淺談關(guān)于建筑工程檔案資料整理的注意事項

1、淺談關(guān)于建筑工程檔案資料整理的注意事項    摘 要：建筑工程資料整理工作是一項系統(tǒng)工程，是涉及各個專業(yè)技術(shù)部門的一項復合型工作。由于一般工程的施工周期較長，期間由于人員調(diào)動等原因會造成某些資料的遺失，對后期竣工資料整理帶來很多問題，影響工程竣工驗收。本文就各級檔案部門職責和工程竣工資料整理注意事項進行了簡要的說明，希望能對建筑工程檔案資料整理工作有所幫助。關(guān)鍵詞：建筑工程; 檔案資料; 整理; 注意事項Abstract: The data compilation of construction project is a systematic proje

2、ct, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnel movement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completio

3、n and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; ma

4、tters needing attention中圖分類號：TU198文獻標識碼 A 文章編號：建筑工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜

5、接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。工程建設中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進領(lǐng)用手續(xù)。設備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗收后，設備資料(歸檔的發(fā)給施工單位的)統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。購置技術(shù)資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后

6、方可辦理報銷手續(xù)。為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。一、各級檔案部門職責參建單位(總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位)應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目承包商項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，

7、由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。建設單位各機構(gòu)：負責對形成或收到的有關(guān)建設項目的前期、設備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標準圖、(竣工圖)、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和

8、完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。施工單位歸檔范圍負責提交施工，安裝全部技術(shù)記錄(含隱蔽工程的各種資料)。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。負責提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍負責提交所承擔的調(diào)試項目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報告等。負責提交調(diào)試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調(diào)整試運質(zhì)量驗評表。負責提交調(diào)試過程中變更設計資料及調(diào)試工作總結(jié)。

9、負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍負責提交項目(工程)各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。負責按時提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負責按時提交符合國家檔案局相關(guān)制度的全套完整的竣工圖光盤一套負責提交設計總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門(質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站)監(jiān)理部門歸檔范圍負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄

10、簽署。負責提交設計、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料室有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者,不能進行工程決算,各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷毀.對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。.對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列

11、出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)公司總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。.檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。.在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。各職能部門工程文件材料立卷歸檔按各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的

12、規(guī)定執(zhí)行。二、工程竣工圖編制管理1.編制竣工圖的形式和深度1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位(包括總包和分包施工單位，下同)在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖(必須是新藍圖)上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。1.3凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖;由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪

13、圖;由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關(guān)記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關(guān)項目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內(nèi)增補必要的說明。1.4竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制?？⒐D要經(jīng)承擔施工的技術(shù)負責人審核簽認。2.編制竣工圖的分工2.1建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖?？偘鼏挝辉诮还r應向建設單位提交

14、總包范圍內(nèi)的各項完整、準確的竣工圖。2.2建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。2.3建設項目在簽訂承發(fā)包合同時，應明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。2.4建設單位應組織、督促和協(xié)助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發(fā)現(xiàn)有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。3.竣工圖編制的套數(shù)大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據(jù)。項目竣工圖

15、套數(shù)應該在簽訂施工合同時明確規(guī)定。4.竣工圖編制費用竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準，增加部分的費用由籌建單位負責?？⒐を炇蘸笮枰獜椭频?，復制費用由使用單位負責。三、如何做好建筑工程檔案資料整理1.建立健全檔案管理制度，是做好建筑工程檔案管理工作的基礎。為了加強對工程建設各個階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期(從工程立項開始)就應按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自應

16、承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案管理跟蹤同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。2.嚴格把好竣工驗收檔案資料的質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行建設工程質(zhì)量管理條例和工程竣工驗收備案制的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程

17、竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給建設工程檔案合格證，建設單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案管理干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)包括服務意識、服務質(zhì)量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質(zhì)量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設備，采用科學的管理方法，更好的服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)

18、法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用，要有較強的責任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。4.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案資料，是施工單位最基本的業(yè)務條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務水平。5.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。各部門應有效地利用計算機資料，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)，提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類和編號;對外來文件記錄與單位的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成的編號。6.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