提高工作效率之時(shí)間管理

1、提高工作效率 之時(shí)間管理時(shí)間的特性o 供給毫無彈性；o 無法蓄積； o 無法取代； o 無法失而復(fù)得；o 人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一項(xiàng)是頭腦，一項(xiàng)是時(shí)間。o 計(jì)算一下我們所剩下的可以用來工作的時(shí)間。 時(shí)間管理的方法o 以目標(biāo)為導(dǎo)向o 六點(diǎn)優(yōu)先工作制-價(jià)值2.5萬美金的時(shí)間管理方法o 如何區(qū)分緊急、重要-“四限象”法o 時(shí)間的合理分配-80/20原則以目標(biāo)為導(dǎo)向 1、設(shè)立明確的目標(biāo)： 寫出年度的幾個(gè)目標(biāo)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 2、進(jìn)行目標(biāo)切割： （1） 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一 些事情； （2）

2、 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時(shí)調(diào)整過來； （3）每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來；（4）每天晚上把第二天要做的事情列出來。 o 時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。間。 故 事 美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯舒瓦普，為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維李尋求幫助，希望李能賣給他一套思維方法，告訴他如何在短短的時(shí)間里完成更多的工作。 艾維李說：“好！我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法?！薄澳惆衙魈毂仨氁龅墓ぷ饔浵聛?，不一會(huì)兒，舒瓦普就在一張白紙上寫

3、滿了他要完成的工作。艾維李說：“請(qǐng)把你認(rèn)為最重要六項(xiàng)工作挑出來，然后按重要程度編上號(hào)碼，最重要的排在首位，依次類推，早上一上班，馬上從第一項(xiàng)工作做起，一直做到完成為止，然后審視一下剩下工作的重要程度，用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)工作，第三項(xiàng)工作直到你下班為止。即使你花了一整天的時(shí)間才完成了第一項(xiàng)工作，也沒關(guān)系，只要它是最重要的工作，就堅(jiān)持做下去。每一天都要這樣做。在你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你的公司的人也這樣做?！?“這套方法你愿意試多久就試多久，然后你認(rèn)為對(duì)你有幫助話，就給我寄張支票，并填上你認(rèn)為合適的數(shù)字?！?舒瓦普通過實(shí)踐，認(rèn)為這個(gè)思維方式很有用，不久就填了一張25,000美元的支票給

4、艾維李。舒瓦普后來堅(jiān)持使用艾維李教給他的那套方法，五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個(gè)鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為全美最大的不需要外援的鋼鐵生產(chǎn)企業(yè)。舒瓦普常對(duì)朋友說：“我和整個(gè)團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持揀最重要的事情先做，我認(rèn)為這是我的公司多年來最有價(jià)值的一筆投資！” 六點(diǎn)優(yōu)先工作制o寫下一天中全部要做的全部事情。 o按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情。 o每天一開始，請(qǐng)你全力以赴做標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再審視一下剩余的工作的排序，全力以赴做標(biāo)號(hào)為“2”的事情，以此類推。 o六點(diǎn)優(yōu)先工作制集中體現(xiàn)了“要事第一”時(shí)間管理方法的原則，被管理學(xué)界喻為“價(jià)值2.5萬美金的時(shí)

5、間管理方法”。 優(yōu)先工作制工具表 序號(hào)序號(hào)今日事務(wù)今日事務(wù)量化目標(biāo)量化目標(biāo)完成狀態(tài)詳細(xì)描述完成狀態(tài)詳細(xì)描述12345678910 剛收的一些對(duì)銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷售方面的雜志信件待處理 一位重要客戶電話，因其中有一個(gè)數(shù)據(jù)有待確認(rèn)，確認(rèn)后對(duì)方才能開車生產(chǎn) 寫一份公司剛開發(fā)出來的新產(chǎn)品的銷售計(jì)劃 宣傳部通知，參加一個(gè)節(jié)約環(huán)保會(huì)議，希望本部門能提出一些好的建議，會(huì)議5分鐘后開始 有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開發(fā)的“路路通”手機(jī)軟件 有幾位重要客戶因近期較忙，已經(jīng)有近兩個(gè)月沒有跟對(duì)方聯(lián)系了，需要電話聯(lián)絡(luò)一下感情這是一位銷售部門經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什

