企業(yè)及分支機構(gòu)的住所、業(yè)務(wù)范疇、行業(yè)信息、法人代表以及開辦資金等資料與業(yè)務(wù)的重要載體。針對上述資料與業(yè)務(wù)進行科學的開發(fā)利用，不僅能夠促進企業(yè)的有序發(fā)展，同時能夠進一步提升企業(yè)內(nèi)部管理的效率。2）為經(jīng)濟社會發(fā)展提供法律憑證。企業(yè)的文書檔案管理涵蓋單位成立、日常工作、變更直至注銷的全部信息，是企業(yè)內(nèi)部活動的真實記錄和體現(xiàn)。上級主管部門能夠通過文書檔案的查閱，準確掌握企業(yè)在開展工作的過程匯總是否存在違規(guī)操作行為，本身具有一定的法律效力。3 文

3、書檔案管理工作存在問題分析p 結(jié)合現(xiàn)階段各地區(qū)文書檔案管理的情況，認為文書檔案管理工作存在問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分單位的文書檔案管理工作者并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，部分人員并不是該專業(yè)人員，或者是其他崗位調(diào)任而來。人員素質(zhì)參差不齊，直接影響管理工作的具體開展。2）文書管理和檔案管理工作關(guān)聯(lián)性不足。長期以來，這兩項管理工作是相互獨立的，相互之間缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各自發(fā)展的方式不利于形成合力。3）重視程度不足。受傳統(tǒng)觀念的影響，部分單位管理者缺乏對文書檔案管理工作的正確認識，在文書檔案管理工作中投入的資不足。領(lǐng)導干部的重視程度不足，主管部分和具體領(lǐng)導在進行

4、制度創(chuàng)新和工作落實過程中投入不足，長此以往，必然導致文書檔案管理領(lǐng)域的人才外流，制度落后等問題。4）信息化建設(shè)相對滯后。在線辦公和信息化建設(shè)已經(jīng)在相當一部分的單位中應(yīng)用，并取得了很顯著的效果，大大提升辦事效率。但是在文書檔案管理中，由于信息化建設(shè)工作量大，資金投入缺乏短期收益，導致部分單位缺乏主動進行信息化轉(zhuǎn)型的動力。5）文件丟失情況時有發(fā)生。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的文書檔案管理方式較為落后，難以根除檔案遺失的情況;另一方面，文書檔案管理人員流動性大，加之部分單位沒有專職的工作人員，存在一人身兼數(shù)職的情況，在人員更替和工作交接的過程中，沒有嚴格落實工作交接制度，也導致了一部分信息的丟失。4 加強文書檔案管

5、理工作對策建議1）建立健全管理制度。通過前文的分析p 可以看到，文書檔案管理制度不健全是導致文書檔案管理問題的一大主要原因。為此，相關(guān)單位應(yīng)深入研究本單位的工作實際情況，結(jié)合文書檔案工作的特點，借鑒先進單位的管理經(jīng)驗，健全和完善本單位的文書檔案管理制度。在這一過程中，為保證文書檔案管理工作落實到位，相應(yīng)的整改和提升工作取得實效，應(yīng)建立與之配套的績效考評和獎懲措施，將文書檔案管理納入績效考核中，對于作出突出貢獻和有工作業(yè)績的員工，應(yīng)及時進行精神獎勵和物質(zhì)獎勵，并為其提供晉升的通道;對于在文書檔案管理中導致重大過失的員工，應(yīng)進行相應(yīng)的懲罰。2）加強文書檔案信息化建設(shè)力度。文書檔案管理工作存在工作量

6、大、耗時長的特點，文書檔案管理涵蓋范圍較廣，在管理中需要投入大量的人力、物力，占用內(nèi)部大量資，同時又不會產(chǎn)生短期經(jīng)濟效益。這也是大部分單位缺乏文書檔案管理資投入積極性的一大原因。為此，建議管理部門盡快實現(xiàn)建立文書檔案管理在線平臺，實現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，企業(yè)在引入信息化之前應(yīng)深入挖掘單位內(nèi)部的真實需求，制定詳細科學的建設(shè)方案。首先，應(yīng)加強文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對原本分散分布的文字、圖片、錄像等文書檔案資料，完成向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。其次，建立文書檔案信息化管理制度，建立健全一套切實可行的信息化管理制度，細化崗位職責。最后，有條件的單位可以在文書檔案管理信息化建設(shè)過程中

