項目公司項目辦公室管理制度

1、、工程會議制度 一、工程管理會議可分為專題工作會議、周工作例會等。1、專題會議主要任務(wù)是解決工程、銷售、財務(wù)、經(jīng)營等相關(guān)業(yè)務(wù)問題，由工程經(jīng)理召集， 相關(guān)部門人員參加，會議根據(jù)工作需要不定期召開。2、每周工程例會參加人員為工程部所有人員，會議主要內(nèi)容是總結(jié)各工程公司各工程部管 理人員一周工作， 制定下周工作方案， 協(xié)調(diào)解決各部門日常工作中遇到的問題， 會議為每周 一上午 9：00 開場二、會議對于需表決事項，與會最高領(lǐng)導(dǎo)有決定權(quán)。與會人員可保存意見， 但要執(zhí)行相關(guān)決 議。溝通探討問題應(yīng)遵循務(wù)實、 實事求是的原那么，提出觀點應(yīng)說明理由， 對于因錯誤的數(shù) 據(jù)、偏頗的意見而導(dǎo)致會議決策失誤，相關(guān)管理者

2、應(yīng)擔(dān)負(fù)責(zé)任。三、會議相關(guān)內(nèi)容及會議形成的方案、方案、決議，需要傳達給相關(guān)人員的，與會人員應(yīng)及 時傳達至部門相關(guān)工作人員， 嚴(yán)格按相關(guān)安排推進工作， 綜合管理專員進展檢查、 督導(dǎo)和落 實。會議形成的方案、方案、決議，需要時由工程公司以正式文件下發(fā)執(zhí)行。四、根據(jù)工作需要，相關(guān)人員可出席、列席相關(guān)工作會議，發(fā)表意見。五、參會人員如遇出差、 公司安排辦理有關(guān)事宜和其他特殊情況， 不能參加會議， 需向說明 情況。二、公文辦理制度一行文印鑒規(guī)定1、行文要嚴(yán)肅認(rèn)真，文件按正式要求起草，核稿后由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)2、文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由有關(guān)部門起草，部門負(fù)責(zé)人簽字后按照授權(quán)送至 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處審核，統(tǒng)一編

3、號簽發(fā)。3、文稿起草一律用公司統(tǒng)一發(fā)放的“呈報領(lǐng)導(dǎo)文件格式打印、排版。 二文件管理規(guī)定1、工程技術(shù)文件資料由工程部備案，發(fā)放到各部門的文件、資料由各部門負(fù)責(zé)人管理。2、要認(rèn)真及時做好文件的登記、傳閱、保管和保密工作，建立收發(fā)文件登記薄，按檔案管 理的要求，標(biāo)準(zhǔn)檔案工作。3、各部門對領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件要認(rèn)真及時辦理， 急件隨到隨辦， 辦理情況要及時向領(lǐng)導(dǎo)回報， 不拖不壓。4、文件資料借閱要履行借閱手續(xù)，并及時收回，文檔管理員要經(jīng)常對文件資料進展清查， 發(fā)現(xiàn)喪失立即追查。三資料打印、復(fù)印規(guī)定1. 崗負(fù)責(zé)綜合性文稿的打印和保密工作。 文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由相關(guān)部門 起草并打印清樣。2. 辦公

4、設(shè)備的使用者要加強機器的維護保養(yǎng)， 保持機器的衛(wèi)生、 清潔， 使之時刻處于良好 狀態(tài)，保證打印文件的清晰，美觀，減少紙張浪費。不涉及保密的打印用紙，需回收利 用反面打字，杜絕浪費。3. 使用時必須科學(xué)的采集、 輸入、輸出和整理信息， 信息載體必須平安存放、 保管、備份， 防止喪失或失效。4. 輸入電腦信息屬公司機密的，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不許向任何人提供、泄密。5. 工程部的標(biāo)準(zhǔn)配置設(shè)備及用品合理使用， 延長設(shè)備的使用周期， 個人原因?qū)е聯(lián)p壞， 負(fù) 責(zé)賠償。三、工作紀(jì)律管理制度一、工作紀(jì)律1. 公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度 ,履行工作職責(zé)。2. 按時上下班 ,不得遲到、早退、曠工 ,對所擔(dān)

5、負(fù)的工作爭取時效 ,不拖不壓 ,并及時反應(yīng)。3. 盡忠職守 ,不擅離工作崗位。上班時間不得吃零食、閑聊、睡覺、脫崗、串崗或做與工 作無關(guān)的事 ,上班時間不得用電腦打游戲、上網(wǎng)聊天或瀏覽不安康網(wǎng)站。非本公司人員,未經(jīng)允許不得使用電腦。電腦重要資料都要做好備份。4. 各負(fù)責(zé)人必須加強對所管設(shè)備、財產(chǎn)、資料、文檔、密碼等的管理，建立一對一責(zé)任， 防止因思想麻痹、疏忽管理給公司造成損失。5. 各部門下班后必須關(guān)好門窗，關(guān)閉照明燈、電腦、打印機、復(fù)印機、飲水機等用電設(shè)備 的電源。6. 提高平安意識， 不違規(guī)插接電源、電線， 不在電腦和電源插座旁堆放報紙、 書籍等易燃 物，以免損壞用電設(shè)備及引起火災(zāi)。7.