6、么？ABCFED第四象限第四象限不緊急不重要第三象限第三象限緊急不重要第二象限第二象限 不緊急重要 第一象限第一象限 緊急 重要 重要 不重要緊急 不緊急四象限四象限法解析四象限法解析忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費(fèi)性時(shí)間逃避性活動(dòng)造成干擾的訪問、電話信件、報(bào)告某些會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、計(jì)劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力重要緊急狀況迫切問題限期完成的會(huì)議或工作 緊急 不緊急重要 不重要“四象限”法的 要 點(diǎn)o 重要而緊急的事馬上做，盡快完成，一般這類事不會(huì)占用我們太多時(shí)間。o 主要精力和時(shí)間放在處理重要但不緊急的事情上，這類事情一般決定著我們總

7、目標(biāo)的完成和未來的發(fā)展。o 緊急而不重要的事，要學(xué)會(huì)說“不不”或請(qǐng)別人代做。o 不重要也不緊急的事，盡量不去做。 重要不緊急的工作是日常工作的主導(dǎo)重要不緊急的工作是日常工作的主導(dǎo)帕累托原則帕累托原則 帕累托原則是以意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維弗多帕累托的名字命名的，他在1895年寫出了80/20原則的公式，經(jīng)過多年的研究，他得出以下結(jié)論： 社會(huì)上的人可以被分為兩組-第一組占總?cè)藬?shù)的20%，他稱這組人為“重要的少數(shù)人”，其中包括控制意大利80%的財(cái)富的人和家庭；他將剩余的80%的人稱為“微不足道的多數(shù)人”他們只控制20%的財(cái)富。 后來人們發(fā)現(xiàn)，80/20原則幾乎可以應(yīng)用于所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，社會(huì)中有許多事情的發(fā)

8、展，也都邁向了這一軌道。 80/20原則的一些應(yīng)用 o 80%的可能我們會(huì)到所熟悉的20%的餐廳就餐，并且有80%的可能會(huì)點(diǎn)我們所熟悉的20%的菜。o 一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)20% ，但他們決定了關(guān)鍵多數(shù)的80%事情，并且薪資占到了總數(shù)的80%。二、時(shí)間管理的原則80/2080/20原則在工作中的應(yīng)用原則在工作中的應(yīng)用 o 20%20%的工作占整個(gè)工作的工作占整個(gè)工作80%80%的價(jià)值的價(jià)值 所以我們應(yīng)該集中的精力要做所以我們應(yīng)該集中的精力要做20%20%的工作的工作o 投入投入20%20%精力做另外精力做另外80%80%的工作的工作 要把注意力放在要把注意力放在2020的關(guān)鍵事

9、情上。的關(guān)鍵事情上。 不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，只做重要而且是必要的任務(wù) ,我們就不會(huì)迷失方向、且總能完成最終目標(biāo)。 作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時(shí)間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上。 作為一名銷售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識(shí)傳授給屬下，規(guī)劃未來的銷售計(jì)劃，走訪一些重要的顧客，把下級(jí)的一些意見反映給上級(jí)等。 作為一個(gè)銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準(zhǔn)備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。 只做重要及必要的任務(wù) 剛收的一些對(duì)銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷售方面的雜志信件待處理 一位重要客戶的來電，因其中有一個(gè)數(shù)據(jù)有待確認(rèn)，確認(rèn)后對(duì)方才能

10、開車生產(chǎn) 寫一份公司剛開發(fā)出來的新產(chǎn)品的銷售計(jì)劃 宣傳部通知，參加一個(gè)節(jié)約環(huán)保會(huì)議，希望本部門能提出一些好的建議，會(huì)議5分鐘后開始 有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開發(fā)的“路路通”手機(jī)軟件 有幾位重要客戶因近期較忙，已經(jīng)有近兩個(gè)月沒有跟對(duì)方聯(lián)系了，需要電話聯(lián)絡(luò)一下感情ABCFED重要而緊急重要而不緊急重要而不緊急緊急而不重要不重要不緊急緊急而不重要DACEFB這是一位銷售部門經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什么？缺乏輕重緩急之分缺乏輕重緩急之分缺少計(jì)劃缺少計(jì)劃不授權(quán)不授權(quán)無效的會(huì)議無效的會(huì)議缺乏組織缺乏組織個(gè)人間的沖突個(gè)人間的沖突對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足試圖根據(jù)記憶來做事試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說沒有能力說 “不不”拖延拖延時(shí)間浪費(fèi)的陷阱時(shí)間浪費(fèi)的陷阱時(shí)間管理水平自測(cè) 選擇“從不”記0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序排列并依次辦理。6、盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然約會(huì)。7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)有規(guī)律的來安排我