7、，與辦公一體化系統(tǒng)相結(jié)合，與企業(yè)內(nèi)部辦公流程深入融合。3）創(chuàng)新文書檔案管理模式。在市場經(jīng)濟體系下，企業(yè)傳統(tǒng)的文書檔案管理面臨巨大沖擊，在此背景下，應(yīng)加快文書檔案管理模式的創(chuàng)新工作，實現(xiàn)文書檔案管理從封閉型向開放型的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，多元化的市場經(jīng)濟組織蓬勃發(fā)展，文書檔案管理制度正處于新舊交替的階段，企業(yè)在文書檔案管理中不能墨守成規(guī)，應(yīng)根據(jù)市場經(jīng)濟的發(fā)展需求，構(gòu)建面向市場經(jīng)濟的服務(wù)型文書檔案管理模式。在新模式的構(gòu)建過程中，應(yīng)重視標準化流程和規(guī)章的建設(shè)。標準化是文書檔案管理高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，只有實現(xiàn)了標準化，才能進一步實現(xiàn)網(wǎng)路化和自動化。標準化一方面指的是數(shù)據(jù)資料的標準化，在各類文書檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化的過程

8、中，應(yīng)明確統(tǒng)一的格式，便于后期整理和調(diào)閱;另一方面指的是管理流程的標準化，標準化作業(yè)要求細化崗位職責，為參與文書檔案管理的人員匹配相應(yīng)的工作內(nèi)容，并做好工作交接手續(xù)和內(nèi)容的確定工作。4）加強監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查機制是保證文書檔案管理制度創(chuàng)新和模式優(yōu)化得以落實和實踐的基礎(chǔ)工作，沒有監(jiān)督的工作只能依靠內(nèi)部的自覺性，長此以往難免導致人員懈怠。在監(jiān)督檢查機制的建立過程中，應(yīng)結(jié)合單位現(xiàn)階段的文書檔案管理實際情況，不可盲目制定過高的標準，也不能為了屈就現(xiàn)實情況，失去了對管理的嚴格要求。監(jiān)督檢查機制應(yīng)與上文中的績效考核和晉升機制相結(jié)合，將監(jiān)督檢查的結(jié)果及時進行反饋，并明確整改的時間表，監(jiān)督后續(xù)改革和提升過程。

9、6）加強文書檔案管理保密工作。在文書檔案保密管理工作中，應(yīng)從技術(shù)、人員和管理制度三方面開展工作。首先，嚴格制定文書檔案查閱和調(diào)用審批制度，嚴禁非必要的資料查閱，避免信息泄露。同時，對于不同層級的員工匹配相應(yīng)的權(quán)限，在資料調(diào)閱中，核實發(fā)起人的權(quán)限范圍。其次，對于實現(xiàn)了文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的單位，應(yīng)建立高等級的防火墻和安全系統(tǒng)，避免重要資料被盜取。最后，應(yīng)加大內(nèi)部工作人員的保密意識教育，通過多種形式的宣傳和警示教育，筑牢思想防線。5 結(jié)語檔案管理工作的基礎(chǔ)是文書，文書管理進一步發(fā)展就形成了檔案管理，兩者相互聯(lián)系，相互促進。近年來，我國企業(yè)的文書檔案管理工作出現(xiàn)了新的變化，在此背景下，應(yīng)加強體制機制建

10、設(shè)、大力推動信息化、并加強人員素質(zhì)提升，多措并舉，提升文書檔案管理工作的水平?！緟⒖嘉墨I】：p 1劉丹.論文書檔案整理對企業(yè)效能化發(fā)展的意義J.傳媒論壇，2021，3（18）：109+111.2王鳳.探討文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用J.蘭臺內(nèi)外，2021（20）：16-18.3李衛(wèi)華.文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施J.辦公室業(yè)務(wù)，2021（13）：178-179.猜你喜歡 監(jiān)督檢查文書檔案管理制度創(chuàng)新 基于內(nèi)部控制的財政會計監(jiān)督檢查質(zhì)量研究管理觀察(20年8期)20-06-11淺析事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題及策略研究卷宗(20年2期)20-02-08建筑消防設(shè)施監(jiān)督檢查探討科技創(chuàng)新與應(yīng)用(20年31期)20-10-30國企文書檔案管理的辦公自動化研究現(xiàn)代企業(yè)文化理論版(20年14期)20-1