6、 工作時間周一至周五須保持衣著標(biāo)準(zhǔn)、整潔。男員工不得穿背心、短褲、拖鞋；女 員工不得穿無袖上裝、短褲、超短裙、健美褲、拖鞋。8. 員工要保持儀容莊重，姿式端莊，用語和藹，嚴(yán)禁在辦公場所大聲喧嘩。9. 員工必須保護和保護公司財產(chǎn)， 保持公共場所及個人辦公區(qū)域的清潔、 整齊和美觀， 嚴(yán) 禁亂堆、亂扔報紙、個人生活用品、廢雜物等。10. 員工接聽外 實行第一接聽人負(fù)責(zé)制， 根據(jù) 內(nèi)容是否屬于本人業(yè)務(wù)職責(zé)范圍， 第一 接聽人負(fù)責(zé)辦理或轉(zhuǎn)達，以確保有關(guān)問題得到及時、圓滿解決。11. 復(fù)印機、 打印機等都要指定專人管理， 員工使用這些設(shè)備須服從管理人員的管理， 以保 證設(shè)備的正常運行。12. 員工使用復(fù)印

7、紙、信紙、信封、飲用水、水杯及其他消耗品，要注意節(jié)約使用，防止浪 費。13. 員工工作時間內(nèi)外出須向部門負(fù)責(zé)人說明事由， 保持通訊暢通， 以免因無法聯(lián)系而影響 工作。14. 上班日中午非特殊工作需要或公司安排不得飲酒。15. 為保守工程秘密，保障工程的合法權(quán)益不受到侵犯,維護工程正常經(jīng)營管理秩序，本著既確保秘密又便利工作的方針，特制定本條款。16. 工程秘密保密范圍： 工程重大經(jīng)營決策中的秘密事項， 商業(yè)秘密，工程內(nèi)部掌握的合同、 協(xié)議、意見書及可行性報告、重要會議記錄等，管理秘密，技術(shù)秘密，工程所掌握的尚 未進入市場或尚未公開的各類信息以及其他經(jīng)工程確定應(yīng)當(dāng)保密的事項， 具體按照簽訂 的保密

8、協(xié)議執(zhí)行17. 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍 四、檔案管理方法 第一條 為建立健全工程檔案體系， 實現(xiàn)完整保存并有效管理的根本目標(biāo)， 使檔案更好地為 工程開展效勞，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于工程的檔案管理工作。第三條 工程檔案指各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、 圖表、聲像等不同形 式不同載體的文件資料。第二章 檔案工作體制及其職責(zé)第四條 檔案工作在工程經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下進展， 綜合管理專員是公司檔案主管部門， 下設(shè) 專職或兼職人員負(fù)責(zé)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)的管理體制。 第五條 檔案管理負(fù)責(zé)人的職責(zé)1 、負(fù)責(zé)組織實施工程檔案長遠規(guī)劃和年度方

9、案。2 、建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。3 、負(fù)責(zé)對工程形成的各類檔案進展收集、整理、組卷、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、保管和提 供利用等工作。4、編制各種檔案目錄、索引、匯編等檢索工具和參考資料。5、參加工程工程的竣工驗收、綜合驗收和設(shè)備儀器的開箱驗收等工作。第六條 文件資料的形成是隨工程籌劃、 開發(fā)建立以及管理經(jīng)營活動的進程自然完成的， 必須按規(guī)定向公司檔案管理部門移交，集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。第七條 各負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍進展日常工作資料的收集、 積累和整理， 填寫歸檔單 定期向檔案管理部門移交。第八條 歸檔要求1、歸檔文件資料要求書寫材料耐久，字跡工整、圖形清晰、無涂抹、損壞

10、現(xiàn)象，文件必須 保證完整性和內(nèi)部有機聯(lián)系。2、各項管理活動形成的文件資料定期由各負(fù)責(zé)人整理立卷歸檔。3、工程工程資料及技術(shù)文件圖紙，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)整理歸檔。4、聲像、實物檔案及外出參觀、考察和參加各種會議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動收集來的文件資料 在活動完畢后及時歸檔。5、一項工作由幾個負(fù)責(zé)人參與管理，在工作活動中形成的文件材料，由主管負(fù)責(zé)人收集歸 檔，會議文件由會議主辦人收集歸檔。6、工程大型廣告、營銷、公關(guān)活動籌劃過程所形成的文字、圖表、模型、照片、錄音、錄 像、宣傳片等全部材料在活動完畢一月內(nèi)及時歸檔。7、工程工程的相關(guān)審批報建等材料待批后及時歸檔第九條 檔案的保管期限分為永久、 長期、

11、 短期三種。 但凡反映工程主要職能活動和歷 史面貌的， 具有長久保存價值的應(yīng)永久保存。 但凡在一定時期內(nèi)工程進展工作總結(jié)、 經(jīng)歷交 流等需要查考利用的， 應(yīng)酌情列為長期或短期保存， 凡介于兩種保管期限之間的， 一律從長 保存。第十條 檔案的鑒定、銷毀1 、對保管期限已到的各種檔案進展鑒定， 確定保存或銷毀， 鑒定工作要有檔案主管領(lǐng) 導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加，對檔案進展鑒定。2 、 鑒定確認(rèn)銷毀的檔案，要提出銷毀報告、銷毀清冊，經(jīng)公司總裁審批備案，方可 銷毀。銷毀時銷毀人、鑒銷人簽字。任何部門或各人不得擅自處理或銷毀檔案文件資料。第十一條 嚴(yán)格按檔案統(tǒng)計規(guī)定作好檔案的收集、整理、保管、

12、 利用等情況統(tǒng)計，需要時應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)部門報送檔案根本情況年報表。第十二條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定和借查閱制度。 第十三條 對因各種原因離職離崗人員， 在離開本崗位之前必須到檔案部門辦理有關(guān)檔案資 料手續(xù)，無檔案人員簽字，人事、財務(wù)部門不得辦理離崗手續(xù)。第十四條 工作人員外出學(xué)習(xí)、 考察、 調(diào)查研究、 參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相 關(guān)人員核報差旅費時， 必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)， 檔案室簽字認(rèn)可 后財務(wù)部門給予核報差旅費。第十五條 工程召開的各種會議， 由會議負(fù)責(zé)人指定專人將會議材料、 聲像檔案等向檔案負(fù) 責(zé)人辦理歸檔手續(xù)，檔案負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后財務(wù)部門給予報會議費用。

13、第十六條 凡屬公司工程調(diào)研、開發(fā)過程中形成的文件、磁盤、光盤、錄音、錄像、照片 等材料， 在工程完成后， 必須及時歸檔， 工程報銷時必須附歸檔移交清單否那么財務(wù)不予報 銷。第十七條、 工程員工因工作需要， 均可借查閱與本人工作有關(guān)的檔案， 借查閱檔案必須辦理 有關(guān)登記手續(xù)，借查閱后應(yīng)認(rèn)真填寫利用效果。第十八條、 任何人不得借閱與本人工作無關(guān)的檔案， 如確因工作需要借閱非本部門工作范圍 內(nèi)的檔案資料，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，綜合管理專員批準(zhǔn)。第十九條、機密級以上檔案及辦公會會議記錄、紀(jì)要，一律不外借。需要查閱時，須公司級 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案人員查閱，摘錄提供有關(guān)資料。第二十條、借閱檔案的時間：文書、財務(wù)

14、檔案最長三天，工程技術(shù)檔案最長兩周。 第二十一條、借閱人員必須對案卷的平安負(fù)責(zé)，要保持好案卷的整潔完好，不得任意涂改、 抽頁、剪貼和中途轉(zhuǎn)借，以防檔案的喪失和泄密。第二十二條、歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點，如發(fā)現(xiàn)損壞、缺頁、涂改現(xiàn)象，應(yīng)及 時匯報并追查責(zé)任和處理。喪失檔案資料、文件，應(yīng)立即報告檔案部門， 按有關(guān)情況公司給 予相關(guān)責(zé)任人處分。第二十三條、 不準(zhǔn)無關(guān)人員翻閱檔案， 不準(zhǔn)為個人需要摘抄有關(guān)檔案機密內(nèi)容， 不準(zhǔn)擅自復(fù) 印檔案材料，不得擅自將檔案攜帶外出。第二十四條、 加強對機密文件的清點交接手續(xù)， 防止文件的喪失及造成的不必要的喪失、 泄 密。第二十五、 定期對庫藏檔案進展清查，

15、妥善保管標(biāo)有機密的檔案， 嚴(yán)禁喪失，發(fā)現(xiàn)喪失及時 采取措施并查清原因，按有關(guān)規(guī)定處理。第二十六條、 檔案管理人員調(diào)開工作時， 必須按有關(guān)規(guī)定詳細(xì)清點移交， 嚴(yán)格履行交接手續(xù)。六、工程平安、衛(wèi)生及接待管理制度 為保持工程良好的辦公環(huán)境 ,特制定本規(guī)定。（一 ） 平安保衛(wèi)制度1、工程部成員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)守崗位，按時上下班，不準(zhǔn)脫崗，并認(rèn)真做好記錄和來人接 待工作，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3、檔案、文件等資料的管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保平安。4、工程負(fù)責(zé)人要安排專人負(fù)責(zé)下班前認(rèn)真檢查，必須將燈、電扇、空調(diào)、電腦、飲水機等 電器設(shè)備關(guān)閉，門窗關(guān)好，鎖好前方可離開。（二 ） 二、衛(wèi)生管理制度1、工程辦公

16、室應(yīng)保持每天進展清掃，室內(nèi)要整潔，不能有雜亂物品堆積，辦公桌物品要擺 放整齊有序，地面干凈無灰塵、無積水、無煙蒂、無死角，門窗干凈明亮，保持空氣清新。2、綜合管理專員負(fù)責(zé)不定期對衛(wèi)生情況進展檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即整改。（三 ） 三、工程接待制度按照公司規(guī)定處理。八 考勤管理(一)考勤管理1. 工程所有員工均實行手工考勤制，由綜合管理專員記錄。2. 工作時間：員工正常工作時間為 : 上午 8:00 至 12:00 下午 13:30 至 17:303. 所有員工必須先到綜合管理專員報到后， 方能外出辦理業(yè)務(wù)。 因工作需要不能按時報到 者，必須先向綜合管理專員負(fù)責(zé)人申請， 否那么按外出辦私事處理。 綜

17、合管理專員建立 員工外出登記表， 員工回來后需補簽員工外出登記， 單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)， 綜合管理專 員每月進展抽查。4. 考勤工作由綜合管理專員負(fù)責(zé)， 填寫出勤登記， 負(fù)責(zé)考勤工作， 每月月底將考勤表送交 工程總經(jīng)理。5. 工程總經(jīng)理對考勤表進展檢查核實，經(jīng)確認(rèn)無誤后，用于考核工資發(fā)放。6. 考勤工作要求：綜合管理專員于每月 5 日前核查考勤表，整理并歸檔。 (二)遲到、早退、曠工1、員工應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律，不遲到，不早退，無曠工現(xiàn)象。2、過規(guī)定上班時間 1 小時以內(nèi)記遲到， 1 小時后為曠工半天，提前十分鐘下班記早退。3、非因公提前請假請假授權(quán)按照公司批準(zhǔn)制度執(zhí)行。4、有以下情況均以曠工處理

18、：1) 用不正當(dāng)手段，騙取、涂改、偽造休假證明；2) 未請假或請假未批準(zhǔn)，不到單位上班；3) 不服從工作調(diào)動，經(jīng)教育后仍不到崗；4) 被公安部門拘留；5) 打架斗毆，違紀(jì)致傷無法正常上班者。6) 超過五次 ,并計曠工一天。九 車輛使用費1. 工程車輛使用由公司綜合管理專員統(tǒng)一管理。 有必要派車但不能派出時， 綜合管理 專員可以授權(quán)乘出租車，出租車費實報實銷。2. 車輛使用申請流程： 經(jīng)辦人向綜合管理專員申請安排車輛使用人填寫車輛使用 登記臺帳綜合管理專員確認(rèn)后調(diào)配車輛。3. 車輛油料申請流程： 司機車輛管理員審核分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)車輛管理員發(fā) 放油票。4. 車輛維修保養(yǎng)流程： 使用人填寫簽呈申請車輛管理員提出車輛維修保養(yǎng)具體意見 公司綜合管理專員車隊長審核行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批使用人憑車輛維修保 養(yǎng)審批表到指定廠家維修保養(yǎng)指定廠家維修保養(yǎng)并在簽呈中填寫工程及費用 使用人在維修保養(yǎng)完成返回后將經(jīng)廠家簽字的簽呈交綜合管理專員備案。5. 油料購置申請及報銷流程： 車輛駕駛員填寫報銷單t綜合管理專員審核t主管領(lǐng)導(dǎo) 審批t財務(wù)部核銷。6. 維修保養(yǎng)費用報銷流程： 車輛管理員填寫報銷單并附維修保養(yǎng)費用明細(xì)表和各次維 修保養(yǎng)的簽呈t公司綜合管理專員審核T行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批t財務(wù)部經(jīng)